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【摘要題】專門專業檔案

【正文】

國有集體中小型企業面廣量大，在國民經濟體系中扮演著十分重要的角色，做好這些企業特別是在一些企業破產過程中的檔案處置工作，對于防止國有、集體資產的流失，保護廣大人民群眾的利益，維護社會的穩定，具有十分重要的意義。

一、中小企業資產與產權變動檔案處置情況分析

中小企業情況復雜，企業經營管理水平參差不齊，檔案管理水平也高低不一，加之企業資產與產權變動形式多樣，因而在產權變動過程中檔案處置情況較為復雜。近兩年來，張家港市檔案局陸續對市經貿委、貿易局、交通局、糧食局、供銷社等系統的原國有、市屬中小型企業在改組、聯營、兼并、承包、租賃、出售、破產和股份合作等資產與產權制度改革中檔案處置情況進行了調研和執法檢查。在調研和檢查中發現，在資產與產權變動過程中，檔案能否合理處置，與企業原有的檔案管理狀況、企業的檔案法制意識、企業轉制過程中主管部門對檔案處置的重視程度、采取措施是否得力有著密切的關系。大致有以下幾種情況：

1.大部分企業原有檔案基礎較好，重視檔案工作的延續性、穩定性，檔案處置比較合理。這些企業的特點是有一定的規模，管理有一定的水準，員工的檔案法制意識較強，企業將檔案工作作為企業管理的基礎來抓，檔案管理走上了制度化、規范化、標準化的軌道，相當一部分企業檔案管理達到了省級以上的管理水平。在企業轉制過程中，企業領導高度重視檔案的處置工作，把檔案看成是企業資產的重要依據、憑證及企業生產、科研、經營管理活動得以延續和發展的重要基礎，按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的規定合理地處置了檔案的流向。企業在轉制前、轉制中及轉制后的檔案基本得到了穩定和延續，保證了檔案的完整齊全與安全。

2.部分企業原有檔案基礎較差，但由于補救措施及時，檔案得到了較好的處置。這些企業大多為一些主管部門下屬小型企業，由于規模較小，檔案部門對這些企業的關注較少，業務指導不夠，因此這些企業的檔案人員大多是憑傳統經驗管理檔案，歸檔質量較差。但在產權變動過程中，由于主管部門比較重視，采取了一些得力措施，進行亡羊補牢，在資產與產權變動過程中維護了檔案的安全。如市糧食局下屬的基層糧管所和糧貿公司，轉制前檔案意識較薄弱，檔案材料收集不全，臺帳不清，檔案設施陳舊。在轉制過程中，市糧食局高度重視檔案的處置工作，主動與市檔案局聯系舉辦培訓班，對下屬28個糧食企業檔案人員進行培訓，對檔案材料的收集、整理、移交提出具體要求，并組織力量認真補收散存的檔案材料，對各企業的文書檔案和會計檔案進行規范整理。在硬件設施上該局調整擴大了庫房，投入10萬元經費安裝了密集架，將28個企業的文書檔案與會計檔案全部移交到局綜合檔案室集中保管。由于措施得力，目前移交任務已經全部完成。

3.少數企業原有檔案基礎較差，在資產與產權變動中企業和主管部門對檔案處置未引起足夠重視，存在問題較多。這些企業多為一些已破產、破產未審結企業、切塊轉制企業和空殼企業。平時管理較為混亂，人心渙散，對檔案也疏于管理，檔案意識較差，在資產與產權變動過程中，主管部門沒有把檔案處置的組織管理工作納入企業轉制工作的議程同步進行，因此存在問題較多。如華億機械集團公司在破產過程中檔案柜已被變賣，檔案卻散攤于地上，在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，都未辦理借出、收回手續；破產未審結的市毛紡織廠的檔案雖大部分保存在原企業，但臺賬不齊、數目不清，已移交給切塊轉制企業的設備檔案、基建檔案和職工調出帶走的人事檔案，沒有辦理移交手續；空殼企業楊舍供銷社的文書檔案、會計檔案和部分退休辭職人員檔案，用編織袋堆放在職工宿舍里，很不安全。

4.個別企業原有檔案基礎雖然較好，但在資產與產權變動中未把檔案處置列入議事日程，同樣會給檔案的安全帶來隱患。如原市發電廠曾是張家港市的一家重要企業，檔案管理曾達到國家二級水平，該廠于2001年政策性關閉，由于主管部門沒有對檔案處置問題引起重視，在清理資產時，既沒有通知檔案部門參與組織指導檔案的處置，也沒有將檔案的處置列入資產清理程序，結果導致該廠除了設備檔案隨資產轉移，干部職工檔案被主管部門接收外，其余5800多卷（冊）文書、會計檔案仍留在原廠，無人管理，處于失控狀態，并有部分檔案材料外流。

二、檔案部門加強檔案處置監管的幾點做法

針對檢查中發現的問題，張家港市檔案局本著對歷史高度負責的精神，采取一系列舉措，加強對檔案處置的監管。

1.及時下發通報，引起各方重視。執法檢查結束后，張家港市檔案局向全市各鎮、各部門下發了《關于對企業資產與產權變動檔案處置情況進行執法檢查的通報》，并抄報市委市政府。《通報》下發后引起了各方面的關注，并引起了市政府主要領導的關注，時任市長的曹福龍批示“資產與產權變動的檔案保管十分重要，請檔案局將各鎮各部門檢查中發現的問題及要求整改的內容、時間等以書面形式，蓋好公章，寫清內容及要求，發至各鎮各部門主要領導。”

2.切實采取措施，責成有關部門及時整改。根據市領導批示精神，市檔案局依據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《檔案執法監督檢查工作暫行規定》的要求，向執法檢查中問題較多的部門和企業下發了《檔案執法檢查通知書》，要求他們采取措施限期加強整改。在此基礎上，又向全市各鎮各部門主要領導下發了《關于進一步加強企業資產與產權變動檔案處置工作的意見》，要求各鎮各部門全面組織檢查，對照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的要求，督促有關企業做好整改工作，并將整改情況用書面形式報市檔案局，由市檔案局組織抽查。

3.分類指導，組織整改。針對中小企業檔案處置的復雜情況，市檔案局認真組織人員進行分類指導，督促各鎮各部門和機關企業組織實施整改。根據企業轉制的形式和檔案的內容，按以下幾種情況進行處置：一是改制后仍為國有控股性質的，其檔案原則上整體移交改制后的企業，要求企業配備必要的人員、設備進行妥善保管；二是改制后為國有股權參股的，原企業檔案可向原企業或企業主管部門移交；三是改制后為民營企業或已破產和關停并轉企業，原企業的設備、基建檔案隨實物移交，產品科研檔案按有關政策移交或轉讓，企業原有的文書、會計、干部職工檔案一律由各鎮和有關主管部門接收；四是對于保管條件惡劣或企業因各種原因不能妥善保管的，督促各鎮和有關主管部門接收；五是企業轉制過程中形成的檔案，應由原企業主管部門或現企業分別保存一份。

4.積極參與重點企業檔案的處置工作。我們經調查了解到原市發電廠在政策性關閉過程中檔案處置工作存在的問題后，市檔案局立即與該廠主管部門進行了交涉，發出了《加強對原市發電廠檔案管理的意見》，責成主管部門明確分管領導和相關人員負責清理工作，并派出業務骨干，督促指導該廠及時清理回收外流檔案，收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，對全部檔案登記造冊，建立完善檢索工具。鑒于該廠企業檔案內容較為重要，數量較多，對于今后工作查考和研究我市經濟發展具有重要的參考價值，市檔案局決定把該廠檔案全部接收進檔案館作寄存處理，并積極爭取了4萬元經費，作為寄存該廠檔案的費用，目前該廠5883卷（冊）檔案已移交進館。

三、對加強中小企業資產、產權變動檔案處置工作的思考

隨著企業改革的不斷加快，企業兼并、改組、整體出售、破產、股份制改革等資產與產權變動日益頻繁，依法加強對這些企業的檔案管理，規范檔案處置行為，防止國有資產的流失，是檔案部門的一項重要職責，也是一項長期而又艱巨的任務。對此，我們要不斷地創新工作思路，堅持長效管理。

1.加大宣傳力度，強化企業依法治檔意識。企業檔案能否合理處置，企業檔案工作能否保持連續和穩定，很大程度上取決于各級領導及企業檔案人員的法制意識。因此檔案管理部門要多渠道、多形式地進行《檔案法》及其實施辦法、《江蘇省檔案管理條例》等法律法規的宣傳，提高企業領導和員工的檔案法制意識；要認真宣傳貫徹《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，進一步提高各有關單位和領導做好檔案工作特別是產權變動檔案處置工作的重要性的認識，在資產與產權變動中依法落實各項職責，規范檔案處置行為。

2.建立轉制、破產企業檔案申報制度，強化對檔案工作的監管。為了使轉制破產企業的檔案處置工作走上法制化軌道，檔案部門要根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的要求，制定規范性文件，建立轉制、破產企業檔案申報制度，依法要求企業及時向主管部門和檔案部門申報轉制、破產程序，將檔案處置的經費納入轉制、破產經費，在轉制、破產過程中保持檔案人員的穩定。

3.在檔案處置過程中，檔案管理部門要與企業主管部門密切合作，齊抓共管。中小企業資產與產、權變動的檔案處置工作涉及面廣、工作量大，光靠檔案部門很難完成如此艱巨的任務，要積極爭取企業主管部門、國有資產管理部門的支持，共同抓好這一項工作。要督促各企業主管部門本著“誰主管、誰負責”的原則，負責所屬企業檔案的處置和接收工作；要會同綜合經濟部門、國有資產管理部門加強對檔案處置工作的組織協調、監督和業務指導工作。

4.對轉制企業檔案工作要反復抓、抓反復。由于中小企業檔案人員流動性較大，檔案的質量容易出現滑坡，因此對企業在轉制前、轉制中和轉制后的檔案管理要常抓不懈，反復檢查，加強監管，使企業檔案工作走上法制化、規范化、標準化管理的軌道，保持連續性和穩定性。近幾年來，張家港市組織了多次轉制企業檔案“回頭看”執法檢查，并從2002年開始對檔案目標管理達國家級的企業實行文件材料歸檔質量年檢制度，有效地隱定了企業檔案管理的水平。

5.對破產關閉企業檔案及干部職工檔案的處置要特別引起足夠的重視。企業在破產關閉過程中往往人心渙散，管理松懈，極易引起檔案管理的失控。因此，檔案管理部門對破產企業的檔案尤其要引起高度重視，要及時聯系企業主管部門、國有資產管理部門積極參與破產清算組的工作，監督和指導整理破產企業的檔案，保證破產企業的檔案得到妥善處置、防止散失。干部職工檔案關系到人民群眾切身利益，大家對此關注較多，我們在檢查中發現幾起私自帶走職工檔案的情況，這給干部職工管理和檔案管理都帶來了隱患。因此，在企業資產與產權變動中對于干部職工檔案的處置，檔案部門要引起高度重視，并積極與組織人事、勞動社保部門協調，采取措施，嚴明組織紀律，嚴格按照《干部檔案管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》和《企業職工檔案管理工作暫行規定》轉遞檔案材料，嚴格按規定辦理相關轉移登記手續。