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【摘要】在社會的快速發展下，計算機技術被廣泛應用，這為檔案信息管理提供了強而有力的保障，使檔案信息管理進入了現代化行列。檔案信息在社會信息系統中占有重要的地位、具有特殊的作用，是一種尤為重要的信息資源，計算機技術的運用讓檔案信息管理更加適應社會信息化的發展，為完善檔案信息管理工作提供了重要保障。

【關鍵詞】計算機技術；檔案管理；檔案資源；資源共享

檔案記錄了人類的社會生產實踐活動，是人類社會發展的產物，也是人類文明必要的構成部分。計算機技術作為信息傳輸的基礎，以其強大的功能和便捷的使用方式，在各行各業中得到了廣泛應用。針對當前檔案工作中存在的部分弱點，可以通過計算機技術進行合理的改善，使檔案信息管理工作更加規范。

1計算機技術在檔案管理應用中的重要作用

信息化時代的到來，使計算機技術與社會經濟發展密切地聯系在一起。檔案管理作為單位內科學管理的重要組成部分，是社會經濟發展過程中有力的印記，是現代信息化的基礎。因此，為了能夠使檔案管理工作更加適應當展，要積極對計算機技術進行探索，為檔案管理工作提供強有力的技術保證，使其擁有新的發展契機。1.1計算機技術能夠更好地將計算機信息處理與檔案信息管理相結合。檔案管理的作用除了記載歷史面貌外，更注重其管理、提供檔案信息服務，檔案工作的開展是在信息管理服務中進行的，隨著社會的快速發展，檔案管理發生了顯著變化，但信息管理卻無法擁有相應的對策來應對這些變化，而計算機技術的發展在一定程度上解決了此問題。計算機技術作為檔案信息化建設的重要技術支持和物質基礎，在信息的管理和數據處理中占有重要的功能領導地位[1]。計算機技術在檔案工作中的應用，采用高端的科技手段和科學的專用工具，促進了檔案信息管理與計算機信息處理科學合理的有機結合，實現檔案工作中科學信息管理的高效率，為建立全方位高科技的信息管理服務提供了有利條件。1.2提高工作效率，順應社會信息化的發展。隨著網絡技術的發展、人們信息觀念的不斷加強、信息化建設的不斷加快，檔案管理工作者也將面對更大的挑戰，當前最重要的任務之一就是要在信息全球化發展背景下，利用優勢更好地為信息檔案管理服務。信息強化的經濟市場日新月異，各種新事物、新知識不斷涌現，而部分管理人員還存在著技能單一、經驗過于傳統的局面，僅僅靠老舊的知識結構已經很難適應高科技的發展要求，對此，檔案管理人員一定要積極參與到新知識、新技能的學習當中，努力提高自身素養，不斷促進檔案管理工作的現代化。在社會的快速發展中，重要的決定因素是人類的進步，因此要強化檔案管理者的現代化發展意識、提高其計算機專業技能，更好地順應現代化信息技術的發展。1.3有利于增強管理人員的現代化意識、計算機意識。隨著信息技術的發展和科技的進步，電子檔案出現在人類生活中，個人企業、相關單位、部分機構在其辦公管理模式的變化中，也開始了電子管理這種新型辦公方式的發展，這就造成了信息由原來的固體模式轉變為無法觸碰到的虛擬模式。因此，作為檔案信息的管理人員，一定要培養相應的計算機意識，更好地運用計算機技術進行問題的分析，讓計算機技術成為檔案管理者重要的工具。同時，管理者要提升自己的知識儲備和技術創新能力，加強科技化信息管理模式的思想，進一步促進檔案管理水平的提升。

2計算機技術在檔案管理應用中的優勢

社會的高速發展，計算機技術以其方便快捷的強大功能，在各個行業得到了迅猛發展。計算機技術在檔案管理應用中的及時性、快速性、開放性，提高了檔案信息現代化的管理水平，順應了當前信息處理技術的發展，為檔案信息管理提供了可靠保障。2.1讓檔案管理更具開放性。在傳統的檔案管理中，一份完整的檔案資料只能被一人使用，這就造成了其局限性，降低了檔案資料的利用率。計算機技術的應用使檔案管理部門之間的信息交流與業務往來更加快捷，豐富了各個部門的檔案資源，使檔案管理部門更具開放性，讓資料需要者在任何地點、任何時間都能搜索到相應的資料與信息，也可以使各部門之間及部門之外的資料需要者進行更為便捷的信息交流。此外，計算機技術使檔案管理在存儲數據和資料的提取中更加快捷，部門之間檔案的調取也更加快捷與便利，節省了更多的時間及人力、物力，提高了管理人員的專業水平和工作效率。2.2加快了檔案管理中資料歸檔和更新的及時性。在傳統的檔案管理中，檔案管理者需要對分散的資料進行長時間的收集，經過整理才能交到檔案室，這就造成了最新時期的資料存在于收集者手中，使檔案室所提供的信息具有一定的滯后性，影響人們對當局情況的思考與判斷。計算機技術的廣泛應用，使檔案管理中所需要的信息能及時地被收集和整理，檔案管理人員也可以通過計算機中的網絡技術收集、修改、核對、保存檔案信息，并及時將整理好的資料發送到檔案室，直接錄入資料庫中，確保了資料歸檔的及時性。事物的更新與變化通過計算機中的網絡技術進行傳播，檔案工作者在網絡中可以及時獲取最新的資料，保證了檔案室中檔案資料的時效性。

3計算機技術在檔案管理中的使用

檔案管理作為單位科學管理中的重要組成部分，它記錄了社會經濟發展下的各個階段，是社會歷史發展、形成過程中的重要依據。當前，計算機技術的使用實現了檔案管理工作的電子化，并且已經被人們廣泛接受并迅猛發展。管理者要提高自身的專業素養，以更好地將計算機技術應用在檔案管理中。3.1普及計算機技術，實現檔案管理的自動化。當代社會的發展，計算機技術不斷地創新發展，使其他相應的技術手段多以此為發展基礎，計算機技術在信息管理中進一步占據了核心主導地位。計算機技術以其快速的輸入法、快捷的輸出與存儲方式，能夠更好地幫助人們進行邏輯判斷和推理[2]。同時，計算機技術優化了檔案信息的自動化管理工作，在大部分的管理業務到檔案的編輯、核對、出版中具有一定的邏輯推理、判斷性，這些優勢使檔案信息管理工作更加高效。因此，要對檔案管理人員進行計算機技術的知識普及，讓管理人員更熟練地進行操作，實現自動化的檔案管理。3.2對計算機技術中的網絡技術合理利用，加快檔案信息的數字化。傳統的檔案資料多為紙質，而紙質的檔案資料不易保存與查看，也使管理人員的工作難度加大，造成了人力與物力的浪費。計算機技術的應用，使檔案信息從紙質的傳統檔案逐漸發展為高科技的數字化檔案，創造了新興的信息產品和電子產品，使檔案信息更容易被傳遞與保存，降低了檔案資料的損壞與丟失風險。同時，檔案信息通過計算機中的網絡技術，使新興的電子信息產品能夠更好地被利用，提高管理人員的工作效率與水平。與傳統的檔案資料相比，數字檔案在存儲、查找收集、修改整理等方面更加便捷，能夠更好地服務于社會各界的需求者。3.3運用計算機技術，實現信息傳遞的網絡化。隨著計算機技術的不斷發展，信息的網絡化進程也不斷加快，檔案信息的管理也由此從傳統模式轉變為網絡傳遞、網絡檢索的高科技智能模式。信息全球化的發展讓社會各界信息的需求量增大，對信息的明確度和準確性的要求越來越高[3]。因此，檔案管理者要從自身實際出發，緊跟時代步伐，加快計算機技術與網絡技術相結合，實現計算機技術的網絡化檢索，讓檔案管理者能夠更好地對檔案信息進行收集、分類、整理、修改、加工，減少檔案管理中不必要的勞動量，提高工作效率，提升經濟效益。

4計算機技術應用于檔案信息管理中所需要注意的問題

在檔案信息管理中，計算機技術的應用加大了檔案管理的快捷方便性，為檔案管理事業的發展提供了無比優勢，改變了傳統檔案信息系統中經常遇到的資源量少、傳播性小、效益率低的局面，實現了多種資源共享，讓社會各界所需的信息更加豐富。在計算機技術的運用中，管理者要積極地面對問題，努力做好本職工作，實現檔案信息管理效益的最大化。4.1注重人才的培養，提高檔案管理者工作素質。檔案管理者通過計算機技術中高強度的運行能力和處理能力創造了科學的探索方法和先進的工作手段，這就要求管理者一定要具備超強的判斷力及對專業知識的充分掌握，這需要高技能、高素養的管理人員才能達到。因此，檔案管理工作一定注重對人才的培養。首先，檔案管理者要培養管理人員的工作熱情和熟悉程度，其次要加大檔案管理人員的培訓力度，提高其檔案管理現代化意識，只有這樣，才能造就一批專業性強、知識淵博、遵守職業道德的高科技人才團隊，促進檔案管理從傳統模式向信息化、現代化發展，使檔案管理工作邁上新的征程[4]。4.2確保檔案資源的安全性。在檔案管理信息的計算機技術的使用中，一定要注重檔案資源的安全性，將部分重要的檔案資源做好保密工作。檔案作為活動的記錄者，對于一些私密事項，要采取對策，確保檔案資源的安全性。其中，可以對涉密計算機進行密保設計、申請使用權限、進行身份驗證。此外，要解決計算機技術中的電磁泄漏問題，安裝防火墻、加載查殺病毒軟件、添加漏洞補丁等。要將普通計算機與涉密計算機進行分離操作，把內部網與互聯網實行隔離，使其之間不能互相訪問。管理者要加強員工的防范意識，對管理人員進行安全保密工作的管理培訓，讓員工對保密工作的實施更加積極，建立完善的檔案資源安全系統，從而使檔案工作的開展更加有序平穩。

參考文獻

［1］崔震現代信息技術在普通高級中學檔案管理中的應用［J］辦公室業務，2017（8）

［2］曾雪峰計算機數據挖掘技術開發及其在檔案信息管理中的運用研究［J］科技創新與應用，2016（9）

［3］閆瑞鳳新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用研究［J］福建電腦，2015（3）

［4］單艷梨淺談檔案管理的網絡化及其保護［J］企業技術開發：學術版，2011，30（1）

作者:彭玉馬 單位:安徽文達信息工程學院