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2005年8月，國資委印發《企業國有資產評估管理暫行辦法》（以下簡稱《暫行辦法》），明確了應當進行資產評估的13類企業行為。據此，各中央和地方國有企業陸續開展了國有資產評估工作，形成了大量的文件材料。這些文件材料真實、完整地記錄了企業國有資產評估工作的全過程。把這些文件材料系統、科學、規范地整理好、保管好，是企業的職責。建設既能滿足企業國有資產評估工作需要，又能確保相關檔案材料安全保管、便捷利用的國有資產評估檔案管理體系十分必要、意義重大。

資產評估檔案的特征分析

1.政策屬性資產評估是加強國有資產管理的基礎工作，是保護國有資產不流失的重要手段，有利于國有資產的保值增值。在《企業國有資產交易監督管理辦法》等法律、規定中均有在實施資產處置前進行資產前置評估的要求。各級國有資產監督管理機構履行出資人職責的企業及其各級子企業涉及的資產評估事項均應執行《暫行辦法》。資產評估檔案在企業的資產評估工作中產生，具有政策屬性。2.規范屬性資產評估工作的監管主體和監管方式、需要（或不必）進行資產評估的企業經濟行為范圍、受委托的資產評估機構的基本條件、資產評估項目的核準程序和備案程序、核準申請材料和備案材料范圍、國有資產監督管理機構審核內容等事項在《暫行辦法》中都有明確規定。各企業遵循這些規定制定本企業的國有資產評估工作管理辦法。受企業委托的資產評估機構也相應地制定相關工作規范。因此，資產評估檔案的規范性就有了保證。3.項目屬性資產評估檔案是資產評估工作各個參與方在資產評估項目開展過程中形成的，反映資產評估程序、支持評估結論的各類文件材料，包括相關企業行為的原始記錄、核準或備案報送材料、公示及備案過程中的各版本正式資產評估報告、公示函和公示表、各公示主體的公示反饋意見、往來函件、公示結論以及備案表等。這些文件材料均是以資產評估項目為核心。很多資產評估項目從開始到結束，往往跨越自然年度，將資產評估檔案作為文書檔案進行管理可能影響企業檔案工作的正常進行，也會影響資產評估檔案的質量。而將資產評估文件材料以項目為單位進行收集，作為專題檔案按照項目、文件兩級進行管理，可以較好地保持文件材料之間的邏輯關系，既可以全面展現工作，又便于歸檔工作的開展和檔案的保管利用。4.保密屬性部分資產評估項目為涉密項目，或者包含企業商業秘密的信息。對于這類信息，企業應遵守相關保密要求。保密要求不僅要嵌入包括評估機構委托、評估人員遴選、材料報送與傳遞、公示信息發布等環節的資產評估工作全過程，還要在后續的相關資產評估文件材料的收集整理和資產評估檔案的保管利用工作中得到嚴格遵循。資產評估檔案管理面臨的問題1.檔案管理要求亟待強化目前，《暫行辦法》第五條指出：“各級國有資產監督管理機構及其所出資企業，應當建立企業國有資產評估管理工作制度，完善資產評估項目的檔案管理，做好項目統計分析報告工作。”但在實際工作中，很多企業對資產評估工作產生的文件材料的管理和資產評估檔案的管理還比較薄弱，還未明確相關方的管理職責和歸檔工作細則。由于資產評估過程復雜、時間跨度較大，文件材料形成和流轉于多個參與方，各參與方的檔案管理水平不同，在沒有比較明確的檔案管理要求和操作規范的情況下，資產評估文件材料的收集整理工作難以系統規范、及時有效地開展，資產評估檔案的真實性、完整性得不到保證。部分形成時間較早的資產評估項目文件材料已經遺失，難以收集。2.管理人員檔案意識有待增強企業各層級管理人員對資產評估檔案工作沒有給予足夠的重視。一方面，資產管理部門沒有明確專人管理資產評估文件材料，歸檔職責不清晰，兼職情況比較普遍，人員變動頻繁；另一方面，檔案部門不了解資產評估工作，沒有督促資產管理部門開展資產評估文件材料的收集整理工作，也缺少監督控制手段，沒有及時提出歸檔工作要求。3.信息化手段缺失，管理成本高資產評估工作有評估機構、企業總部、企業下屬單位、國有資產監督管理機構4個參與方，處理環節達20多個，實物傳遞20余次。文件材料在資產評估工作中逐步產生，最終形成以項目為單位的歸檔材料。由于缺少貫穿整個工作流程的信息化管理手段，企業無法高效跟蹤項目進程，無法確定文件材料的真實性、完整性。同時，總體數量大，產生主體不同，缺少文件格式、封裝規范等細化規則，影響了檔案管理的效率。資產評估檔案信息化管理水平低、綜合管理成本高，在收集、整理、利用等方面均落后于其他門類的企業檔案。

資產評估檔案管理體系建設

1.梳理評估流程，形成歸檔清單深入理解資產評估工作，熟悉資產評估工作的基本流程是做好資產評估檔案管理工作的前提。資產管理部門和檔案部門工作人員通過對《暫行辦法》的深入學習和對資產評估工作的全面了解，共同梳理資產評估工作的流程，包括評估報告初核、外部專家復核、評估報告公示、系統審核備案、紙質資料報送等環節。在資產評估工作開展過程中產生的各類文件材料分別納入相關參與方的歸檔范圍（如表所示），由各參與方分別開展資產評估文件材料的收集整理和歸檔工作。2.建立管理團隊，強化檔案意識資產評估檔案是企業檔案的一個新門類。這類檔案的收集、整理等工作，需要素質高、專業能力強的人員和團隊。企業可將資產評估檔案納入專題檔案進行管理。資產管理部門設置資產評估資料管理專員，檔案部門指定專人協同資產評估資料管理人員開展工作。企業還應針對相關人員定期開展檔案專業知識、資產評估知識培訓，強化工作人員的檔案意識。3.借助信息化手段，實現降本增效在資產評估工作中，各參與方內部一般通過OA系統（或電子郵件）傳遞文件。評估報告等材料的正式版本在歸檔時一般需要通過郵寄方式。為了完成資產評估文件材料的日常管理工作，相關臺賬的建設、工作進度跟進、意見匯總等工作一般要在線下進行。傳統的工作模式不能滿足大批量、高強度的工作需要，精細化程度和管理效率都難以提升。企業可以結合實際，建設資產評估管理系統，通過系統固化資產評估工作流程，將管理要求、工作規范等嵌入系統，實現評估流程標準化、評估標準可視化、分析匯總自動化，不斷提升工作效率。在條件成熟的時候，企業可將資產評估管理系統與OA系統、國資委產權管理綜合信息系統、檔案管理系統貫通，實現資產評估工作信息化。與此同時，檔案部門應分析資產評估檔案文件材料的載體類型，制定詳細的立卷、組卷、歸檔方案，明確電子與實體檔案的關聯關系，通過技術手段確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，實現部分文件材料的單軌制歸檔。通過檔案管理系統與資產評估管理系統的連接，實時或者定期將批量資產評估檔案導入檔案管理系統，降低工作人員的工作強度，提升檔案管理效率。

資產評估檔案管理體系建設構想

1.資產評估管理系統和檔案管理系統協同優化在資產評估管理系統、檔案管理系統均已建成的情況下，系統的連接和協同成為提高資產評估檔案管理水平的關鍵。針對不同類型的資產評估項目，企業可以定制差異化的歸檔目錄清單，在不同的工作環節，以技術手段主動從前端系統獲取歸檔電子文件；在文件材料生成（或者定稿）的關鍵節點，向歸檔責任者推送歸檔提示，避免評估周期過長或流轉次數過多導致文件材料遺失甚至被篡改。以信息化手段促進資產評估文件材料及時、完整歸檔。針對涉及企業商業秘密的資產評估項目，兩個系統可以加載商業秘密管控模塊，對企業商業秘密實施有效保護。2.探索資產評估檔案單軌制歸檔目前，資產評估報告、公示結論、審核意見報告和資產評估項目備案表等文件材料只有簽字并加蓋公章才具有法律效力。這些文件材料以紙質形式存在。但在調閱利用檔案時，電子版本的資產評估檔案已經可以滿足需要。企業可以以資產評估檔案單軌制歸檔管理為目標進行探索。3.研究“屬地歸檔”機制，加強企業總部的監督管理目前，紙質版本的資產評估報告（終稿）、公示結論、審核意見報告和資產評估項目備案表在企業內部仍存在重復歸檔的情況，即企業總部和下屬單位分別歸檔。這樣做不僅額外耗費人力物力，還不利于統一管理。綜合考慮國資委對企業資產評估報告質量的要求和降本增效的要求，下一步，企業總部可以進一步明確資產評估檔案的歸檔主體和歸檔范圍，下屬單位按要求對紙質版本的資產評估報告（終稿）實施歸檔，企業總部僅將其電子版本作為資料進行保管。企業總部定期或不定期對下屬單位的資產評估檔案歸檔情況進行檢查，不斷改進資產評估檔案管理工作，增強下屬單位的檔案意識，提高資產評估檔案的管理水平。

作者：王向東 叢浩 張宸愷