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檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2020年新修訂《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。”檔案數字化管理是檔案事業發展的必然趨勢，信息技術管理必將實現由傳統管理走向自動化管理的變革。

一、檔案數字化的意義

1.強化經濟效益。傳統紙質檔案的借閱、利用，需要對紙質檔案進行復印，對檔案管理人員的時間和辦公費用牽扯過多，導致辦公成本上漲，效率低下。檔案數字化管理能解決這一問題，電子檔案的查閱和利用可以利用網絡傳輸，有效避免對紙質檔案反復復印造成的人力、物力方面的浪費。2.提升查詢效率。當前，國家鼓勵和支持可開放檔案的查閱、利用。檔案數字化管理能達到快速檢索、異地傳輸、遠程利用、隨時可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實現檔案數字化管理之后，履行查檔手續的檔案利用者可以在檔案軟件系統中搜索關鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢效率。3.增強原件保護。通過掃描的手段將紙質檔案轉變為電子檔案，能對紙質檔案本身起到一個保護的作用。檔案數字化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應減少利用過程中翻閱對檔案原件造成的損傷，對檔案原件起到一個保護作用。用電子檔案代替檔案原件利用時，也可以有效避免孤本受限的問題。4.保障信息安全。在檔案數字化過程中，可以對破舊、損壞的紙質檔案進行修復，延長紙質檔案的壽命。另外，可以對形成的電子檔案進行備份和紙質檔案異地保存，可以有效規避由天災等不可抗力因素帶來的檔案信息丟失。

二、檔案數字化存在的不足

1.網絡信息安全存在風險。目前網絡全面普及，網絡信息安全問題變得越來越突出，電腦病毒、黑客非法入侵等問題均對計算機的安全性構成威脅，使檔案系統的安全性降低，讓檔案數字化管理存在風險。2.電子檔案存儲存在制約。電子檔案對存儲硬件的依賴很強，存儲硬件的損壞、丟失、性能差，都會影響電子檔案的安全性能。計算機應用軟件更新速度快，很多以前的電子文件在新系統中無法讀取。同一時期的電子文件也存在因配套的軟硬件設備不兼容而無法讀取的問題。電子檔案對計算機、移動設備的儲存容量也有要求，隨著檔案數字化的推進，電子檔案會越來越多，存儲容量也會限制電子檔案的安全及永久管理。3.檔案人員素質存在差異。檔案數字化對檔案人員的業務水平要求很高，既需要懂檔案專業的知識，又需要掌握掃描、數字影像處理、計算機基本操作等多種技術。檔案數字化也需要檔案人員有較強的個人素質，在工作中需要對破損原件進行修復裱糊、需要對掃描檔案進行圖像處理、需要對電子檔案進行格式轉換等。增強檔案管理人員的業務水平、提升個人素質，是企業檔案數字化的必要條件。

三、如何開展企業檔案數字化管理

1.健全檔案管理制度。檔案數字化管理是國家鼓勵和支持的檔案管理方法，檔案管理部門要建立健全檔案安全工作機制，完善檔案管理制度。結合企業的自身狀況，符合當前檔案數字化發展的趨勢，新建一套檔案管理制度，例如，檔案安全保密制度、檔案信息系統管理制度、電子檔案管理規范等。有健全管理制度的保障，檔案數字化工作才能穩步推進，向著程序化、流程化、規范化的方向前行。2.整合相應配套資源。（1）確保檔案的準確性。前期的整理檢查工作是保證檔案準確性的基礎，需要依次核對紙質檔案的內容、頁碼、順序、目錄。檔案數字化后的數據質量、圖像質量檢查也很重要，數據、圖像要清晰，內容要連續。后期要對數據聯接進行檢查，避免鏈接錯誤的發生。（2）完善軟硬件設施。檔案數字化建設良性開展的前提是配套的軟硬件設施，軟硬件設施的兼容性、穩定性、可操作性對于檔案數字化建設至關重要。配套的軟硬件設施能有效提升辦公效率，保證檔案工作中保管、統計、利用、保密等工作的有序進行。（3）持續開展檔案數字化。實現檔案數字化是一個長期的過程，企業存在的時間越長檔案就會越多，再加上分類標準的不斷改進，這些問題都會延長檔案數字化工作時間。另外，每年新形成的檔案也需要進行檔案數字化，檔案數字化工作是一個需要長期持續進行的工作。3.建立安全網絡環境。檔案數字化最顯著的特點就是依靠存儲和網絡傳輸，因此，受數據安全和網絡安全的影響特別大。網絡病毒、黑客入侵、木馬及系統漏洞等網絡問題是現實網絡世界中長期存在的。數據存儲的可靠性，數據傳輸的安全性，在檔案數字化過程中尤為重要。磁盤存儲RAID技術能保證基礎數據的安全，利用網絡防火墻、網閘、智能網關、網絡防毒墻等網絡安全設備，在物理上和數據上等多種渠道將網絡環境安全隔離并且能保證有效傳輸。同時，也要建立科學的監督管理機制，加強工作中的監管，設立相應的應急預案，保證電子檔案的穩定與安全。（1）檔案數字化存儲方式。傳統的存儲方式有很多，如：計算機存儲、光盤存儲、服務器磁盤陣列存儲，還有目前較為熱門的云端存儲。電子檔案對存儲方式的要求較為特殊，既要保證調取查詢的準確性與快速性，又要保證涉密級別的安全性與穩定性。因此，選用傳統的光盤和計算機等簡單的存儲方式就不是很理想。云端存儲雖然方便快捷，但電子檔案的安全性又會受到影響。因此，建立一個獨立的存儲機房，利用服務器及磁盤陣列存儲的方式目前還是最優之選。利用磁盤陣列的RAID（數據冗余技術）能保證本地數據的備份安全，同時機房還有UPS不間斷電源，可以確保服務器、磁盤陣列等硬件在斷電時受到保護。另外，還可以采取多種存檔方式共存。例如，異地備份、容災備份等措施，能確保電子檔案的存儲安全。（2）網絡環境及數據傳輸。可開放檔案的查閱和利用需要通過互聯網訪問和數據傳輸，將電子檔案的存儲設置在一個獨立的網絡環境中顯然不能滿足現階段檔案的利用要求，所以建立一個安全的網絡環境非常重要。我們可以通過網絡防火墻、網閘、智能網關、網絡防毒墻等網絡安全設備將檔案存儲環境與外界網絡環境既有效隔離又做到安全鏈接。（3）提升抵抗風險的能力。針對有可能出現的不同風險，進行評級并逐一制定應對措施，提升風險預警能力，通過一些手段可以有效避免風險的產生。對于不可避免的風險，制定應急響應預案，有計劃地進行預案演練，能將不可預知的風險損失降至最低。另外，要加強工作中的監管力度，提升檔案人員的應急處置能力，保障電子檔案的穩定與安全。4.提升檔案人員素質。在檔案數字化工作的開展中起決定性作用的還是人的因素。從目前來看，檔案人員的素質還不能更好地推進檔案數字化工作。應當強化檔案人員的素質能力，加強檔案業務的培訓、提高計算機操作水平、增加互聯網知識能力、提升系統操作的技能。同時也要強化檔案人員的道德修養，使檔案人員從思想上認識到檔案管理工作的嚴肅性，能做好檔案的保密、管理工作，不違背職業道德，做到認真負責、愛崗敬業。檔案數字化工作是現階段檔案工作的發展趨勢，是檔案事業長遠發展的根本需求，檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經之路。本文講述了檔案數字化的意義，找到檔案數字化工作存在的不足，并對企業檔案數字化管理進行了分析，在現階段的發展中，需要規范企業的檔案管理流程、更新檔案管理思路，轉變檔案管理理念。企業開展檔案數字化工作時，需要跟隨時展的步伐，提高企業檔案數字化管理的水平和能力，從而提升企業檔案管理的效率，進而為企業的發展作出貢獻。

參考文獻

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作者：崔旭東 單位：鐵法煤業（集團）有限責任公司檔案館