導(dǎo)語(yǔ)：建設(shè)工程檔案信息化管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，建設(shè)工程檔案快速增長(zhǎng)，面對(duì)新形勢(shì)，建設(shè)工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，如何推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化管理值得我們思考與探討。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；信息化；現(xiàn)狀；措施

近年來(lái)建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，建設(shè)工程檔案也隨之快速增長(zhǎng)，對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，而傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案利用方法稍顯滯后，這就要求檔案工作者面對(duì)新形勢(shì)，緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的需要，引入先進(jìn)技術(shù)，不斷推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。

一、建設(shè)工程檔案信息化管理

建設(shè)工程檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。它是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)反映，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)中起著非常重要的作用。建設(shè)工程檔案信息化管理，是指在城建檔案管理機(jī)構(gòu)的組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)[2]。建設(shè)工程檔案信息化管理的基礎(chǔ)是建設(shè)工程檔案信息的數(shù)字化。建設(shè)工程檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的建設(shè)工程檔案信息庫(kù)[3]。

二、建設(shè)工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）建設(shè)工程檔案數(shù)字化程度低。建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，使得建設(shè)工程檔案也快速增長(zhǎng)，形成了大量的建設(shè)工程檔案，現(xiàn)存建設(shè)工程檔案多為傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化程度低，要將這些紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，工作量非常大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要長(zhǎng)期保存，必須每年投入大量的人力、物力、財(cái)力去營(yíng)造一個(gè)安全的存儲(chǔ)環(huán)境，避免造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕、火災(zāi)等災(zāi)害，但即使保護(hù)措施齊全，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案經(jīng)反復(fù)查閱，不可避免地會(huì)造成部分原件受損，不利于文檔的保管與利用。因此，建設(shè)工程檔案的數(shù)字化就顯得格外重要與迫切。（二）建設(shè)工程檔案的數(shù)字化質(zhì)量有待提高。參建各方建設(shè)工程檔案信息不夠規(guī)范，影響信息化質(zhì)量。建設(shè)工程參建各方作為建設(shè)工程檔案原始資料的制作參與者，其建設(shè)工程檔案管理水平的高低決定了制作的建設(shè)工程檔案原始資料是否規(guī)范，是否真實(shí)、齊全、完整，從而影響作為檔案信息化前提的檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。檔案信息數(shù)字化包含兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化[4]。若檔案編排混亂，目錄與實(shí)際檔案信息不符，或者檔案收集不全、信息不真實(shí)，就算將檔案信息進(jìn)行了數(shù)字化，也不會(huì)達(dá)到建設(shè)工程檔案信息化管理預(yù)想的效果。因此，參建各方在形成建設(shè)工程檔案信息時(shí)的規(guī)范性對(duì)建設(shè)工程信息化質(zhì)量有重大影響，數(shù)字化質(zhì)量有待提高。（三）利用建設(shè)工程檔案的效率不高，不夠便民。目前，在提供社會(huì)化服務(wù)時(shí)，在保障建設(shè)工程檔案安全的基礎(chǔ)上，若要查找利用某工程項(xiàng)目的檔案，查檔案者必須親自到城建檔案管理部門(mén)、提供查檔所需的證件供核查，核查屬實(shí)后才能進(jìn)行查閱，且由于部分檔案資料在移交進(jìn)入檔案管理部門(mén)時(shí)就缺乏完整性，所以查檔案者實(shí)際不一定能查到所需檔案，這就使得其可能歷經(jīng)幾次都無(wú)法查到所需檔案資料。

三、推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化管理的措施建議

（一）重視建設(shè)工程檔案信息化。1.人才培養(yǎng)建設(shè)工程檔案的工作人員是建設(shè)工程檔案信息化的基本力量，信息化管理的成敗與檔案工作人員的能動(dòng)性息息相關(guān)，要注重建設(shè)工程檔案管理人才的培養(yǎng)，要讓工作人員在思想上重視建設(shè)工程檔案的信息化，真正地認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考建設(shè)工程檔案信息化與其他社會(huì)信息事業(yè)滲透和融合，推進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展。2.軟硬件投入要實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的數(shù)字化，必須要有一定的資金投入，配備基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備，如購(gòu)置服務(wù)器、交換機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備，開(kāi)發(fā)或購(gòu)置系統(tǒng)軟件等。借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技新成果與新手段，才能顯著提升建設(shè)工程檔案管理工作的效率。（二）做好建設(shè)工程檔案存量與增量的數(shù)字化工作。1.加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化對(duì)已有的傳統(tǒng)載體建設(shè)工程檔案，做好規(guī)劃工作，加快推進(jìn)數(shù)字化。從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)建設(shè)工程檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。同時(shí)，采取措施嚴(yán)防數(shù)字化過(guò)程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定[5]。2.實(shí)現(xiàn)新增檔案同步數(shù)字化對(duì)新增的建設(shè)工程檔案，同步做好數(shù)字化工作。參建幾方做好自身建設(shè)工程檔案制作、整理工作，嚴(yán)把各個(gè)容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，提高建設(shè)工程檔案的整體管理水平；檔案管理機(jī)構(gòu)在接收建設(shè)工程檔案時(shí)，仔細(xì)檢查建設(shè)工程檔案的齊全性、完整性以及是否已按相關(guān)要求進(jìn)行數(shù)字化，確保新增進(jìn)檔案館的建設(shè)工程檔案能夠同步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。（三）確保檔案信息安全，整合資源高效利用。1.充分保障建設(shè)工程檔案信息安全建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采取強(qiáng)化措施，充分確保建設(shè)工程檔案信息的安全保存和利用。要建立健全檔案信息公開(kāi)保密審查制度，嚴(yán)格檔案信息公開(kāi)保密審查，確保公開(kāi)的檔案信息不涉及國(guó)家秘密和個(gè)人隱私；對(duì)涉密檔案、重要檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保長(zhǎng)期可用[6]。另外，對(duì)不宜公開(kāi)的建設(shè)工程檔案，要建立安全保密機(jī)制，在建設(shè)工程檔案信息化管理中要注意做好保密工作。針對(duì)工程檔案管理系統(tǒng)需進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置，工作人員按照所分權(quán)限進(jìn)行管理，配備專(zhuān)門(mén)的密鑰，非權(quán)限人員進(jìn)入系統(tǒng)則無(wú)法操作管理。針對(duì)查閱利用，可根據(jù)紙質(zhì)檔案的管理模式，對(duì)工程檔案進(jìn)行分級(jí)處理，具備對(duì)應(yīng)密級(jí)訪問(wèn)權(quán)限的用戶(hù)才能進(jìn)行訪問(wèn)。在某用戶(hù)需要查閱時(shí)，需先在管理系統(tǒng)上提出申請(qǐng)，根據(jù)管理人員對(duì)用戶(hù)的審查情況，符合要求的才予以授權(quán)，才能查閱所申請(qǐng)查閱的檔案信息。2.整合資源，做到利用高效、便民整合公安、國(guó)土房管等政府資源，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，積極推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案信息資源共享，建設(shè)工程檔案管理部門(mén)可根據(jù)檔案實(shí)際情況，把可公開(kāi)的各類(lèi)檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)展遠(yuǎn)程利用，并在保障建設(shè)工程檔案信息安全的前提下，逐步建立查閱利用建設(shè)工程檔案的統(tǒng)一平臺(tái)，真正建立起能夠?yàn)閺V大人民群眾提供方便的檔案利用體系。建設(shè)工程檔案的信息化管理，能提高檔案管理效率，能節(jié)省大量的人力物力，能提供更方便快捷的社會(huì)化服務(wù)，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王春梅.試論城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用[J].民營(yíng)科技,2012(7):205.

[2]羅玲,吳婷.基于AHP的檔案信息化評(píng)價(jià)方法研究[J].農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊,2010,22(5):115-117.

[3]李曉光.芻議如何實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012(23):321.

[4]李伊凡.建造一座檔案信息化“大廈”[N].中國(guó)檔案報(bào),2012-01-20(002).

[5][6]中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》[J].中國(guó)檔案,2014(5):12-14.

作者:張籃月 單位:重慶市榮昌區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)