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1新疆電科院信息資源開發(fā)利用的現狀

新疆電科院信息資源開發(fā)利用的現狀是采用公司統(tǒng)一推廣使用的協同辦公檔案管理系統(tǒng)，這就要求檔案管理人員在最初的收集、整理過程中必須形成電子檔案才能完成移交。新疆院是新疆電網和電力生產企業(yè)的專業(yè)技術監(jiān)督、技術服務、技術改造和技術開發(fā)中心，是一個知識密集型單位，由于所處地位和條件決定了電力科研行業(yè)信息資源需求量大。電科院信息資源的搜集手段有一個變化的過程，在計劃經濟時代主要依靠各單位之間的相互交流，無償提供。隨著計劃經濟逐步向市場經濟過渡，各單位知識產權意識的不斷增強，信息交流刊物的銳減，單位之間互為封鎖信息導致資源收集的難度越來越大。隨著信息化工作的不斷發(fā)展，網絡技術的不斷成熟，人們又從一條新的途徑可以獲取信息資源，而且感到更加便捷，當然收集的手段也是形式各異。因此出現了信息收集的不少，有用的不多，由于種種原因，到目前為止，電科院與其它單位相比信息化水平仍然有差距，在今后的工作中我們可以借鑒其它單位先進的信息資源成果進一步推動電科院的信息化工作的開展。

2新疆電科院信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢

電力科研單位的技術信息資源分兩部分，一部分是自產信息資源，如：生產試驗報告和科技項目成果，這部分也稱科技檔案，它的作用有兩個，一是信息功能，它的信息功能主要通過現有的檔案管理系統(tǒng)來實現，某個生產試驗項目的報告在另一個相似的項目中可以借鑒利用，二是依據和憑證功能。它的信息功能主要通過網絡來實現，它的依據和憑證功能目前主要由紙質材料來實現。另一部分信息資源是從外單位收集來的科技信息，以前主要是紙介質，現在逐步過渡到數字化信息在網絡上利用，從科研單位來講，外來信息資源主要是技術標準、技術規(guī)范、專業(yè)會議論文、科技期刊等，尤其是技術標準、技術規(guī)范的有效版本要及時更新，因為一方面試驗要采用有效版本，在質量論證評審時，論證機構要審查單位是否有失效的技術標準，對單位出具的試驗報告質量、資質和信譽度都息息相關。我們的設想是將自產信息和外來信息集成，形成一個完整的信息資源系統(tǒng)，建立起一個以網絡為支撐以數據庫為核心的一個新的平臺，也就是我們常說的數字檔案館(類似于數字圖書館)，或者叫數字化中心，這一信息資源系統(tǒng)的建立必將提高各單位的檔案利用率，最大限度的發(fā)揮信息資源的作用。這也是電科院檔案信息資源利用工作的發(fā)展趨勢。

3信息資源開發(fā)利用應該注意的幾個問題

信息資源及其開發(fā)利用在國家信息化建設中具有越來越重要的地位和作用，引起了社會各界的廣泛關注。發(fā)展是健康的，當然在開發(fā)利用工作中也應注意以下幾個問題：5.1進一步提高和深化對信息資源開發(fā)利用重要性的認識。信息時代的一個本質特征是信息資源成為重要的戰(zhàn)略性資源，但我國對信息資源的開發(fā)利用從整體上認識不足，在信息化建設中，重硬件、輕軟件；重網絡、輕信息，而且，有的單位領導人重生產、輕信息管理的現象普遍存在，有路無車，有車貨少的現象比較突出，要解決這些問題就要進一步提高對信息資源開發(fā)利用的認識。5.2處理好信息資源開發(fā)與應用的關系，信息資源開發(fā)的目的在于應用，應用也是檢驗信息資源開發(fā)的手段和標準，如果信息資源、數據庫放之不用或者利用率不高，數據庫就會變成死庫，只有在不斷的使用中才能體現它的價值。在實踐中經過不斷的修改、補充、完善，才能使數據庫的利用價值得到進一步的提高。要提高數據庫的利用率，開發(fā)商與用戶必須相互配合，開發(fā)商要了解客戶的需求，客戶應該有針對性的提出單位的工作性質及信息資源利用的側重點。行業(yè)與行業(yè)、單位與單位之間有差異，如電力科研行業(yè)和施工、安裝行業(yè)及業(yè)主他們的需求都有所不同，只有供求達到一致信息資源開發(fā)的成果利用率才會提高。5.3信息資源的開發(fā)利用與網絡建設要協調發(fā)展。網絡的應用特別是檔案管理系統(tǒng)的應用，是信息資源開發(fā)利用得以發(fā)展的重要條件。如果有了好的信息資源成果而受到網絡的制約，便與前面所說的“有車無路”同樣影響到信息資源的開發(fā)利用工作。

4結語

加強檔案信息化工作，將目前的大部分電子檔案處于數據積累階段提升到檔案信息化管理階段。對掃描成電子版的所有歷史檔案進行重新梳理、核對和整編，將積累的電子檔案數據處理成可靠的檔案信息資源，實現資源共享的信息系統(tǒng)。數字檔案是指運用當代信息技術，自動收集在生產、管理過程中產生的的電子文件信息，并對其進行管理，以網絡化的方式相互連接和提供利用，實現資源共享的信息系統(tǒng)。也就是說，只有通過計算機程序自動收集在管理和生產試驗中產生的文件，并最終進行有效的管理，才是真正意義上的數字檔案工程。檔案管理從卷冊延伸到每份資料、自動鏈接電子文件、在系統(tǒng)內實現對全部各類載體檔案的自動檢索。在電子檔案信息完整、準確、系統(tǒng)的基礎上，逐步對庫存檔案中的文本文件進行掃描，探討各門類載體檔案的數字化方式和方法。加強對外交流，學習先進的數字化檔案的新技術。不斷完善現有系統(tǒng)，特別是對歸檔的各種檔案的電子版自動收集和處理。當然還有些問題不是一下能解決的，如：深層次開發(fā)形成二次文獻問題、信息資源的深加工問題等，有待進行研討。總之檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一個持續(xù)發(fā)展的過程。繼續(xù)發(fā)揚與時俱進、開拓創(chuàng)新的精神，不斷探索檔案工作的新思路、新方法，創(chuàng)造性地做好檔案工作。不斷更新檔案服務理念，完善服務機制，改進服務方式，豐富服務手段，促進電科院檔案管理水平不斷提高，使電科院檔案管理工作不斷向前邁進。

本文作者：高艷單敏工作單位：新疆電力科學研究院