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[摘要]傳統的采購業務流程已不能滿足現代企業管理需求。在信息量龐大的今天,使用采購和付款透明化、標準化的業務流程是企業管理者的需求,這就要求打破傳統采購與付款模式,以業務流程再造思想為基礎,運用現代信息技術對企業采購與付款業務流程進行再造,從而建立更為高效的符合企業內控要求的采購與付款業務流程,使企業管理更上一層樓。

[關鍵詞]采購與付款業務流程；內控

采購過程透明化、標準化,讓采購的每一個過程均留下痕跡,讓每一個業務都可追溯,對降低采購成本有舉足輕重的作用,是企業內控制度的需要,本文擬以采購業務流程為線索,探討erp環境下購貨與付款業務流程的內部控制設計。

一、傳統方式的采購與付款業務內控的局限性

由于技術條件的限制,目前我國大多數企業的采購與付款主要通過人工操作實施內控。在現代企業中,僅僅依靠這些傳統的手段無法滿足內控的要求,其存在的局限主要體現在以下兩個方面:

1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要的內容措施實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作,這些工作大多依靠手工進行。現代企業的經營環境復雜、經營內容廣泛、地理分布遼闊,管理的區域越來越寬,管理的內容越來越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統手段,效率低、速度慢、準確度差,需要花費大量的人力物力。現代經濟學理論認為,制度能否得到有效執行的一個關鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經濟效率低下可能造成企業的內控制度流于形式。

2.難以避免主觀因素的影響。現代企業提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執行過程中不能忽視人性的弱點。在我國企業,通過人工進行內控難以逾越以下兩個障礙,給企業留下風險隱患:(1)人情障礙。我國社會有重視人情關系的文化傳統,在對關鍵環節的控制中,難免發生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。(2)素質障礙。員工在內控程序執行過程中,由于各人業務素質的差異,難免發生錯誤或疏漏。

3.采購過程難以透明化、標準化。因在手工狀態下,對單據的查詢、追溯難度很大,難以實現采購信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關的制度,但對其執行的考核難發操作,故相關制度難免不流于形式,更談不上標準化采購。

二、利用ERP系統進行內控的優勢

利用ERP系統進行內控可以有效彌補現有人工控制的缺陷:

1.通過ERP系統的建立,統一了信息平臺,使業務和財務數據均來源于一個平臺,保證了數據的唯一性。

2.在統一的平臺上工作,極大地提高了工作效率。

3.將業務流程通過ERP軟件系統固化了業務流程并實施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。

4.因采購與付款的業務過程可以通過ERP系統追溯查詢,采購信息通過ERP系統公開化、透明化。

三、如何實現ERP下的采購與付款業務內控

ERP環境下的購貨與付款業務是優化了材料采購和物資審批流程實施辦法以及財務工作業務流程、操作流程等,優化了資金支出審批流程,提高了應對市場變化的反應能力和財務管理水平。通過崗位設置,將請購、審批、詢價、比價、采購、驗收、付款等崗位職責分離,從形式上保證了相應的獨立性,將請購、采購、驗收、庫房管理全部信息化,關鍵環節均留下可追溯的痕跡,做到采購全員監督透明化管理,使公司物流管理更精細,相關內控制度得到更有效的保證和執行。具體業務流程如下:

1.請購與審批

該業務流程是:對專用物資的請購,由物資需求部門指定專人根據生產計劃進行請購,在ERP系統內錄入請購單,根據物資用途注明請購類型、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等,由部門負責人審核請購物資的必要性和準確性,根據不同請購類型指定請購類型審核負責人,對該類型的請購合理性進行審核。

對通用物資的請購,在存貨管理模塊中預設本企業倉庫最低存貨量,只要現有庫存達到再訂購點就可以自動提出采購申請,由倉庫負責人進行審核。

為確保內部控制程序的有效實施,在ERP系統中,應統籌考慮符合內部控制要求的職責分工,請購與審批不能為同一人;請購權限的設定、請購項目的范圍、請購商品價格的預先設定和請購單的編制權限,應由具有相應授權的獨立部門和人員分別執行,ERP系統內的經濟進貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關批準文件。

在ERP環境下,系統應內置嚴格的請購業務批準程序,并且這種程序可以在ERP系統定制固化。應內置的批準程序包括符合企業請購政策的業務批準程序和不符合企業請購政策的業務的特殊批準權限授權。符合企業請購政策的業務批準程序包括采購量的審批和采購價格政策預前審批。在審核請購商品的品種、規格和數量時,應充分利用ERP的集成性,調用生產制造和進銷存等模塊的信息,設置不合格品種、規格和數量短缺報警機制,避免給企業造成經濟損失。

請購流程保證了物資采購從源頭得到控制

2.詢價與確定供應商,采購合同的訂立與審核

采購部門在收到請購單后,對經過批準的請購單發出訂購單。對每張訂購單采購部門應在確定的合格供應商中進行詢價。對一些大額、重要采購項目,應采用競價方式確定供應商,以保證供貨的質量、及時性和成本的低廉。詢價與確定供應商崗位應分離,不能為同一人。訂購單的內容應當包括:商品的品名、數量、價格、廠商名稱和地址。ERP采購系統雖是一個有效的采購平臺,但即使如此,供應商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程也需要用制度加以規范。ERP系統內供應商的資信、到貨率直接影響到對供應商的評估,所以供應商信息資料需要專人維護,應建立有效的供應商評審機制,只有評審合格的供應商才能進入供應商目錄。評估程序的不當或資料的不準確容易造成選擇供應商的不恰當,由此形成的不能供按時、保質保量供貨便是這一環節所面臨的風險。

在ERP環境下,系統應內置嚴格的審核程序,確保訂購單所列內容的完整性和可接受性,該程序的使用應由企業預先制定的最佳信息提供支持,該模塊應當具備及時更新的內容。例如,某種商品近期的市場價格(或可接受價格的高低范圍)、規格、型號以及供應商的距離、信譽等。為確保信息更新的準確與及時,同樣信息的更新必須由特別授權的人員進行修改并附相應的文件。在ERP系統中,在接收到已批準的請購單之后,系統會自動生成訂貨單并連續編號,經系統連續編號的訂貨單在經授權的采購人員確認之后形成正式的采購訂單和采購合同,采購合同經審批后生效,采購訂單會自動分別傳送至檢驗部門、倉庫管理部門、請購部門、財務部門。采購合同信息和采購訂單信息一致,采購合同除包含采購訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質量保證信息等,采購合同作為物流和資金流聯系的紐帶,而采購訂單主要是物資信息,和在ERP內將規定的內部審核機制固化在系統內上,應嚴格單據完整性檢查,審核項目不完整的單據將不能流轉到下一步驟。采購合同的訂立和審核不能為同一人。

3.驗收商品

驗收部門接受有效的訂單代表企業接收供應商發運來的商品,驗收應當逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符,如商品的品名、說明、數量、到貨時間等,然后盤點商品并檢查商品是否符合質量要求。

驗收是采購業務的重要控制環節,ERP系統中應當控制所收商品與訂單所列內容相一致。驗貨入庫后相關的采購單在ERP內部也會進行自動檢查,當差異超過了預先設置的界限時將會被拒收。只要實現了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離,這一環節的風險是較小的。

為了防止驗收部門無法驗證某些特殊商品(例如化工產品)是否符合質量標準,ERP系統中規定特殊商品的驗收必須經授權的人員檢驗方可確認驗收。驗收之后,驗收部門在ERP系統中應對根據采購訂單生成的收貨單點擊確認,并由此生成連續的驗收單,作為驗收和檢驗商品的依據(特殊商品還需授權人員確認),驗收合格的物資自動傳送給倉庫部門作為其入庫的依據。與此同時,系統還會將生成的驗收單傳輸至財務部門,以備付款。

4.儲存已驗收的商品

本環節理想的控制程序是:單獨設立存放商品的存儲區,確保實物資產的安全與完整。實行資產的保管與采購的其他職責相分離,減少未經授權的采購和盜用商品的風險。在ERP系統中預設定期盤點提醒模塊,對已經到期的商品的盤點工作,應由不同的部門來履行。

5.付款控制

企業財會部門在辦理付款業務時,應當對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。公務員之家

為了降低編制付款單過程中出現的遺漏、重復、錯誤計價或其他差錯風險,付款單應由系統根據采購合同給定的付款時間結合入庫單、驗收單、采購發票自動生成。系統中的付款單應記錄采購合同號,以便于體現合同與付款兩者之間的勾稽關系。開具付款單前系統內部程序應能自動核查入庫單、驗收單、采購發票的完整性。在職責劃分上,開具付款單業務與存貨保管業務、存貨驗收業務和編制采購合同業務是不相容職務,不能由同一人執行。公務員之家

6.發票過賬

財務部門收到采購部門傳來的采購發票應核對:①確認供應商發票的內容與請購單、合同、驗收單、入庫單是否一致、完整,供應商發票金額計算是否正確;②生成付款單計算的金額是否正確,是否有被授權人在憑單上確認付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中,以待日后付款。

為確認購貨的真實性、確保購貨記錄的完整性、保證業務估價與分攤的正確性,ERP系統應具備單據追蹤能力,在購貨系統生成總賬所需憑證時,應能聯查驗收單、訂單、入庫單等,保證記錄購貨程序的完整性。

7.付款

為防止審批手續不全、賬戶信息錯誤帶來的不應有損失,財務部門授權的人員應審核已簽發支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環節在確保系統形成的金額下付款,支付風險應當較小。

綜上所述,全面、有效的內控離不開信息手段與傳統手段的協調配合。ERP系統可以方便地實現各個不同業務模塊之間信息的即時傳遞,可以使企業的內控體系實時反映運營狀況,將內部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態的內控有質的飛躍。但是,技術不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬。僅憑ERP系統不能保證萬無一失。其次,ERP系統只是一種工具,能否發揮作用取決于管理當局的支持程度、系統使用者的素質和態度以及企業的文化傳統、經營方式等環境因素。因此,只有將管理思想與信息技術完美結合在一起,才是企業內控有效的解決之道。

參考文獻:

企業內部控制具體規范——采購與付款。