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摘要:隨著政府對住房保障工作的重視和不斷深入,為保障中低收入階層的基本住房需求,資格審核工作成為關鍵環節。在此過程中形成的檔案成為關鍵依據。本文針對住房保障資格審核過程中形成檔案的內容、特點以及整理方法進行了探討,希望對住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

關鍵詞:住房保障資格審核檔案整理方法

目前住房保障工作已成為社會各方廣泛關注的熱點問題,這項工作保障了中低收入階層基本住房需求,極大地改善了其住房條件,是一項深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房兩類。其中,保障性住房指政府在對低收入家庭實行分類保障過程中所提供的限定供應對象、建設標準、銷售價格或租金標準,具有社會保障性質的住房,包括廉租住房、經濟適用住房和政策性租賃住房;“兩限房”則是一種政策性的商品住房(限制房屋面積、限制房價),主要針對有一定購買力的中等收入人群。市委、市政府將在全市逐步建立廉租住房、經濟適用住房、限價商品住房為主,政策性租賃房為輔的分層次住房保障體系。本文主要探討住房保障工作中資格審核過程所形成檔案的特點以及整理方法。

一、住房保障資格審核過程中形成的檔案材料

住房保障工作起步時間不長,在實際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請核定材料,主要包括:居民購買經濟適用住房申請核定表(或家庭購買限價商品住房申請核定表或廉租房申請核定表);申請人及家庭人員身份證明、戶口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請家庭現地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權證或房屋產權單位的證明以及申請家庭成員、共居人現居住地居委會或村委會出具的居住證明);學生在校證明;申請家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領取退休金存折復印件或享受失業保險待遇的失業人員提供由管理部門出具的領取失業保險金期限、標準證明);原有住房已拆遷的,需提供《拆遷補償協議書》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優先輪候配售家庭在提供上述材料的同時要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優撫證明或軍轉干證明等等。

二、住房保障資格審核過程中形成檔案的特點

每一個申請購買經濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人都必須按要求提供上述材料,以致所形成的檔案材料具有以下特點:

1.內容單一。不論申請什么性質的住房,都須提供相應的材料,這些材料所涉及的范圍、內容大體與上述所列審核材料雷同,沒有本質上的區別,只是材料數量上有多有少。因此,住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內容比較單一。

2.數量大。由于保障性住房工作涉及廣大中低收入家庭,僅通州區低收入住房困難家庭就有1.2萬余戶(中等收入家庭不計算在內),申請保證性住房的家庭還是比較多的。從啟動保障性住房工作至今,我區就有近4千戶家庭或個人申請了“三房(經濟適用房、廉租房、兩限房)”。因此在住房保障資格審核過程中所形成的檔案材料雖說比較單一,但其檔案數量還是比較大的。

3.形成時間的不定性。對申請購買經濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人實行三級審核、兩級公示制度。三級審核:即由街道辦事處或鄉鎮政府對申請家庭提供的相關資料進行初審;區建委住房保障管理部門對申請家庭進行復審;市建委住房保障管理部門對申請家庭情況進行復核、備案。兩級公示:即初審后由街道辦事處或鄉鎮政府在申請人戶籍登記地、工作單位及居住地進行第一次公示;復審后由區建委住房保障管理部門在區政府網站和規定的范圍內對申請家庭人口、收入、住房等情況進行第二次公示。雖說審核程序、審核工作的時限是有具體規定的,但每一批次上報備案的戶數是不確定的。有時一批會達到上百戶,有時一批只有幾十戶,也有可能年底上報,第二年年初完成備案的。總之,住房保障資格審核是一項具有連續性的工作,不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時間,所以住房保障資格審核材料形成的時間具有不定性。

三、住房保障資格審核過程中形成檔案材料的整理方法

由于審核檔案材料內容單一,數量大,以備案時間作為審核工作的結束,因此在現實工作中,住房保障部門通常采用的整理方法有兩種:

(一)“年度——問題——保管期限”

首先,要按備案完成時間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經過“三級審核、兩級公示”后,才算完成此項工作。一方面審核時間較長;另一方面每一批次形成的文件材料數量不等(實際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此,筆者認為不宜采用檔案常規方法確定立卷歸檔時間,即等到下一年度的上半年再進行立卷歸檔。如按照此常規方法確定立卷歸檔時間,勢必會造成大量資格審核文件材料的積壓,不利于文件的管理和利用、易丟失,而且整理工作量也會很大。根據工作實際情況,整理工作應隨著資格審核材料備案的結束及時進行,以避免材料過多造成存放混亂。

其次,由于檔案內容同屬于住房保障資格審核材料,而且申請保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數超過30歲的大齡青年),每一份申報材料相對獨立、穩定,變化不大,只是在數量上小有變化,筆者認為住房保障資格申請核定檔案應采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理,既便于擬寫題名(由于檔案材料內容單一,只需將房屋坐落、申請人姓名、申請房源類型錄入即可),又便于錄入檢索,簡便、實用。

第三,根據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的精神,筆者認為住房保障審核材料屬于“本機關業務文件材料中行政管理、執法活動中形成的文件材料”范疇中的“20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料,保管期限30年”。因為住房保障資格審核材料只是對申請人申請購買“三房”資格的一種認定,其目的主要是審核申請人的條件是否符合國家住房保障相關政策,如條件符合則表示已具備申請購買“三房”資格,但并不表示已取得所購房屋的產權,只有取得房屋產權產籍管理部門頒發的產權證,才確認獲得已購房屋的所有權(有關房屋產權等文件材料應由房屋產權產籍管理部門立卷歸檔,期限為永久)。因此,將住房保障資格審核材料的期限定為30年是比較恰當的。

第四,案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應在一個目錄號下按照備案時間的先后順序大流水排列。后續工作產生的檔案材料按形成的時間排在資格審核檔案的后面。

這種整理方法的優勢在于:整理方法簡便,容易掌握,便于擬寫案卷題名。能最大限度的節約庫房空間。不足之處在于:后續搖號、配售工作中產生的檔案材料較少(主要是搖號結果、安置意向書等),形成的時間較晚,按年度——問題——期限立卷后和前面的資格審核檔案,不會在一卷或一盒內,不通過微機檢索,很難查找、利用。

(二)“一人一檔、一檔一盒”

首先,根據住房保障工作中每個申請人從資格申請到選房結束,整個過程所產生材料的多少決定裝檔案盒的厚度。筆者認為現實工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

其次,每盒中的檔案材料按照形成時間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號章)裝入盒中。可在檔案盒的脊背上用統一的格式標上申請人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。公務員之家

這種整理方法的優勢在于:在住房保障工作中每個申請家庭或個人的材料不論何時形成的將全部放在一個檔案盒內便于查找、利用。不足之處在于:占用庫房空間較大。

四、實際工作中存在的一些問題及解決方法

住房保障部門在實際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種:將申請購買經濟適用住房資格審核材料、申請購買兩限房資格審核材料、申請廉租住房資格審核材料,給三個目錄各自大流水編號。這種問題形成的原因主要是工作人員認為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數量。但這種做法會對后期檔案管理及庫房空間預留等問題產生不利影響。第二種:將一年內每種房的資格審核材料按照申報地區排列,同一申報地區的檔案材料排在一起。工作人員認為這種排列可以清晰地看到各申報地區每種房的資格審核檔案材料數量,但這種做法需要等到下一個年度再對其立卷歸檔,勢必造成檔案整理工作量急劇加大,且對“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

為解決此類問題,首先,要充分理解所涉及業務的基本內容、程序、目的。只有充分理解其內容、程序、目的后,才能根據檔案整理規范制定出合理的整理方案,將所產生的文件材料進行科學、規范、合理的整理。其次,要擺脫傳統的檔案整理模式的束縛,具體問題、具體分析。在一項工作中同一保管期限內按文件材料產生的批次立卷歸檔即可,沒有必要將同一類業務產生的材料人為復雜化,即便是有關聯的紙質檔案材料實體沒有放在一起,但只要從方便管理、利用的角度將必要的信息錄入電腦,不論檔案實體怎樣存放,通過電腦查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好檔案管理軟件在實際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的,只有熟練應用這些軟件,才能將檔案信息正確地錄入,便于查找、利用。