導(dǎo)語：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理問題及應(yīng)對(duì)措施一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]本文從固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施等方面展開論述，從制度保障、意識(shí)提高、技術(shù)落實(shí)三個(gè)方面闡述了應(yīng)對(duì)措施的具體內(nèi)容，以期對(duì)提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理水平有一定的參考價(jià)值。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是指利用國家預(yù)算內(nèi)基本建設(shè)撥款、自籌資金、銀行貸款等多種籌資方式，以擴(kuò)大生產(chǎn)能力為目的而進(jìn)行的新建、擴(kuò)建、改建等技術(shù)改造基本建設(shè)工程和設(shè)備儀器的更新或升級(jí)換代等建設(shè)項(xiàng)目。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案(以下簡稱項(xiàng)目檔案)是指伴隨整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)流程(項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收等活動(dòng))而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價(jià)值的文字材料、圖表、照片、實(shí)物、聲像資料等，是對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記錄，對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)和后續(xù)維修、維護(hù)、擴(kuò)建、改建等活動(dòng)具有留存?zhèn)淇嫉戎匾饔谩?/p>

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

與其他類別的檔案相比，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案以建設(shè)項(xiàng)目為單位立檔，具有以下特點(diǎn)：1.涉及部門、單位多，人員廣涉及部門主要可分為內(nèi)部、外部兩種。內(nèi)部涉及檔案部門、技改部門、基建部門、設(shè)備管理部門、儀器管理部門、物資管理部門、財(cái)務(wù)部門等。每一個(gè)內(nèi)部部門在具體進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)候勢必會(huì)有對(duì)口相應(yīng)的外部單位，如基建部門對(duì)口的勘察、設(shè)計(jì)單位以及施工方、監(jiān)理方等，其中又會(huì)有總承包單位和多個(gè)分包單位；設(shè)備、儀器管理部門，物資管理部門等多個(gè)對(duì)口供貨方；技改部門對(duì)口上級(jí)撥款單位等。人員分為專兼職檔案人員、項(xiàng)目具體參與人員等。2.收集周期長一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期往往以年為單位，個(gè)別項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間長達(dá)數(shù)年甚至更久，項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生、收集周期也被拉長，為項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管帶來很多實(shí)際操作的困難。3.內(nèi)容多樣，數(shù)量龐大從基本概念和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來說，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的類型主要有基建檔案、設(shè)備檔案、儀器檔案、綜合管理類檔案、家具及工器具檔案等，每個(gè)類型的檔案又分紙質(zhì)、光盤等多種載體。只有全面、多樣地收集檔案，才能保證固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的方方面面都能保留下最可靠的檔案文件材料和歷史記憶。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題

從以上固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)可以看出其與其他檔案的區(qū)別，這也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的難點(diǎn)所在，其涉及領(lǐng)域廣、內(nèi)容紛繁復(fù)雜。主要包括：基建檔案涉及勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)總包、分包、監(jiān)理等多個(gè)單位，各單位負(fù)責(zé)的檔案專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，但人員流動(dòng)性大、管理制度缺失等問題嚴(yán)重，影響了基建檔案的質(zhì)量，加大了后期整改的壓力和難度；設(shè)備儀器購買時(shí)工作重點(diǎn)放在設(shè)備儀器實(shí)體到位，投入使用、具體操作等事項(xiàng)上，往往容易忽視相關(guān)文件材料的收集，導(dǎo)致各種資質(zhì)證書、裝箱單、檢驗(yàn)記錄、報(bào)關(guān)單等材料的缺失；技改部門為方便日常查找利用，將大量綜合管理類文件留存滯歸，導(dǎo)致綜合管理類文件材料在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前一段時(shí)間內(nèi)集中突擊歸檔，擠壓了全面自檢和整改的時(shí)間，使得檔案人員工作較為緊張和被動(dòng)。綜合分析，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題包括：1.建設(shè)單位、部門、個(gè)人之間權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)度滯后或執(zhí)行情況混亂；2.與檔案直接發(fā)生接觸的工作人員素質(zhì)參差不齊，崗位變動(dòng)大，導(dǎo)致工作中前后無法有序銜接、科學(xué)推進(jìn)；3.較長的時(shí)間跨度、較大的檔案數(shù)量帶來較大的工作量，效率的提高顯得尤為重要。

三、應(yīng)對(duì)措施

為應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理過程中存在的主要問題，建議從以下幾個(gè)方面著手改進(jìn)：

1.制度建設(shè)：清晰明確的制度保證項(xiàng)目檔案管理工作有理有據(jù)地推進(jìn)

國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家檔案局、國家發(fā)改委等部委先后就固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理頒布了相關(guān)規(guī)定，如《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等，以此指導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作。另一個(gè)層面上，各集團(tuán)公司及其下屬單位也根據(jù)實(shí)際情況積極制定企業(yè)集團(tuán)和各企業(yè)的管理辦法，如中國電子科技集團(tuán)公司制定的《軍工電子固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(試行)、《中國電子科技集團(tuán)公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則》(試行)等。除此之外，具體參與固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的各個(gè)內(nèi)部部門之間要理清流程制度，明確責(zé)任歸屬，制定相關(guān)制度辦法將檔案工作納入綜合考評(píng)，從制度上保證檔案建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)同步，減少因?yàn)閮烧呙摴?jié)而產(chǎn)生的額外工作量，同時(shí)最大程度地避免工作交叉、權(quán)責(zé)不清帶來的進(jìn)度滯后。各單位各部門與外部單位之間要以合同、協(xié)議等形式中的具體條款來規(guī)范和保證項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案工作的實(shí)施，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案進(jìn)行全過程、動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)的監(jiān)督，把握項(xiàng)目檔案工作在面對(duì)復(fù)雜環(huán)境時(shí)的主動(dòng)權(quán)，利用強(qiáng)大的法律和制度約束能力為檔案工作保駕護(hù)航。總之，要依靠制度來理清建設(shè)單位內(nèi)部各部門、建設(shè)單位與其他參與單位以及項(xiàng)目檔案相關(guān)人員之間的權(quán)責(zé)關(guān)系，使得各部門、各單位各負(fù)其責(zé)，確保不把時(shí)間和精力消耗在與項(xiàng)目檔案無關(guān)的事項(xiàng)上。

2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案相關(guān)人員的宣傳和培訓(xùn)

首先，要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案涉及部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作宣傳，使其明確檔案的作用，強(qiáng)化檔案意識(shí)，保證項(xiàng)目檔案工作能得到強(qiáng)有力的支持。其次，項(xiàng)目參建人員(如施工人員、監(jiān)理人員等)作為項(xiàng)目建設(shè)與檔案工作的直接責(zé)任人，在項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)知識(shí)方面具有較大優(yōu)勢，但對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度和管理水平上往往跟不上項(xiàng)目檔案的需要。為了提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量，強(qiáng)化過程控制，應(yīng)對(duì)與檔案工作相關(guān)的項(xiàng)目參建人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，使其提高檔案工作責(zé)任意識(shí)和檔案管理水平，普及基本規(guī)范和要求，為項(xiàng)目檔案后續(xù)工作的科學(xué)、有序開展打下良好的基礎(chǔ)。檔案管理人員在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和管理上有優(yōu)勢，但是對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具體建設(shè)內(nèi)容了解較少，相關(guān)知識(shí)(如土建、監(jiān)理、工藝等知識(shí))的儲(chǔ)備也趨于片面化，對(duì)判斷檔案文件材料的準(zhǔn)確性、完整性、專業(yè)性、檔案文件材料系統(tǒng)收集整理等相關(guān)工作有一定程度的局限性。基于此，對(duì)專兼職檔案人員進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案知識(shí)培訓(xùn)是很有必要的。

3.搭乘信息化快車

企業(yè)檔案信息化作為企業(yè)信息化的一部分，主要是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源通過技術(shù)手段進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。作為企業(yè)檔案工作的重要組成部分，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作耗時(shí)長、工作量大、涉及部門廣，對(duì)信息化的需求十分明顯，應(yīng)用效果較為突出。主要表現(xiàn)在以下幾方面：(1)有效提高項(xiàng)目檔案管理效率。項(xiàng)目檔案管理自動(dòng)化程度不斷加深，范圍不斷拓寬，檔案實(shí)體管理逐步簡化，項(xiàng)目檔案相關(guān)人員能夠以在線、離線操作等多種方式代替手動(dòng)翻查排列等工作，對(duì)檔案原件也有一定保護(hù)作用。(2)促進(jìn)項(xiàng)目檔案相關(guān)人員素質(zhì)的提高。從傳統(tǒng)手工或者單機(jī)系統(tǒng)的小規(guī)模封閉方式向信息化方式轉(zhuǎn)變時(shí)，基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件投入、檔案軟件功能不斷變化，對(duì)項(xiàng)目檔案從業(yè)人員的素質(zhì)要求也在不斷變化。信息化環(huán)境下，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理從業(yè)人員必須改變傳統(tǒng)做法，主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)。(3)促進(jìn)項(xiàng)目檔案服務(wù)水平的提高。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有保存?zhèn)淇嫉闹匾饔茫诤罄m(xù)竣工驗(yàn)收、擴(kuò)建、改建、設(shè)備儀器維護(hù)檢修等工作中具有不可代替的作用。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化既可以提高查詢效率，又可以豐富服務(wù)手段和內(nèi)容，同時(shí)滿足更加多元的利用需求。四、結(jié)語固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作千頭萬緒，只有各參建單位和相關(guān)人員權(quán)責(zé)清晰、意識(shí)到位，信息化等技術(shù)手段切實(shí)落到實(shí)處，才能推動(dòng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)全過程中的作用與價(jià)值。

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作者:王海靜 單位:中國電子科技集團(tuán)公司第十研究所