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摘要：近年來，我國高校科研激勵不斷增強，科研經費和種類猛增、會計處理流程日趨復雜。傳統財務管理模式已不適應科研經費管理需要。本文以A高校科研經費預算、報銷處理流程為例，探討財務共享服務中心理論應用在科研經費管理的必要性、可行性以及提升管理效率、縮短預算報銷時間、優化財務流程的各種路徑，探索新形勢下科研經費預算、報銷的主要流程。

關鍵詞：科研經費預算報銷財務共享服務研究

1引言

1.1選題緣起。高校創新人才聚集，如何提升綜合科研水平成為高校在教育市場中保持持續競爭力的一大法寶。為提升科研實力，多數高校設立了各類科研獎勵、配套補貼，加大科研激勵力度，提升教師科研積極性。同時，國家對高校科研經費越來越嚴格的管理使傳統管理模式已不適應，不同學科科研經費處理各異，經費項目復雜。而財務人員對于科研項目的立項程序、預算要求及進展情況等很難全面把握，科研人員對會計報賬流程、填寫合理預算均較為陌生。這些因素直接導致財務部門效率低下，科研人員預算、報銷耗費時間增加，削弱了提高經費額度、增加獎勵種類所帶來的激勵效應。因此，將財務共享服務中心應用到高校科研經費管理，可以加快處理流程，最大化地利用資源，具有較好的實用價值。1.2研究現狀。科研經濟收益吸引了大批優秀人才投入科學研究，但當前科研經費預算編制和報銷中存在的問題頗為突出。經費預算管理意識淡薄，預算編制缺乏科學性、準確性，預算執行效率低、監管較弱(高峰，2014)，報銷內容與項目研究方向不匹配。正確判斷票據，標準又不過于死板、生硬，對財務人員有一定難度。審核呆板，增加科研人員的時間成本，影響項目進度；審核松散，投機頻發(李全旻，2019)。如何寬嚴相濟，制度規范和積極性調動并舉，成為當前研究的核心所在。1.3研究內容及主要觀點。本文主要討論當前大力度科研激勵下高校科研經費管理現狀、存在問題、原因及在財務共享中心模式下緩解財務、科研人員壓力，增強科研激勵的必要性和可能性。本文主要觀點：加入財務共享服務中心平臺，利用大數據，科研人員可在平臺實現科學、合理預算編制和費用報銷，科研、計財處負責人可在該平臺處理審核程序，縮短財務辦理周期，資源有效配置，實現科研資金管理，服務科研工作。

2財務共享服務的理論概述

1993年，西方國家部分跨國企業的創始人提出了一種新的管理模式，即“共享服務”，在此基礎上，財務共享服務發展而來，研究對象是財務資源，本質是業務流程的整合優化和再造過程，目的在于降低企業財務核算成本，創造更多價值(張慶龍，2012)。利用大數據、云會計等現代信息技術，實現結構優化，流程標準、人員工作量飽和化的管理模式(程平、白沂，2016)。結構優化中，主要以客戶需求為導向，提高各部門間的關聯性，將重復性的基礎業務整合到財務共享服務中心，根據市場價格提供專業化、模式化的共享服務。主要包括：一是整合企業各獨立業務，增加相互關聯性；二是提供增值服務；三是獨立提供服務；四是節約成本、提高效率和創造價值。從模式上，它逐漸與云計算、大數據以及AI技術結合，實現對海量數據的分布式數據挖掘，快速完成數據處理與分析，提升效率、降低成本。從構建數量上，2010年起財務共享服務中心逐漸被企業管理所接受，2013年，財政部印發《企業會計信息化工作規范》，要求企業建立財務共享服務中心。2014年，已運行的財務服務中心超過450家(本數據引自陳虎，孫彥叢所著的《財務共享服務》一書)。從實施運作上，財務共享服務中心建設的提出，面臨流程再造、財務人員轉型和組織定位三大阻力。借助大數據、云計算等現代化技術，在財務共享服務中心模式下，整個預算流程實現高精準的管理。

3財務共享模式下科研經費管理的必要性和可行性

3.1必要性。財務共享服務中心模式在科研管理中極其必要。(1)預算流程更加科學。科學、自動化的財務共享服務中心能幫助科研人員自主完成合理預算編制，有效控制。(2)報銷流程更加快捷、準確。財務共享服務中心模式下，科研人員、各部門負責人均可通過線上大數據平臺實現操作，降低操作成本，大大減少因排隊報銷的時間。3.2可行性財務共享模式下科研經費管理不僅必要，且已可行。(1)ER系統基礎應用已經成熟。作為財務共享服務中心建設的基礎模塊，ERP系統在高校早已使用，已趨成熟。建立更加高效的財務業務處理系統，具有較強可行性。(2)財務共享中心模式日趨成熟。財務共享服務中心模式具體應用在各類企業中已充分發展，高校可借鑒大型企業推進財務共享中心建設的有益經驗，實現財務共享服務中心與高校科研經費管理的有效結合。

4A高校科研經費管理現狀、問題和原因分析

4.1A高校科研經費管理現狀。A高校是重慶市內一所由經濟、管理等學科協調發展的地方綜合性全日制普通本科院校。為響應國家創新驅動號召，A高校始終把科研激勵放在首位，陸續出臺了《科研經費管理辦法》等文件。科研項目管理部門負責科研經費的過程管理和橫向項目合同管理，財務部門負責科研經費的財務管理和會計核算工作，協助科研人員科學、合理地進行預算編制。為實現高層次人才引進和培育，地方政府、高校均建立了一系列科研激勵機制，提高經費額度，增加種類，推出納稅優惠政策。一方面，高校科研政策激勵性效果初顯；另一方面，紛繁復雜的預算填報、報銷流程使財會人員工作壓力猛增，科研人員苦不堪言。預算管理方面，該高校采用科研經費審核系統和科研系統的結合。前者負責申報項目預算審核，后者負責項目立項后預算填寫。項目正式立項后，項目負責人需要登陸該系統，嚴格按照既定的會計科目分類填寫，進行校內預算填報。報銷流程方面，該校運用費用報銷系統，通過網上進行科研經費的報銷。首先，科研項目負責人登錄系統財務處首頁下載各類報銷所用表格，將原始憑證作為附件，按魚鱗狀粘貼在《票據粘貼單》上；其次，登錄科研處首頁，在經費報銷處填寫報銷金額并打印；最后匯總各類報銷票據先送科研處審核，再交財務處審核報銷。若財務人員判斷該報銷內容或金額不合理，則無法報銷；若審核無誤，則由財務部門負責人向委托銀行發出付款指令撥款給科研經費負責人。4.2科研經費管理存在的問題。4.2.1經費預算管理存在的問題。當前，科研經費預算管理存在以下幾方面問題：(1)科研經費預算設置過細，涉及科目種類繁多，科研人員預算需要非常具體化。但預算計劃過細可能會違背科研規律，存在較多不定因素；同時增加了科研人員編制預算的不便。(2)科研人員預算編制不科學，缺乏合理性。科研人員申報科研項目時所作的預測，在項目通過后，通常還需攜帶相關材料到計財處，或者將相關材料上傳到信息門戶里的預算填報欄目，根據批復的預算額度再次進行預算填報。由于科研人員大多缺乏相關財務管理、預算知識，對政策理解得不夠，導致預算編制存在目標不相關、政策不相符及不合理三大問題。A高校為解決這些問題，采用了以下三種方法：(1)提供理論指導——《關于申報科研項目中經費預算的填報指導文件》。(2)由科研人員根據實際情況自行安排財務助理，相關費用計入間接費用中的管理費用科目。(3)財務人員提供專業指導。以上方法在一定程度上減小科研經費預算編制的不合理性，但卻產生了新問題：(1)增大時間成本和錯誤率。項目負責人需要花大量時間與精力學習相關項目預算編制原則、支出項目科目分類以及間接費用的計算方法等，且理解偏差，從而導致預算編制不合理。(2)預算總額約束，聘請專業財務人員所耗費的資金會增加科研費用支出，不利于科研項目有效開展。(3)加重財務人員負擔，影響其他會計事項的處理。4.2.2經費報銷管理存在的問題。(1)部分費用報銷要求過于死板、僵化。為保證會計信息準確，財會人員會嚴格審核教師所提供的一切原始憑證的正確性、合法性、合理性和完整性，而合理性通常是阻礙報銷進程的最大要素。如在差旅費處理上，科研人員出差學術交流，主辦方全程提供住宿、餐飲等，該科研人員在報銷環節只能提供來回機票票據，并擬將該費用計入差旅費。而會計人員有可能會拒絕此次業務的報銷，并要求科研人員提供出差期間無食、宿費的證明。根據合理性原則，差旅費應當包括來回機票、住宿和餐飲費，缺失內容，會計人員有理由懷疑該會計事項的真實性。(2)報銷流程不簡潔、效率低下，未完全信息化。為確保原始票據真實，高校選擇增加審核程序來減小由于會計人員主觀判斷可能產生的誤差。科研人員可能會在各部門領導簽字環節上浪費很多時間，導致報賬流程不暢。(3)線下審核的瓶頸現象。A高校選擇網上填寫預算申報、費用報銷，但仍需線下各部門領導確認。各部門領導時間上的不確定性、順序性使得報銷過程無法優化。4.3原因分析。本文認為管理制度不完善、信息化不充分是導致以上問題的主要原因。(1)管理制度不完善。在預算管理上，A高校出臺了相關政策文件以提供預算編制幫助，但描述過于繁瑣和專業化，導致科研人員依然無法得到有效指導；在報銷管理上，部分報銷管理設置不健全、不合理，導致與實際科研活動脫節。首先，科研過程中部分事項無法取得具體發票或者出現連續性中斷，從而導致發票無效的情況。固化、低彈性的報銷制度不符合科研活動的內在規律和要求。其次，報銷過程中，財務人員處理不及時導致部分科研人員大量發票的累積，甚至丟失。(2)科研經費預算編制的專業局限性。科研經費預算編制專業性強，科研人員通常對財務制度理解不充分，缺乏財務管理背景，科研經費預算的內容與會計科目的對應，在沒有財務知識、成本預算等相關理論的幫助下，科研人員很難作出一份科學、合理的預算。財務人員對各項目研究內容了解不全面以及時間限制，只能從經費預算的合法性、報銷票據的規范性等進行指導，這樣會增加財會人員的壓力。聘請專業的科研財務助理也會加大管理費用開支。(3)信息化不充分。A高校雖然應用了相關信息化系統來提高項目申請、預算填報、費用報銷的處理，但仍保留線下各部門領導確認環節，導致各系統無法對接，相關信息在該系統上無法實時共享，條塊分割，財務人員無法實現完整追蹤和有效控制。

5財務共享模式下科研經費管理模式探究

5.1充分利用大數據與FSSC科研經費管理的相關性。研究機構Gartner認為大數據是一種新處理模式下實現更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。高校科研經費規模不斷擴大，科研人員填報預算、報銷費用過程中產生的數據量隨之增多，形成了數據量大、數據種類多的科研經費數據庫。高校科研經費大數據包括科研人員個人科研項目所產生的歷史預算數據、同研究領域科研人員的相關歷史預算數據以及供應商數據等，大數據經分析處理后能夠為預算編制提供精確的數據參考，并為高校科研處審核項目預算、平衡預算提供決策支持。基于此，借助大數據背景下的財務共享中心平臺，科研項目組在編制項目預算時可根據以往經費實際發生、使用情況，以及同一類科研項目涉及的會計處理方法存在較小差異性這一特點，在財務共享服務中心找出不同類型的科研活動中各科目所需經費的大致比例，并遵循該比例填寫預算。在報銷費用時，科研人員將報銷發票掃描上傳入系統后，系統自動分類和審核，經初始化確認后，再移交到財務票據崗，可大大縮短票據審核時間。運用大數據和財務共享服務中心模式，使整個科研經費預算填報、報銷流程真正實現“網上一體化”，有效緩解傳統分支式管理中預算編制、費用報銷工作效率低下的痛點。5.2大數據時代基于財務共享服務中心的科研經費預算管理流程的優化。傳統科研經費預算管理模式下，易產生預算編制時間長、精細程度低、費用預算實施過程缺乏有效監督與控制等問題。財務共享服務模式下，企業費用預算管理系統(程平，白沂，2016)充分考慮高校科研經費的特殊性，提出財務共享服務中心科研經費預算管理流程。(1)預算目標。項目組負責人只需完成各項費用的預算編制。科研項目立項后，科研人員直接登錄預算填報系統即可找到該項目批準的預算目標。(2)預算編制。系統根據科研人員填報項目的所屬學科分類自動生成相關會計科目，科研人員可以從財務共享服務中心查詢該類學科項目的費用大數據，即自己以前完成項目的費用數據、同專業其他科研人員完成項目的費用數據、各類費用預算上限值和平均費用預算建議。在大數據支持下，編制出較為合理、科學的預算計劃。(3)預算執行。主要包括預算審核和預算控制：第一，預算審核。預算執行前，科研部門和財務部門相關負責人需要登錄預算處理系統，針對科研人員編制的總預算、各業務預算進行預算審批和指導。第二，預算控制(報銷)。在執行預算時，科研人員需將各類原始憑證掃描上傳到財務共享服務中心，財務共享服務中心票據崗采用一些人工智能的方法，比如RPA技術(程平，王文怡，2018)，進行票據自動化審核。票據歸類、票據內容和格式審核，預算指標與實際業務數據比對、合理誤差的預警、相關負責人審核通過或允許規定金額內預算調整，實現預算有效控制。財務共享服務中心可根據科研人員個人以往預算評價和項目完成情況優先處理，中心稽核組根據審批結果，再次稽核相關原始憑證掃描件和科研經費報銷申請單，確認無誤后，向銀行發送付款指令，完成資金結算。(4)預算評價。報銷流程結束后，財務部門根據財務共享服務中心生成的支付憑證進行相關賬務處理，財務共享服務中心根據該科研人員產生的預算相關數據對科研經費預算管理進行評價，并將結果保留在數據庫，為下次預算管理提供數據支持。

6結語

財務共享服務模式下，科研人員運用大數據在科研經費預算編制、費用報銷過程中更科學、流程更優化，資源配置更有效，科研經費在管理上就會收到事半功倍的效果。財務共享服務中心與科研經費管理的結合在實踐中還會遇到新的問題，希望本文能為相關領域的進一步研究起到拋磚引玉的作用。

參考文獻

[1]程平,白沂.大數據時代基于財務共享服務模式的費用預算管理[J].會計之友,2016(22).

[2]程平,王文怡.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷優化研究[J].會計之友,2018(13).

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作者:唐鑫媛 單位:英國蘭卡斯特大學管理學院