為維護檔案資料的完整與安全，使本館保管的檔案資料有效地為社會主義經濟建設和改革開放服務，為四方區發展服務，特制定本制度：

一、凡利用本館一般檔案資料者，須持單位介紹信，說明利用檔案資料的目的、內容、范圍和時間，經接待人員審查符合要求后方可查閱；利用已向社會開放的檔案資料，持本人身份證即可查閱。

二、查閱者所持介紹信上的姓名與工作證或身份證必須一致，不得更換、頂替，否則不予查閱。

三、凡查閱區委常委會議記錄、區政府辦公會議記錄，須經區委辦公室主任批準；查閱受黨紀、政紀處分的檔案，必須持紀委、監察部門的批件；利用死亡干部的檔案，必須持組織、人事部門的批件。

四、凡利用檔案資料者，只準在本館閱覽室內閱覽，不準帶出館外，查閱重要檔案資料或需摘抄復制時，要由館長批準。

五、本館檔案資料一般不外借，如有特殊需要，必須由館長批準，經辦人員辦理借出手續，限期歸還，歸還時要認真進行清點，如發生丟失或損壞嚴重者，按《檔案法》有關規定處理。

干部檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案的重要組成部分。同時又是考察了解干部的重要依據。因此，查閱和借用干部檔案必須遵守下列規定：

一、查閱單位

因工作需要，可直接向我檔案室查閱干部檔案的單位市直各部門、委、辦、局及有關單位黨組（黨委）及人事（干部）科。

二、利有范圍

1、凡涉及干部考察、任免、調動、政審、組織處理、入黨、入團、出國、福

利待遇、治喪的需要查閱本人檔案的。

干部檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想、品德、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解干部和正確使用干部的重要依據，是黨的核心機密之一。為了進一步加強干部檔案管理工作，使干部檔案管理更加適應新時期組織工作的需要，根據中央組織部查閱干部檔案的有關規定精神，結合我省的具體情況，現對查閱干部檔案作如下暫行規定：

一、查閱干部檔案的原則

l、干部檔案主要是供各級黨委和組織、人事部門在培養、提拔、任免和政審干部時使用，其他一般不予查閱。干部親屬人黨、入團、升學、參軍等政審，應由干部所在單位根據中央組織部組通字（79）6號文件第一條第三款規定的內容，寫出證明材料，不得查閱干部檔案。寫黨史、革命斗爭史、地方志，可直接找當事人調查了解，一般不予查閱干部檔案。如當事人已去世或不能提供，也只應查閱干部檔案中的履歷和自傳的有關部分。

凡因了解干部的入黨、人伍時間和政治歷史問題確實需要查閱他人檔案的，要從嚴掌握，經批準后，只能查閱有關材料。

2、查閱干部檔案，必須履行審批手續。凡未辦理審批手續或手續不完備的，不準查閱。

3、任何個人不得查閱、借用上級或同級干部的檔案。

干部檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想、品德、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解干部和正確使用干部的重要依據，是黨的核心機密之一。為了進一步加強干部檔案管理工作，使干部檔案管理更加適應新時期組織工作的需要，根據中央組織部查閱干部檔案的有關規定精神，結合我省的具體情況，現對查閱干部檔案作如下暫行規定：

一、查閱干部檔案的原則

l、干部檔案主要是供各級黨委和組織、人事部門在培養、提拔、任免和政審干部時使用，其他一般不予查閱。干部親屬人黨、入團、升學、參軍等政審，應由干部所在單位根據中央組織部組通字（79）6號文件第一條第三款規定的內容，寫出證明材料，不得查閱干部檔案。寫黨史、革命斗爭史、地方志，可直接找當事人調查了解，一般不予查閱干部檔案。如當事人已去世或不能提供，也只應查閱干部檔案中的履歷和自傳的有關部分。

凡因了解干部的入黨、人伍時間和政治歷史問題確實需要查閱他人檔案的，要從嚴掌握，經批準后，只能查閱有關材料。

2、查閱干部檔案，必須履行審批手續。凡未辦理審批手續或手續不完備的，不準查閱。

3、任何個人不得查閱、借用上級或同級干部的檔案。

干部人事檔案是按照干部管理權限確定的范圍進行管理的，因此，對查閱、借閱不同層次干部的檔案都規定了相應審批制度。最基本的規定是，因工作需要才能查閱和借閱干部人事檔案，并且必須遵守下列規定：

（1）查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照有關規定辦理審批手續。不能僅憑調查證明材料、介紹信直接查閱干部檔案。

（2）檔案管理單位有權根據規定，確定是否提供和提供哪些材料。

（3）凡查閱干部人事檔案，利用單位應根據有關部門具體規定，派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

（4）檔案一般不借出使用。如有特殊情況借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，借閱單位不得擅自轉借他人。

（5）任何個人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的檔案。

摘要：查檔接待室是檔案部門的“窗口”,查檔利用接待工作是檔案館服務民生、服務和諧社會建設最直接、最具體的工作體現。筆者在檔案館保管利用部門工作十余年,在日常的接待查閱工作中,曾嘗試了一些新型的方法與模式,也做了一些具體實際的調研,借鑒了同行的一些好的做法,現歸納之,以求鑒于同行。

一、做好導查工作

所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發文,一般是先研究后發文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。

干部檔案是黨和國家的重要機密，是歷史地、全面地考察了解和正確使用干部的重要依據，為進一步加強干部檔案管理，充分發揮干部檔案的作用，使干部檔案工作更好地為黨的干部工作服務，根據省、市委組織部有關規定，結合我縣實際，特制定查、（借）閱干部檔案的有關規定：

一、查閱手續。

1.查閱干部檔案。查閱單位必須填寫《查閱干部檔案審批表》，查閱時須持《審批表》、干部介紹信或本人工作證、身份證。不得憑借公函及調查證明材料介紹信查閱干部檔案；

2.查閱干部檔案，查閱單位應派具有中共黨員身分的兩名干部共同查閱。

二、查閱事由。

1.凡因干部考察任免、調動、政治審查、組織處理、入黨入團、出國政治審查、干部福利待遇等，需要查閱本人檔案。

編者按：本文主要從利用縮微品的方法；創建良好的閱讀環境；提供便捷的檢索工具三個方面進行論述。其中，主要包括：首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢、向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示、這樣即擴大了縮微復制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔、創建一個良好的閱讀環境，不但需要有高質量的縮微品和檢索手段、放置閱讀器還要預留下足夠的書寫空間、開展縮微品的利用工作，需要建立多種形式的檢索方法、編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排等。具體材料請詳見。

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調閱的檔案已縮微復制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(CAR系統)查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網絡上傳輸的方式提供利用。

●查（借）閱人事檔案必須按照《人事檔案工作條例》規定，填寫《查閱人事檔案審批表》，經人事部門蓋章和負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理查（借）閱手續。

●人事檔案未經主管領導批準，不得外借，如有特殊需要借閱人事檔案，借閱人員必須在（查閱人事檔案審批表）上說明理由，并經批準方可借出。借出時間最長不得超過15天，若需延長使用時間，應辦理續借手續。

●查（借）閱人事檔案人員，不得查閏本人及其直系親屬的檔案。

●查（借）闊人事檔案人員，應嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。

●查（借）閱人事檔案人員，查（借）檔案時嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換、添加檔案材料，未經批準，不得摘抄、復制、拍攝檔案內容。

●查閱人事檔案時，查閱人員應在檔案室或管檔人員指定地方進行查閱，嚴禁吸煙，防止檔案材料被破壞。

編者按：本文主要從利用縮微品的方法；創建良好的閱讀環境；提供便捷的檢索工具進行論述。其中，主要包括：通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號、直接查閱縮微品，對于大多數利用者來說比較陌生、不習慣、先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法、防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用、創建一個良好的閱讀環境、一個良好的閱讀環境，需要縮微品閱覽室內燈光亮度要合適、來回卷片最容易出現問題、建立多種形式的檢索方法、閃現法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標識分隔指示、視具體情況編制新的檢索工具等，具體請詳見。

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調閱的檔案已縮微復制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(CAR系統)查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網絡上傳輸的方式提供利用。