1國(guó)有企業(yè)文檔管理的演進(jìn)

1.1傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)文檔管理

隨著企業(yè)信息化的要求，國(guó)有企業(yè)的文檔管理雖然實(shí)行了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲(chǔ)庫(kù)房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機(jī)構(gòu)將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)的能力嚴(yán)重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進(jìn)入休眠期乃至死亡期，進(jìn)而導(dǎo)致掌握著企業(yè)最有價(jià)值信息的文檔機(jī)構(gòu)在數(shù)字化時(shí)代不斷邊緣化。雖然文檔機(jī)構(gòu)所收藏資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化儲(chǔ)存，但這些資源長(zhǎng)期處于休眠期，并沒(méi)有實(shí)際價(jià)值意義。

1.2基于知識(shí)管理的國(guó)有企業(yè)文檔管理

隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來(lái)臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識(shí)管理過(guò)程，這演化過(guò)程實(shí)際是文檔價(jià)值的升華與知識(shí)內(nèi)涵的拓展過(guò)程。知識(shí)管理是指通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用,并且通過(guò)促進(jìn)知識(shí)共享、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。基于文獻(xiàn)的梳理，文檔管理與知識(shí)管理的研究集中于構(gòu)建知識(shí)管理的要求。筆者認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識(shí)資源，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)；同時(shí)，文檔管理是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑，而文檔管理是對(duì)顯性知識(shí)的管理。從文檔管理與知識(shí)管理的性質(zhì)來(lái)看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結(jié)構(gòu)化，實(shí)現(xiàn)文檔的利用價(jià)值；而知識(shí)管理是通過(guò)對(duì)文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源。從文檔管理與知識(shí)管理的共同性質(zhì)來(lái)看，它們都是對(duì)信息資源進(jìn)行加工，提取出有價(jià)值的信息，為企業(yè)提供服務(wù)。

1.2.1文檔管理模式的轉(zhuǎn)變

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機(jī)融合，是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對(duì)當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問(wèn)題進(jìn)行分析，并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略，對(duì)構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng)，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)策略；安全策略

一、引言

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，文檔工作不可避免的進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來(lái)越突出，因此，安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。指出：“檔案工作確實(shí)要由封閉向開(kāi)放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。”這就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期，將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，切實(shí)提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)一體化文檔管理水平不斷提升。以下對(duì)實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢(shì)及文檔一體化管理系統(tǒng)的問(wèn)題和構(gòu)建策略進(jìn)行相關(guān)說(shuō)明。

二、實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過(guò)程中不同階段價(jià)值和形態(tài)變化的體現(xiàn)，前者是后者的源頭，后者是前者的轉(zhuǎn)化，實(shí)際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體，僅存在運(yùn)動(dòng)階段的差異，并無(wú)本質(zhì)性的區(qū)別，因此對(duì)不同發(fā)展階段的文件實(shí)施一體化管理是切實(shí)可行的。文件生命周期理論發(fā)源于歐美，該理論是以普遍聯(lián)系和運(yùn)動(dòng)發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷(xiāo)毀的過(guò)程看作為一種整體的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是具有生命的現(xiàn)象和值得進(jìn)行全方位研究的學(xué)說(shuō)，認(rèn)為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論，具有連貫性和一致性，該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進(jìn)行管理是一個(gè)連貫的過(guò)程，并倡導(dǎo)對(duì)文件的形成、保存和長(zhǎng)久利用進(jìn)行一體化管理，而其中的長(zhǎng)久利用是對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系，還可以促進(jìn)文檔信息的共建和共享，可為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿(mǎn)意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門(mén)，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

一、當(dāng)前文檔管理中存在的主要問(wèn)題

1.上交文檔不及時(shí)，文檔質(zhì)量不高。有的教師歸檔意識(shí)差，平時(shí)沒(méi)有整理資料的習(xí)慣，到交文檔的時(shí)候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴(yán)重地影響了文檔質(zhì)量。

2.教學(xué)日歷馬虎，沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)。教學(xué)日歷是課程文檔中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要考察教師一周的教學(xué)任務(wù)安排，要求教師把每周所教的內(nèi)容和要達(dá)到的教學(xué)效果簡(jiǎn)明扼要地用英文表達(dá)清楚。有的教師對(duì)教學(xué)日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節(jié)，而沒(méi)有具體的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目標(biāo)及具體的實(shí)施計(jì)劃，從中根本看不出學(xué)生這個(gè)學(xué)期要學(xué)到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學(xué)生的進(jìn)步。有的教師每年教同一門(mén)課，結(jié)果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實(shí)試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識(shí)外，更要綜合測(cè)試一下學(xué)生分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。每一年的形勢(shì)都有發(fā)展和變化，所以教學(xué)內(nèi)容和試卷也必須相應(yīng)地變化。

4.成績(jī)單評(píng)分隨意，不符合管理的嚴(yán)肅性。成績(jī)單的考核標(biāo)準(zhǔn)一般由管理人員根據(jù)教學(xué)大綱上的考核要求制訂，由于教學(xué)大綱由國(guó)外合作院校制訂，考試（Test）的次數(shù)相對(duì)頻繁，這對(duì)中國(guó)學(xué)生來(lái)說(shuō)并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數(shù)而改為課堂測(cè)試（Quiz）或作業(yè)（Assignment）的形式來(lái)彌補(bǔ)，給學(xué)生更多的發(fā)揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-termTest），把其占有比例增加到平時(shí)考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（FinalExam）都取消，而全部以作業(yè)的形式來(lái)打分，使學(xué)生的成績(jī)來(lái)得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機(jī)房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語(yǔ)課程、研討會(huì)、技術(shù)論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒(méi)有建立文檔，這時(shí)也要用盡可能多的資料說(shuō)明如何完成目標(biāo)和進(jìn)行測(cè)試的。有的課程比如電子商務(wù)、電算會(huì)計(jì)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用等課程是在機(jī)房上的，通過(guò)在電腦上安裝相應(yīng)的軟件指導(dǎo)學(xué)生完成所有的作業(yè)和考試，所以相應(yīng)的文檔資料就比較欠缺。

摘要:潞安機(jī)械公司成功開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將產(chǎn)品的研究、開(kāi)發(fā)等各方面的信息集中在一起，解決了目前技術(shù)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使機(jī)械公司的產(chǎn)品數(shù)據(jù)更加精確明了。

關(guān)鍵詞:產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù);圖文檔管理;通用零件庫(kù)

潞安機(jī)械公司根據(jù)本單位的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)研發(fā)現(xiàn)狀，開(kāi)發(fā)出切合本單位實(shí)際的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，促進(jìn)了機(jī)械公司向?qū)I(yè)化、規(guī)模化、數(shù)字化方向發(fā)展。即在現(xiàn)用的CAXA軟件基礎(chǔ)上引進(jìn)了CAXA圖文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)的信息和所有與產(chǎn)品設(shè)計(jì)相關(guān)的過(guò)程。

1CAXA圖文檔管理系統(tǒng)的功能特點(diǎn)

CAXA圖文檔管理系統(tǒng)主要具備以下功能:文檔管理、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理、設(shè)計(jì)檢索和零件庫(kù)等功能。主要解決的是文檔內(nèi)容的快速瀏覽、快速索引和查詢(xún)，文檔的安全性、一致性和版本管理，文檔組織結(jié)構(gòu)定義和管理等方面的問(wèn)題。利用這些功能特點(diǎn)對(duì)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)進(jìn)行管理。

2CAXA圖文檔管理系統(tǒng)在實(shí)際中的應(yīng)用

一、文檔管理工作

辦公室作為一個(gè)單位的樞紐部門(mén)，頭緒多，任務(wù)雜，許多人是在非常忙亂中度過(guò)自己的一天的，同仁們對(duì)此一定深有體會(huì)。在從事辦公室工作的過(guò)程中，感覺(jué)合適的工具、良好的工作方法和工作習(xí)慣對(duì)辦公室工作非常重要。

為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的工作管理過(guò)程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來(lái)的時(shí)候又開(kāi)始困擾了，會(huì)不自覺(jué)的有些厭煩和無(wú)從下手。做文檔的過(guò)程是辛苦的，更是麻煩的；而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文檔不知道哪里去找，不同的文檔說(shuō)法不統(tǒng)一等等，諸如此類(lèi)的問(wèn)題讓人有點(diǎn)無(wú)從下手。

在管理文件、檔案的整個(gè)過(guò)程中會(huì)形成很多的文檔資料，包括工作文檔和數(shù)據(jù)文檔。文檔管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文檔管理方面，目前還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而在實(shí)踐過(guò)程中，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文檔系統(tǒng)管理的重要意義，并且已開(kāi)始體現(xiàn)在文檔管理的工作中。

檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。科學(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過(guò)程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對(duì)于電子文件的管理，需要注意以下幾個(gè)方面。

一、文檔一體化的實(shí)施依據(jù)

文檔一體化管理，包括文檔實(shí)體的生成、文檔信息的利用、文檔的規(guī)范管理等方面。它不僅是打破文書(shū)與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項(xiàng)理論依據(jù)的長(zhǎng)處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書(shū)檔案工作的規(guī)律與效率。1.大文件與大檔案：數(shù)字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個(gè)不同名稱(chēng)。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認(rèn)為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運(yùn)動(dòng)的某個(gè)階段。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使電子文件大量產(chǎn)生，構(gòu)成豐富的檔案信息資源。當(dāng)文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經(jīng)形成，而文件之“大”并不單單指數(shù)量，還包括不同檔案門(mén)類(lèi)之間的聯(lián)系之廣和文檔處理環(huán)節(jié)的多樣化。“大文件”不僅拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之?dāng)U展，一些檔案的保存價(jià)值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性等特點(diǎn)。“大文件”和“大檔案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的整體性和連續(xù)性特點(diǎn)。文檔一體，統(tǒng)籌管理，不僅集中了技術(shù)力量，而且推進(jìn)了文書(shū)檔案工作的專(zhuān)業(yè)化，切實(shí)提高了文檔管理水平。在信息化進(jìn)程中，數(shù)字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴(kuò)大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進(jìn)文件檔案的大聯(lián)通。數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個(gè)子系統(tǒng)。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開(kāi)等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。電子文件中心是數(shù)字檔案館的重要組成部分，能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類(lèi)型電子文件的有效傳輸、交換和存儲(chǔ)。為避免重復(fù)建設(shè)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用兼容技術(shù)，做好系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、形成與維護(hù)，理順文檔一體化的體制與流程，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體的銜接。2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎(chǔ)之一，而且從實(shí)踐的角度，也對(duì)文檔的管理具有較好的指導(dǎo)意義。根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀，是一個(gè)完整的生命過(guò)程，是一個(gè)自然流動(dòng)、難以割裂的過(guò)程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個(gè)整體，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)的各個(gè)階段進(jìn)行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴(yán)格意義上說(shuō)還處于文書(shū)的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書(shū)階段抓起。在文檔一體化的全程管控過(guò)程中，文書(shū)管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點(diǎn)，因此確保前端控制是保證各電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過(guò)程，從源頭上防止一些錯(cuò)誤和隱患，才能確保歸檔文件的質(zhì)量。“電子文件管理系統(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才能支持文件的證據(jù)性、真實(shí)性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時(shí)間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長(zhǎng)期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)籌綜治、前后照應(yīng)，才能保障電子文件整個(gè)生命過(guò)程的全面、有效管控，保障文件內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保障文件從文書(shū)部門(mén)到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規(guī)律，而且是促進(jìn)文書(shū)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。3.文件連續(xù)體理論：以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過(guò)程的連貫一致，倡導(dǎo)文件形成、保存與長(zhǎng)久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案服務(wù)，這突出了檔案信息化的實(shí)用優(yōu)勢(shì)，也為電子文件的優(yōu)化管理提出了更高要求。連續(xù)體理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)不是從出生到消亡的單向運(yùn)轉(zhuǎn)，文檔處置的順序沒(méi)有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能。文件的生命過(guò)程與物理實(shí)體畢竟有所不同，人在使用過(guò)程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運(yùn)動(dòng)的普遍規(guī)律，而文件連續(xù)體理論則更適用于信息時(shí)代電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。文件生命周期和連續(xù)體理論分別從文檔整體性與連續(xù)性的角度，為文檔一體化的有效實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對(duì)文件進(jìn)行立體的處理，使文件的運(yùn)轉(zhuǎn)成為一個(gè)系統(tǒng)靈活的過(guò)程。前端控制將對(duì)檔案的控制與管理提前到檔案設(shè)計(jì)與形成的階段，把好源頭關(guān)；在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用文件連續(xù)體理論，將一體化管理作為過(guò)程和手段，擴(kuò)展檔案經(jīng)營(yíng)服務(wù)范圍，保持系統(tǒng)連貫一致，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息共建共享。文檔一體化運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，兼顧兩大理論優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)了全局觀與系統(tǒng)優(yōu)化的辯證統(tǒng)一。

二、文檔一體化的策略手段

文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于保持電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者系統(tǒng)周全。為延伸相關(guān)部門(mén)職能，融合管理體系，同時(shí)簡(jiǎn)化工作程序，使文檔一體化整個(gè)流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織模式。1.責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)。工作人員對(duì)檔案的重視程度決定了檔案工作的質(zhì)量。在文書(shū)與檔案業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責(zé)任延伸。目前，許多單位對(duì)檔案的重視程度不夠，對(duì)于信息時(shí)代出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專(zhuān)家，也對(duì)“文檔一體化”持以不同的觀點(diǎn)，對(duì)于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭(zhēng)議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專(zhuān)兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進(jìn)理念的落實(shí)。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來(lái)看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級(jí)檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見(jiàn)不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進(jìn)的意識(shí)。為此，在文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施之前，將是長(zhǎng)期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進(jìn)相互了解，增加業(yè)務(wù)往來(lái)。文書(shū)工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動(dòng)態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書(shū)工作的要求、動(dòng)態(tài)。只有對(duì)對(duì)方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍。文書(shū)人員要有延伸管理的意識(shí)和能力，檔案人員要有超前控制的意識(shí)和能力。文書(shū)人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過(guò)培訓(xùn)，開(kāi)闊部門(mén)視野，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。再次，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專(zhuān)家層面征求意見(jiàn)，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實(shí)際，探討是否適合施行、從哪個(gè)方面入手等，在討論中促進(jìn)溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報(bào)為課題項(xiàng)目，作為課題來(lái)研究，讓學(xué)術(shù)先行，來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對(duì)于文檔一體化的工作進(jìn)取心和正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。2.組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，更好地推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過(guò)上層領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)協(xié)調(diào)、成員自覺(jué)，抓好文檔全局，做好過(guò)程對(duì)接，監(jiān)控運(yùn)行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實(shí)有效。組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過(guò)程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負(fù)責(zé)將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案保管者也不再是被動(dòng)等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對(duì)傳統(tǒng)歸檔時(shí)間滯后、檔案資料不全的弊病，主動(dòng)、超前地同文件辦理者一起，共同確定機(jī)構(gòu)活動(dòng)需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動(dòng)體系進(jìn)行管理。組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將數(shù)字檔案館與電子文件中心的建設(shè)納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館為電子文件中心提供文件環(huán)境和技術(shù)支持。電子文件中心是新型的文檔管理專(zhuān)業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實(shí)體，維護(hù)文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統(tǒng)一實(shí)行國(guó)家文件與檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)也對(duì)文檔一體化進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。文件中心在文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，相應(yīng)地進(jìn)行全過(guò)程蹤跡保全，便于工作人員對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定和處置，確保長(zhǎng)久保存價(jià)值，從而真正顧及數(shù)字時(shí)代的檔案管理需求。電子文件中心的建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的重要途徑，↑蘭臺(tái)世界LANTAIWORLD“不是文件機(jī)構(gòu)或檔案機(jī)構(gòu)的改良，而是政務(wù)流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)，它在電子文件全程管理中起著核心機(jī)構(gòu)的作用”[2]。質(zhì)量監(jiān)控必須借助人力物力，良好的組織建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的前提條件。再配合以標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等手段，可逐步構(gòu)建符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的質(zhì)量保障體系。3.標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)。文檔一體化在實(shí)際操作過(guò)程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要有相應(yīng)的法律法規(guī)。建國(guó)以來(lái)，尤其是黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，檔案的法制建設(shè)已見(jiàn)成效，法律規(guī)范相對(duì)完善。然而要推進(jìn)文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立一套統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)。為此，要構(gòu)建文檔一體化嚴(yán)密的論證體系，使補(bǔ)充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構(gòu)，而且具有行之有效的實(shí)踐指南，成為文檔工作人員的學(xué)習(xí)文件，成為檔案信息化建設(shè)的重要藍(lán)本。除了針對(duì)“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。在人員方面，要明確文書(shū)人員與檔案人員新的職責(zé)和工作范圍。要協(xié)調(diào)歸檔前后，有清晰的組織業(yè)務(wù)的劃分，尤其是需要密切合作的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，促進(jìn)積極有效的配合。要明確相關(guān)職責(zé)的法律規(guī)范，使人員不僅分配到位，而且責(zé)任落實(shí)到位。在技術(shù)方面，要明確文檔一體化背景下操作系統(tǒng)應(yīng)具備的復(fù)雜功能。為研發(fā)出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統(tǒng)，提高文件覆蓋范圍和管理系統(tǒng)的利用水平，系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)是標(biāo)準(zhǔn)制訂最重要的環(huán)節(jié)要素。制訂出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)既要符合一體化的流程設(shè)計(jì)，涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全過(guò)程需要的技術(shù)，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關(guān)。功能設(shè)計(jì)是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容和前提條件，也是標(biāo)準(zhǔn)制訂的難點(diǎn)所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動(dòng)或全自動(dòng)化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶(hù)界面。半自動(dòng)化模擬手工操作，“在一定意義上能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲(chǔ)、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢(xún)、檢索簡(jiǎn)單明了。全自動(dòng)化的一體化管理系統(tǒng)，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護(hù)四個(gè)子系統(tǒng)，一般具有收文處理、發(fā)文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。4.流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替。文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使文件制作與處理進(jìn)入傳統(tǒng)紙質(zhì)所無(wú)可比擬的時(shí)代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現(xiàn)出紙質(zhì)文件所不可替代的優(yōu)勢(shì)。然而系統(tǒng)最大的問(wèn)題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統(tǒng)之間相互傳導(dǎo)的兼容性。傳輸、存儲(chǔ)、檢索、復(fù)制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統(tǒng)必備的功能。不兼容不僅導(dǎo)致文檔一體化受阻，而且存在功能重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題。為便于公文流轉(zhuǎn)和檔案存用，就必須通過(guò)并聯(lián)、串聯(lián)、互聯(lián)等方式，提高文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替，滿(mǎn)足一對(duì)多的用戶(hù)信息需求，建立整體運(yùn)作體系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)存在遞進(jìn)關(guān)系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)都是辦公自動(dòng)化的子系統(tǒng)，而文檔一體化的設(shè)計(jì)就是要將兩大系統(tǒng)整合起來(lái)，做到過(guò)程統(tǒng)一和體制合一。為此，文檔一體化系統(tǒng)首先要具備OA系統(tǒng)的功能，即在信息和流轉(zhuǎn)上起到文件管理應(yīng)有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時(shí)代，還包括在線(xiàn)傳輸和檢索，具有動(dòng)態(tài)化、靈活性等特點(diǎn)。根據(jù)連續(xù)體理論，電子文件的流轉(zhuǎn)不僅發(fā)生在文書(shū)管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務(wù)與利用的過(guò)程中，同樣存在流轉(zhuǎn)的可能需求。流轉(zhuǎn)適用應(yīng)貫徹文檔一體化始終，在其任意一個(gè)子系統(tǒng)中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多，其核心是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫(xiě)進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，完成文件管理與檔案管理的銜接。“隨著實(shí)踐發(fā)展，適用于文檔管理的系統(tǒng)，呈現(xiàn)從單點(diǎn)功能到整體功能、從單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)、從專(zhuān)用到通用的發(fā)展趨勢(shì)。另外，通過(guò)這些系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，檔案部門(mén)不斷擴(kuò)大其合作領(lǐng)域，越來(lái)越融于社會(huì)。”[4]未來(lái)新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在整合當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、信息中心和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上完善功能，兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能于一體，建立統(tǒng)一、嚴(yán)密、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。在數(shù)字化時(shí)代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見(jiàn)，文書(shū)人員與檔案人員的界限也不再?zèng)芪挤置鳎坦芾淼碾娮游募芾砝砟畹玫搅顺浞诛@現(xiàn)。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形部、檔案機(jī)構(gòu)之間、文件與檔案機(jī)構(gòu)之間，電子文件的及時(shí)流動(dòng)與管理。通過(guò)文件管理的責(zé)任延伸和檔案部門(mén)的超前控制，實(shí)現(xiàn)整個(gè)文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協(xié)作的工作方式，保障了電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。

作者:任沁 單位:江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)

國(guó)務(wù)院及國(guó)務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對(duì)重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對(duì)外權(quán)威。我國(guó)發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開(kāi)創(chuàng)了我國(guó)文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，并按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或者光盤(pán)等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過(guò)是電子文件的某種輸出形式而已。過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來(lái)越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。

電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線(xiàn)思考和急待解決的問(wèn)題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。

（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。①

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見(jiàn)的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國(guó)內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對(duì)高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對(duì)大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問(wèn)題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過(guò)對(duì)高校檔案管理信息化方面存在問(wèn)題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線(xiàn)下完成的——即檔案管理員線(xiàn)下通知相關(guān)老師和部門(mén)整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來(lái)上交給檔案管理員，檔案管理員再對(duì)檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫(kù)保存。這種線(xiàn)下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開(kāi)學(xué)。一切的活動(dòng)都轉(zhuǎn)到線(xiàn)上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過(guò)線(xiàn)上完成。經(jīng)過(guò)一年的嘗試和使用，人們?cè)絹?lái)越感覺(jué)到線(xiàn)上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲(chǔ)文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過(guò)程中，有許多問(wèn)題，高校必須面對(duì)問(wèn)題并加以解決。如果這些問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會(huì)對(duì)高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對(duì)高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢(shì)[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序?yàn)榭蚣芎湍Ｐ汀Ｔ摾碚撜J(rèn)為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類(lèi)似生物有機(jī)體的成長(zhǎng)階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長(zhǎng)為青年（記錄使用和維護(hù)），進(jìn)入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫(kù)記錄），然后死亡（到期銷(xiāo)毀）的演變。文檔的生命周期包括其當(dāng)前使用和最終的命運(yùn)，從產(chǎn)生到銷(xiāo)毀的全過(guò)程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價(jià)值不同，檔案會(huì)采取不同的保存期限，即壽命時(shí)間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國(guó)內(nèi)外專(zhuān)家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關(guān)。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護(hù)、儲(chǔ)存、使用和處置等五種形式，形成一個(gè)完整的生命過(guò)程。同時(shí)在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個(gè)通過(guò)分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過(guò)程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的全部[1]。近年來(lái)，生命周期的概念，一直受到很多負(fù)面的評(píng)論。首先，批評(píng)者指出，銷(xiāo)毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無(wú)限期保留，因?yàn)橛谐掷m(xù)的價(jià)值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實(shí)文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實(shí)際使用的需要、價(jià)值的轉(zhuǎn)變，會(huì)發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復(fù)，生命形式可能會(huì)打亂。文檔好比貨幣，可儲(chǔ)存，也可重復(fù)循環(huán)使用，他們會(huì)產(chǎn)生恢復(fù)活動(dòng)期，使用與存檔可能會(huì)多次交替。生命周期模型不存在重復(fù)階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營(yíng)宗旨和文檔保存文化等原因，專(zhuān)業(yè)視角之間檔案和記錄管理會(huì)發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評(píng)者也認(rèn)為，它過(guò)于集中記錄物理實(shí)體的操作任務(wù)，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲(chǔ)相關(guān)聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。

2.連續(xù)體理論與信息通信技術(shù)的引入。而文檔管理早在20世紀(jì)80年代已快速引入信息和通信技術(shù)（ICT），檔案管理進(jìn)入了一個(gè)全新的實(shí)踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱(chēng)為連續(xù)體理論。該理論認(rèn)為，檔案和文檔管理責(zé)任之間沒(méi)有嚴(yán)格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權(quán)限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動(dòng)等待最終處理決定的文本。20世紀(jì)90年代通過(guò)LanMachean開(kāi)發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學(xué)者指出，電子環(huán)境能達(dá)到單憑理論和基于紙張的方法所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對(duì)象從靜態(tài)到動(dòng)態(tài)，能融會(huì)貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來(lái)看，文檔和檔案管理過(guò)程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個(gè)階段的管理責(zé)任。在連續(xù)體理論中，通過(guò)記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過(guò)程，貫穿于整個(gè)文檔的壽命。文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動(dòng)力，同時(shí)檔案信息技術(shù)的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進(jìn)的技術(shù)條件。兩大模型的互補(bǔ)配合提供了一個(gè)積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢(shì)。它超越時(shí)間和空間，逐漸滿(mǎn)足企業(yè)、法律、社會(huì)、文化等需求管理。作為更為先進(jìn)的檔案管理辦法，通過(guò)現(xiàn)代模型構(gòu)建科學(xué)組織框架，對(duì)于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。

二、現(xiàn)代信息通信技術(shù)（ICT）應(yīng)用現(xiàn)狀

1.信息技術(shù)的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索與數(shù)字化趨勢(shì)。信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個(gè)端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷(xiāo)毀是末端。無(wú)論是圖案表格的繪制，還是文字的寫(xiě)作修訂，文檔處理都脫離不了計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫(kù)、編發(fā)電子郵件、遠(yuǎn)程檢索與構(gòu)建移動(dòng)通信平臺(tái)、管理ICT基礎(chǔ)設(shè)施信息系統(tǒng)等，通過(guò)多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機(jī)構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（IS）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實(shí)現(xiàn)無(wú)縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門(mén)“信息不對(duì)稱(chēng)”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時(shí)，該系統(tǒng)是由多個(gè)電子文檔組織路線(xiàn)，以不同的部門(mén)和個(gè)人根據(jù)具體工作需求進(jìn)行查詢(xún)和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財(cái)務(wù)和人力資源方面的成本。雖然針對(duì)龐大數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)導(dǎo)致冗余，但它可以消除員工對(duì)大批量物理文檔的恐懼。在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施與目標(biāo)還是存在一定差距。這些差距和弱點(diǎn)與信息部門(mén)的推進(jìn)力度有關(guān)，也與檔案工作人員對(duì)新技術(shù)的運(yùn)用程度有關(guān)。尤其是研發(fā)和使用過(guò)程中未能解決數(shù)字檔案中的DRM數(shù)字版權(quán)管理，因此ICT技術(shù)的應(yīng)用實(shí)則依賴(lài)于基礎(chǔ)設(shè)施的存在，而相對(duì)高端設(shè)施的建設(shè)尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的運(yùn)用，QQ群、微信圈及電子商務(wù)建設(shè)的開(kāi)展，各部門(mén)相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅最大限度地證明了信息和通信技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，而且也在不斷探索與實(shí)踐中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的功能推向優(yōu)化。2.有效的檔案管理方式在實(shí)踐中改進(jìn)。在ICT的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲(chǔ)向眾多電子、計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理過(guò)渡。“云計(jì)算”的引入將全面豐富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準(zhǔn)度高、查詢(xún)靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢(shì)，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關(guān)鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲(chǔ)空間，利用電子方式查詢(xún)也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計(jì)算機(jī)中的檔案管理，以強(qiáng)大的存儲(chǔ)、檢索、訪(fǎng)問(wèn)、使用功能，增強(qiáng)了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術(shù)的飛速變化，檔案記錄越來(lái)越依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風(fēng)險(xiǎn)。而在處理文件時(shí)人為的改寫(xiě)、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會(huì)影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點(diǎn)并不會(huì)貶低信息與通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)已不能滿(mǎn)足人們復(fù)雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無(wú)法忽略信息和通信技術(shù)所帶來(lái)的有效記錄管理。三、當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下文檔運(yùn)用與服務(wù)1.信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能。當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進(jìn)一步完善與提升了檔案信息服務(wù)中技術(shù)體系的應(yīng)用水平。信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，比如“云計(jì)算”文檔存儲(chǔ)功能與數(shù)字化對(duì)接，OA系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對(duì)接，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息咨詢(xún)、留言，電子政務(wù)與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢(xún)、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶(hù)對(duì)話(huà)等推送與互動(dòng)功能。網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具具有集成化和開(kāi)放性等特點(diǎn)。為了提供高速、快捷，不受地理、時(shí)空限制的服務(wù)，各種信息技術(shù)資源必須加以整合，才能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實(shí)際操作中，由于網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)體系的更新周期較長(zhǎng)，服務(wù)還是以被動(dòng)的信息咨詢(xún)反饋為主，缺乏主動(dòng)的信息推送服務(wù)。總的來(lái)說(shuō)，還是存在先進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)滯后、技術(shù)應(yīng)用不全面、兼容不夠等問(wèn)題。因此，在未來(lái)除注重終端信息技術(shù)的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和智能服務(wù)平臺(tái)的新生技術(shù)也是應(yīng)關(guān)注的方向。

2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運(yùn)用與服務(wù)的基本途徑。當(dāng)前信息技術(shù)下文檔運(yùn)用與服務(wù)，主要有兩大類(lèi)方式。一類(lèi)是對(duì)檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運(yùn)用專(zhuān)用設(shè)備進(jìn)行信息技術(shù)加工處理；另一類(lèi)是對(duì)直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進(jìn)行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學(xué)合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動(dòng)實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案信息進(jìn)行改編重組的過(guò)程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術(shù)利用的內(nèi)容，但是所有的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術(shù)展開(kāi)。信息技術(shù)應(yīng)用成為實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運(yùn)用過(guò)程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細(xì)化、多樣化的特點(diǎn)，信息服務(wù)的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)、虛擬服務(wù)為主的電子高科技服務(wù)。當(dāng)前信息社會(huì)中，檔案信息服務(wù)更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)向公眾提供檔案信息查詢(xún)、咨詢(xún)等服務(wù)方式。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會(huì)形態(tài)的同時(shí)，也改變著人們的生活和學(xué)習(xí)面貌。因此，信息公開(kāi)背景下的檔案在線(xiàn)服務(wù)必須以用戶(hù)為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極開(kāi)展信息推送、站點(diǎn)鏈接、網(wǎng)頁(yè)聚合等多功能服務(wù)。借助ICT的推動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開(kāi)、共享與利用，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理水平。