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摘要：近年來，受國內外經濟下行壓力直接影響，煉油、化工投資持續大幅削減，石化及煤化工工程建設市場任務來源匱乏，石化行業遭遇了嚴峻的考驗與挑戰。面對“新常態”，公司提出，要努力壓降各類費用，嚴格控制非生產性費用開支，做好成本管理；樹立“過緊日子、苦日子”的意識，強化“開源節流、降本增效”工作。筆者通過實踐，提煉了一套集制度、規劃、節能于一體的3S管理法，用科學、創新的管理手段壓低成本，降低支出，取得較好成效，值得借鑒。

關鍵詞：行政管理；降本節支；創新方法

一、行政管理降本節支的實施背景

行政管理降本節支適應市場大環境的需要。2016年，國內外經濟形勢都很嚴峻，面臨的矛盾和壓力十分巨大，2017年經濟形勢可能更困難。特別是，消費需求持續不旺，煉油等眾多行業產能過剩，國際油價持續低位運行，市場形勢異常嚴峻，市場競爭更加白熱化。有些工程公司為了拿到業主的EPC合同，甚至免費為業主做工程設計。面對復雜多變的國內外經濟形勢，石化企業亟待調整管理方式，持續推進轉型升級。對于行政管理部門而言，就是要花大力氣，改革管理理念，創新管理手段，壓低成本，降低支出。行政管理降本節支是落實中央“八項規定”重要舉措。黨和國家、集團公司黨組明確要求，要貫徹執行中央“八項規定”精神，堅決反“四風”，營造廉潔自律、節儉樸實的良好氛圍。公司根據“八項規定”的要求，落實精簡會議活動、規范出訪活動，厲行勤儉節約等要求。行政管理降本節支是踐行精細化管理理念的必然要求。現代企業的發展，要杜絕粗放的管理模式。精細化管理是提升行政管理水平的重要途徑，對我們更好地做好行政管理工作具有十分重要的意義。必須樹立精細化管理理念，養成精細化工作習慣，通過制度化、標準化，切實推進精細化管理。在當前經濟形勢下，市場競爭更加激烈。公司想要生存，除了加強市場開拓、生產管理和技術研發之外，還要強化成本控制，通過壓降成本來提升企業競爭力。而精細化管理正是降低企業成本，實現效益最大化的重要手段和措施。

二、3S管理法的內涵

企業的行政管理是一個復雜的體系，是企業的中樞神經系統，其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面。在新形勢下，為了做好行政管理，降本節支，筆者對繁雜的行政管理體系作了梳理，并從實際出發，研究探索出的一套管理方法，使公司文秘、接待、外事、企業管理、綜合治理、資產管理、后勤、車隊等條塊工作在高效、規范開展的基礎上，有效降本節支，取得一定成效。行政管理3S管理法，3S分別代表System（機制）、Scheme（規劃）、Saving（節能），從建章立制、科學規劃、節能降耗三個方面真正將降本節支落到實處。3S管理法可以廣泛運用于企業行政管理，較大程度地降本節支，控制成本費用，向管理要效益。

三、3S管理法的實施方法

（一）完善制度規范，建立有效機制

目前，我公司有較為完整的管理制度體系，共有200余項制度，內容涵蓋了行政管理、企業改革管理、黨群工作、市場開發、項目管理、人力資源管理、技術質量管理、安全生產管理、財務管理、監察審計、采購管理、施工管理、檔案管理、信息化管理、法律與知識產權管理等全方位工作。每年年初，公司制定制度改造方案，報公司領導審批后實施。公司結合發展需要，對以前沒有明確制度要求的，研究制定相關的實體性規范；對已經有明確制度要求的，研究制定保障性規范，并注重二者的結合與配套，增強制度的針對性、指導性和可操作性，切實形成便于遵循、便于落實、便于檢查的制度體系。為了使制度進一步適應工作實際，符合依法合規工作要求，公司定期梳理、完善行政管理有關工作流程。

（二）科學規劃，優化方案，改革管理方式

新形勢下，企業往往面臨著資金困難，尤其是現金流緊張的困境。行政管理的資金往往以流出為主，這時就需要決策者和行政管理部門作出更詳盡的規劃。通過充分的調查研究，明確指出，要做什么，不要做什么？哪些是急需，哪些可延后？手中有多少錢，就辦多少事，切不可在企業生產經營困難、現金流緊張之時還將大筆資金用于不急需或不必要的行政管理和行政辦公建設，給企業運營雪上加霜。1、引入市場競爭，充分評審，選定方案招標采購或詢比價采購，具有公開、公平、公正的特性，面向社會，把采購的信息、宗旨、要求公布于眾，極大地擴大了物資的來源，增加了競爭性，采購行為也更為規范、透明。去年，公司在服務承包商選擇等方面作了大膽嘗試，主動出擊尋找廠家，獲取多種方案，通過評審，擇優合作。以公司出版發展歷程書籍的印刷服務為例，我們采取詢比價方式，從社會上邀請了5家圖文印刷公司，參與報價。組織公司相關部門人員參與評審，最后選定合作方。整個過程公開透明，符合采購招投標規定，并且大幅度降低了開支。2、利用集團公司易派客平臺采購，降本成效顯著2015年起，中國石化“易派客電商平臺”正式上線運行。通過集合批量、公開招標，目前已上架596萬個具體規格的商品，涵蓋化工、煤炭、設備等大宗通用物資及辦公文具、復印用紙、打印耗材、電腦配件、安全帽、勞保服等低值易耗品。公司在線上完成采購，不僅采購依法合規、陽光透明，而且降本效果顯著。3、簽訂酒店合作協議，節省差旅及業務招待費用我公司地處陸家嘴中心區域，酒店住宿費用高、預約難。為方便部門、項目組安排來訪人員住宿接待，公司考察了附近3公里內不同檔次的多家酒店，對比了其安全、整潔、交通、價格等多方面因素，通過談判，爭取了優惠價格，并享受優先預約、入住等待遇，為公司會務接待提供了實惠和便利。公司通過充分考察，最終確定與公司附近的6家酒店簽訂了合作協議，節支比例達20%～60%。此外，為節省員工差旅住宿費，方便住宿預訂，公司還與華住酒店集團簽訂合作協議，約定我公司員工入住全國各地的漢庭酒店都可享受協議價格，節省了員工差旅支出，降低了成本費用。4、探索EPC項目現場的車輛、駕駛員屬地租賃、聘用模式隨著車隊駕駛員逐漸進入到齡退休高峰期，如何緩解車隊人手少、任務重的矛盾顯得愈發重要。加之，公司承擔的EPC項目分散于內蒙古、廣西、廣東、山東等地，駕車往返于公司本部和現場須消耗大量人力物力。經過充分的市場調研，筆者會同公司項目管理部門，積極開動腦筋，創新管理方式，在人員較多的EPC項目現場試行車輛和駕駛員屬地租賃、聘用模式。這種管理模式有效緩解了車隊人力負荷，節省車輛運營成本和用工成本。

（三）節能降耗，增強降本意識

我們不能不屑一顧于一滴水、一度電的價值，那是企業效益的根本所在。公司的每一個職工都應自覺地投入到節能降耗活動中去，堅持不懈地做好節約能源的工作。出臺有效措施，一是要從硬件上找突破口，通過改革管理理念、改良設備等方式，切實踐行節能降耗。與此同時，要加大宣傳力度，號召員工樹立一種“點點滴滴降成本，分分秒秒增效益”的節能意識，實現節能效益的最大化。推行行政辦公信息化、無紙化是公司行政管理節能降耗的重要舉措之一。近年來，公司行政辦公信息化、無紙化程度大幅提升。除了集團公司統一開發上線的合同管理系統和公文管理系統外，公司于2012年推行了自主開發的綜合管理信息平臺，該平臺下設行政管理、人事管理、信息技術管理、檔案管理、HSE管理等十余個板塊，其中，行政政務管理系統下設內部報告、信息、會議申請、物資采購、用車申請、出國（境）管理等13個業務流程，實現了該13個業務條線無紙化辦公。在辦公設備選用上，注重節能環保。例如，傳真機設備老化亟待更換，借此機會，公司采購了CimFAX傳真設備，并安裝自動傳真系統。對外傳真收發實現無紙化，每年節省的復印紙極為可觀。此外，公司著力強化物業公司、保安公司、餐飲公司等的管理和服務意識，責成物業加強巡檢，杜絕“跑冒滴漏”；在午休、下班后及時關閉各樓層無需開啟的照明，減少資源和能源的浪費。結合公司HSE觀察卡、QHSE月報制度，及時了解各部門對公司行政管理尤其是后勤服務的意見和建議，定期召集物業公司、保安公司、餐飲公司負責人，對提出的意見和建議進行分析，落實整改。踐行3S管理法，從建章立制、科學規劃、節能降耗這三個角度切實管控成本，抓管理、降成本、增效益，取得較好成果。降本節支絕不是經營者和財務部門的“獨角戲”，必須全程控制、全員參與。通過在企業上下踐行3S管理法，加強宣傳引導，讓降本節支的理念深入人心，使人人講節約、人人講成本的氛圍日益濃厚，成本費用被分解到每個崗位、每項工作、每位員工的身上，讓每一個人都為降低成本費用貢獻力量，推動公司的持續發展。

作者:陸敏 單位:中石化上海工程有限公司

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