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摘要：檔案管理是將文獻資料、數據信息、人事檔案等內容進行歸檔、整理和保存的過程，其管理手段和效率直接影響著管理的實效性，當前，隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰，如何緊跟信息時代變化，更新管理理念、創新管理手段成為當前的首要任務，為此，本文通過對檔案管理現存問題的分析，剖析其未來發展路徑。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;現存問題;管理路徑

一、引言

檔案管理是一項復雜的管理工作，其內涵了文件資料、歷史文獻、數據資源等多項管理與服務內容，是企事業單位數據資源價值的核心所在，當前，隨著現代信息技術的發展與進步，電子文件、視聽資料、信息化資源等新型檔案管理內容不斷涌現，自動化、智能化管理手段更新發展，這給傳統檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，尤其是對機構龐大、下屬單位分散的企業，其檔案管理內容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問題更多，面對此種形勢，如何緊跟信息時代的步伐，緊抓機遇、攻克難關成為檔案管理創新發展的關鍵所在，具體而言，其應該重塑檔案管理理念，加速信息化建設、提升管理人員素養、創新管理模式，以此抓住信息化時代的發展機遇，將檔案管理工作推向更高層級。

二、信息時代下傳統檔案管理面臨的新挑戰

1.管理理念落后，尚未充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對文獻資料、數據資源及信息資源等多項內容進行收集、歸整、分類，從而為檔案內容的共享和查詢提供便利，這是檔案管理工作的根本價值體現，其內容作為企業數字資源價值的集成體，能夠為企業優化發展提供有效借鑒和參考，但是傳統的檔案管理狀態較為混亂，管理層對于檔案管理工作的重要性和實用價值認識不足，存在嚴重偏差，認為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統一的規劃設計，管理體制不健全、尚未形成系統的、規范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發揮，并成為阻礙企業發展的最大障礙。2.信息化建設相對落后，嚴重制約了檔案管理手段的更新發展。檔案管理是一項復雜、系統的管理過程，其管理內容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統的檔案管理模式中多采用手工形式對文獻資料、數據信息等內容進行搜集、分類、整合、歸檔，對于勞動力的依賴性較高，管理及維護成本較高，這在很大程度上降低了管理的經濟效益，更影響了檔案內容精準、快速查詢，而且，紙質檔案內容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創新發展是當前的迫切之需，但是因為管理理念、資金、設備等條件的限制，檔案管理的信息化建設一直較為落后，尚未跟上信息技術發展的步伐，并成為影響管理創新的主要瓶頸。3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規范化發展。檔案管理是企業運行發展的關鍵支撐，其內容與企業的經營管理理念、經營策略、人事管理等存在較大關聯性，規范、系統的內容管理能夠為企業運營管理的創新發展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標準、統一的管理體制為基礎和前提，但是從目前檔案管理現狀來看，其尚處于一個無序管理狀態，管理制度建設的滯后性，使得檔案管理工作無章可循，管理秩序混亂、管理人員素質低下、管理方法不規范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個動態發展過程，其范圍和規模均在不斷擴展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒有系統、規范的管理制度作為有效依據，使得檔案管理難上加難，無法實現規范化發展。

三、信息時代下檔案管理工作的新路徑

1.重塑管理理念，強化對檔案管理重要性的認知。檔案管理內容是企業信息資源的核心所在，其集成了企業運營發展的管理理念、行為規范、價值取向等內容，是企業提升管理效率，增強核心競爭力的關鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價值，使其成為企業管理工作的主要著力點，但是鑒于傳統管理理念的局限性，人們尚未認識到檔案管理的重要性和根本價值，致使管理效能低下，未發揮檔案管理的真正價值，而隨著信息技術的進步和發展，新型檔案管理內容和管理手段不斷涌現，這給傳統管理帶來了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創新發展的根源所在，為此，信息時代下，要實現檔案管理手段的創新、管理效率的提升，首要的任務就是重塑管理理念，深化思想認知，通過管理培訓、新理念引入等方式，突破傳統管理理念的束縛性，強化對管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認識上高度重視檔案管理工作，進一步增強管理、服務意識，從而緊跟信息時展變化，創新管理模式，并根據主體的不同需求，提供有針對性的、規范化的服務，真正發揮檔案管理工作的價值。2.創新管理模式，推進檔案管理效能的提升。當前，信息時代下，檔案管理的內涵和外延都發生了根本性的變化，傳統的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經無法適應新時期的管理要求，而且國家“十二五”規劃早已經將管理模式的信息化發展作為工作的重點，在此政策引導下，未來檔案管理的主要著力點管理模式的創新發展，首先，要加速推進檔案管理機制的完善發展，要制定一個系統性的管理制度，將檔案內容的收集、分類、整合及歸檔等都納入細節規劃，制定統一的規章制度及流程，明確管理人員的職責分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規范化、統一化管理方向；其次，強化信息化建設，傳統檔案管理模式多采用紙質載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時，檔案內容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現代信息化手段，將其內容通過電子掃描、視頻拍攝、數字存儲等融入到信息化管理系統中，不僅能夠確保檔案原始數據文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內容的快速、精準查詢，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發揮的必要前提。3.提升檔案安全管理意識，促進檔案管理安全機制的完善。檔案管理內容與企業運行機制、管理理念、商業機密等存在多種關聯性，為此，其管理的安全性對于企業的生存發展至關重要要，當前，隨著計算機及網絡信息技術的發展，其便捷性、共享性、即時性及高效性給檔案管理帶來了諸多便利，對于管理手段的創新發展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來了新的發展思路，但是也伴隨著一些負面效應，一些投機分子，借助檔案管理系統的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統防護，非法侵入系統進行破壞性操作或遠程操控，竊取檔案管理內容，這給企業造成了極大的威脅和損害，針對此種問題，管理人員要樹立網絡安全防范意識，強化檔案管理系統的操作技能，加強系統的防護功能，對重要數據內容進行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時，要加速推進安全管理機制的建設，強化安全管理教育，建立安全監管部門，明確其監管范圍和職責內容，并制定安全預警機制，在發現安全隱患時及時報警、采取防范措施，將安全風險控制在最小范圍內，從而為檔案管理工作營造健康可持續的發展環境。

四、結語

當前，現代信息技術已經滲透到社會生活的各個方面，而檔案管理作為企業運行發展的重要內容之一，自然也面臨著信息技術帶來的沖擊和機遇，而且我國“十二五”期間，已經將檔案管理的信息化發展列為主要工作內容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規范，并確保其安全性和有效性，需要結合其現存問題，利用信息技術創新管理手段、轉變管理觀念、完善管理機制，從而充分發揮檔案管理工作的根本效用。

作者:吳明清 單位:欽州市國土資源局

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