導語：國內電子文件管理中心建設綜述一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來，我國電子文件中心建設研究如火如荼，各種觀點紛呈，本文僅就電子文件中心建設的誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四個核心問題的研究成果進行綜述。

關鍵詞：電子文件中心；誕生背景；歸屬問題；角色功能；建設模式；綜述

我國對“電子文件中心”的研究起步較晚，直到2004年姚磊在《圖書情報知識》上發表《試論電子政務環境下電子文件中心的結構、原則和角色》一文，才揭開了電子文件中心研究的序幕。筆者在“中國知識資源總庫——CNKI系列數據庫”中，共檢索到2004年～2010年題名中含“電子文件中心”的文獻58篇（檢索日期為2010年12月6日）。文獻涉及電子文件中心建設各個方面，本文只對其誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四方面的核心問題進行綜述，以期引起研究的深入。

1誕生背景研究

關注“電子文件中心”誕生背景的研究，實際決定著對電子文件中心建設歸屬問題、角色功能、建設模式等核心問題的定位。目前的主要觀點有：

1.1社會信息化大發展說。邱曉威認為，電子文件中心建設有著較深刻的社會需求背景，我國信息化建設和體制改革的大環境就是電子文件中心建設需求的大背景。[1]丁梅在論述電子文件中心建設之必要性時也指出，電子文件中心建設是國家和社會信息化發展的要求。[2]

1.2電子文件數量激增說。張照余認為，電子文件中心是在電子文件數量激增的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心。[3]所以，姚磊也認為，電子文件中心建設首先是電子文件自身的需要。[4]

1.3電子文件利用矛盾說。胡杰等認為，電子文件中心的出現，源于電子文件在利用方面面臨的兩大矛盾：一是電子文件非科學管理與利用需求的矛盾；二是電子文件的網絡化利用趨勢與信息安全的矛盾。[5]丁梅也認為，電子文件管理和利用中面臨的兩大矛盾決定我們必須建立電子文件中心。[6]文藝則直言，建立電子文件中心正是解決兩大矛盾的良策。[7]

1.4電子政務發展需求說。曹書芝認為，電子政務系統下電子文件管理出現的一系列新變化、新問題，使得文件信息安全問題尤其重要，為了滿足電子政務的建設和發展，必須建立一個新的、集中的電子文件管理機構即“電子文件中心”。[8]胡杰也指出，政務發展帶來的政務網建設、政務信息公開、政務信息資源管理趨勢等，都要求一種能提供數據集中存儲管理及數據共享和交換平臺的新管理模式出現。[9]基于此，肖秋惠認為，電子文件中心產生的直接原因是滿足電子政務對電子文件的集中管理、安全保護和實時利用的需求。[10]與此同時，許桂清指出，政府組織結構的發展為建立電子文件中心奠定了基礎，《政府信息公開條例》的為建立電子文件中心提供了新的支撐點，電子政務系統的實施為建立電子文件中心搭建了可行性平臺，[11]以上三個方面，足見電子文件中心與電子政務發展之密不可分。

從上述文獻來看，由于研究者切入問題的角度不同，其得出的結論也不同。筆者認為，電子文件中心的誕生由多種因素促成，是電子文件自身、電子政務發展的需要，更是信息化建設發展的必然產物。

2歸屬問題研究

電子文件中心的組織管理機制問題，實質上就是其歸屬問題。

曹書芝認為，電子文件中心應置于檔案館的管理之下，這樣，有利于更好地體現檔案館的文件管理中心、檔案信息管理中心、檔案信息傳輸中心等三大功能。[12]胡杰認為，基于電子文件的前端控制思想和連續體理論，以檔案館作為構建電子文件中心的主體，不僅符合檔案工作者在電子文件管理中的定位，而且，符合從電子文件理論角度對電子文件中心的系統要求，也符合檔案館的工作職能，不存在任何“越俎代庖”的嫌疑。[13]楊冬權認為，檔案部門開展電子文件中心建設，能夠更好地實現文檔一體化的管理理念，保證電子文件、電子檔案的真實性、完整性；從制度層面掃除了檔案館提前接收電子文件進館的障礙，有利于國家檔案館更好地履行科學整合各類檔案資源的職能。[14]翟霣遠指出，在檔案館（局）建立電子文件中心，可以從根本上解決后續進館檔案的數字化問題，使檔案部門在未來信息社會中搶占“制高點”。[15]饒露認為，不管是基于實踐還是基于理論和法律法規，電子文件中心的管理主體都應是檔案行政管理部門。[16]從以上檔案界學者的研究成果來看，其觀點是一致的，主張將電子文件中心的管理主體置于檔案行政管理部門或檔案館之下。

然而，由于沒有相關法規政策明文規定電子文件中心的管理主體，從不同角度出發，可以得出不同結論。從電子文件產生和管理權限出發，其管理主體應為各機關辦公廳（室）；從電子文件的安全管理技術出發，其管理主體應是各信息主管部門；從文件有效管理和開放利用出發，應將其置于檔案行政管理部門即檔案局（館）的管理之下。對這一問題，王素立等希望，無論在邏輯上還是在物理上都應明確責任邊界。[17]許桂清、胡杰分別認為，是歸屬于以保管信息見長的檔案館管理還是歸屬于其他部門，抑或采取多元態勢，目前還難以定論。[18][19]

3角色功能研究

從目標定位來看，電子文件中心應成為：（1）現行電子文件的利用中心。張照余指出，電子文件中心是順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的，[20]因而，其收集范圍應是具有利用價值的現行電子文件，[21]許建智等認為，電子文件中心是電子文件的集中“著陸地”，主要工作就是負責電子文件的報送、接收和利用。[22]（2）永久保管電子檔案的基地。黃玉明認為，電子文件中心是檔案館的有機組成部分，其核心目標在于保證電子文件完整、真實、有效和長久可用。[23]（3）信息資源體系的子系統。胡杰認為，電子文件中心是一個承擔集中、分散、異構、可擴充、可集成、有統一數據模型、有多種角度視圖的、可交換的和安全可靠的復合數據庫系統，是信息資源體系的重要組成部分。[24]正因為如此，胡杰、張照余等強調，在電子文件中心發展完善的過程中，要始終突出信息服務利用的功能，[25]項文新等還強調，需要對采集到的信息進行必要的分類、著錄、標引，[26]陳勇還指出，應借助提供基于權限的電子文件全文檢索或瀏覽、電子文件借閱和歸還、專題或個人收藏、信息等形式，實現海量電子文件信息的綜合利用。[27]（4）電子政務建設的好幫手。電子文件中心既輔助了政務活動的開展，又實現了面向社會的政務信息公開，所以，黃建忠認為，電子文件中心是對電子政務系統功能的重要補充，[28]許建智等指出，電子文件中心在電子政務和檔案館之間擔當“承上啟下”的角色，[29]黃玉明、周建武等人在總結安徽省電子文件中心的建設時，也強調了其協助打造透明政府等方面的功能。[30]因此，姚磊認為，電子文件中心不僅是電子文件的管理者、文件安全的守護者，而且，是政府文件的整合者、政府信息的傳播者、政府信息的挖掘者、政府決策的支持者，[31]扮演著多重角色，兼具多種功能。

從技術角度而言，電子文件中心還應具備：（1）多媒體功能。胡杰指出，音頻、視頻等多媒體信息的集成將是一種潮流，需要通過建立多媒體數據庫、基于內容的多媒體信息檢索方案、流媒體技術等實現電子文件中心的多媒體功能。[32]（2）數據挖掘功能。采用數據挖掘技術，有利于通過對數據的分析處理，發現蘊藏在數據中的有用信息，挖掘數據內在聯系、規則和模式，幫助領導決策。如，安徽電子文件中心從技術路線上借鑒了國外標準（VERS）作為技術參考，基于XML技術將同一電子文件的元數據與文件編碼封裝在一個計算機文件中，[33]其EEP文件實現了信息的自包含、自描述和自證明。（3）互聯互通功能。各電子文件中心的應用軟件系統在平臺、數據庫、網絡、接口等各方面千差萬別，無法適應需整體協作的管理運作體系，陳勇認為，需要借助先進的網格技術（grid，一種面向問題和應用的技術）完善電子文件中心結構體系，[34]實現各類服務組件集成化，并以一種協同的方式共享，為用戶提供多種多樣的服務資源。如，江蘇常州市電子文件中心基于完善的OA系統和局域網網間聯系，[35]建成一個相對穩定、覆蓋面廣的文件資料收集網絡和運行機制。