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摘要：獨立學院二級管理是西安交通大學城市學院在十幾年的發展中摸索出來的工作制度，對于促進院系的工作效率發揮了極大的作用。在二級管理體制下，系辦公室的工作量加大，需要系辦公室人員進行有效的協調與組織，以保證各環節的有效銜接。本文基于此，對于二級關系體制下，系辦公室的相關工作進行分析，以期對今后的工作有所助益。

關鍵詞：獨立學院;二級管理;系辦公室

自最早的獨立學院成立算起，經歷了將近17年的時間，期間各大獨立學院不斷摸索自身發展的出路，對發展中出現的政策與環境的變化做出相應的調整。筆者所在的西安交通大學城市學院自2004年成立以來，也摸索出了自己的發展模式。目前我院實行的是院系二級管理機制，在此機制下賦予系教學秘書較大的活動權限，同時也給予了較強的任務量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點出發，對工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養，員工職稱職級評定，員工心理健康關注等問題進行簡要分析，以期促進工作的更上層樓，對于我系乃至相關部門有所助益。

一、系辦公室行政管理問題分析

筆者自2007年進入西安交通大學城市學院，從系辦公室基層開始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對于辦公室承擔的巨大責任，作為辦公室主任責無旁貸，對于工作過程中的成績與不足也略有思考。總結起來，以上述五方面作為契入點進行一下分析。1、行政考勤流于形式。學院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應的考勤表，在執行過程中大部分員工還是具有一定的自覺性，部分員工對此具有一定的抵觸情緒，認為大學本應是寬松、自由、開放的一種氛圍，對員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個別教師的思想問題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個系，對此我們應認真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學院經過十幾年的發展，管理制度處于不斷完善中，然而獨立學院畢竟才發展十幾年，管理制度的經驗積累不足，隊伍年輕化也缺乏相應的培訓，考核制度實行一刀切，沒有考慮各系的具體情況，比如沒有區分文科系與理科系的差別，文科系也分經管與人文、藝術的差別，理科系也分計算機與機械、能動等的差別，對于工作考核的差別應具體情況具體區分，這一點我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學城市學院的大系，學生數量是最多的，特別是會計、財管專業對師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊伍，未來幾年老教師面臨退休，青年教師成長不足，無中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評定材料不足。職稱評定對于員工隊伍的穩定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無論是行政還是教師，在職稱評定過程中除了需要較強的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項便在于科研能力不足，導致評定職稱過程中科研這一項弱化了整體實力。5、員工心理健康輔導有待加強。我系學生較多，任務強度相應也較大。這給我系員工帶來了極大的心理壓力，對于維系員工的健康帶來極大挑戰，抱怨情緒時有發生。這與辦公室組織員工集體活動、分擔員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關系。

二、政策建議

系辦公室教學管理工作的好壞，承接著系教學、行政質量能否順暢展開的重任。對于工作中的問題及不足需要進行不斷的改進，方可化解危機，使工作正常運轉。針對以上問題，筆者提出以下幾點建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區別對待。“一刀切”的考勤制度，不具備大學的“人文情懷”，需要具體情況具體對待。比如對于老教師，可以考慮無考勤制(但是重要會議需要參加);中年教師可以實行減少考勤日期，提升其對于單位的認同感;青年教師實行嚴格的考勤制，以規范其行為，待職稱評定升級以后可放寬限制，以促進其追求上進之心。2、考核制度適度放權。在學院制定粗略的考核制度的基礎上，給予各系根據自身情況制定考核制度的權限，經過院系共同協商論證，積極聽取基層師生意見的基礎上再予以定稿實施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭鳴”的高校學習、工作氛圍。3、建立起教師層級隊伍。引進各個年齡層次的員工充實教學、行政隊伍的同時，完善老中青的結構搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實現階梯式的員工培養制度。對于員工的引進，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學歷為主，在保證最低限的基礎上，廣納人才，提升整個院系的教學、行政水平。4、促進員工平衡發展。在不斷提升員工工作效率的同時，關注員工科研水平的提升。在工作中學習，在學習中提升，將所學與所思形成科研成果，既可以促進學院的發展，也可以促進自身的提升，相得益彰。這對于員工的工作效率的提升以及忠誠度的提升，具有積極意義。5、關注員工身心健康。工作效率的提升離不開員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關人員予以適當疏導，給予其表達意見的途徑，對于員工提出的問題，系秘書需進行相應的處理，以促進問題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細心以及關心，只有做好系工作的“好管家”，系這個機體才能有效運轉。總之，二級管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務重，只有不斷地相互學習、總結經驗，才能更好地實現院系工作的有效銜接，保證各項工作的有效運轉，最終實現集體力量的最大化。

作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學城市學院

參考文獻:

［1］高雯蕙．獨立學院教學管理探析［J］．中國校外教育(理論)，2011(z2)

［2］黃旭強．獨立學院教學管理制度設計問題探析［J］．教育教學論壇，2012(19)

［3］玉素萍．獨立學院教學管理制度倫理困境分析———兼論獨立學院內涵式發展［J］．文教資料，2014(4)