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摘要：科技的持續創新與信息技術的不斷發展，對傳統的檔案管理工作產生了深遠的影響，包括文件文書、音頻視頻、文獻資料等在內的各類檔案都能夠依靠計算機和互聯網進行傳輸和存儲，并且更有利于工作效率的提升。當前事業單位檔案管理工作正趨向于電子信息化發展，但仍存在一些問題亟待解決。因此，本文聚焦事業單位電子檔案歸檔問題并展開分析，以期為相關工作提供參考借鑒。

關鍵詞：事業單位；電子檔案歸檔

作為一項重要憑據，檔案資料記載著不同主體在不同階段的各類型信息，具有不可替代的作用。事業單位是我國社會經濟發展中的一類重要主體，在運行過程中產生了大量的檔案資源，隨著信息化時代的全面到來，事業單位檔案管理必然走向電子化發展道路。就目前而言，事業單位急需做好電子檔案的歸檔工作，不斷強化檔案的信息化建設并及時優化調整，在提高檔案管理工作效率的同時確保檔案信息資源的合理配置。

一、事業單位電子檔案歸檔工作中的問題

（一）缺乏明確的歸檔程序

考慮到事業單位的特殊性質，在實施電子檔案歸檔管理時務必要保證檔案資源能夠精準到位地進行歸檔。而當前事業單位電子檔案歸檔管理工作中最普遍的問題就是歸檔程序不明確，導致具有重要價值的檔案信息不能被正確歸檔。事實上，借助計算機對電子檔案進行歸檔是建立在對檔案信息進行嚴格篩查以及合理分類的基礎上，如果沒有明確的歸檔程序，計算機在搜索檔案信息時必然會陷入低效的狀態，同時也影響到檔案信息的準確性，這樣就違背了建立電子檔案的初衷。良好的歸檔程序還要考慮存儲載體的問題，這是因為電子檔案歸檔管理工作所涉及的檔案信息大都是需要保密的文件資料，普通的計算機硬盤在安全性上無法保障，很容易出現信息泄露，為此一定要具備安全高效的存儲載體。

（二）缺乏對歸檔信息真偽的甄別

事業單位電子檔案歸檔管理工作中的另一個問題是如何對檔案資源進行鑒定，從而辨別信息的真偽。眾所周知，事業單位所擁有的檔案量極大，需要進行歸檔處理的信息也很多，對這些信息進行準確鑒別是電子檔案歸檔管理工作的核心之一。鑒于此，事業單位電子檔案管理工作者在進行電子檔案歸檔時，必須要先對相關信息進行仔細鑒定，這樣才能保證檔案工作質量。而從現階段實際情況來看，事業單位電子檔案歸檔管理工作在信息真偽的鑒別上還存在很大的疏忽，往往尚未進行仔細鑒別就全部存儲到載體上，使得后續搜索信息的效率降低。當這些真偽不定的信息資料被大量存儲進檔案載體之后，一方面造成了檔案資料價值混亂且無法被有效應用，另一方面也加大了計算機操作的難度，使得與電子檔案管理相關的工作更加復雜。

（三）缺乏足夠的專業人員

對電子檔案的管理最終還是要落實到具體的人身上，即需要專門的操作人員來完成電子檔案資料的整理、錄入、存儲、提取等工作。當前事業單位的電子檔案歸檔管理工作還未發展至成熟階段，眾多機構對電子檔案的認知不夠深刻，再加上意識上的忽視，導致現如今真正具備電子檔案管理資質的專業人員嚴重不足。綜合來說，事業單位負責電子檔案歸檔管理工作的員工普遍學歷較低且綜合素質較差，難以勝任電子檔案歸檔管理工作的全部要求。對于事業單位而言，真正需要的是既掌握熟練的計算機信息技術，又具備檔案管理工作專業知識的綜合性人才，并在此基礎上能夠認識到事業單位的特殊性，從而在工作過程中認真負責。然而這樣的專業性人才嚴重匱乏，導致事業單位電子檔案歸檔管理工作的落實與發展舉步維艱。這需要國家和相關部門加大重視，加強對電子檔案管理專業人才的培養，切實提高其綜合素質。

二、加強事業單位電子檔案歸檔管理的策略

（一）制定并遵守歸檔程序，落實電子檔案歸檔工作

要想確保事業單位電子檔案歸檔管理工作的準確到位，就必須科學制定明確的歸檔程序，并嚴格遵守所制定的程序對檔案資料進行合理歸檔。在這個過程中，務必要仔細甄別檔案信息的正確性和有效性，判斷檔案信息的價值大小，然后按照價值分類將部分信息進行歸檔，而不是全部都存儲進計算機硬盤。同時，檔案信息的存儲一定要依托安全可靠的載體，且在文件保存格式上緊跟時代主流，比如當前多為DOC和DBF的文件格式。另外，對于事業單位電子檔案的管理，應當借助虛擬的電子檔案管理室進行統一化管理，這就需要做好事前布局規劃。為確保檔案信息的安全性，應當做好重要檔案資料的備份工作，以防在遭遇文檔丟失的情況下無法開展相關工作。除此之外，事業單位電子檔案歸檔管理工作還需要時間限制，過長的歸檔時間勢必會影響到相關工作的開展，這些都依賴于明確的歸檔程序。

（二）重視并實施真偽鑒別，做好電子檔案信息鑒定

基于上文提到的檔案信息鑒別的重要性分析，事業單位應當高度重視對檔案信息價值的判斷以及真偽的甄別，杜絕未經檢查就將全部檔案資料進行歸檔的操作，否則必然會影響到相關工作的開展。事業單位在進行電子檔案歸檔管理時，應事先成立專門的審查小組，對即將要進行歸檔操作的檔案信息進行仔細審查，判斷其是否具有歸檔的價值。對審核小組而言，應當秉承嚴謹的態度審核檔案信息的內容是否準確真實，以及內容是否完整。如果發現部分檔案信息所包含的內容有缺陷或者所反映的價值意義不大，就應當及時進行標注，并將其排除于歸檔操作之外。如此一來，可以極大地提升電子檔案歸檔的有效性，同時也便于后續檔案資料的查詢和利用，方便事業單位其他工作的開展。

（三）堅持并強化人才培訓，保證歸檔工作的高效

事業單位應準確認知電子檔案的價值作用，它不僅是信息技術發展下的產物，更是當今時代各項工作開展的重要基石。將這種新型的存儲技術應用在事業單位的檔案管理工作中，可以顯著提升工作質量和工作效率。因此，事業單位電子檔案歸檔管理工作為確保其高效開展，應當擁有充足的專業化人才。具體而言，一方面需要對現有的檔案管理人員進行持續的專項培訓，并不斷加大培訓力度，保證其掌握熟練的計算機操作技能和全面的檔案管理知識。另一方面需要從思想上進行教育引導，讓其意識到事業單位電子檔案歸檔管理工作的價值意義，從而在日常工作中時刻保持嚴謹專業的態度和積極健康的服務熱情。毫無疑問，對于現代化的檔案管理工作來說，電子檔案的出現提供了一條更高效、更安全的發展道路。事業單位作為擁有海量檔案信息的特殊機構，應當緊跟時展，全面推進電子檔案歸檔管理，采取針對性措施解決工作中存在的問題，切實做好電子檔案的歸檔操作，最大程度地發揮檔案資料的價值。

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作者：陳建英 單位：漳州市東山縣谷文昌廉政文化教育中心