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1工程檔案信息化管理與傳統管理方式之比較

統一工程檔案整理及裝訂要求，對工程檔案紙質載體歸檔工作進行輔助配合。檔案數字化是檔案信息化管理的前提，2011年為響應國家電網公司檔案數字化工作要求，在工程檔案歸檔工作中推行紙質、電子雙軌制歸檔管理，對2011年在建工程檔案進行全面數字化推廣。在工程檔案數字化過程中，我們充分利用國家電網檔案信息管理平臺系統提供的網上借閱功能、施工單位在線授權后的數據錄入功能及數據統計功能和項目管理功能，使得數字化后的工程檔案利用率迅速提高，尤其在工程結算、決算工作中得到了充分的體現。在工程檔案數字化應用推廣過程中，我們對工程檔案信息化管理方式與傳統管理方式特點進行了比對（如表一）。從表1中可以看出，檔案信息化管理方式明顯優于傳統管理方式，無論從工程檔案的管理還是從工程檔案的過程管控來說，都為檔案工作者提供了便利條件。因此，在工程檔案管理中推行檔案信息化管理方式是切實可行的。

2信息化背景下工程檔案管理的工作建議

通過工程檔案信息化管理方式與傳統管理方式比較，同時考慮各信息系統的全面應用、推廣，工程檔案來自各方面的電子數據也將不斷增加，在今后的工程檔案管理方式中應以檔案信息化管理為主，傳統人工管理為輔，兩者互相借鑒、互相補充，這應該是工程檔案管理工作的一個發展趨勢。但在向這個方向邁進的過程中，建議做好以下工作：（1）集中利用一段時間，逐步對原有庫藏工程檔案開展數字化工作，一方面以提高國家電網檔案信息管理平臺系統中工程檔案可利用數據，以逐步提高利用率。另一方面也是對庫藏工程檔案進行的一次徹底盤查、清點工作，摸清“家底”，理順庫藏紙質檔案。（2）對今后的在建工程，檔案工作者要主動出擊，及時與各項目主責部門溝通，及時了解工程實施進度，在工程開工同時及時在國家電網檔案信息管理平臺系統中對相關單位進行數據錄入授權，確保工程資料及時上傳系統，監督工程進度，及時跟進、縮短工程后期的結算、決算工作，以徹底改變工程實施中的“重進度、輕資料”工作方式。（3）做好國家電網檔案信息管理平臺系統各類工程檔案類型管理工作，明確管理要求及分類、整理規則。

3總結

國家電網檔案信息管理平臺系統的推廣應用，為工程檔案的管理、利用工作提供了新的工作思路，同時也對我們檔案工作者的信息化工作能力提出了更高的要求。希望大家充分應用國家電網檔案信息管理平臺系統各項功能，逐步摸索其潛在功能，提高工程檔案管理水平及利用效率，同時逐步提高工程檔案信息化管理水平。

本文作者：徐媚高艷工作單位：新疆昌吉電業局