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1概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在各種形式的活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行采集、管理、利用提供服務(wù)，提升企業(yè)檔案信息化管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營決策提供參考和服務(wù)。1.1企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵。企業(yè)檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)實(shí)施下，在企業(yè)檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成的檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和服務(wù)。因此，企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵主要包括：1）企業(yè)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；2）企業(yè)檔案信息傳遞、利用的一體化；3）企業(yè)檔案信息資源的共享；4）建立在企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)上的模式變革。1.2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)容包括五個(gè)方面，詳細(xì)來說，主要包括：1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。針對(duì)企業(yè)電子文件的形成、收集、立卷、歸檔，以及企業(yè)電子文件的信息存儲(chǔ)、查詢、描述、傳輸?shù)戎贫ǖ臉?biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。2）軟硬件設(shè)施建設(shè)。企業(yè)檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)、檔案管理軟件應(yīng)用，以及數(shù)據(jù)庫、信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)檔案信息化管理所需的計(jì)算輔助信息收集、管理、存儲(chǔ)、利用等系統(tǒng)建設(shè)。4）檔案信息資源建設(shè)。將紙質(zhì)、聲像等企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化采集、整理和利用。5）人才隊(duì)伍建設(shè)。著力培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化所需的專業(yè)人才，使其既掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。1.3企業(yè)檔案信息化管理的意義。企業(yè)檔案信息化管理：1）適應(yīng)時(shí)展的現(xiàn)實(shí)需要。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，有效提升檔案信息資源利用效率；2）企業(yè)檔案管理模式變革的需要。利用信息技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案“無紙化、網(wǎng)絡(luò)化”的管理。3）提升企業(yè)競爭力的現(xiàn)實(shí)需要。隨著企業(yè)合同管理、ERP業(yè)務(wù)流程及文檔一體化，企業(yè)檔案信息化管理為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策提供信息服務(wù)，對(duì)規(guī)范企業(yè)管理、提升企業(yè)的市場競爭力具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

2企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)

2.1檔案信息管理數(shù)字化。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理多以紙質(zhì)檔案管理為主，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用電子掃描技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，便于檔案信息軟件的識(shí)別和管理。2.2檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案查詢、利用多為面對(duì)面的借閱，即檔案服務(wù)對(duì)象需要到檔案室或檔案館現(xiàn)場檢索、查詢，以及辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，檔案信息查詢、利用的效率低，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力、物力。在企業(yè)檔案信息化管理時(shí)，檔案信息查詢、利用從傳統(tǒng)的手工操作為主向信息化操作為主轉(zhuǎn)變，無論是檔案信息傳輸?shù)馁|(zhì)量和效率都有了質(zhì)的變化。2.3檔案信息檢索自動(dòng)化。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案檢索、查詢主要依靠紙質(zhì)檢索工具（如檢索卡片等），依靠人工檢索為主，檢索的效率以及準(zhǔn)確率均較低。企業(yè)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，在網(wǎng)絡(luò)客戶端從事先建立起的數(shù)據(jù)庫中通過輸入關(guān)鍵詞等方式，實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化，檢索的效率和質(zhì)量均有大幅提升。2.4檔案信息存儲(chǔ)海量化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的信息量極低，通常一張A4幅面的紙張所存儲(chǔ)的檔案信息量僅約為2～5KB。而將企業(yè)檔案信息化管理，將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)，其存儲(chǔ)的容量達(dá)到600MB，一張CD-ROM所存儲(chǔ)的文本信息量約有15萬張16開紙張所承載的信息量；而一張光盤所能承載的檔案信息量則相當(dāng)于1列6組6層密集檔案柜所承載的檔案信息容量。

3企業(yè)檔案信息化管理問題分析

3.1滯后于企業(yè)信息化建設(shè)。與企業(yè)信息化管理相比，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，這是由企業(yè)重生產(chǎn)、輕檔案管理的理念所致，以及企業(yè)發(fā)展初期大多將有限的人、財(cái)、物向企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營一線傾斜。使得企業(yè)檔案信息化管理與整體的信息化建設(shè)步調(diào)不一致，也導(dǎo)致檔案信息化管理與企業(yè)的信息化管理不匹配、不協(xié)調(diào)等，容易造成企業(yè)檔案管理出現(xiàn)“信息孤島”問題。這既不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，也影響了檔案信息化在服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的價(jià)值作用的發(fā)揮。3.2信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。目前，隨著企業(yè)檔案信息化管理的逐步推進(jìn)，也建立了具體的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，但與信息化建設(shè)所需的標(biāo)準(zhǔn)化及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范體系還有一定差距。信息化建設(shè)所需的標(biāo)準(zhǔn)、體系和規(guī)范不健全、可操作性不強(qiáng)等現(xiàn)狀，也極大地影響了企業(yè)檔案信息化管理的推行效率和步伐。3.3信息化管理的安全問題。企業(yè)檔案信息化管理面臨著傳統(tǒng)檔案管理不曾遇到的新的安全問題，諸如計(jì)算機(jī)病毒侵入、黑客攻擊、木馬惡意篡改數(shù)據(jù)信息以及電子存儲(chǔ)介質(zhì)失效，等等，都構(gòu)成了企業(yè)檔案信息化管理所面臨的新的危險(xiǎn)因素。

4新時(shí)期企業(yè)檔案信息化管理對(duì)策

4.1加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理頂層設(shè)計(jì)。將企業(yè)檔案信息化管理納入到企業(yè)整個(gè)信息化建設(shè)和管理的總體規(guī)劃，統(tǒng)籌做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、實(shí)施、管理，把企業(yè)檔案信息化管理融入到企業(yè)整個(gè)信息化管理的大系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的無縫銜接。4.2提高企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)水平企業(yè)檔案信息化管理離不開過硬的軟硬件技術(shù)的支持，否則，企業(yè)的檔案信息化管理將成為一句空話。為此，首先應(yīng)加強(qiáng)硬件投入，積極添置企業(yè)檔案信息化管理所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備等，改善企業(yè)檔案信息化管理所需的辦公場所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購買或者與軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)聯(lián)合，開發(fā)適合企業(yè)自身檔案管理實(shí)際需要的檔案管理應(yīng)用軟件，積極整合企業(yè)辦公自動(dòng)化與檔案信息化管理軟件的應(yīng)用。此外，要注重企業(yè)檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數(shù)據(jù)備份，定期更新檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)時(shí)地進(jìn)行計(jì)算機(jī)殺毒，積極采用數(shù)據(jù)身份認(rèn)證系統(tǒng)，切實(shí)保障企業(yè)重要檔案信息的安全。4.3完善企業(yè)檔案信息化管理制度體系。針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要，在國家檔案局出臺(tái)的檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際加快建立企業(yè)檔案信息化所需的制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。例如，出臺(tái)《企業(yè)電子文件管理暫行辦法》《企業(yè)文件材料歸檔辦法》《OA系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則》《信息系統(tǒng)運(yùn)行安全管理辦法》《信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》，以及《企業(yè)電子公文管理辦法》等等，通過嚴(yán)密的制度體系和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，統(tǒng)一企業(yè)檔案著錄項(xiàng)目、著錄格式、檢索語言以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等等，使企業(yè)檔案信息化管理更加規(guī)范，對(duì)提升企業(yè)檔案信息化管理的質(zhì)量和效率具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。4.4提升企業(yè)檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)不斷的優(yōu)化過程，在這一過程中離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍作為保障。首先，企業(yè)管理人員要高度重視檔案管理人員配備，根據(jù)企業(yè)檔案工作的需要，加大專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)力度。此外，要高度重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，通過邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家授課等形式，做好現(xiàn)有從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)再培育，尤其是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)，以及電子文件知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，為企業(yè)檔案信息化管理提供可靠的人才支持和保障。

總之，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，也是加快企業(yè)信息資源整合、提升企業(yè)檔案資源的利用效率，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供決策服務(wù)的重要依據(jù)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，既要加大資金投入，又要加大信息技術(shù)的引入，不斷完善企業(yè)的信息化管理體制機(jī)制，注重企業(yè)檔案過硬隊(duì)伍的培養(yǎng)，綜合施策，為做好企業(yè)檔案信息化管理提供必要的物質(zhì)保障、制度保障和人才支持，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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作者:張繼雄 單位:中國電建集團(tuán)西北勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司