導語：如何才能寫好一篇檔案整理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內容主要包括；區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯系的若干內部環節組成的有機系統；另一方面，就特定的檔案管理學值而論，整理工作的項目則因具體環境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內，檔案整理工作按其工作內容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內容

1.1 系統排列和編目

在正規的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調整

已經整理人館、室保存的檔案，經過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發生某些變化，也須進行必要的調整。

1.3 全過程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進一步發揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜，就必須加以系統的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經過系統整理，才能體現檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯系和本來面貌，更好地發揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業務工作中的關鍵環節

在檔案業務工作請環節中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。

檔案只有經過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發工作，充分發揮檔案的作用，實現檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點和規律進行整理

檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯系和完整性。同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎

在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經整理而有規可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環節進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯系

所謂文件之間的歷史聯系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續地產生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯系隨意分合，必須按照檔案形成的規律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統內容。這是檔案整理區別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯系，在某些書籍和法規文件中有時也被稱為文件之間的?！皟仍诼撓怠薄ⅰ坝袡C聯系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯系或邏輯聯系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統積累物的特點，我們對其內在的各種聯系著重表述為“文件之間的歷史聯系”，它包含看邏輯性和歷史性的統—。

總之，保持文件之間的聯系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關于調查日程和經費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內容而言，無疑互有密切聯系，而且是重要的聯系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯系和便于保管利用發生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

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第一，整理老照片之前要進行調查論證。面對凌亂且破損程度不同、尺寸各異、未經過系統整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情況，簡直就無從下手。所以，要做好老照片檔案的整理工作，首先要對老照片、老底片的基本內容、質量、破損程度等進行摸底調查，才能制定出好的整理方案。從整理老照片檔案的初始階段，就要確立有利于老照片利用和保管的整理原則。

第二，要學習領悟好方法。通過學習好方法、好經驗，可以使我們少走彎路，避免錯誤的做法。例如，可以到照片檔案收集、整理和保管經驗都很豐富的部門觀摩學習，深入研究聲像檔案管理辦法，并重點學習老照片檔案的整理方法，從而明確本單位老照片檔案整理工作的方向。

第三，要根據實際情況，確定工作方案。經過調查論證和學習，結合本單位工作實際，確定老照片整理工作方案。首先，要保證工作人員到位，可以請了解、熟悉情況的老同志一起進行老照片的整理工作，請老同志回憶歷史，為老照片做文字上的注解。其次，提前訂購老照片整理過程中所需要的必備用品，提早進行準備，對所需用品精心準備，嚴把質量關，為老照片的整理工作打下良好基礎，不能因為準備工作不足而影響整個老照片的分類整理工作。

第四，要詳細鑒定與注解文字。老照片整理工作中一個非常重要的階段，就是老照片的詳細鑒定與注解文字說明。對照片、底片逐一鑒定，并根據其重要程度、畫面的清晰度、照片的損毀度決定取舍，對照登記的文字及當事人、知情人的回憶寫出詳盡的文字說明。老照片很珍貴，但如果考證不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字說明，老照片也無從發揮其應有的歷史見證作用。因此文字說明是照片檔案不可缺少的一部分。如果沒有文字說明，許多照片所涉及的出處、事件、人物等因素就無法分辨，更無法判斷其價值，也無法規范建檔。說明應包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等“六要素”。文字要簡潔，語言要通順，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否則照片價值也會大打折扣。另外，充分利用現有館藏的文書檔案，也可以為老照片的文字注解起到幫助作用。

照片的文字注解要注意以下幾方面:首先，注釋的內容要繁簡恰當。一組照片的第一張總說明要詳細注釋，盡量揭示照片所包含的全部內容。其他照片的注釋則要求簡明扼要，因為主要內容已在總說明中揭示，只要把一組中單張照片的主要內容交待清楚即可。因此，在照片檔案注釋中要繁簡合理、恰如其分。其次，注釋的內容要齊全完整，不能隨意省略。照片檔案的文字說明是由時間、地點、人物、事由、背景、攝影者六要素構成。歷史照片檔案因時間久遠，一些要素殘缺不全，全部考證有一定困難，這類照片數量不多，但很珍貴，在鑒定整理時要慎重對待，要素不齊全的要抓緊時間補齊，力求完整。但也不能因為要素不齊全而隨意剔除、銷毀。只有綜合地運用檔案注釋的六要素，才能客觀地揭示照片影像的全部信息。最后，注釋時要避免以誤傳誤。照片注釋中涉及到的地點、時間、人物等要素必須核實準確。特別是人物的姓名、身份更要準確無誤，切忌主觀臆斷，隨意編造。不可靠的注解會給后人研究歷史造成假象，導致錯誤的判斷。

第五，進行老照片的分類歸檔?？筛鶕攫^照片檔案的現有分類方法和國家頒布的有關法規，把這些老照片進行先分類后立卷的歸檔整理工作。在每個類別下，根據老照片檔案的具體內容進行立卷排列。例如在外事類照片中，可以組成國際學術會議卷、外國黨政官員來訪卷、外籍專家講學卷等，按順序排列后，歸于外事類照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷號，其中的ASX12代表照片檔案，6代表外事類，30、31、32等代表這些案卷在外事類照片中的案卷號。

第六，老照片檔案的數字化。隨著計算機網絡通信等高新技術的飛速發展，數字技術給傳統的文獻開發帶來了巨大的變革，數碼影像技術為這些珍貴的歷史照片更好地保管和提供利用開辟了新途徑。為此，購進專業的掃描儀和數碼相機，將老照片進行掃描、翻拍，可提高老照片的品質，增強老照片的現代化管理水平，保障照片數據庫的質量，從而拓展服務范圍，滿足社會和不同利用者的需求。老照片檔案的數字化、規范化管理可以減少老照片檔案的調用頻率，延長照片資料的壽命。同時，運用數字化管理技術，也大大加快了照片檔案的檢索速度，簡化利用照片檔案的程序。對于老照片檔案的數字化，可使用掃描儀對老照片檔案進行數字化轉換，應用計算機圖像技術對數字圖像進行處理并用各種數字圖像的輸出手段進行復制。掃描過程是照片檔案數字信息轉換不可缺少的一個重要環節，掃描儀的分辨率是照片檔案數字化轉換質量的主要指標，掃描儀分辨率的確定應綜合考慮圖像質量、存貯空間、掃描時間、還原輸出等因素來選取分辨率。而色彩位數和灰級度數值大小與掃描質量成正比，它是數字圖像反映顏色精度的重要指標。因為老照片主要是黑白照片，一般來講，選用300-600dpi的分辨率，16位灰階，反射稿屬性，根據需要把老照片存成TIFF或JPG格式。經過掃描，完成數字化，這將豐富照片檔案的利用方式，擴大利用范圍，為對外宣傳、地域規劃等做出不可缺少的貢獻。例如可以利用館藏照片和檔案，舉辦老照片回顧展，從而拉近照片檔案與百姓的距離，使塵封已久的照片檔案發揮更大作用。

總之，老照片不僅是歷史瞬間的定格，同時，它也能夠滿足人們百聞不如一見的愿望。我們加大老照片整理開發的深度和廣度，也是順應當今社會對照片檔案的需求。照片檔案同其他載體檔案一樣，是人們社會實踐活動中真實的歷史記錄，是黨和國家的寶貴財富。照片檔案的建立，極大地豐富和完善了人們的歷史記憶，為人們以更容易感受的方式再現歷史，為傳承歷史文化、弘揚民族精神發揮巨大的歷史作用。老照片整理工作是一項艱苦而細致的工作，是一項承前啟后的歷史性工作，只有發揚鍥而不舍的精神，積極努力地進行老照片檔案的整理歸檔工作，才能及時滿足本單位和社會的需要，開辟各種類型的特色服務，使老照片檔案成為檔案館特色服務的新亮點。

參考文獻

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目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機

構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中

在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一

的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影

像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根

據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后

進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，

對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品

也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，

如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和

注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移

交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容

也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會

計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干

擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是

，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低

質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在

40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這

類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的

損傷。

B．保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－2

4℃，相對濕度40％-65％。

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1 啟動電子檔案文件級著錄工作的必要性

在數字化時代下電子檔案文件在社會發展過程中得到廣泛的運用，這就為房地產產權檔案管理工作帶來了新的沖擊，當前我國檔案著錄主要是針對紙質檔案制定的，在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足，與國際上通用的檔案著錄標準存在較大差距。在現代社會發展形勢下，啟動電子檔案文件級著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進一步適應電子時代檔案著錄的需求，我國電子檔案文件級著錄工作應當堅持與時俱進，對電子檔案進行深度整理研究，以推進房地產產權檔案服務質量的提升。

2 電子檔案文件級著錄工作的難點

2.1 著錄格式中的著錄項目設置更為復雜

首先，表達電子檔案結構的著錄項太少，電子檔案除了要著錄其結構的載體類型標識、數量及單位、規格等特征信息外，還應著錄字符、字節、文件的邏輯格式等信息，如果是程序文檔的話，還要著錄版本、編程語言等信息；其次，現有著錄格式缺少對產生電子檔案信息系統的著錄要求，未將產生電子檔案的應用軟件、操作系統、文件名（亦稱數據集名）、硬件環境等方面的系統信息納入著錄項目。

2.2 著錄規則的系統性更強

著錄規則的系統性要求著錄規則具有一定的體系，目前我國在檔案著錄規則體系建設方面雖有進展，但尚未形成一個較為完整的著錄規則體系。因此，要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問題，就必須要有一個較為完整的著錄規則體系。

2.3 著錄來源更為重要

來源原則要求電子檔案著錄必須含有關于電子文件來源及背景的信息。電子檔案著錄信息應包括文件的原文、背景和來源、文件的文檔結構、文件的格式和內容、文件之間的相互關系以及查找與利用的方式。現代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關，而且已擴展到產生和使用檔案的背景信息及產生檔案的系統（或文檔系統）信息?？梢姡枋鰴n案來源的背景信息在現代檔案著錄中占有至關重要的地位。對大多數電子文件來說，確定其來源是比較容易的，但也有部分電子文件具有多個機構或個人組成的聯合來源，同一來源的電子文件被分散開來的情況也時有發生，現有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復著錄同樣的生成者、背景信息及關聯信息，這在某種程度上是對網絡環境所提供共享功能的一種浪費。

3 電子檔案文件級著錄工作的有效策略

3.1 建立電子檔案文件級著錄工作規范和標準，實現多級著錄

電子檔案文件級著錄是一種對信息資源進行控制的過程，屬于異種智力控制，電子檔案文件級著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎，促進房地產產權檔案的實際價值的有效發揮，真正實現房地產產權檔案資源共享。為進一步實現電子檔案的深度整理，應當建立電子檔案文件級著錄工作規范和標準，建立完整的多級著錄規則，完善規則的版本體系，制定《電子檔案著錄細則》，促進電子文件著錄問題的妥善解決。

以國際檔案為標準進行分析和研究，得知建立檔案著錄規則標準的均設有檔案著錄的多級著錄規則，以保證檔案著錄能夠將電子檔案文件的實體管理中各個級別進行清晰準確的反映，推進房地產產權電子檔案的高效化管理，提高電子檔案文件級著錄工作的順利開展。多級著錄標準應當在社會工人的理論原則基礎上，與實踐結果相結合，進一步建立起獨立性強的檔案著錄結構和系統，從整體上推進電子檔案文件級著錄工作的總體效率的提升。

3.2 構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，實現全程著錄

在電子檔案文件級著錄工作中，為提高電子檔案文件級著錄工作質量，應當對現代數字技術和網絡技術進行有效運用，積極構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，為電子檔案文件級著錄工作的順利有序開展提供可靠的基礎。尤其是房地產產權電子檔案具有一定靈活性和易變性，為保證電子檔案文件的真實性和有效性，應當采取以動制動的策略，轉變以往靜態的、線性的著錄過程，逐漸向動態的且多維的著錄方式轉變，積極構建電子檔案文件級著錄軟件平臺，對現代化信息技術進行有效應用，實現全程著錄，保持每一階段電子檔案信息的動態性和可控性，以房地產產權檔案的內容和背景信息為主要依據，對電子檔案進行深度整理，提高電子檔案文件級著錄工作的效率，推進房地產產權檔案事業的穩定持續發展。

3.3 細化電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理

在房地產產權電子檔案的管理過程中，電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的細化，就是在對房地產產權電子檔案進行規范化管理的基礎上，全面提高房地產產權電子檔案的服務質量和效果，實現房地產產權電子檔案文件的優化配置，促進電子檔案資源的合理利用，實現人力物力資源、資金、設備及管理技術的有機融合，從整體上提高房地產產權電子檔案的服務質量。進一步規范電子檔案文件級著錄工作的外包條件與操作方式，切實提高電子檔案文件級著錄工作外包模式與管理的效率，推進房地產產權電子檔案事業的穩定發展。

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根據廳人事處下發的關于開展干部人事檔案審核整理管理工作的安排部署，結合實際情況，我們突出重點、認真細致、實事求是地進行了人事檔案審核、整理、增補等工作，現將有關情況匯報如下：

一、基本情況

中心有1名兼職干部檔案管理人員，管理在職干部人事檔案  本（此次招聘人員的檔案暫未調入），離退休人員檔案  本。

二、整理情況

1、更換檔案柜，在有限的條件下做到防火、防光、防高溫。

2、認真檢查、裝訂、核對每一份檔案，按要求更換了新式檔案盒；

3、根據上級人事部門要求，對中層以上的干部人事檔案進行了專項審核整理，重點審核干部“三齡兩歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的檔案材料詳細記錄，材料不完整的要求限期補充收集，對信息有誤的進行了完善、更正和認定，目前中層干部檔案已基本整改到位；

4、職工檔案目錄已全部分類錄入干部檔案信息系統，其中包含基本情況、工作情況、職務職稱、受教育情況、獎懲考核、社會關系和履歷等干部信息，做到了分類準確、編號有序；

三、下一步工作安排

1、改善檔案室管理條件，增設空調、除濕機等相關設施，做到防水(潮)、防盜、防蟲、防鼠、防磁等要求。

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關鍵詞：科技檔案；收集整理；歸檔

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

引言：科技檔案室一類具有研究價值和保存價值的文檔材料，對科技檔案的收集整理和歸檔工作是一項業務管理活動，歸檔要納入科技工作程序和科研、設計、生產等計劃中，把它列入各業務技術部門相關工作人員的職責范圍內。切實做好科技檔案的收集整理和歸檔工作，為以后的科研工作提供參考依據。

1.科技檔案基本知識簡介

科技檔案是企、事業單位和國家機關、社會組織或個人從事生產、科研等工作形成的對國家和社會具有保存價值的科技文件材料?？萍紮n案根據其不同的專業分為工業生產技術檔案、農業生產檔案、基本建設檔案、科學研究檔案、醫療衛生檔案、環境保護檔案等類別。

科技檔案具有很強的專業性，專業性是其最突出的一個特點，集中體現在形成領域和內容性質兩方面，這一特點可以和其他一般的檔案相區別開來，是實現科技檔案管理的重要依據之一；檔案種類具有多樣性，在各種檔案形式中，科技檔案是種類最多、類型最復雜的一種；科技檔案主要圍繞的是一個獨立的科研項目，有規律的形成了一系列的科技文件，這種成套性特點是科技檔案最基本、最鮮明的特點；科技檔案具有較強的現實使用性，可以為科學研究提供重要的參考依據，可以促進生產力的發展和經濟效益的提高。

2.科技檔案收集整理的工作原則和重要意義

2.1 科技檔案收集、整理的工作原則

科技檔案的收集工作要在國家法律法規的相關指導下進行，本著集中統一管理的原則，同時還要順應科技檔案的自然形成規律，確定合理的收集整理和歸檔制度，最重要的還是要保證科技檔案存檔的質量，確保科技檔案的完整性、準確性和系統性，能夠為科學研究提供有力的參考依據；科技檔案的整理工作同樣要順應科技檔案的自然形成規律，確?？萍紮n案文件材料之間的相關性，充分利用好檔案原有的整理基礎，便于以后的管理和參考利用。

2.2 對科技檔案收集整理的重要意義

科技檔案是科研人員將科技文件材料進行積累、收集整理而逐漸形成的，保證科技檔案的完整性、準確性是至關重要的環節，這就需要在檔案的收集歸檔上下功夫，科技檔案的收集整理工作是對科技檔案進行管理的重要基礎工作，對檔案的收集整理可以為企業和社會提供更好的技術服務，要保證科技檔案有效的被利用，就要做好科技檔案的收集整理工作、進行系統化的歸檔，它是科技型文件自身運作的需要，也是館藏室建設所需的檔案需要，可以把原本雜亂無章的檔案進行有序的整理，使歸檔的檔案趨于齊全完善。合理的認識科技檔案收集、歸檔工作的重要意義，有利于開發科技檔案的信息資源，充分利用好現有的科技資源，為以后的科學研究奠定基礎。

3.如何做好科技檔案的收集和歸檔工作

3.1 明確檔案的收集范圍和方式，健全檔案的歸檔制度

那些具有研究和使用價值的科技檔案才具有歸檔的必要，檔案部門就應該加強對科技檔案的收集整理和歸納，采取合理的收集方式將有利用價值的檔案要認真的按照國家的相關規定合理的收集，盡量不使檔案出現遺漏的現象，將收集到的檔案進行分類處理、立卷、歸檔，這樣就把科技資源固定下來，成為企業或者社會的固定資產，同時要健全檔案的歸檔制度，確保歸檔的規范化和合理化。

3.2 要明確清楚科技檔案收集歸檔的年度計劃

每年都會產生新的科技文件材料，但是館藏室對每年應有的項目的科技文件材料掌握的并不全面，導致文件材料的損失和不完整，應該什么時候進行歸檔工作也不清楚，收集歸檔工作變得很被動，在年初就制定好收集計劃，并按這個計劃進行收集工作，檔案的管理人員可以根據實際情況對制定好的計劃進行完善和修改，確保收集歸檔工作穩妥有序的進行。

3.3 對科技檔案實行統一化的管理，保證其完整性

對科技檔案進行統一化的管理，可以方便使用先進的技術措施和設備，形成一個檔案資料的儲備和交流中心。首先要全面的搜羅科技檔案的素材，將它們進行歸檔管理，保證檔案的完整性；準確性就要求管理人員在收集檔案的時候認真，對檔案的真實性和質量進行分析，保證質量過關，這樣的檔案才有應用價值；科技檔案進行歸檔時要注意各檔案之間的有機聯系，切記雜亂無序，對進庫的全部檔案要進行系統科學的分類，對科研立項的文件材料還要立卷和編號，便于以后的查找應用，同時要建立保密保管制度，提供相應的防護措施，確保檔案的安全管理。

3.4 科技檔案的管理人員應該不斷完善自己的業務素質

任何事物都是隨著時代的更替而發生變化的，對科技檔案收集歸檔的工作要求也越來越高，需要檔案人員提高業務素質，加強管理的專業性和技術性，逐漸的提高自身的實際操作水平，加強工作責任感，以便更好的服務于檔案管理工作，單位的領導也要加以重視，加強對館藏者的業務培訓，使館藏工作更加的規范化和合理化。

3.5 嚴格按照檔案的歸檔制度開展工作

按照歸檔制度接收科技文件并進行歸檔。歸檔制度是檔案部門接收歸檔的參考依據，可以為檔案的歸檔提供一個明確的工作方向，收集時一定要按本單位歸檔制度的相關要求進行，接收科技文件材料并進行歸檔。檔案部門要對歸檔的文件材料進行認真的核實和確認，確保檔案的真實性和準確性，核實無誤后辦理交接手續。

3.6 運用多種收集方式相結合的方式進行管理

各單位要把科技檔案的收集歸檔工作作為計劃管理的工作范圍，結合多種方式進行收集，采取多種收集方式，保證收集的檔案的全面完整性，這就需要檔案人員具有較高的業務素質，能將多種形式的收集方式靈活運用，以便更好的服務科技檔案收集管理工作。

3.7 加大科技檔案收集歸檔的宣傳力度

要從根本上提高科技檔案的收集管理工作，就要提高人們對科技檔案收集歸檔重要性的認識，為科技檔案的收集工作奠定良好的工作基礎，可以通過開展座談、出版信息等多種方式進行普及教育，這樣就會引起相關管理人員的重視程度，可以更好的開展收集歸檔工作。

3.8 檔案人員有積極主動的檔案歸檔意識

檔案人員存在的一個普遍問題就是被動的等待，這樣收集來的文件材料并不全面，應該將被動變主動，積極的與相關人員進行溝通，并對歸檔的檔案進行清點整理，對不完整或殘缺的資料要進行及時的補充，也要將零散、沒有系統性的檔案進行歸檔，并不斷的完善這類檔案，切實做好檔案的收集歸檔工作。

4.結語

對科技檔案的管理是科研管理的一個重要組成部分，科技檔案的管理最重要的一個環節是把好科技檔案的質量關，做好收集整理和歸檔工作，使檔案具有完整性和真實性，保證這個歸檔的檔案具有研究參考價值，如何做好這項工作是一個需要探索的話題，需要檔案人員和單位的領導者給予足夠的重視，不斷的加強自身的工作水平和業務素質。

參考文獻：

[1] 胡泓.科技檔案管理中存在的問題與對策探討[J].中國市場.2010(27) .

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關鍵詞：城建檔案； 館藏； 檔案館功能

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

在城市建設高速發展的背景下，各地城建檔案工作呈現出強勁發展勢頭。城建檔案工作已成為全省檔案事業重要的組成部分。在為取得成績高興的同時，我們也存在著一些隱憂，特別是在館藏建設方面出現了一些偏差。而館藏問題實際上是一個檔案館功能建設和功能發揮的核心問題，因為檔案館的價值首先在于館藏的價值，離開了檔案，檔案館的存在意義以及我們的檔案工作都無從談起。因此，我們把館藏建設提升到一個顯著的高度來探討和研究是有必要的。

1目前城建檔案館藏建設中存在的主要問題

1.1發展非常不平衡

從全省來看，城建檔案館館藏量增長非常之快，有些館早就建立了機構、配備了人員、落實了經費，但工作只停留在發發文、開開會、搞搞接待參觀、搞搞業務檢查，對收集檔案、豐富館藏沒有實質動作，導致檔案館虛擬化、空心化，城市建設得很快，城建檔案管理乏力。

1.2館藏結構日益不合理

依據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（國家檔案局1997）和《城市建設檔案管理規定》（國家建設部2001年修正）等法規，從歸屬和流向上講，房地產檔案、國土檔案、規劃報建檔案、環境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料無疑屬城建檔案。但全省各城建檔案館均沒有收集本市房地產、國土檔案。一些城建檔案館因不在規劃口管理，連規劃報建檔案都難以收集，更不用說環境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進檔案的主體來講，絕大部分是建設工程竣工檔案。即使在建設工程檔案方面，因為重點工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結構日益不合理，其結果是城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。

1.3普遍重收集輕開發利用

檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價值的體現。館藏建設的一個重要方面是建立檔案開發利用的機制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現代信息技術和互聯網技術還為檔案開發利用提供了很多新的手段。但從全省來看，檔案利用工作做得非常不夠，館藏建設被作為檔案館的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，即檔案業務指導和驗收。編研成果不多，很多館沒有建立檔案計算機檢索系統，有些館開展了檔案數字掃描和數字檔案館建設，絕大部分館的檔案利用還是手工操作。

1.4個別地方城建檔案意識還很不強

盡管最近幾年各地對城建檔案工作的認識有了很大提高，但也有個別地方，特別是一些區、縣（市）和一些基層單位，對城建檔案編制、報送、利用的意識還很淡薄。有些人認為編制工程檔案太麻煩，既不帶來政績，又增加了成本；有些人認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，不要搞得太復雜，沒有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍；有的單位甚至把檔案作為“私有財產”、“個人秘密”，拒不移交。這一些錯誤認識與國家有關檔案工作和城建檔案工作的法律法規是相違背的，特別是與國務院第279號令《建設工程質量管理條例》要求建設工程竣工驗收前應有完整的建設工程檔案資料并及時向城建檔案機構報送的規定相違背的，從認識上講是不知法，從行為結果來講，就是違法和犯法了。

2抓好四個結合，加強城建檔案館藏建設

通過上面的問題分析，我們認為加強城建檔案館藏建設一要有認識，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業發展和工作創新的角度出發，還要有緊迫感和使命感。結合實際，筆者認為應當抓好四個結合：

2.1將“業務指導”與“檔案接收”相結合，強化歸檔收集

在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規，守株待兔，必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對城建檔案事業的責任和使命，樹立主動服務意識，不斷提高服務質量，努力改善自身形象，增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務。我們應把“業務指導”和“檔案接收”結合起來，業務指導是方法、是手段，檔案收集是目標，是結果。

在業務指導上，應勤跑工地，堅持項目追蹤，收集信息，了解情況，隨時進行檢查指導，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案進館之前，確保檔案收集完整、全面。

在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關，建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。應該要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收，檔案基本合格后，發放《初驗認可證》，才可以召開竣工驗收會；在工程備案后，一定要對工程檔案進行合格驗收，合格驗收并移交后，再發放《合格證》，工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施，把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強化了歸檔收集，做到了應收盡收。

2.2將“庫房管理”與“檔案利用”相結合，突出城建檔案的利用價值

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[關鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護

1電子檔案的整理

1.1文書電子檔案整理

一是內部文件。以年份、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

1.2科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應附上電子文件內容說明和注意事項。

1.3會計電子文件整理

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附有移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

二是賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統,現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

2電子檔案的保護

2.1優盤或大容量移動硬盤的保護

一是統一配發優盤或大容量的移動硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊,列入資產。二是加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的優盤或移動硬盤不帶病毒。三是對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時,及時將存儲電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長久保存。

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(1)檔案歷史聯系的界定

檔案整理物質結構的演變規律表明,檔案歷史聯系的整理是檔案整理的本質與核心。檔案之間的歷史聯系指檔案在產生與處理的過程中,形成具有一定特征的內部相互關系;換言之,檔案的形成與完善被特定規律所約束,因此具有獨特的形成過程和表征特點,但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯系,稱之為檔案歷史聯系。于此,闡述檔案歷史聯系的界定如下:第一是檔案之間的歷史聯系與社會實踐息息相關,即表現檔案歷史聯系產生于檔案文件形成與完善過程中,而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應行為;第二是檔案之間的歷史聯系具有客觀存在性,即表現因社會實踐而產生的檔案文件內部的相互關系是真實存在的,不以個人的主觀意志發生轉移;第三是檔案是文件轉換的產物,檔案具備文件形成與完善的特點,檔案之間的歷史聯系來源于源文件之間的歷史聯系。

(2)檔案歷史聯系的特征

主、客觀統一性是檔案歷史聯系的特征之一,主要表現如下:其一是檔案歷史聯系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征,即檔案歷史聯系來源于社會實踐中文件的歷史關系,具有客觀存在性;其二是檔案歷史聯系源于文件卻高于文件,表現為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象,具有主觀描述性。因此,檔案歷史聯系是主觀與客觀的統一體,并因檔案整理人員的知識結構和認知水平而存在差異,比如某些歷史聯系是客觀實踐的真實描述,而某些歷史聯系則是歪曲虛假的反映,所以,檔案整理員應經客觀實踐和主觀意識的統一,將客觀歷史聯系搜集、處理,加工、提煉使歷史聯系成為客觀與主觀的統一體,付諸于特定的物質載體,固化或物化為具體的物質形態以記錄檔案歷史聯系。

檔案的本質在于記錄歷史的真實性,歷史聯系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程,歷史聯系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此,來源、時間、內容和形式四維度架構是檔案歷史聯系的特征之二,主要表現為:哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發散性和推理性,因此解析定義歷史由來源、時間、內容和形式組成的四維度架構,并將社會實踐的踐行者界定為主體,將社會實踐的被踐行者界定為客體,以對應時間為載體,將檔案歷史聯系界定為由來源、時間、內容和形式四維度架構,使檔案歷史聯系的記錄與哲學維度的歷史一一對應。

二、檔案整理的核心與本質:歷史聯系性整理

(1)歷史聯系思想的產生

檔案整理的核心和本質是檔案歷史聯系性的整理,回顧近現代檔案整理實踐,檔案整理的歷史聯系思想產生如下:民國初期因社會生產力和認知局限性,并未形成完整的檔案學分類理論,只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法,機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯系,不能真實地按照檔案的具體情況進行分類;但是,部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質區別:檔案形成于特定的歷史實踐,是社會實踐系統性和積累性的歷史產物,其分類應源于歷史并尊重歷史,必須“特有要則”;于此,檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準,按照檔案間歷史聯系進行分類,例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為:分析研究與檔案產生密切相關的文書程序、檔案術語、職官衙署等因素,有機選擇具備特有本質與形成關系的文件實體,并選擇不同的分類方案以體現歷史聯系的層面性。總之,歷史聯系思想的產生初期,主要體現了檔案四維度特征中的來源聯系,使檔案整理部分的體現歷史聯系的客觀結果,最終按照時間、內容、形式等要素分類排列,雖然未上升至一定的理論高度,但是仍然為歷史聯系思想的后續研究提供經驗和奠定基礎。

(2)歷史聯系思想的發展與完善

歷史聯系思想的發展與完善主要經歷兩個階段,第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領域中的運用;第二階段是電子檔案的元數據整理在檔案實踐的應用。“來源原則”是檔案學理論的基石,指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則,其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學的最高原則,指將來源相同的檔案作為統一整體進行保存與整理。但是,不論是“來源”還是“全宗”,其本質均為檔案整理的歷史聯系而且均來自檔案整理實踐,尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯系,強調并維護歷史聯系檔案的客觀規律和客觀事實,以歷史聯系為載體,在特定的統一的原則下,辨析來源、時間、內容、形式等諸方面因素,為歷史聯系檔案整理提供理論依據和指導方向。

另外,電子檔案的元數據整理產生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下,意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內容、架構和過程,并為計算網絡系統提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數據信息,將其內容特征、文件形成、處理利用等過程用元數據記錄,具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數據整理電子檔案的本質也是歷史聯系性整理,通過整理元數據集記錄檔案間歷史聯系并對應和還原相應的社會實踐活動,反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。

三、歷史聯系整理技術:”虛擬整理”技術

(1)“虛擬整理”技術綜述

“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關,以符號或符號的語法邏輯為載體,單純記錄并解釋檔案間歷史聯系的一種整理技術?！疤摂M整理”技術的結果是形成檔案歷史聯系記錄,揭示并固化檔案歷史聯系,合理真實的表達檔案物質實體本質構成部分。”虛擬整理“技術優于“實體整理”技術表現于其不僅實現檔案歷史聯系的多為整理,而且實現紙質檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環境下的統一,換言之,“虛擬整理”技術能以計算機網絡系統或者計算機整理軟件為載體,通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序,以不破壞實體排列為準則,全面、真實記錄實體記錄中所不能表現的檔案歷史聯系?！疤摂M整理”技術應完善為以人工干預為主,以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術,人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯系性,保證檔案歷史聯系的可檢索功能。

(2)“虛擬整理”技術的使用意義

“虛擬整理”技術具備多向歷史聯系記錄、豐富檔案整理實踐意義及理論等特點,現將“虛擬整理”技術詳細闡述如下:其一是擺脫非歷史聯系因素對檔案整理的影響,即擺腿檔案實體排列順序的歷史聯系記錄,注重檔案文件與社會實踐過程的一一對應,使檔案歷史聯系性整理免受保管期限、密級、載體種類等非歷史因素的影響;其二是完善檔案整理的實踐原則,“來源原則”不是檔案學的至善原則,也并非歷史性原則,而“虛擬整理”技術能實現檔案整理從“來源原則”向歷史性原則的過渡,使歷史性原則真實完整的包容“來源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實踐重心偏向信息整理,即檔案實體管理向以檔案歷史聯系整理為核心和本質的檔案信息整理便宜,“虛擬整理”技術作為其過程的加速器和助推器,保證此過程的穩定與合理。

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[摘 要]文書檔案；檔案整理；問題解決

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）20-0281-01

引言

機關單位作為履行我國政府職能的重要單位，其檔案的確定性、豐富性和實用性對機關單位工作的推進十分重要。優秀的檔案整理不僅能夠理順機關單位的工作脈絡，還能夠為以后的工作提供借鑒，因此，文書檔案整理這一關，是檔案工作中的重要環節，加強檔案整理的力度，是文書檔案整理工作人員必須重視的。

一、機關文書檔案整理基本要求

（一）機關文書檔案整理的主要內容。機關單位的文書檔案整理工作是整理文書文件。機關文書檔案包括人事材料和行政材料兩個大類，無論是哪種材料，收集來時都是沒整理過的，特別是人事材料比較難收集。檔案整理工作人員要將這些文書材料進行分類，首先分開年度，根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，把應歸檔的文件劃分為三個管理期限歸檔，將請示和批復的文件跟在一起歸檔，還要將相同工作內容、同一次活動、同一項工作、同一個會議的文件材料排在一起歸檔。在整理過程中將欠缺的材料進行記錄，然后就催促單位將欠的材料補回來，等單位將其補好后，再插入到整理好的檔案中，并且對材料進行排序、打頁碼、蓋章、裝訂、錄入、入盒、打印紙質目錄。

（二）機關文書檔案整理工作的重要作用。首先，有利于單位的發展。完整的機關單位文書檔案在一些類似的決策性事件中，檔案發揮著重要的、查閱、借鑒作用，又能夠給檔案使用者提供完備的、可靠的資料； 其次歸檔后的文件經過整理后，能夠反映歷史的真實面貌。第一，檔案員按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將歸檔文件按年度分類進行整理，可以反映同年度所做的工作和發展過程；第二，把歸案文件按照內設機構分類好，可以反映同一內設機構的情況；第三，反映同一類問題的基本面貌；最后，文件材料經過整理后，便于檔案的管理，同時還有助于檔案的后續利用。文件經分類、編號后，能按年度、問題，期限、件號進行了排架管理，方便日后查閱，以及檔案的存取、銷毀工作，經過裝訂、裝盒后，能有效防止灰塵，避免檔案庫內的水分滲透到文件材料中，減少文件的損毀程度，文件經過整理好為以后檔案查找節省時間。

二、機關文書檔案整理常見問題

（一）文書檔案材料來源復雜歸檔慢。以機關單位的文書檔案內容來看，檔案材料主要分為兩大類，一類是人員流動檔案，一類是機關工作的歷史記錄，但無論是哪種類型的檔案材料，都需要優秀的文書整理工作的密切配合，如催促工作人員和相關的機構盡快提交檔案材料，將機關工作的材料和文件進行初步的整理，形成有條理的、能夠順利歸入檔案的文書材料。但是，在實際工作中，機關單位的文書檔案材料來源似乎十分復雜的，人事材料可能來源于各個不同地區和單位，有時候不是隨著入職人員而來的，檔案被漏寄的情況時有發生，這給檔案整理工作造成很多麻煩；另外，文書工作與文書檔案整理工作的銜接也不夠緊密，如機關的某項重要工作內容，因為辦理時間較長，材料較多，歸檔起來十分緩慢；還有就是在整理當年的文書檔案發現有以前年度的文件，而這些文件來源于放錯年度，或者是在某些工作人員手上清理出來的，而以前的文書檔案已經整理好了，要加插回這些文件，又要重新檢索、核對檔案實物、整理，加大工作量；再加上我市各機關單位的檔案員一般是兼顧做的，本身日常的工作比較繁重，沒有更多的時間去將文書材料做好整理和歸檔工作，加上缺乏檔案整理方面的知識和專業技能，對文書檔案的劃分標準、整理歸檔、操作檢索了解不夠，又大大降低了檔案建設的“及時性”。

（二）檔案整理方式落后。目前機關檔案資料多為紙質，很多資料僅有流動過程的記載，早就找不到實際的資料，還有的資料需要花長時間才能被找到，為資料使用帶來巨大的麻煩；并且，紙質資料保存要求嚴格，檔案資料多有損傷、很容易遺失，一次的檔案室裝修或者搬遷就可能導致某些資料的遺失；另外，檔案整理工作人員都需要對這些排列好的紙質檔案進行存檔檢查，一旦有新檔案插入，就必須將已經排列好的紙質檔案進行挪動或再次整理，紙質資料搬運費時費力，給檔案整理工作人員的日常工作造成負擔，這是由檔案整理方式落后造成的。

（三）檔案整理內容范圍狹窄。目前機關檔案資料大多數還都是關于機關人事調動、機關事務審批和報告會等公文性資料，這些資料細節性不強、可利用性低，使檔案整理工作的實際效用大大降低。往往，機關工作人員想從檔案中得到以往機關活動的精髓和細節安排，但檔案中很難有詳盡的描述和表現。另外，目前機關單位文書檔案整理還僅限于人事檔案的管理和機關活動、工作的檔案積累，而單位工作人員的成就資料和單位曾經做出的但卻未履行的決策等，這些資料都可以為機關的工作發展提供幫助，但檔案中并不存在此類資料，這是由于檔案整理內容范圍狹窄導致的。

三、解決機關文書檔案整理問題的策略

（一）強化機關文書檔案整理工作的規范銜接。要改善檔案整理歸檔慢的問題，就需要實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

機關文書檔案的整理工作應當根據其工作單位，制訂相應的制度，量化到每個文書處理工作人員，并且作為工作人員年度考核的重要指標。對于長期因檔案歸檔處理不合作的人員，應當作為不稱職處理。對于負有領導及管理責任的人員，應當及時撤換。

（二）努力實現文書檔案整理自動化。要改善文書檔案整理方法落后的問題，就需要從辦公自動化方面入手。負責文書檔案收集工作的工作人員應對自身工作進行細節性的總結，提出辦公室自動化對檔案整理工作的重要性，并向上級申請實現辦公室自動化。另外，實現檔案的數字化，利用當代電子技術，把檔案化作數據，按年限、負責任人等形成電子數據庫，實現檔案的電子化整理，條件成熟的，應當實現檔案形成與文書處理同步化，與文書處理的同時，自動生成檔案。

（三）提高機關文書檔案整理人員的專業知識、技能和整理意識。要提高檔案整理工作的效率，就需要對文書檔案整理工作人員進行檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案整理專業知識，做到與時俱進。要實現真正的檔案整理自動化，也需要文書檔案整理人員努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案整理人才。

建議檔案管理知識及技能實行標準化考核，參照財務管理人員等考核辦法，制訂相應的等級考核，按檔案專業等級標準化任用相應職位的工作人員。

（四）提高文書檔案整理工作人員的積極性。要提高檔案工作的服務性，需要從檔案工作人員本身的職業素養抓起，健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案整理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案整理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案整理的人員進行相關的待遇到位。

參考文獻

[1] 李燕.對文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2012（10）：164-166.

[2] 李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展，2008（01）：98-100.