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[論文關鍵詞]建筑工程勘察檔案管理

[論文摘要]近年來城市建設的飛速發展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。

地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。

一、工程勘察檔案的特點

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。二、當前的勘察工程檔案管理

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。

（二）收集檔案的內容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。

（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業務知識，提高業務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。

參考文獻：

[1]陳作明，科學技術檔案管理學.檔案出版社,1998（9）版.

[2]薛四新、楊艷、黃有勛，現代檔案管理基礎，機械工業出版社，2007（1）版.