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摘要：改進和加強高職院校財務管理工作，有利于降低辦學成本，提高辦學效率，促進決策科學化。目前，諸多企業已經成功實踐財務共享服務模式，被證實可以運用于高職院校財務管理工作。通過闡述財務共享服務模式內涵及應用優勢，結合J高職院校管理現狀及存在的問題，深入研究該校實施財務共享服務模式的可行性及對應措施，探索改進高職院校財務管理制度和工作方法新路徑。

關鍵詞：高職院校；財務管理；財務共享服務模式

一、財務共享服務模式簡述

大數據時代，財務共享服務模式作為一種較為先進的管理方法已被越來越多的企業廣泛應用，一度掀起財務共享中心建設熱潮。財務共享服務模式是通過信息技術手段，以財務流程處理為主要對象，通過重構部門協作、規范業務流程，提升工作效率，以數據快速流轉為視角，為財務部門、部門與部門間乃至外部信息使用者提供專業化財務服務的創新性管理模式。該模式對計算機和網絡的依賴性更強，能夠在短時間迅速打破部門間因專業和業務內容不同造成的溝通壁壘，建立起接續性的業務處理模式，并且通過其共享服務中心發揮效能，將本應由人工才能完成的大量基礎性工作通過信息化手段分列完成，且能在過程中實現統一化、精準化的流程再造，將財務人員從繁瑣的基礎核算、重復的數據加工業務中抽離出來，將更多精力用于研究如何提升管理工作，充分發揮財務部門參與企業整體決策部署上來。總之，目前企業廣泛采用的財務共享服務模式已日臻成熟，并且逐步向其它領域和行業推廣，其中不乏在各級各類行政事業單位的成功運用。本研究即是該模式與高職院校財務管理改革聯系，運用相關理論及方法，結合實例進行深入分析。

二、高職院校財務管理現狀分析（以J學院為例）

J學院是經山西省人民政府批準、國家教育部備案的一所地方全日制公辦高職院校。作為該地區唯一一所高職院校，其對地方經濟和社會發展的作用不言而喻。近年來，隨著“雙高計劃”的不斷推進，高職院校之間的競爭日益激烈，J學院在立項建設山西省優質校的同時，積極組織省級高水平高等職業學校和專業群申報工作。此外，隨著新政府會計制度的出臺，政府對財政預算資金的管理愈加規范、嚴格，使得J學院迫切需要提高財務管理的靈活性、降低辦公辦學成本、提高資金使用效率和效益、規范業務流程等。經過20年的發展，J學院的財務規章制度不斷健全和完善，財務管理各項流程規范、有序運行，財管管理信息化水平不斷提升，已基本實現學雜費掃碼收取、票據電子化、預算管理一體化等，但對標新需求和新變化，現有財務管理模式的不足之處也日益凸顯，具體表現為以下方面：

（一）現有財務職能仍以核算為主，決策支持能力偏弱

財務部門應是學校發展的重要參謀部門和數據中心，能夠有效支持學院計劃、分析、控制、決策、評價等前瞻性工作，而不僅僅滿足于核算和監督的基本職能。而J學院目前的財務工作主要是審核報銷、資金支付、會計記賬、政府采購、資產管理、預決算編制、工資發放、學雜費收繳等常規性業務。財務人員過多精力被常規性業務占用，難以從事數據加工和分析工作，未能充分參與決策、評價等工作。

（二）財務隊伍不穩定，人員流動性較大

隨著優質校建設和“雙高計劃”的推行，J學院更傾向于引進教學科研型人才，導致教輔崗位編制緊缺。目前，J學院的財務隊伍中，非正式編制人員約占1/3，這部分人員由于身份待遇問題，缺乏職業認同感，流動性較大。其余人員雖是正式編制人員，但均是教師崗，承擔著教學和科研任務，流動性也偏高。

（三）財務管理信息化水平偏低

1.J學院部分系統如薪酬管理系統、人事管理系統普遍陳舊，已無法滿足學校內部管理和服務的要求一些基礎性、重復性工作仍然靠手工完成，工資、人事等數據統計工作仍停留在紙質化階段，缺乏統一的數據管理平臺。各部門用電子表格錄入、儲存數據，然后以紙質媒介進行傳遞，最后提交到財務部門。由于缺乏相對統一、標準的格式，導致數據質量參差不齊，其溯源性和信息透明度也較難保證。2.信息系統自動化程度不高首先，作為業務量最大的費用審核報銷業務，仍未實現電子報銷。目前，該校的費用報銷仍是財務人員輔助填寫并粘貼報銷單據，經辦人員將粘貼好的報銷單據根據相關審批權限逐個找領導面簽，最后由出納人員逐單付款。繁冗低效的手續產生了各種負面效應。其次，各類統計報表難以通過系統直接生成，仍依靠財務人員手動整理、二次加工，財務數據信息的利用度有待提高。學校也沒有建立統一便捷的平臺，幫助其他業務部門查詢和分析與其相關的財務信息。3.信息集成困難大、共享性低J學院目前已具備預算、決算、支付、賬務、薪酬管理、資產、政府采購、人事、招生、學生管理、教學科研等信息管理系統，但各系統自成體系，無法做到數據的有效銜接，導致信息集成困難大，共享性差。多個信息孤島的存在，一方面給各部門的工作帶來不便，特別是給處于后端的財務工作帶來很大挑戰。為了保證數據的準確性，必須浪費大量的精力反復溝通和確認；另一方面使得管理者無法及時獲取整合信息，難以宏觀把握資金使用和資源配置情況，難以及時發現預算執行過程中出現的偏離計劃、執行不及時等問題，進而難以實現高校優化資源配置和資金使用效益最大化。

（四）內部控制機制不完善，財務監管滯后

J學院目前已基本實現職責分工控制、授權控制、審批控制、預算控制、會計系統控制，但內部控制制度尚未健全，特別是隨著新的會計業務類型、新的支付手段不斷出現，現有的內部控制制度不能及時予以補充與修訂。由于缺乏與學校業務相適應的信息化控制流程，難以避免人為因素的干擾，使得內部控制的效果大打折扣。另外，由于大量的數據錄入和審核工作多集中于財務部門，且服務群體數量龐大、業務種類繁多，財務人員在審核及錄入過程中難免出現疏漏，無形中加大了學校所面臨的財務風險。科學的財務監管應體現在事前、事中、事后全過程，而J學院多是事后監督，加之學校資金性質種類偏多，使得資金管控的難度進一步加大。

三、財務共享模式在高職院校中的運用基礎分析

（一）高職院校財務具有采用財務共享服務的內生動力

為了加強學校的管理工作，管理者需要更加及時、快捷地掌握學校實時信息，比如資金使用情況、預算執行情況、各項目進展情況等，從而及時發現管理中的漏洞和問題，作出科學、精準、有效的決策。財務共享服務模式不但可以實現將業務從線下遷移至線上，將大量、重復的業務通過流程梳理、再造、標準化處理等方式實現集中處理，而且可以將財務業務端口前移，實現業務驅動財務、財務指導業務、業財一體的良性循環。這種模式一方面將財務管理和財務服務的職能分割開來，可以適當降低財務服務人員的比例，優化財務部門人員結構。另一方面，由于業務、財務系統的互聯互通和數據共享，可以大大減少業務當事人與財務人員的面對面接觸，提升財務服務效率和滿意度。

（二）外部監管倒逼高職院校財務部門提高信息化水平，為財務共享服務提供外在動力

《國務院關于進一步深化預算管理制度改革的意見》指出，用信息化手段支撐中央和地方預算管理。各預算單位應當充分運用規范的預算管理系統加強資金管理和內部控制，對信息系統建設實施歸口管理，將經濟活動及其內部控制流程嵌入單位信息系統，減少或消除人為操縱因素。可以看出，從中央到地方都高度重視規范工作流程、統一數據標準、推動信息互聯共享。高職院校要加強自身信息化建設，以適應外部監管要求，也為借鑒財務共享服務實現財務管理轉型提供了良好的機遇和動力。

（三）高職院校財務業務集中度高，便于進行標準化、流程化改造

據統計，J學院財務工作中排在前幾位的常規核算業務分別是：費用報銷業務、學雜費收繳、招標采購、資產管理、往來款管理、會計記賬和報表。其中費用報銷業務不僅工作量大、重復度高，且涉及的人員也最多。通過梳理不同類型費用報銷業務，發現其流程大同小異。因此，費用報銷業務最有必要也最適合進行標準化、流程化操作。如果采用財務共享服務模式，費用報銷系統上線是最可行的切入點。

四、高職院校推行財務共享服務模式的影響因素分析

（一）傳統管理理念的制約

J學院目前組織架構界限較為分散，各業務處室工作人員也習慣了自有系統的簡單操作和內部溝通方式的延續。而構建財務共享服務中心，必須重新研究改變現有組織架構，梳理舊的規章制度，重造業務流程，勢必會打破現有業務生態平衡。這是一場全局性的變革，已不是簡單的財務部門內部改革。變革則意味著崗位分工調整，學習新業務、新知識、新技能，可能在一定程度上引起部分教職工不適情緒產生。此外，任何變革必然會面臨一定的困難和風險，會對領導層最終做出決策帶來一定壓力。

（二）財務共享服務建設成本較高

財務共享模式的建立和推進是一項系統性工程，需要依托一定數量的硬件設施和運行人員。為了保證財務共享中心順利運行，需要電子影像系統、電子報賬系統、財務核算系統、資金管理系統、銀企直聯系統、電子檔案系統等信息系統的支持。不論是購買還是自行研發，都需要大量的人力、物力，特別是近幾年財政緊縮，可能得不到足夠的資金支持，將成為推行財務共享服務的一大障礙。

五、高職院校推行財務共享服務模式的對策分析

（一）加強宣傳和溝通，促進觀念轉變

建立財務共享服務中心，對任何企事業單位而言，都是一項涉及面較廣泛的改革。為了保證財務共享中心能夠成功建立并運行，上到高層決策者，下到廣大基層教職工，必須清楚認識到該項改革帶來的沖擊和紅利。要加強宣傳和溝通，讓觀念先行。比如學院可以充分利用各種有影響力的新媒體渠道，如：微信公眾號、微博、政府網站等，輔以圖文、短視頻，使內容更加有趣生動，易于理解。財務共享中心建成后，要繼續加強對財務共享組織架構、業務流程、系統操作、財務制度等方面的宣傳和培訓，保證財務共享服務能夠持續有效運行。

（二）整體布局，統一規劃財務共享服務模式

財務共享是個全局性概念，需要學院領導層站在戰略角度，打破現有管理模式，充分調動全院教職工的參與積極性，對全院的組織結構、業務流程、規章制度等進行全面梳理。一是重新思考各業務部門職能，界定各部門的權限和責任，做到數據有出處、可追溯、易對接、能共享。二是對各項業務流程重新梳理，區分常規性業務和非常規性業務。對常規性業務進行標準化、規范化、流程化，并通過信息系統進行流程固化、規則內嵌，減少人為干預。三是不斷完善部門規章制度、內控制度等相關制度，做到有據可依、有章可循、寬嚴有度。

（三）善于利用現有資源，以低成本實現財務共享

就財務共享與信息系統二者關系而言，前者是目的，后者是手段。一直以來存在一個誤區，就是要實現財務共享必須依托高信息化的工具才能實現，過于強調手段的重要性。其實，如果善于利用現有的技術手段和人力資源，也可以實現以較低成本實現財務共享。技術手段方面，比如可以利用釘釘軟件現有的設置審批流程、上傳發票附件等免費的基礎業務功能，低成本實現財務報銷、付款等業務。再比如掃描全能王軟件可以替代掃描儀，幫助學院減少固定資產開支。人力資源方面，信息系作為J院校最大的院系，開設有大數據技術與應用、計算機應用技術、軟件與信息服務等專業，該系教師不僅有豐富的教學經驗，還具備豐富的實踐經驗，對學院的了解遠遠比校外信息技術公司更透徹，在搭建財務共享中心時更具有針對性。如果能夠充分調動這些教師的積極性，將本院財務共享中心作為應用平臺，以期達到既為學校做了貢獻，又促進了自身成長的雙贏目的。總之，在預算不斷縮緊的情況下，J院校要搭建財務共享中心，一方面要充分挖掘現有的技術手段和資源，一方面不可操之過急，先搭建簡易共享中心，隨著條件的逐漸成熟再不斷完善。

六、結語

財務工作智能化的時代已然到來，財務共享服務模式突破了傳統財務管理模式的界限和弊端，是對管理模式的創新和變革，從根本上能夠提高包括高等職業院校在內的企事業單位的管理效率。因此，財務共享服務模式必然是未來趨勢。高職院校作為人員和資金密集型單位，應敢于突破，與時俱進，充分利用企業探索出來的先進經驗，在財務管理改革的道路上率先蹚出一條成功的道路，不僅為了提升自身管理水平和效率，也可為本地區本行業其他行政事業單位提供借鑒。

參考文獻：

［1］程平，王文怡.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷優化研究［J］.會計之友，2018（13）.

［2］陳虎，趙旖旎，黨梅梅.中興通訊全球財務共享的信息化實踐［J］.財務與會計，2015（15）

作者：劉容 單位：晉城職業技術學院