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摘要：信息技術的優勢為企業檔案管理提供了新的思路和途徑，信息技術的應用能夠讓企業檔案管理工作更加規范化和標準化，通過對企業檔案管理中信息技術應用的相關研究，本文主要分析了企業檔案管理中應用信息技術的意義，闡述了傳統的企業檔案管理方式的不足，最后總結了信息技術在企業檔案管理中的應用，旨在加強企業檔案管理工作中信息技術的應用，提高檔案管理工作的質量和水平，推動企業的良性發展。

關鍵詞：企業檔案管理;信息技術;應用

一、在企業檔案管理中應用信息技術的意義

信息時代的發展讓信息技術滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發展，在檔案管理工作中應用信息技術能夠讓檔案管理工作質量和水平得到提高，促進檔案信息資源的開發和共享。就目前的檔案管理工作來看，信息資源在市場中的競爭地位越來越明顯，企業的主要資源是檔案信息資源，但是傳統的檔案信息管理方式相對于現代化企業而言較為落后，不能夠滿足企業的發展需要，因此將信息技術應用到企業的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲，并且能夠在較低成本的基礎上實現管理工作效率的提高。除此之外，企業的生產經營決策和信息資源都要依賴于企業的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時展步伐相一致，從而提高企業的核心競爭力，促進企業的良性發展。除此之外，信息化已經成為了當前社會的發展趨勢，檔案管理工作的完善和成熟需要順應時代的發展變化。傳統的檔案管理方式已經不適用于當前的企業檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點，而信息技術的利用，恰好符合當前的社會發展需要，能夠與企業的檔案管理工作相契合，推動檔案管理工作的進一步發展和成熟。

二、傳統的企業檔案管理方式的不足

傳統的企業檔案管理的方式存在的不足主要表現在管理觀念和管理方式落后這兩個方面，以下將從檔案管理的思想觀念和管理的方式進行分析和研究。1.檔案管理的思想觀念較為落后。由于傳統的企業檔案管理工作在企業的整體發展中不受重視，領導和上級部門常常忽視檔案管理工作，對于檔案管理工作的優勢和重要性認識不到位，將檔案管理工作片面理解為檔案的收藏和存儲，沒有意識到檔案信息對于企業發展而言是重要的信息資源，所以檔案信息的使用率極少。再加上企業對檔案信息的宣傳工作做的不到位，因此大多數企業員工將檔案管理視為可有可無的工作，沒有認識到檔案管理工作對企業的意義。除此之外，企業的檔案管理人員在管理過程中，沒有形成正確的認識，管理觀念落后，缺少與企業內的其他部門的溝通和協調，因此在進行檔案信息的收集和整理時，工作難度大，使整個檔案管理工作大的水平和質量嚴重受到影響。2.檔案管理的工作方式較為落后。傳統的檔案管理工作在整個工作流程中，采用的是人工管理的方式，從檔案信息的收集、整理到分類和歸檔都需要人工操作，先將檔案信息收集完畢，然后按照相關的標準和要求進行整理和分類，貼上標簽，然后將不同類型的檔案信息進行歸檔和記錄。在這個過程中，如果完全依靠人工操作，不僅流程繁多，而且工作量大，在管理中難免出現問題，影響管理工作，既耗費精力，也浪費財力。除此之外，如果需要從檔案室中查找資料，要一一按照相應的編號進行查找，不僅繁瑣，而且浪費時間，嚴重降低了管理水平和效率。

三、信息技術在企業檔案管理中的應用

信息技術在企業檔案管理中的應用，主要是利用現代化的信息技術設備和軟件，將檔案管理工作進行信息化管理，將檔案信息轉變為電子檔，從而借助信息技術的優勢，讓檔案信息更加有利于收集、整理和查詢。1.信息技術的應用概況。1.1檔案管理中信息技術的實踐應用。利用信息技術，將檔案信息的統計、查詢和借閱等進行電子管理，通過掃描儀、通訊設備等實現資源的存儲、交流和共享。對檔案信息進行分門別類，并設置信息的自動增刪和快速升級等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業檔案的主要內容。對于企業的員工而言，能夠更加方便快捷的進行辦公，滿足企業的發展需求。電子檔的檔案信息相對于紙質檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來的信息流失。1.2檔案管理中信息技術的應用現狀。信息技術的應用帶給了檔案管理很多便利，能夠滿足企業的檔案管理需求，適應發展中的信息時代，同時信息技術在不斷的深入發展中，要求檔案管理人員在檔案管理中要重視服務和管理，因此完善企業檔案管理的制度體系尤為重要。而目前我國的大多數企業檔案管理體系還不夠完善，沒有進行統一全面的信息化建設，信息化檔案管理的基礎建設還不夠成熟，信息管理的安全性還需要進一步提高，因此，為了讓信息技術在檔案管理中實現有效利用，以下將對應用的措施進行具體的分析和研究。2.信息技術的應用措施。2.1推動檔案管理工作數字化發展。推動數字化的發展主要借助計算機的優勢，在進行檔案信息的整理和分類之后，把整理好的信息導入計算機中，便于之后的工作中能夠快速進行查閱。這種方式不僅能夠節省時間和精力，同時還能夠在一定程度上提高工作效率和和水平，讓檔案信息更加規范化和標準化，提高信息的安全性和保密性，所以需要推動檔案管理工作的數字化建設，提高檔案管理工作的數字化水平。2.2提高檔案管理工作人員的綜合素質。推動檔案管理工作的信息化建設，首先需要提高管理人員的綜合素質和水平，增強管理人員的檔案管理規范意識，要求管理人員對檔案管理的安全性有全面的理解，對管理工作秉承高度負責的態度，做好本職工作。通過培訓對管理人員的專業水平進行嚴格的規范，并遵守相應的規章制度，按照工作規范和要求，明確管理人員的工作職責，提高管理人員的信息化管理水平，與時俱進，促進檔案管理的信息化發展。2.3加強檔案管理工作的信息化建設。首先，充分利用多媒體技術的優勢，建立完善的檔案檢索體系，能夠更加方便和快捷的進行檔案的檢索，然后建立視頻影音檔案的檢索體系，讓影音資料能夠在檔案信息中完整呈現，還需要建立電子版本的檔案信息資料，完善相關信息，讓電子檔更加豐富和全面，便于資料的查找。其次，完善信息存儲技術，包括光盤、縮微技術等，縮微技術能夠有效的減少存儲空間，將文件和信息利用縮微攝影機存儲在膠片上，在需要時將其用投影機播放出來，不僅節省了存儲的空間，而且便于存儲，安全性高。而光盤不僅存儲的容量較大，還廣泛應用于各個領域，利用光盤技術將檔案信息進行科學化的管理，形成全面的數據庫，從而推動整個檔案信息管理的規范化管理，能夠體現一定的經濟效益和社會價值。2.4重視企業的信息化檔案管理。要想實現良好的企業檔案管理，首先必須要獲得上級領導部門的支持和重視，故企業的領導和上級應該對檔案管理工作有足夠的重視，為檔案管理工作提供人力物力財力支持，創造良好的檔案管理工作環境。除此之外，企業內部的各個部門之間要做好統籌協調的工作，共同協作和配合，讓檔案管理工作在各個部門之間受到重視，從而推動檔案管理工作的進一步發展。

四、結語

綜上所述，在企業檔案管理工作中應用信息技術已經成為了社會發展的一種趨勢，將信息技術科學合理的融入企業的檔案管理工作是企業當前的工作焦點，把信息技術用于實際的管理工作中，從實際出發，提高檔案管理的效率和質量，將信息技術和企業檔案管理的具體情況相結合，讓檔案管理工作更加標準化和規范化，從而更好的發揮檔案信息的作用和價值，為企業的發展提供重要支持。

作者:吳容 單位:深圳市春暉信檔案技術服務有限公司

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