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1依法管理檔案

檔案部門應經常的宣傳《檔案法》，增強各類人員依法管理檔案意識，使他們關心和支持檔案工作，建立統一管理檔案的規章制度，同時要對制度實行嚴格的考核，做到獎罰分明。建立業務規范，形成機關檔案管理整體機制。除統一的制度外，還必須確立各項業務標準，諸如檔案制成材料的規格，文字符號、分類、組卷、裝訂、編目等標準，使各項工作按統一的標準進行。要建立相應的機構，實行綜合管理，必須設立綜合性的檔案室，它既是機關的職能部門，又是管好檔案的實體部門使檔案更好的為我國的現代化建設服。要轉變觀念，一是要排除檔案員“看堆”的舊觀念，真正樹立起為機關和基層服務的新觀念，我們所處的時代是信息時代，特別是過去的“信息”———檔案，常常會給我們目前的工作提供難以想象的參考價值。二是要改變以黨政工團的文書檔案為主體的舊觀念，樹立以科技檔案為主體的發展生產力提高經濟效益的新觀念。三是轉變坐等歸檔為主動超前歸檔，變守門待客的被動利用為送出去、請進來的主動服務。四是變經驗管理模式為實行全面質量管理、目標管理、系統工程和ABC等科學管理方法，推動檔案工作全面發展。

2擺正關系，解決好文書處理、科技文件形成與積累和檔案管理的關系

檔案是文件材料轉化來的，文件材料收集不全就沒有完整的檔案。做好文書檔案工作和科技文件的管理工作是做好檔案工作的前提條件。因此檔案工作部門要與技術部門、文書部門加強聯系，切實做好文件材料的形成和管理，做到手續齊全、歸檔完整。一是建立機關檔案管理網絡，機關下轄的單位較多，檔案難于全部集中，故應按層次分別管理，建立檔案分室，組成檔案管理網絡。二是擺正檔案工作的位置，為科技工作提供依據，為領導提供信息，做好技術后勤服務工作。三是檔案部門要擔負起對文件材料圖紙資料形成、積累、整理、歸檔的監督指導作用。積極開發檔案信息資源。全面開發的關鍵是檔案人員要全面熟悉檔案內容，并了解各方面對檔案信息的需求，掌握檔案利用特點，充分發揮檔案的潛在功能。

3建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務

隨著檔案館（室）內部局域網的建立，企業檔案部門應利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織證據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。操作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站實現電子文件的實時管理與利用，實現可公開檔案信息資源共享。一是開展在線服務，積極改變被動的、手工式的檔案提供方式，采取主動地、現代化的檔案服務方式。企業檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。二是實現信息資源共享。檔案服務要創新，必須和各煤炭企業建立一個完整的檔案信息系統，實體化管理，充分發揮整體優勢。三是采用建立聯合形式，實現資源共享，使各煤炭企業充分挖掘資力，實現檔案資源互補，提高各煤炭企業檔案館藏利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足煤炭企業多方面的需要。

4創新煤炭企業檔案服務

當下各煤炭企業提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息，形式要求轉變傳統的服務方式。企業在生產經營過程中產生了大量電子文件，檔案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯，在我國，由于很多地方煤炭企業所處的環境較為偏僻，沒有足夠的條件很好地保護和管理這些檔案，常常造成許多資料的流失和缺損，這使得企業在無形中流失了一筆寶貴的財富。從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。由于信息的多樣化，傳統的摘抄不能滿足需要，這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，打破常規，創新管理和服務機制。把檔案工作列入單位工作計劃之中，在年初制定工作計劃時，有檔案工作相關條款，至少每年領導集體研究一次檔案工作，及時解決檔案工作中的具體問題和實際困難，為檔案工作的順利開展創造良好的環境。

本文作者：王鶴工作單位：黑龍江省煤礦設計院