導(dǎo)語(yǔ)：中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的若干意見(jiàn)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化從20世紀(jì)70年代末開(kāi)始，經(jīng)過(guò)了近30年的發(fā)展，已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展，到目前為止，我國(guó)已有相當(dāng)數(shù)量的大中型企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，并開(kāi)始著手實(shí)施ERP管理系統(tǒng)。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)性價(jià)比的快速提升，財(cái)務(wù)軟件技術(shù)的日趨成熟，加上企業(yè)信息化管理需求的日益迫切，很多中小企業(yè)也開(kāi)始計(jì)劃或已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施會(huì)計(jì)電算化。然而，值得注意的是，由于中小企業(yè)在規(guī)模、資金、人力資源、經(jīng)營(yíng)方式上與大企業(yè)都有很大的區(qū)別，所以在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)不能完全模仿大企業(yè)的思路和方法。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何實(shí)施會(huì)計(jì)電算化呢?在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中又應(yīng)注意哪些問(wèn)題呢?本文將針對(duì)目前中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出若干建議。

一、端正態(tài)度，做好思想準(zhǔn)備

與大企業(yè)相比，中小企業(yè)規(guī)模一般比較小，業(yè)務(wù)量相對(duì)較少，所以有些中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為本企業(yè)會(huì)計(jì)工作手工足以勝任，投資實(shí)施會(huì)計(jì)電算化純屬浪費(fèi)。同時(shí)由于實(shí)施會(huì)計(jì)電算化會(huì)不可避免地帶來(lái)會(huì)計(jì)工作中的變革，致使很多財(cái)務(wù)人員因擔(dān)心不能勝任新工作而產(chǎn)生抵觸情緒，影響了會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施。針對(duì)此類現(xiàn)象，筆者認(rèn)為，中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，首先需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體財(cái)務(wù)人員端正態(tài)度，從思想上做好準(zhǔn)備。

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，首先應(yīng)明確“發(fā)展才是硬道理”，企業(yè)只有發(fā)展，才有前途，要發(fā)展，就必須跟上時(shí)代步伐。會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)管理信息化的基礎(chǔ)，而企業(yè)管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然。所以，中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化是其實(shí)現(xiàn)管理信息化的一個(gè)途徑。雖然實(shí)施會(huì)計(jì)電算化需要資金投入，可能會(huì)在短期內(nèi)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一些不利影響，然而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化將來(lái)對(duì)企業(yè)管理信息化的作用，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)管理信息化的實(shí)現(xiàn)鋪平了道路。另外，那些熟識(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的財(cái)務(wù)人員也要端正態(tài)度，勇于面對(duì)變革，克服抵觸情緒，因?yàn)橐磺惺挛锒际遣粩嘧兓模白儎t通，通則久”，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)變革是必然的。所以，財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以迎接會(huì)計(jì)電算化的挑戰(zhàn)。其實(shí)，實(shí)踐表明，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，財(cái)務(wù)人員的工作量可以降低2／3，不但減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，而且可以有更多的時(shí)間和精力參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供各種各樣的分析報(bào)告。同時(shí)，還可以擠出更多時(shí)間學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，這必然使企業(yè)財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)逐步提高，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，形成良性循環(huán)。

二、購(gòu)置設(shè)施，做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備

企業(yè)要實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，就需要配備相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。在購(gòu)置設(shè)施時(shí)，首先應(yīng)考慮企業(yè)自身的規(guī)模、軟硬件費(fèi)用和技術(shù)承受能力。中小企業(yè)規(guī)模一般比較小，所以，沒(méi)有必要購(gòu)置“高精尖”、“大而全”的軟件和硬件，但要考慮軟硬件之間的協(xié)調(diào)和發(fā)展。作為硬件基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)，其配置既要保證當(dāng)前財(cái)務(wù)軟件的正常運(yùn)行，也要考慮到將來(lái)財(cái)務(wù)軟件升級(jí)后，該計(jì)算機(jī)的運(yùn)行性能，避免軟件升級(jí)后與計(jì)算機(jī)硬件不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致重新購(gòu)置硬件，造成資金浪費(fèi)。同時(shí)，如何選擇合適的財(cái)務(wù)軟件也是企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)從全方位考慮：

(1)要滿足購(gòu)買方——企業(yè)自身規(guī)模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的要求。目前，市場(chǎng)上通過(guò)財(cái)政部門評(píng)審的財(cái)務(wù)軟件有很多種，一般都具有賬、表、存貨、工資、固定資產(chǎn)、往來(lái)款項(xiàng)管理等通用模塊，有的還具有成本核算、資金管理及財(cái)務(wù)分析功能。就我國(guó)目前中小企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，企業(yè)規(guī)模或大或小，很不均衡，所以中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化最重要的一點(diǎn)是明確自身需求，通過(guò)對(duì)本企業(yè)資金規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、硬件配置、人員素質(zhì)及發(fā)展方向等方面的研究定位來(lái)確定所需財(cái)務(wù)軟件的性能、功能、運(yùn)行平臺(tái)及實(shí)施方法和步驟，可以先選擇一些常用的模塊，如賬務(wù)處理、報(bào)表處理作為試點(diǎn)，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)量的擴(kuò)充，再投資選用其他的模塊。這樣，既避免企業(yè)一次性投入費(fèi)用太高，也能使中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員在循序漸進(jìn)過(guò)程中更好地使用財(cái)務(wù)軟件，為企業(yè)服務(wù)。

(2)要考察供貨方的實(shí)力和商譽(yù)。首先，大面積“撒網(wǎng)”，多選擇幾家軟件公司作為目標(biāo)。然后，采用合適的方法考察選中的軟件公司。作為購(gòu)買方的中小企業(yè)在考察過(guò)程中，可以找專門從事軟件咨詢服務(wù)的公司進(jìn)行咨詢，也可以對(duì)與本單位背景環(huán)境相似的用戶進(jìn)行考察，同時(shí)，還可以參閱專業(yè)媒體有關(guān)財(cái)務(wù)軟件的評(píng)測(cè)報(bào)告，來(lái)考查該軟件系統(tǒng)是否安全穩(wěn)定、功能是否全面實(shí)用、操作是否簡(jiǎn)捷易用。在此基礎(chǔ)上，還要重點(diǎn)考察軟件供貸方的商業(yè)信譽(yù)和售后服務(wù)。中小企業(yè)應(yīng)選擇那些技術(shù)力量雄厚、售后服務(wù)體系健全，有良好的商業(yè)信譽(yù)，而且經(jīng)營(yíng)時(shí)間較長(zhǎng)的軟件開(kāi)發(fā)商。因?yàn)檫@些軟件公司在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，有能力提供用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持，而且在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能長(zhǎng)時(shí)間擁有較大的用戶群，足以說(shuō)明其質(zhì)量和信譽(yù)應(yīng)該是不錯(cuò)的。

(3)另外，需提醒中小企業(yè)：不要因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件價(jià)格高而放棄購(gòu)買，轉(zhuǎn)而自行開(kāi)發(fā)。因?yàn)橹行∑髽I(yè)的資金規(guī)模小，技術(shù)力量薄弱，業(yè)務(wù)類型不很規(guī)范，因而，自行開(kāi)發(fā)的軟件通用性——般較差，還可能存在一些問(wèn)題。而且一旦計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或會(huì)計(jì)制度出現(xiàn)重大變革，需要重新編寫(xiě)財(cái)務(wù)軟件程序時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)與先前的軟件程序相矛盾的地方，處理起來(lái)就很麻煩了。另外，修改后的財(cái)務(wù)軟件程序是否能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全對(duì)接與轉(zhuǎn)換，也是一個(gè)需要考慮的問(wèn)題。而對(duì)于商品化財(cái)務(wù)軟件來(lái)說(shuō)，上述問(wèn)題就很好解決了。通過(guò)財(cái)政部評(píng)審的財(cái)務(wù)軟件不但功能規(guī)范，錯(cuò)誤較少，而且其升級(jí)換代和維護(hù)均由軟件開(kāi)發(fā)商負(fù)責(zé)，企業(yè)沒(méi)有開(kāi)發(fā)維護(hù)這個(gè)后顧之憂，完全可以“輕裝上任”。

三、組織人員培訓(xùn)，取得技術(shù)支持

會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)技術(shù)含量較高的工作，不僅需要會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)專門人才，更需要既懂會(huì)計(jì)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。由于種種原因，大多中小企業(yè)只重視軟件、硬件的購(gòu)置和安裝，不重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。而實(shí)際上，由于中小企業(yè)在人力資源和技術(shù)力量方面相對(duì)落后，更需要做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。一方面可以讓相關(guān)人員掌握工作知識(shí)和技巧，另一方面增強(qiáng)他們的信心和運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件的主動(dòng)性和積極性，提高工作效率。培訓(xùn)方式可以多種多樣，但不論哪種培訓(xùn)，都可以分為初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)三個(gè)層次。大部分財(cái)務(wù)人員要通過(guò)初級(jí)培訓(xùn)，掌握計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)軟件的基本操作技能；一部分財(cái)務(wù)人員要通過(guò)中級(jí)培訓(xùn)，能夠?qū)τ?jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行一般維護(hù)，對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行參數(shù)

設(shè)置，以及對(duì)會(huì)計(jì)核算信息進(jìn)行簡(jiǎn)單分析和利用；少部分財(cái)務(wù)人員要通過(guò)高級(jí)培訓(xùn)，能夠進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件的分析和設(shè)計(jì)。就中小企業(yè)而言，可以只對(duì)其財(cái)務(wù)人員進(jìn)行初級(jí)和中級(jí)培訓(xùn)，并由培訓(xùn)后的中級(jí)財(cái)務(wù)人員組織成立企業(yè)內(nèi)部的“技術(shù)支持部”，對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作給予指導(dǎo)。由于一般的財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商都會(huì)提供包括軟件使用培訓(xùn)和系統(tǒng)維護(hù)等售后服務(wù)，所以，在系統(tǒng)安裝調(diào)試及軟硬件升級(jí)時(shí)，“技術(shù)支持部”可以直接與外部的財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商聯(lián)系，取得技術(shù)支持。

四、整理會(huì)計(jì)資料，做好系統(tǒng)初始設(shè)置

企業(yè)購(gòu)買了商品化財(cái)務(wù)軟件后，接下來(lái)要做的第一件事就是整理本單位的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需要，即：不僅將手工核算的方法、規(guī)則、內(nèi)容、形式等“告訴”計(jì)算機(jī)，還要將手工處理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)“移植”到計(jì)算機(jī)中。在手工核算方式下，很多中小企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)較差，會(huì)計(jì)工作不規(guī)范，賬、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法可能不完全相同，而且有的可能不符合有關(guān)要求。而商品化財(cái)務(wù)軟件具有通用性，即不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，所以就要求中小企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之前，先將手工會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理。首先應(yīng)當(dāng)判別原有數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有用性，對(duì)于因?yàn)橹行∑髽I(yè)原有會(huì)計(jì)系統(tǒng)缺陷等原因造成的非真實(shí)和非相關(guān)數(shù)據(jù)，就沒(méi)有必要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，因?yàn)榇祟悢?shù)據(jù)無(wú)益于提高新系統(tǒng)的作用。其次，需要整理企業(yè)概況，包括企業(yè)名稱、企業(yè)簡(jiǎn)稱、企業(yè)法人代表、單位地址、郵編、電話、傳真、電子郵件、稅號(hào)、開(kāi)戶銀行、銀行賬號(hào)、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)等信息。再次，整理部門檔案、職員檔案、客戶和供應(yīng)商檔案。最后，確定憑證類別、會(huì)計(jì)科目及科目期初余額表。必要時(shí)，還可將常用摘要及常用憑證整理出來(lái)備用，以減少后續(xù)工作量。由于系統(tǒng)初始工作直接影響企業(yè)的日常賬務(wù)處理和期末業(yè)務(wù)處理，所以，中小企業(yè)在進(jìn)行系統(tǒng)初始化時(shí)，最好由軟件供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)人員來(lái)幫助完成，共同做好系統(tǒng)初始工作。

五、明確分工，嚴(yán)格內(nèi)部控制

會(huì)計(jì)電算化不但要求企業(yè)財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)協(xié)作，而且對(duì)其各自權(quán)限做出了嚴(yán)格劃分。準(zhǔn)備實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和本企業(yè)的工作需要，建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專職，辦事有要求，工作有檢查。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位，包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、軟件開(kāi)發(fā)等崗位。由于電算維護(hù)、電算審查、軟件開(kāi)發(fā)崗位需要具備較高的會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)軟硬件開(kāi)發(fā)、維護(hù)技能，所以，對(duì)于中小企業(yè)，可只設(shè)電算主管、軟件操作、審核記賬、數(shù)據(jù)分析崗位，由電算主管負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行環(huán)境的建立和財(cái)務(wù)軟件日常運(yùn)行的管理，以及各項(xiàng)初始化工作。由軟件操作員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入和會(huì)計(jì)信息的輸出及備份處理。由審核記賬人員負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核記賬，并對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。由數(shù)據(jù)分析員對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提供會(huì)計(jì)信息。基于中小企業(yè)財(cái)務(wù)人員相對(duì)匱乏的現(xiàn)實(shí)，上述幾個(gè)崗位可以一人多崗，如電算主管、審核記賬、數(shù)據(jù)分析崗均可由會(huì)計(jì)主管兼任，而軟件操作崗則可以由其他人員完成。但要把握一個(gè)原則，即不相容職責(zé)相互分離，如會(huì)計(jì)與出納、憑證錄入員與審核記賬員等均不能為同一個(gè)人，以嚴(yán)格內(nèi)部控制，防止舞弊。

六、縮短試運(yùn)行，靈活甩賬

“試運(yùn)行”即會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)正式使用之前，手工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的過(guò)程。“甩賬”即甩掉手工，單獨(dú)由計(jì)算機(jī)完成會(huì)計(jì)核算工作，這需要會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的試運(yùn)行，并通過(guò)相關(guān)財(cái)政部門的審批。對(duì)于中小企業(yè)，試運(yùn)行與甩賬過(guò)程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)試運(yùn)行時(shí)間應(yīng)放在年初或季初等特殊會(huì)計(jì)時(shí)期，并行時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。因?yàn)槟瓿趸蚣境醯臅?huì)計(jì)資料比較好整理，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作比較好完成，又由于手工與計(jì)算機(jī)并行時(shí)間太長(zhǎng)，會(huì)增加財(cái)務(wù)人員的工作量，既造成了資源浪費(fèi)，還很有可能挫傷財(cái)務(wù)人員的積極性。所以，并行時(shí)間應(yīng)盡可能縮短，最好不要超過(guò)3個(gè)月。

(2)選定工作重點(diǎn)，安排工作進(jìn)度，定期檢查，及時(shí)總結(jié)。試運(yùn)行的工作很多，包括期初數(shù)據(jù)錄入，日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，賬簿查詢和打印，報(bào)表編制和輸出，以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析等。所以，在試運(yùn)行階段，應(yīng)選定工作重點(diǎn)，并安排好工作進(jìn)度，在每一進(jìn)度完成后，進(jìn)行定期檢查，比較手工與計(jì)算機(jī)兩種方式的處理結(jié)果，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向技術(shù)支持部門和軟硬件供應(yīng)商尋求技術(shù)指導(dǎo)。

(3)甩賬方式靈活選擇。從試運(yùn)行向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，替代手工核算，一般有兩種方式：一種是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換；另一種是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平穩(wěn)過(guò)渡。原則上，對(duì)于那些業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單或單項(xiàng)應(yīng)用的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉(zhuǎn)換。但考慮到中小企業(yè)人力資源較弱，業(yè)務(wù)量不均衡，進(jìn)行甩賬時(shí)可靈活選擇甩賬方式。