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摘要：衛生行政管理部門工作類型甚多，其中衛生行政處罰檔案管理在行政管理工作中最為重要。依據衛生行政處罰檔案的管理標準，能夠對行政處罰檔案信息進行分類管理，同時還能為檔案管理提供一定的方法。只有將檔案管理進一步規范化，才能使衛生行政管理工作順利開展。因此，對衛生行政部門中處罰檔案的管理進行分析，提出更加完善的檔案管理方法，促使檔案管理制度更加完善。

關鍵詞：衛生行政；處罰檔案，管理方法；創新

衛生行政處罰檔案管理逐漸趨向于標準化，檔案信息的歸檔管理更加的規范化。衛生檔案管理工作人員要具有很強的檔案管理能力，主要工作是負責全市行政處罰檔案管理工作，還要參加省市舉行的衛生處罰檔案的評查工作。規范化的管理具體是指依據國家機構與監督管理相關的法律法規與之相關的政策制度，在政府相關的管理部門實行。為了提高檔案管理工作質量，要對衛生行政處罰檔案管理方式進行創新，提高檔案管理工作的質量。

一、衛生行政處罰檔案規范化管理的重要意義

衛生行政處罰檔案能夠記錄行政處罰管理的活動。衛生監督機構主要是開展對全市的行政處罰檔案及日常監督檔案的管理工作。隨著科技的發展，職業危害越來越多，隨之衛生行政處罰案件也就愈來越多。以我所在單位保定市衛生監督局為例，據統計，2013-2017年共產生行政處罰的檔案有2458卷。而且呈現每年遞增的趨勢，具體情況見表1。由此可見，行政處罰檔案管理工作越來越重要，并且在衛生行政監督過程中具有重要的使用價值，處罰檔案管理的作用具體表現在三點：一是衛生行政處罰檔案中記錄著大量的數據信息，能夠對衛生監督部門的執法行為進行記錄，并能保證記錄數據的準確性。同時衛生監督部門還能從檔案記錄的信息中對自身的監督行為進行評價，發現執法過程中存在的不足之處，并及時改正。檔案記錄方式能夠有限提高衛生行政部門管理工作效率，能夠根據準確的信息數據制定相應的監督管理策略，為衛生行政處罰檔案管理提供科學性的管理方案。二是衛生行政處罰檔案保存的信息類型多種多樣，其中包含圖片信息、錄音信息、網絡信息資料等。這些信息資料中有多數是針對衛生行政監督部門的執法活動進行的記錄，采用多樣化記錄方式能夠對行政處罰案件信息記錄更加完整，從而有效提升衛生行政監督部門的整體工作效率。三是是檔案分類管理。對衛生行政管理工作信息進行分類，并歸檔保存，不僅能夠提高衛生行政管理工作效率，又能提升衛生檔案信息使用率。

二、衛生行政處罰檔案在管理過程中出現的問題

（一）重視度不高。1、檔案管理工作認識不到位。專門的衛生監督機構起步晚，其前身是衛生防疫站，所以其成員大多是衛生監督人員。以保定市衛生監督局為例，共有在職職工30名，其中執法人員26名，占到86.67%，而檔案管理人員沒有（表2）。這些人員所學專業主要集中在醫學保健知識方面（表3），占到90%，這些人現場執法辦公能力強，而檔案專業知識和法律知識欠缺，這就造成了對檔案管理的輕視。2、制定衛生行政執法文件內容不全。由于非檔案專業人才，因此在制定衛生行政執法文件時，對行政文件的內容沒有按照相關的標準進行。這導致文件內容低俗，條理不清，進而增加行政人員的管理工作難度。衛生行政部門的行政處罰檔案需要參加全市舉行檔案審查工作，要保證檔案內容的完整，對行政文件進行歸檔保存后，使用者在查找相關文件資料時，會發現行政文件的使用價值低，為衛生行政管理工作增加難度。由此衛生行政文件的內容首先要達到檔案保存的標準，才會具有保存管理的價值。衛生行政執法文件在歸檔分類過程不規范，檔案管理人員對行政文件的分類標準沒有準確的認知，或者對行政文件保存不及時，這些都會為衛生行政檔案管理工作帶來負擔。同時檔案資料收集不全，對檔案資料類型無法分清，就容易將行政處罰文件與行政管理文件分為一類，這樣不利于行政檔案信息的使用。3、衛生行政處罰檔案管理人員能力水平不夠。由于檔案管理人員多是兼職，并未進行專業的培訓，專業知識不夠，無法對檔案信息進行有限的管理。再者這些檔案管理人員的技術水平不夠，無法對信息化檔案管理進行操作，致使衛生行政部門在檔案管理方面的發展落后，無法適應現代的信息化建設。因此，檔案管理人員在工作的過程中，對行政文件的歸檔分類工作出現紕漏的可能性會增加，容易造成部分檔案在管理過程中因技術水平引發的操作不規范問題，比如檔案編號不正確、分類不準確等問題。由此檔案管理的工作效率就會降低。最后管理人員缺少與檔案相關的專業知識，對新型的檔案管理技術，像數字化掃描、檔案整理與校對等一系列工作流程還不熟悉，從而增加行政處罰檔案管理工作難度，限制衛生行政管理部門的整體發展。（二）衛生行政處罰檔案管理設施存在不足。1、沒有完善的管理體制。我們現在的檔案大多還是紙質形式，這些紙質檔案大多被堆在辦公室，沒有專門的檔案柜，時間長了，很容易被腐蝕，弄皺，丟棄等，利用率不高。在對檔案的分類管理上并沒有采用專業人員，檔案管理人員的專業能力不夠，由此會造成檔案管理工作的紕漏。2、沒有一套完整的信息化系統。衛生行政管理部門資金投入量不足，無法購入大量的計算機設備，對網絡化信息技術的運用還不能全面的適應，無法將其運用在行政處罰檔案管理上。要想實現檔案信息管理，需要對傳統的檔案管理方法進行創新，采用信息化網絡技術對衛生行政處罰檔案進行管理。

三、進一步創新衛生行政處罰檔案管理的策略

（一）信息化手段的創新。由于衛生部門的行政檔案要通過省市舉辦的衛生許可檔案的評查才能進行歸檔保存，加大對重要檔案的保管力度，需要創新檔案管理方式。首先在行政處罰檔案管理部門開展檔案數字化，以此來保證檔案信息的完整性，同時采用信息化技術將行政檔案信息進行數字化加工，還能滿足檔案使用者的實際需要。其次對數字化加工的檔案信息進行編制，按照行政處罰案件的發生時間對檔案文件進行分類。最后，對如今只有電子文件形式的檔案信息的管理，就可以利用相關的計算機軟件對電子文件接受與保管。比如某市衛生行政處罰檔案管理部門就采用電子信息的方式將行政案件記錄，采用電子的方式錄入文件信息能夠保證行政案件信息的準確性與安全性。因此，檔案管理部門應該在檔案管理部門建立信息庫，并能夠形成完整的電子檔案信息目錄，方便檔案管理人員進行管理。還要加強對檔案信息化的建設，由于檔案管理人員檔案管理能力較強，主要負責的檔案管理工作是關于全市的行政許可、行政處罰檔案及日常監督等方面。積極參加省市舉辦的衛生許可檔案與行政處罰檔案的評查工作，能夠與相關的財政部門進行溝通，使政府加大對衛生檔案管理資金投入，為檔案信息化建設形成專項資金。并能夠為衛生行政檔案管理部門購進現代化先進設備，比如計算機、掃描儀、打印機與檔案信息管理的軟件。在增加檔案室的硬件設施時，還要加大對檔案信息的安全性管理。首先對檔案管理人員進行網絡知識培訓，保證管理人員在使用計算機時能夠對檔案信息進行保密，防止發生泄密的現象。其次要加強檔案管理部門的網絡系統的防御能力，防止系統被攻擊，并定期對網絡系統進行維護，及時殺毒。還可以對網絡系統進行加密，設置登錄權限，并設立專業的部門對網絡系統進行維護，并研究出新型的信息網絡，促使檔案信息化管理的安全性增加。（二）規范化的創新。按照相關的檔案管理標準對衛生行政各部門的檔案信息進行管理，由于保定市開展的衛生行政評查工作，這就需要對行政處罰檔案進行嚴格的而管理，對行政處罰檔案信息進行鑒定，將其裝訂成冊，之后分類歸檔。為確保行政處罰檔案信息的安全，需要對檔案按照相關的標準排列，將檔案卷進行編號，最后進行裝盒密封，能夠為檔案使用者在查閱檔案時提供便利。對檔案規范化管理的具體要要求有七點：第一，需要從衛生行政各部門挑選責任心強的員工，并對其進行培訓，使檔案管理人員的專業水平能夠得到有效提高，能夠適應檔案管理工作。第二，在行政處罰檔案管理中，采用預立卷制度。預立卷制度指的是將在衛生行政部門執法過程中形成的材料轉接給檔案管理部門，檔案管理對行政文件進行的審查與鑒定，能夠按照相關的編制條目對文件信息立卷保存。并以已鑒定的結果為基礎對行政文件進行歸檔保存，以檔案卷分類標準為行政文件進行排列。第三，對檔案文件保管方式進行優化，由于行政處罰文件的字跡大多數都是采用的黑色碳素筆進行書寫，字跡比較耐用，因此在對行政文件進行二次修改時不得采用彩色簽字筆。對于損壞文件，管理人員應該對文件進行復制，且將復制的文件與原文件一起保存，這樣的管理方式能夠為檔案使用者提供便利。在對行政處罰文件訂裝的過程需要根據原文件的實際情況。如果原文件的紙張較小或者裝訂影響文件的內容，這就需要管理人員對原文件紙張重新設計，之后在進行裝訂。對于紙張過大的文件，按照檔案卷的大小將文件紙張折疊，保證紙張的整齊。對于字跡分辨率不高的文件，應當為對原文件的內容添加附件，對需要添加附件的檔案，要將信封平放，將文件上的金屬物去除。第四，檔案管理的保管期限，以年為單位對檔案管理進行分類。在檔案分類較低的一級目錄里，按照行政處罰案件的結束時間、案件的重要程度對行政文件分類。第五，在裝訂檔案成冊時，以卷為單位對檔案資料裝訂，并能夠根據檔案文件的實際價值分為兩類，一類永久保存的檔案，在裝訂時采用專用的線繩，對文件進行裝訂。另一類是定期保存的檔案，使用訂書器對檔案文件的左側裝訂。第六，對檔案文卷的編號，從最低的分類項目標號，采用數字的方式對文件編號。比如使用阿拉伯數字“1、2、3”順序編號，管理人員并能夠根據文件的信息對檔案的內容進行填寫。第七，將檔案文件按照編號放在對應的檔案盒內保管。檔案盒有具體的要求，采用3cm、5cm中性的紙盒，防止裝檔案的盒子由于環境天氣的原因變潮，并在檔案盒上標有年份、保管期限、保管的機購名稱等檔案相關的文件信息。（三）管理模式的創新。現代網絡化信息技術的應用范圍甚廣，保定市的衛生行政管理部門也應該采用信息化網絡技術。信息化技術能夠提升檔案管理工作效率，使用計算機網絡促使檔案管理工作更加規范。檔案信息化管理是以傳統檔案保管形式轉換成以計算機軟件為主的數字化信息管理方式，將檔案的信息上傳到計算機，能夠減輕檔案管理人員的工作，同時提高檔案管理工作的效率。檔案信息化管理的使用，能夠對衛生行政管理部門的資源信息進行整合，使用相關的信息軟件，實現各個部門的檔案信息共享，從而提高檔案信息的使用率。例如，保定市將行政檔案管理工作相關的內容放在了監督審查上，并定期對行政處罰檔案進行評查工作。并將評查的結果公布到保定市的官方網站上，使評查的結果能夠公正公開，更好的為人們服務。創立衛生服務平臺能夠將使檔案管理工作更加方便，使行政處罰檔案的監督管工作更完善。同時相關的信息化軟件的使用，還能使衛生行政管理部門形成一個特定的檔案信息數據庫，能夠對檔案信息進行儲存備份，保證檔案管理信息的安全性，還能通過網絡實現真正的信息共享。（四）管理人員的創新。要求檔案管理人員要具有較高的綜合能力，有足夠的能力參加省市舉辦的衛生許可檔案的評查工作，因此需要建立一個專業素質高的檔案管理小組，來保證檔案管理信息化的順利進行。為保證檔案管理者，能夠在保定市開展的評查工作中，保證行政檔案信息的真實性，需要對行政檔案的評查標準進行理解。比如對衛生行政處罰事件的記錄準確，違法證據充足。在檔案管理部門要設有1-2名專業能力較強的人員，還要有一位負責檔案管理的專職人員。衛生行政管理部門需要從兩方面加強檔案管理人員的專業能力。一方面，提高檔案管理人員的知識水平，對管理人員進行小組培訓，并提高檔案管理人員對行政處罰檔案信息分析能力。另一方面要不斷加強對檔案管理部門與衛生行政部門之間的聯系，衛生行政管理部門對檔案管理人員進行專業的培訓，開設檔案信息管理相關的講座，使檔案管理人員能夠獲得更多的專業知識。

衛生行政處罰檔案管理方式需要不斷創新，才能使檔案管理工作的發展更加長遠。同時還需要衛生行政部門與檔案管理部門共同努力，創造良好的檔案工作環境，為提升檔案管理人員的專業素養創造條件。只有將檔案管理過程中存在的問題有效解決，能夠進一步完善檔案管理工作。在創新檔案信息化的管理中，能夠實現真正的檔案信息共享，促使衛生行政處罰檔案管理工作更加的完善，能夠適應現代化檔案信息發展。

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作者:宋濤 單位:保定市衛生監督局