導(dǎo)語(yǔ)：大數(shù)據(jù)背景下檔案管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

目前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理并不是一項(xiàng)輕松的任務(wù)，檔案管理行業(yè)亦是如此。檔案行業(yè)保存著全社會(huì)的檔案并且還要能夠在需要的時(shí)候提供這些檔案給社會(huì)使用，是直接對(duì)社會(huì)的原始資料進(jìn)行采集、處理、保管和利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的規(guī)模龐大、種類豐富，這對(duì)檔案管理提出了更高的要求。因此，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理研究是十分必要的。

一、將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

（一）應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案館更好地融入智慧城市

2013年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部提出了智慧城市的概念，并在一些試點(diǎn)地區(qū)展開(kāi)建設(shè)工作。建設(shè)智慧城市主要有“多用信息少用能源”“多用信息少受災(zāi)害”“多用信息多利民眾”幾項(xiàng)原則。檔案館可以永久的保存檔案信息，并且需要時(shí)候?yàn)榇蟊姺?wù)，是信息資源的聚集地，但是目前中國(guó)的檔案管理還有很多問(wèn)題，檔案管理方式比較落后、管理人才比較短缺，導(dǎo)致這些信息資源并沒(méi)有被好好的開(kāi)發(fā)與利用。智慧城市的建設(shè)是檔案館向前發(fā)展的一個(gè)難得的機(jī)遇，因?yàn)榻ㄔO(shè)智慧城市的重要之處就是要提高信息的利用程度。要想讓檔案館很好地融入到智慧城市的建設(shè)中就必須要讓檔案館的這些檔案信息融入智慧城市發(fā)展建設(shè)中，盤(pán)活檔案館的檔案信息并將這些信息中蘊(yùn)含的價(jià)值挖掘出來(lái)。但是當(dāng)下的社會(huì)檔案的規(guī)模以及數(shù)量超出了人力所及的范圍，因此唯有將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用在其中才能真正將檔案館融入智慧型城市中。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于電子文件的管理

1.應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)鑒定電子文件。因?yàn)椴饺氪髷?shù)據(jù)時(shí)代，電子文件的規(guī)模呈爆炸性增長(zhǎng)。這樣雖然這些電子文件蘊(yùn)含著極大的價(jià)值，但是卻很難將它們提取出來(lái)，甚至比過(guò)去的紙質(zhì)資源更難。我國(guó)過(guò)去都是使用“直接鑒定法”，指的是文件的鑒定人員直接一片一片的閱讀電子文件，從而判斷出電子文件的價(jià)值，但是后來(lái)龐大的數(shù)據(jù)量證明這種鑒定方法并不能滿足需要。最后比較適合的是一種宏觀的鑒定方法，先是通過(guò)在整體程度上判斷機(jī)構(gòu)形成有價(jià)值的電子文件能力，然后收集這個(gè)機(jī)構(gòu)的電子文件。當(dāng)然這只是完成了電子文件管理的第一步，接下來(lái)就是對(duì)這些電子檔案進(jìn)行檢索以及對(duì)文件進(jìn)行分類、編研，最后是如何將這些電子信息提供給群眾使用。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好地解決這些問(wèn)題，通過(guò)安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器可以收集到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，然后可以建立數(shù)據(jù)索引，讓其成為可供搜索的鏈接。這些都是運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)輕松達(dá)到的目的，除此以外，還可以完成對(duì)數(shù)據(jù)的分類以及對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘。2.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助處理非結(jié)構(gòu)化的電子文件。電子文件的類型有好幾種，如今占大多數(shù)的是非結(jié)構(gòu)化的電子文件，這也是電子文件的發(fā)展趨勢(shì)。一直以來(lái)大多都是采用關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理，但是現(xiàn)在它已經(jīng)不能很好地滿足需求。如何達(dá)到處理龐大的電子文件又可以處理非結(jié)構(gòu)化的電子文件，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫(kù)是不二選擇。3.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用對(duì)于提高檔案管理的利用效率有很大的作用。近些年以來(lái)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些檔案數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法加入新的檔案信息的情況，這就和以前儲(chǔ)存檔案的空間有限導(dǎo)致無(wú)法再添加紙質(zhì)檔案的情況類似。在出現(xiàn)這樣的情況的時(shí)候，檔案管理部門(mén)就會(huì)有較大的自由性，比如在香港法律并沒(méi)有規(guī)定政府的檔案必須要?dú)w檔，導(dǎo)致很多檔案都被銷毀了，在這些銷毀的檔案中不乏含有很多具有很大價(jià)值的。現(xiàn)在的檔案館想要擁有足夠的空間來(lái)儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)，不可能是建立足夠空間的大樓或者是機(jī)房，唯一的辦法就是要優(yōu)化儲(chǔ)存的方式以及降低存儲(chǔ)的成本，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。在一些數(shù)據(jù)量更加龐大的行業(yè)，如電信行業(yè)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用于數(shù)據(jù)的管理，并且有很好的效果。因此，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)的管理是十分可行的。4.檔案管理技術(shù)可以幫助檔案管理從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理。現(xiàn)在的檔案使用用戶已經(jīng)不僅僅滿足于數(shù)據(jù)或者文件自身的價(jià)值，更多的是希望可以獲取到這些信息背后蘊(yùn)藏的更深層次的知識(shí)。因此，檔案管理應(yīng)該更多地注重為用戶提供知識(shí)。檔案館知識(shí)服務(wù)的主體應(yīng)該是技術(shù)與引擎，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以構(gòu)建更加新型的知識(shí)服務(wù)引擎。

二、檔案管理及備份如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)

對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。在大數(shù)據(jù)量的檔案儲(chǔ)存和管理的過(guò)程中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好的對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。建立大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園是國(guó)家目前完成對(duì)龐大的數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以及備份的方式。檔案管理也可以借鑒這樣的方式，建立一個(gè)區(qū)域性的或者是全國(guó)性的檔案?jìng)浞葜行模瑢⑷珖?guó)的檔案數(shù)據(jù)集中起來(lái)，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行更好的管理。開(kāi)發(fā)適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)分析工具。檔案管理行業(yè)想要真正提高自己的大數(shù)據(jù)技術(shù)就必須打破行業(yè)限制，尋求與大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司的合作，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)公司的特點(diǎn)就是懂得分析技術(shù)但缺乏數(shù)據(jù)，而檔案管理行業(yè)的特點(diǎn)就是有數(shù)據(jù)但不具備很強(qiáng)的分析數(shù)據(jù)能力。只有熟悉大數(shù)據(jù)分析的人才和懂得檔案管理的人才相互合作才能夠真正開(kāi)發(fā)出好多大數(shù)據(jù)分析工具。

三、運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)需要注意的問(wèn)題

（一）需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)

檔案有太豐富的資源，我們首先需要明確自己需要的信息到底有什么樣的標(biāo)準(zhǔn)；其次，要明確所需要信息的具體內(nèi)容是什么，這樣可以讓尋找信息的過(guò)程更有針對(duì)性。

（二）注意存在的潛在危險(xiǎn)

檔案資源的管理過(guò)程中也有可能會(huì)出現(xiàn)一些違法的行為，比如擅自篡改檔案信息以及對(duì)隱私的侵犯。因此，需要事先制定一些法律法規(guī)，并在過(guò)程中加強(qiáng)監(jiān)督，避免潛在危險(xiǎn)的發(fā)生。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案管理工作者必須抓住機(jī)遇，當(dāng)然在此過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)許多挑戰(zhàn)，面對(duì)這些挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員不可放松警惕。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)更多地運(yùn)用于檔案管理工作，檔案管理水平一定會(huì)有很大的提升。

作者:韓鴻立 單位:吉林省白城市通榆縣醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心

參考文獻(xiàn)：

[1]王學(xué)娟，楊陽(yáng)，閆桂蓮.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下承德高校電子檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016（6）：537-539.

[2]解云霞.基于大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)共享模式的電子會(huì)計(jì)檔案管理研究[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2016（10）：193-194.

[3]劉麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代下急救中心檔案管理信息化建設(shè)研究[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:，2016：2.

[4]楊似海，閆其春.大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書(shū)館檔案管理策略研究[J].四川圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2016（4）：35-38.

[5]李明娟.從“數(shù)字化”走向“數(shù)據(jù)化”——大數(shù)據(jù)下檔案管理工作發(fā)展道路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：171+145.

[6]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157-161.