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摘要：隨著計算機信息技術、網絡技術的發展和應用，加快中專學校學生學籍檔案信息化建設步伐，發揮學生學籍檔案在保障學生就業和用人單位招聘、任用、考核等方面發揮著重要作用。本文分析了中專學校學生學籍檔案信息化管理內容、特點及意義。在此基礎上，立足學籍檔案信息化管理實際，提出了學生學籍檔案信息化管理對策建議，對做好新時代中專學校學生學籍檔案管理具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：學籍檔案；檔案信息化；人才培養

據統計，2019年我國中專校有1.01萬所，招生600.37萬人，畢業生493.47萬人。作為一名中專校學生在校就讀期間錄入的包括姓名、家庭住址、身份證號、學號等個人基本信息的中專校學生學籍檔案（以下簡稱“學生學籍檔案”），屬于中專校檔案的重要組成部分之一，是學生畢業擇業的重要憑證。隨著計算機信息技術、網絡技術的發展和應用，加快中專校學生學籍檔案信息化建設步伐，發揮學生學籍檔案在保障學生就業和用人單位招聘、任用、考核等方面發揮著重要作用。

1學生學籍檔案信息化管理內容

隨著計算機、數據庫、互聯網技術在學生學籍檔案管理中的深入應用，利用計算機、網絡技術、數據庫等技術，并以檔案管理理論為依托，為中專校學生學籍檔案信息化管理提供安全、高效的信息技術支持，將傳統的紙質學籍檔案進行電子化保存、整理、查詢利用等，從而實現學生學籍檔案高效、便捷查詢服務功能。1.1個人基本信息。中專學生學籍檔案包括入學時的報名注冊登記表、個人基本信息機讀卡、注冊學習專業，以及退學、復學、轉學、休學、出國等等學籍異動情況登記表、學生花名冊、校籍注冊表等等。1.2在校表現信息。在校表現信息主要是指中專學生在中專校期間的德、智、體、美、勞等全方位的表現情況信息。納入學籍檔案收集范疇的包括學生成績表、獎懲文件、在校表現材料等等。1.3畢業相關信息。主要是包括中專校學生的畢業實結、畢業論文、畢業（結業）證書、技能證書、畢業鑒定登記表、戶籍檔案轉遞單、畢業報到證存根、就業登記表等等。

2學生學籍檔案信息化管理特點

中專學生學籍檔案信息化管理就是定期不定期地將個人基本信息、在校表現信息和畢業相關信息通過計算機網絡、圖文掃描、光盤存儲技術等，將中專檔案信息進行信息化錄入、分類、整理和編目和維護管理等，表現出顯著的行業特點。2.1應用性。中專學生學籍檔案與普通高等學校學生學籍管理最大的不同點在于其應用性，即，重點收錄和記載了中專學校學生應用技能方面的檔案資料，并為中專校學生就業提供服務。這與中專校人才培養模式、任務和目標相一致。除了基本個人信息資料外，更多的是要收集體現中專校學生專業技能、技能證書、綜合業務素能等，體現學生應用型為主檔案特點。2.2多樣性。濟寧衛生學校擁有50多年的辦學經歷，是山東省較早建校的中等醫學教育專業學校之一。在校學生生源主要有：三年制中專生、“3+2連讀高職”、“技工”，面向西藏自治區的免費生。專業包括藥學、康復治療技術、護理、口腔修復工藝、護理、烹飪、眼視光技術等等應用技能型。無論是生源還是專業均體現出學生學籍檔案多樣性特點。2.3周期性。與普通高等院校學生學籍檔案相比，中專生的學籍檔案學制短、穩定性差、流動性強，從招生入學到畢業就業表現出明顯的短周期性特點，這一特點也增添了中專生學籍檔案管理難度，迫切需要借助現代計算機信息技術，轉變檔案管理模式，提升中專生學籍檔案管理效率。

3學生學籍檔案信息化管理意義

傳統模式下，中專生學籍檔案是從學籍檔案產生、發展、形成及保管利用等進行學籍檔案的收集、歸檔、轉遞和利用等。近。年來，隨著中專生學籍檔案種類的增多、形式的變化，學籍檔案收集不及時、殘缺不全、利用效率不高等問題日益顯現，通過信息化手段管理學籍檔案帶來了極大便利。3.1提升檔案管理效率利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術等，將學生學籍檔案信息錄入至專門的學籍檔案管理軟件，極大地減少了傳統紙質學籍檔案空間占用，增加了學籍檔案信息存儲密度，使得學籍檔案存儲量顯著提升。此外，根據學籍檔案管理軟件的應用，增強學籍檔案歸檔的及時性和準確性，并將學籍檔案建立專題數據庫，也便于學籍檔案信息整理、統計和分析。3.2便于檔案整理檢索。中專學生學籍信息化，即，實現學生學籍電子檔案管理模式。經信息化處理，由檔案管理部門將學生學籍檔案進行信息化編纂，并為每一份納入歸檔的學籍檔案文件編制唯一文件號，以及與之相對于的分類號和檔案號，學籍檔案歸檔時，即可實現學籍電子檔案主題詞標引和著錄。后期可通過輸入主題詞、分類號或用戶名即可實現檢索，極大地減輕傳統檔案整理檢索模式下的勞動強度。3.3利于學生畢業就業。中專學生學籍檔案信息化管理，能夠為用人單位、企業提供更為全面、準確、高效地了解中專畢業生在校期間的專業學習、專業技能、專業特長、性格特點及思想表現等等各方面的信息，從而為用人單位、企業更快了解學生、縮短實習考核周期、科學合理安排崗位等等，提供真實數據信息，在激烈的就業環境下，有利于提升中專生畢業就業率。3.4利于中專學校發展。中專生學籍檔案信息化管理，可實現“一次性錄入，多次性產出”“遠程服務、資源共享”，為中專學校專業設置、招生規模、行政管理等等，提供科學、準確的信息參考。例如，利用可靠、便捷的信息綜合分析能力，通過學生學籍檔案的綜合分析研判，掌握不同專業學生的就業情況，分析未來就業形勢，從而為中專校自身師資適時調整招生方向和規模等提供及時、全面的重要信息。

4學生學籍檔案信息化管理措施

隨著計算機信息技術、網絡技術，以及數據庫技術的應用和發展，迫切需要加快轉變學生學籍檔案管理模式，利用信息化技術手段，增強學生學籍檔案管理效率，發揮學生學籍檔案在學校發展、學生管理和就業等方面應有作用。4.1完善學籍檔案信息化管理制度。沒有規矩不成方圓。學生學籍檔案信息化管理首要是要有一套完善的制度作為保障。為此，要根據《檔案法》《保密法》《學籍管理暫行辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關規定，建立健全中專生學籍檔案歸檔范圍要求、收集責任主體、查詢利用程序、保密銷毀規定等等，并為學籍檔案管理人員提供專門賬號和密碼，為學籍檔案信息化管理提供可靠制度支持和保障。4.2注重學籍檔案信息化資源建設。學籍檔案資源是信息化管理之本、之源，離開學籍檔案資源信息化管理將成為無源之水無本之末。因此，要更加注重中專生學籍檔案資源的信息化管理，既要做好“存量數字化”，也要做到“增量電子化”，堅持存量與增量一起抓的工作思路。即，一方面，要對已經歸檔的紙質學籍檔案進行數字化掃描，并將學生的學號、姓名、專業、學籍目錄等建立一一對應關系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生學籍檔案電子化管理，按照“單軌制”管理理念，為中專生學籍檔案建立周密的學籍檔案信息數據庫，并在各系統間搭建相應的數據接口，實現學籍檔案信息數據共享，不斷豐富學籍檔案信息化管理信息資源。4.3夯實學籍檔案信息化基礎設施。學生學籍檔案信息化管理離不開過硬且完善的軟硬件基礎設施作為支持和配套。為此，中專學校應在有限的經費中，撥付必要的檔案管理所需費用，添置計算機、掃描儀、照相機、磁盤、光盤及軟盤等必須的硬件設施，此外，還要加大學籍檔案專門管理軟件的采購和應用。必要時，可邀請第三方專業機構，根據中專學校自身實際，開發專門的學籍檔案管理軟件，做好學籍檔案管理的規范化、專業化。此外，要加大學籍檔案信息化安全管理，使用正版的檔案安全管理軟件，添置電子密鑰和登錄身份認證系統等等，確保學生學籍檔案信息化安全管理。4.4增強學籍檔案信息化管理素能。學生學籍檔案信息化管理離不開一支綜合素質過硬的檔案管理隊伍。首先是中專學校領導要高度重視學籍檔案管理隊伍建設，采取繼續教育、外出培訓和合作交流等方式，拓寬學籍檔案管理者視野，提升學籍檔案從業者綜合業務素能。其次是中專學校學籍檔案具體從業者要保持高度責任心和職業榮譽感、使命感，根據學籍檔案信息化管理的現實需要，自覺做好計算機、互聯網、物聯網、大數據等等信息化知識技能的學習，切實增強學籍檔案管理所需新技能、新知識的儲備。

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作者:蘇洪鋒 單位:山東省濟寧衛生學校