社會養(yǎng)老保險檔案管理探討
時間:2022-04-09 08:25:52
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【摘要】目前,社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案是一項非常重要的工作內(nèi)容,影響了社會保險經(jīng)辦部門內(nèi)部的工作效率,也關(guān)系了一個參保職工的切身保障,可見研究工作,以及制定管理制度具有重要意義,能夠?yàn)榻?jīng)辦工作提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。由于對信息化工作的要求,當(dāng)前的檔案管理模式必須要順應(yīng)時代的發(fā)展,對管理方式進(jìn)行不斷調(diào)整。本文介紹了社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性,分析了這項工作存在的問題,然后,提出了做好這項工作的有效對策。
【關(guān)鍵詞】社會養(yǎng)老保險;檔案管理
新形勢養(yǎng)老保險各項政策的制定是為了滿足參保群眾的需求,也是新時代社會發(fā)展的必然要求,不過,再好的政策也需要全體人員的配合,這樣才能體現(xiàn)相應(yīng)的價值。在參保的人數(shù)方面,呈現(xiàn)了逐年遞增的趨勢,養(yǎng)老保險工作是社會穩(wěn)定的基礎(chǔ),同時是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求,除了能夠調(diào)節(jié)社會的生產(chǎn)力,還能減少經(jīng)濟(jì)壓力,所以,需要對養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,做好與社會養(yǎng)老保險相關(guān)的檔案管理工作,讓檔案管理工作可以適應(yīng)社會的發(fā)展,從而逐步實(shí)現(xiàn)合理化,規(guī)范化的管理。
一、新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性
在改革開放后,我國十分重視社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù),對其檔案管理工作進(jìn)行了不斷的完善,根據(jù)檔案,可以體現(xiàn)每一個參保群從養(yǎng)老保險工作賬戶的變化過程,對養(yǎng)老保險的未來發(fā)展提供了重要參考依據(jù),而且,對養(yǎng)老保險的保障功能具有關(guān)鍵的作用,因此,養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作一定要進(jìn)一步完善,加大重視。為了使養(yǎng)老保險的檔案管理工作穩(wěn)健的發(fā)展,且符合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢,一定要打破傳統(tǒng)的管理理念,對檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新。養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的高低直接反應(yīng)了一個經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理能力,不僅決定了整個社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的資源配置,還影響了本社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作效率。所以,從宏觀的層面來分析,實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案科學(xué)的管理,可以提升本社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的核心競爭力,尤其是網(wǎng)絡(luò)化的時代,必須調(diào)整社會養(yǎng)老保險的檔案管理工作,適應(yīng)時展,做好這項工作具有重要的意義。
二、社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題
(一)管理人員的思想比較落后如今,在負(fù)責(zé)社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中,高層的領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理的工作沒有給予高度的重視,文件在進(jìn)行保管、整理的過程中,也不具備完善的工作流程,大部分都是在執(zhí)行表面的工作。由于管理意識的缺失,再加上傳統(tǒng)的工作思想的影響,大部分的管理人員都未能認(rèn)識到檔案管理的重要性,也沒有認(rèn)識到養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案對社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部的價值。(二)缺少專業(yè)的檔案管理人員對于社會養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)檔案,根據(jù)目前的管理現(xiàn)狀而言,相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)偏低,掌握的專業(yè)知識十分有限,而且有的人員身兼數(shù)職,檔案管理只是一個兼職工作,不僅專業(yè)水平較低,且管理的能力也不高,長此以往,這項檔案管理的工作效率一定會有所下降,進(jìn)而制約了社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中各項工作的正常運(yùn)行。(三)檔案管理的信息化建設(shè)十分緩慢檔案管理是一項復(fù)雜又繁重的工作,要整理的資料很多。在傳統(tǒng)的管理模式中,只是對紙質(zhì)資料進(jìn)行保存,不僅丟失的幾率比很大,也形成了浪費(fèi)現(xiàn)象。如今,信息化技術(shù)不斷發(fā)展,我們又來了信息化的時代,但是,檔案管理工作還未能跟上社會的步伐,發(fā)展速度緩慢,電子文檔還未能有效的取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,信息化建設(shè)也未能受到高度的重視,這就影響了管理水平的提升,也存在很多的管理漏洞。(四)相關(guān)規(guī)章制度不夠健全雖然,社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理非常關(guān)鍵,但是,在大部分的社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中,還不具備一個完整的制度,檔案管理工作的職能也就不能被有效的完善,如果沒有一個健全的、系統(tǒng)的管理模式,這項工作就會過于分散,缺少集中性,由于工作人員缺少明確的目標(biāo),嚴(yán)重制約了檔案工作的進(jìn)步。
三、做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的策略
(一)引進(jìn)專業(yè)的管理人才,營造良好的組織氛圍對于企業(yè)的未來,優(yōu)秀的員工、以及專業(yè)的管理人員必不可少。不僅能提升社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的競爭實(shí)力,還能營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。因此,要加大資源的投入,招聘更出色的管理人才,從而為做好這項工作做好鋪墊。例如:通過校園途徑來招聘,給優(yōu)秀的大學(xué)生提供就業(yè)的機(jī)會,這樣會獲得良好的創(chuàng)新效果,而且,營造一個良好的氛圍,不僅影響員工的工作環(huán)境,也影響組織的正常運(yùn)行。(二)完善管理機(jī)制在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中,管理組織要想有序的工作,離不開完善的管理機(jī)制。通過建立健全的檔案管理制度,檔案管理人員會更規(guī)范的管理養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案,社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作會更加的科學(xué)化,有助于實(shí)現(xiàn)檔案的長遠(yuǎn)價值,提高檔案的實(shí)用性,也為工作的創(chuàng)新打下了重要的基礎(chǔ)。組織制度由“軟”和“硬”的因素共同組成,“軟”因素在于人的重要性,并指出了組織管理創(chuàng)新在實(shí)施時,要以人的實(shí)際需求作為依據(jù)。而“硬”因素注重制度的嚴(yán)明性,開展工作時,都要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的制度,所有人都應(yīng)該按照規(guī)章制度辦事,對檔案進(jìn)行歸類,做好記錄工作。在日常的管理工作中,將組織創(chuàng)新的實(shí)施納入其中,防止局限于表面工作。(三)深化改革,提高檔案管理人員的素質(zhì)對于社會養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)檔案,有著一定的系統(tǒng)性,管理質(zhì)量與管理人員的水平具有直接關(guān)系,所以,在實(shí)際管理的過程中,必須對管理人員的管理能力進(jìn)行提升,首先,調(diào)動管理檔案的工作人員應(yīng)積極性,發(fā)揮主觀能動性,以及創(chuàng)造性,豐富檔案人員的專業(yè)知識。其次,設(shè)備現(xiàn)代化,增加了檔案的種類,也使載體變得多樣化,這就必須對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,培養(yǎng)一批專業(yè)的人才,不僅會運(yùn)用新的技術(shù),還掌握全面的檔案知識,從而更好的完成檔案管理的任務(wù)。(四)實(shí)現(xiàn)信息同步化與實(shí)時化在新形勢下,我國的信息技術(shù)得到了很快的發(fā)展,在各行各業(yè)中,信心技術(shù)發(fā)揮著重要的作用,對于社會養(yǎng)老保險部門,也是具有重要影響的。檔案的信息資源是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的核心內(nèi)容,對其進(jìn)行妥善的管理對社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。因此,要順應(yīng)時代的發(fā)展,加快信息建設(shè)的步伐,使信息實(shí)現(xiàn)同步化,將電子信息化的管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。同時,充分應(yīng)用計算機(jī)的存儲功能,通過網(wǎng)絡(luò)的信息平臺,對電子檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè),不僅操作比較簡單,還能節(jié)約大量的工作時間,同時,這對保存資料的完整性,以及快速的查找都有積極作用,有效節(jié)省了資料的存放空間,也提高了檔案管理的工作效率。
根據(jù)對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的全面闡述,認(rèn)識到了社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題,對檔案管理部門的積極影響,以及消極的影響,然后,分析了如何才能做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作。為了將這項工作進(jìn)行有效的落實(shí),促進(jìn)組織的良好發(fā)展,所以,提出了相應(yīng)的管理策略,這對有利于促進(jìn)社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的長久發(fā)展,在競爭中能具有核心競爭力,由此可見,必須要制定符合社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)際情況的管理制度,從而在根本上對管理誰水平進(jìn)行綜合的提高。
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作者:吳石 單位:通化市社會保險檔案管理中心
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