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1檔案管理創新體系建設

1.1管理思路上的創新

檔案管理是一門管理科學，他是社會科學的重要分支。因此，加強檔案管理體系建設，必須更新檔案管理的觀念。觀念的創新，主要包括：一是解放思想，更新觀念，牢固樹立利用者至上的觀念。由此，就要注重檔案管理的收集、整理和技術保護工作，積極開發檢索工具，尤其是重視現代化管理的投入和使用。要克服高校檔案館（室）盲目追求“小而全”、“大而全”的錯誤認識，做到“以藏為主、藏管結合、藏用結合、特色至上”。觀念的創新主要是檔案工作者思想的解放、工作方式的改進、工作效率的提升。思想解放是基礎，創新管理是前提。在觀念創新的過程中，始終貫穿著管理思想的創新，整個體系創新的效果受觀念創新的影響和制約。進行思路創新，需要對檔案進行法制化、知識化、社會化和現代化的管理。本著“以人為本，主動服務”的理念，檔案工作者要不斷滿足高校管理者、教師、學生，甚至社會的需求，作為檔案管理工作的中心環節和價值趨向。二是提高新時期高校檔案館（室）藏檔案的科學化水平。高校檔案館（室）是高等院校實現教學任務和教學管理的依據，而檔案是反映高等院校各項工作的真實歷史記錄。因此，也可以說，高校檔案館（室）是高校的信息資源中心。這個信息資源庫管理水平的好壞，直接影響著信息資源的利用水平。因此，科學管理高校檔案信息資源，是有效發揮檔案資源優勢的基礎和條件。高校檔案館（室）科學化水平，主要包括齊全的檔案來源、高質量的檔案整理水平、科學的技術保護配置、現代化的利用設施和高素質的檔案工作者。這些基本的因素，都需要有足夠的經費加以保障。也就是說，思路的創新并不是一蹴而就的，而是需要長期加以養成的結果。就經費投入而言，首先是要堅持長期投入的思想，只有投入才能有產出，經濟建設如此，信息資源開發也同樣如此；其次是要逐步加大投入，要不斷更新信息管理的硬件和軟件，加大對檔案管理人員的繼續教育，以適應社會和檔案事業的快速發展需求。同時，要有重點、有計劃地采集高校管理者、教職工和學生用戶等的需求調查，比如，對管理者而言以利用綜合性檔案為主，對科研工作者而言以利用技術檔案為主，對教師隊伍而言以利用教學檔案為主，對學生而言以利用學籍檔案為主，對高校階段性工作則有階段性工作特點等等，找準了自己的位置和服務的方向，進而在一定程度上為檔案利用者提供及時、準確、高效的服務。三是創新檔案管理方式。通常情況下，通過評價管理水平，對檔案管理的好壞進行確定。在評價檔案館管理水平的過程中，需要對實際情況進行綜合考慮，場所、設備，以及館藏等不再是單純的側重點。對于檔案館來說，實施檔案管理的重點應該是開發利用資源的程度和服務效果。通過對檔案館的管理工作重心進行相應的調整，進而在一定程度上將管理館舍設備、檔案資料向管理用戶和檔案員轉變。作為檔案管理人員，需要面向用戶，接近用戶，不斷了解客戶的需求，拉近館員與用戶之間的關系，進而在一定程度上為客戶提供優質的服務。四是人才資源管理上的創新。黨的十八大明確提出，要加強人才隊伍建設。作為高等院校檔案館（室），需要將人才資源作為第一資源，進一步克服高校檔案工作“見物不見人”、“重使用，輕培養”的思想，有針對性的培養和造就一支“作風正、素質高、工作實、技術精”的復合型高校檔案隊伍。首先，要重視現有檔案專業人員的繼續教育工作，這是提升隊伍履職能力的捷徑；其次是把好進人關，要把征招學歷高、善鉆研的高素質人才征招到高校檔案館（室），以此作為提高隊伍素質的關鍵；其次，要建立合理的激勵機制，能者上庸者下，對表現突出的檔案工作者要在職稱、職務、福利等方面予以傾斜，克服“干好干壞一個樣”的不良現象。

1.2創新管理模式

一是通過轉變角色進而轉變職能。高校檔案館作為機關部門，通常情況下都是非獨立結構，不能進行決策，通常情況下，掛靠在校辦或者校辦的一個科室中，執行相關的政策是其主要職責。在一定程度上，這種管理模式難以適應辦學需要。隨著高校管理體制改革的不斷推進，高校管理者逐漸意識到檔案管理工作的重要性。因此，在改革高校機構的過程中，將檔案管理從校辦或其他部門分離出來，將其確立為直屬單位，進而成為管理檔案的職能部門，并逐步走向決策者職位。二是加強高校檔案管理的前瞻性研究。高校檔案管理工作的主體地位形成后，需要對學校檔案管理的未來進行不斷的強化，進一步對檔案管理和高校發展的前瞻性特點進行把握，進而在一定程度上全方位地研究檔案資源、人力、開發，以及外部環境等，使得檔案機制高效運轉、管理有位。對于高校檔案管理科學化水平來說，要向創造性方向轉變，為高校檔案管理工作營造良好的環境氛圍。

1.3創新管理手段

一是創新信息化管理手段。由于我國經歷了一個計劃經濟時代，因此，在檔案管理方面依然具有計劃經濟運行和行政模式的濃厚色彩。在高校中傳統性傾向普遍存在著，依然通過手工的方式對檔案資源進行管理，進而在一定程度上對高校造成嚴重的影響，可喜的是，這種現象已被多數人所認識。轉變這一行為，逐漸成為高校檔案管理改革的重點。二是注重管理手段的多樣化。在對高校檔案管理科學化信息化管理的基礎上，不能放松和丟掉傳統方式的管理，防止從一個極端走向另一個極端。而是要搞好二者的結合，以提高工作效率和工作質量為根本。

2高校檔案管理創新與實踐

2.1樹立人本管理理念

通常情況下，人本管理是知識管理的核心，通過發揮館員的能動性，內凝外聯，創新改革，進而實現整體推進。進一步加大校內宣傳的力度，爭取學校相關部門的理解和支持，進而將學校檔案工作不斷推向新層次、新高度。

2.2加強信息資源建設，整合資源

一是優化組合館藏，進而提高檔案資源的利用率；二是利用信息技術。選擇相應的檔案管理軟件，對于數字信息進一步發掘、整理和使用，設計一個多功能網站，在一定程度上吸引客戶，進而指導用戶直接使用各種網上資源。

2.3管理人才資源

一是館員通過聘任競爭上崗，通過對崗位和工資待遇進行分級，進一步激發工作人員工作的積極性和主動性。二是完善的激勵機制。借助崗位輪換制，鼓勵館員輪崗，在館內帶動知識的流動，使全體館員在工作中不斷成長。三是繼續在職培訓。對館員加強在職培訓的力度，進一步更新和擴充專業知識，避免館員的知識結構出現老化，進而停滯不前。四是調整管理與利用的關系，平衡部門間的利益。在許多國家，檔案作為機密，是不能進行公開的，通常情況下，需要以國家利益為重，不能犧牲國家的政治利益，對國家的政治安全構成威脅。為此，需要與時懼進，對這三個關系進行正確處理，進而在發展中不斷創新，在創新中實現發展。

作者：白秀琴工作單位：平頂山工業職業技術學院