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一、檔案工作的歷史和現狀

1.檔案工作的歷史。在古代，檔案是統治階級政治斗爭的工具，是為統治階級服務的。由于封建統治階級的嚴密封鎖，檔案成為普通老百姓不能涉足的禁區。新中國成立以后，檔案機構在很長的時間內都是政府機構的組成部分，其主要職責是為政府服務。歷史的原因造成人們對檔案館敬而遠之，自然也想不到要開發利用檔案。

2.檔案工作的現狀。一直以來，檔案工作強調的都是保密。檔案管理人員長期在封閉的環境中工作，一方面讓檔案管理人員養成了默默奉獻、秘而不露的職業道德，另一方面也使得檔案管理人員服務意識淡薄，成了名副其實的檔案保管員。改革開放以后，國家減少了對企業的行政干預、鼓勵企業自我發展、自我經營，企業的生產經營、運行機制均以經濟效益為核心，檔案部門因為不能產生經濟效益而被歸入后勤服務單位，地位明顯下降，有些私營企業甚至不設檔案部門。一旦企業遭遇經濟危機必須減員增效或是國有企業改制時，檔案部門成了首選挨刀對象。如此一來，檔案管理人員的工作積極性備受打擊，變得消極、惰性，這種工作態度自然影響了工作，從而形成惡性循環。檔案管理真的變成食之無味、棄之可惜的雞勒了嗎？答案是否定的。在市場經濟機制下，企業對有關生產經營的信息極為重視，有些企業甚至派人到對手那里收集技術、生產、經營信息，企業非常需要能夠提高企業競爭力的科技信息，這為檔案工作的發展打開了一扇門，為檔案管理人員提供了展示自身才華的舞臺。與文書檔案、財務檔案、底圖檔案等相比，科技檔案的開發利用是最好的突破口。

二、正確處理保密與開發利用的關系

談到開發利用科技檔案信息資源，很多檔案管理人員的第一反應是泄密。我們強調科技檔案的開發利用，并不是說所有的科技檔案都可以隨心所欲地公布于眾。嚴格遵守《保密法》、《科學技術保密條例》和國家其它有關保密規定是檔案工作的基本原則，絕不能動搖。保密與開發利用是辯證的統一，信息開發與專利保護都是為了加速科技成果及時、有效、合法地推廣應用，促進科技成果向生產轉化。檔案管理部門要正確劃分科技檔案的密級，確定保密期限，并及時做好科技檔案的降密解密工作。另外，檔案管理部門應建立嚴格的科技檔案利用申請審查制度，凡涉及密級科技檔案，利用者必須填寫《科技檔案利用申請表》并交主管領導審批以防泄密。

三、提高檔案管理人員的綜合素質

現在是21世紀，是信息化時代。檔案館不再是帝王的藏經閣，檔案管理人員也不再是單純的檔案保管員。檔案部門應該集檔案的收藏、交流于一身，成為能夠提供檔案存儲、加工、開發利用等服務的信息中心。檔案管理信息化的實現取決于檔案管理人員的綜合素質。微笑服務、認真、負責，相信絕大多數檔案管理人員都能做到。但這遠遠不夠，目前的情況是很多檔案部門缺少復合型人才，即既懂檔案、又懂計算機和英語的復合型人才。試想如果檔案管理人員只能提供收集、保管、手工檢索這些最基本的服務，又怎么能對科技檔案進行有效的開發利用，又如何能融入到企業的生產經營中去？

四、加強科技檔案信息資源的開發利用

檔案管理已經到了必須改變的時候，須知，怨天尤人是解決不了問題的，必須面對現實，迎接挑戰，加強科技檔案信息資源的開發利用，融入到企業的生產經營中去。1.領導要高度重視科技檔案的開發利用。檔案部門及從事檔案工作的干部職工要與時俱進、改變觀念、勇于創新。要明確科技檔案的開發利用才是檔案工作的重中之重，收集、整理、存儲只是日常工作。分管檔案工作的領導要高度重視科技檔案信息資源的開發利用，在部門之間起好協調作用，配備相應的設備，撥給足夠的經費，以便檔案部門順利開展工作。2.提高檔案管理人員的綜合素質。領導再重視，設施配備得再好，最終也得由人來具體實施。檔案管理人員必須努力提高自身素質，熟練掌握Word、Excel等辦公軟件，掌握計算機檔案管理信息系統，具有一定的英語水平，了解企業生產經營所需的信息，做到有的放矢。分管檔案工作的領導應該選擇性地安排檔案管理人員參加一些生產、經營會議、學術討論會、成果鑒定會，讓檔案管理人員和搞科研、生產、經營的人員加深了解，一方面讓檔案管理人員搞清楚科研、生產、經營需要什么信息，另一方面讓科研、生產、經營人員明白科技檔案不是死的，如果加以充分利用是能夠創造出巨大價值的。3.提供網上檢索服務。構建企業內部檔案信息網，條件成熟的情況下，對外開放。現在有些政府部門已經開通網上辦事大廳。檔案部門也應該效仿這些政府部門，配備足夠的計算機、掃描儀等設施，構建檔案信息網，簡化查閱手續，方便查閱者。用戶注冊時必須實名登記并提供身份證號碼，如此一來即能在一定程度上控制科技檔案的泄密問題。很多檔案部門已經啟用了檔案信息網，但系統只錄入了檔案目錄，只能查到檔號、責任者、文件材料題名。僅憑這些信息查閱者無法判斷該檔案是否值得查閱。應該進一步完善檔案信息網，逐步建立檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫等多層次的檢索體系。學習中國知網或一些學術雜志網站的做法，將檔案的第一頁或是目錄收入檔案信息網。查閱者根據第一頁或目錄可以初步判斷該檔案是否對自己有用，如果有用的話再前往檔案部門查閱。有些科技檔案是外文資料（絕大多數是英文資料），檔案管理人員將第一頁或者目錄翻譯成中文（所以說檔案管理人員必須既懂檔案，又懂計算機、英語），如此一來，大大提高檢索的查準率，方便查閱者。4.做好檔案利用信息的反饋工作。檔案部門每到年底都會編制科技檔案統計年報，了解科技檔案利用情況，但通常只統計查閱人數、查閱卷（冊）數、復印份數。這些數據雖然也能反映檔案利用情況，但這只是表面現象，無法說明科技檔案直接或間接產生的經濟效益、社會效益，檔案部門在企業生產、建設中所起的作用也反映不出來。因此，必須認真做好科技檔案開發利用活動的記錄工作。在檔案查詢登記時，檔案人員多問問，將查（借）閱檔案的利用目的寫清楚，不能籠統地寫成“工作參考”。查（借）閱完畢，檔案人員應主動詢問查閱者是否實現了查閱目的、未查到的原因。檔案部門應制作檔案查閱聯系卡，附上聯系人、單位電子郵箱、聯系電話。當查閱者查（借）閱完畢，發一張聯系卡給查閱者，以便查閱者向檔案部門提意見或建議。檔案部門應將查閱者的姓名、單位、聯系電話等錄入計算機，統一管理。每隔一段時間，檔案管理人員應主動與查閱者聯系，了解科技檔案在實際工作中所起的作用、所產生的經濟效益和社會效益，然后編寫科技檔案利用效果典型實例匯編，最后發放給潛在查閱者。唯有此才能讓更多的人了解科技檔案的價值、產生走進檔案館的欲望，進而支持檔案部門的工作，尊重檔案人員，從而形成良性循環。通過上述措施挖掘出企業科技檔案的潛在價值，促進科技和生產的發展，提高檔案管理人員的社會地位，最終推動檔案事業的蓬勃發展。

作者:倪疏影單位:川化股份有限公司