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[摘要]教學活動是高等學校工作的核心，衡量教學活動質量的重要指標就是教學檔案。尤其在大數據信息化的新時代以及本科教學評估和專業認證的背景下，教學檔案的信息化管理建設對高效教育教學具有重要的意義。本文首先對二級學院的教學檔案特點進行了分析，進而提出了現階段各地方高校二級學院在教學檔案方面存在的問題。最后本文從加大檔案管理信息化建設宣傳力度；建立完善相應的制度和標準；實行信息化管理系統；如何提高檔案管理人員的專業素質等幾方面，闡釋如何實現地方高校二級學院教學檔案管理信息化建設。

[關鍵詞]地方高校；二級學院；教學檔案；信息化管理

1地方高校二級學院教學檔案信息化建設的意義

1.1便于本科高校教學水平評估相關材料提供。在如今本科高校教學評估常態化和基礎狀態數據庫填報常態化背景下，基礎教學狀態數據庫將成為本科教學評估工作重要的依據。作為高校檔案重要組成部分的二級學院的教學檔案，已成為高等學校教學審核評估和專業評估以及專業認證的最直接最基礎的支撐材料。開發建設好二級學院的教學檔案管理的信息化將方便于高校基礎狀態數據庫的填報，進而促進專業評估和專業認證工作順利開展。此外，二級學院教學檔案管理的信息化建設還有助于高等院校進行自我評價，及時發現教學活動中存在的問題，充分發揮教學檔案對教學質量的監督與反饋作用。1.2提高地方高校學校建設水平。為全面落實全國全省教育大會、新時代本科教育工作會議精神，圍繞全面振興本科教育，全國各類高校都在推進一流專業和一流課程建設，各高校都在積極加強教育內涵式發展，提升人才培養質量，努力推動院校整體建設水平的提升。把如今信息技術引入二級學院教學檔案管理中，將促進地方高校教育現代化建設，提高地方高校學校建設水平。此外，地方高校的教學檔案管理的信息化的建設，方便對教師的教學成效進行評估，有利于教師及時調整教學模式和教學方法。教學檔案客觀全面地記錄了各高校一線教師教學活動和全校師生教學成果，反映了地方高校的整體素質以及辦學水平。二級學院教學檔案管理的信息化建設，對新形勢下高等教育改革具有重要意義[1]。

2地方高校二級學院教學檔案特點

2.1教學檔案內容豐富。地方高校二級學院教學活動環節多，教學材料內容種類豐富，要歸檔教學材料包括：一是有關教學管理材料，包括學校教務處以及二級學院制定的各類教學管理文件，包括人才培養方案、教師年度考核辦法、教學任務書、教材管理辦法、教學實習安排情況、教學情況檢查統計表等；二是教學材料，包括教學進度表、教師課程表、調停課申請表、聽課記錄等[3]；三是學生材料，包括學生的學籍表、畢業論文材料、考試試卷、命題表、成績單、考試情況記錄表、各科試卷分析單、等；四是教師業務檔案，包括教師教研論文的匯總、教學工作量、指導學生獲獎和自己獲得的各項獎勵等材料。2.2教學檔案形式多樣，層次多，具有周期性。地方高校辦學一般包括專升本生、本科生、研究生以及成人教育四個層次，各層次根據學校建設特色及地方需求分為不同的專業，不同的專業的目標定位以及教學管理特點使得教學檔案也互不相同。教學活動形式多樣，包括課堂教學、線上教學以及實驗實踐教學等，使得教學檔案的材料有紙張、音視頻以及圖片等多種形式。學生培養的周期導致了教學活動周期，使得教學檔案表現出周期性特點。

3地方高校二級學院教學檔案管理現狀

3.1教學檔案規檔意識淡薄。由于學校辦學理念和辦學目標的制約，一些地方高校的工作重心放在招生就業工作上，忽視了教學檔案管理工作的重要性。另外，學校的相關領導以及教職工沒有正確認識到教學檔案的重要性和相關應用性，導致教學檔案的歸檔范圍以及歸檔方法不明確。而且地方高校的教師工作重心在科研項目申報，科研文章和課程教學上，忽略了在教學活動中對教學檔案的及時整理歸檔，在各類評估和認證要求統一歸檔檔案材料時，往往倉促的東拼西湊。這種臨時倉促補做的教學檔案材料不能全面如實地反映教學效果，使得教學檔案材料的真實性以及可靠性令人質疑[4]。3.2教學檔案制度化、標準化建設不到位。目前地方高校二級學院在制定教學檔案管理規章制度和標準時，主要的依據還是紙質教學檔案管理工作，沒有及時對教學檔案管理工作的信息化進行優化和完善，造成相關制度和標準的落后。這不僅影響了教學檔案管理信息化的進程，也使得教學檔案管理工作效率偏低，不規范，導致問題頻出。此外，缺乏適當的制度和標準來約束規范，使地方高校教學檔案管理信息化建設的系統性不強。3.3教學檔案缺乏信息化管理。隨著全面振興本科教育和分類建設高水平大學的推進，地方高校的檔案信息化建設工作已成為高水平大學建設的重要環節，但大多數地方高校二級學院的教學檔案的管理目前還普遍采用紙質版[5]。這種傳統的紙質檔案有很多弊端，比如紙質檔案存放占地量大，需要專門檔案室；相關檔案查閱麻煩，在教學檢查或者教學評估時需要需要人工在成千上萬分材料中進行反復查詢，既對紙質檔案材料造成了不可避免的磨損，有耗費大量人力物力。所以，地方高校教學檔案的信息化建設不僅能保護教學檔案材料不受磨損，又能簡化檔案歸檔和查詢工作，但目前教學檔案管理的信息化建設還沒有被各地方高校所重視。3.4教學檔案信息化建設缺乏專業技術人才。高校教學檔案信息化管理工作的基礎是計算機技術，要推動地方院校教學檔案的信息化建設，就必須引進或培養有計算機技術背景的人才。但由于教學檔案管理工作不被重視，在檔案管理人才的引進和培養方面的投入有所欠缺。要實現地方院校的教學檔案信息化建設，提高對專業人才的要求，地方高校原有的檔案管理人員難以應對檔案信息化管理工作中的挑戰。

4地方高校二級學院教學檔案管理的完善措施

4.1加強教學檔案管理信息化建設的宣傳力度。首先，在地方高校教學檔案管理信息化建設中，領導人員和相關管理人員要立足于檔案工作，轉變原有的檔案工作模式和思維理念，對地方高校二級學院教學檔案管理進行合理性和信息化的管理。其次，方高校二級學院在教學檔案管理的信息化發展中，要加強宣傳工作，通過宣傳工作提升教育工作者對教學檔案管理信息化的認知度，使教育工作者認識到教學檔案管理信息化建設的重要性。4.2制定教學檔案信息化管理質量標準。地方高校二級學院在實施教學檔案信息化管理工作中要建立檔案管理質量標準，這種質量標準要包括教學檔案材料的歸檔范圍、整理要求、類別劃分、存儲形式、立卷規則、保存年限等方面。各地方高校應參照《高等學校教學管理要點》(高教司〔1998〕33號)以及相關專業評估、專業認證和審核評估等文件要求，結合自身的實際情況，來確定本校教學檔案的歸檔范圍。所有教學檔案材料要力爭實現紙質文檔和電子文檔同步存檔。電子文檔格式要符合國家技術監督局的中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》關要求，明確檔案信息化后生成的電子文檔的信息標準，以及信息化檔案記錄的標引和檢索規則方法，建立適合信息化發展的教學檔案信息化標準體系。4.3實行二級學院教學檔案管理信息化、共享化。在當今大數據、云計算和信息化時代，地方高校二級學院的教學檔案管理的發展也要從學院集中統一式向新的集成化管理轉型[6]。地方高校教務部門要拿出專門經費來引進有專業背景的人員，把學校現使用的信息系統和檔案管理系統結合起來，把教學活動過程中的各種數據分類保存，構建成各種類別信息集成化的信息化管理系統，實現學校內部多種信息資源可共建共享，每位教職工都能便捷地使用這種信息化的集成管理模式，提高高校信息資源的利用率。地方高校還要加大教學檔案管理信息化的基礎設施和設備的投入，使用先進的信息化管理系統，加強地方高校二級學院的教學檔案信息化管理建設。4.4提高教學檔案管理人員專業綜合素質。地方高校的二級學院大都沒有專職從事教學檔案管理人員，該工作往往由教務秘書來兼職，故此地方高校應加強教學檔案管理人員的專業化建設，引進專業化的檔案管理人才，特別是具有相關檔案管理專業背景的人才，以滿足教學檔案信息化管理建設的基本需求。此外，地方高校還要組織專業人員對各二級學院的教務管理人員和各系(教研室)主任進行教學檔案信息化管理方面的培訓，例如舉辦講座、參加集中培訓等，注重對以上人員的檔案管理、計算機技能、教學管理三方面的綜合素質的提升。各地方高校還可以定期組織相關檔案工作人員到其他單位交流學習檔案管理信息化知識，還可以制定明確的獎賞制度，每年要對從事檔案管理工作的人員進行考核，以激發他們業務學習積極性。

綜上，地方高校二級學院教學檔案管理的信息化建設，對地方高校教育教學質量的提升具有重要意義，以此來加強檔案信息化管理工作質量。基于地方高校二級學院教學檔案信息化管理工作的重要性，需要由專業的檔案管理人員來擔任此類工作，為高校相關部門檔案資源提供科學性和便捷性服務，提供精準化的檔案，提升工作效率，進而提升高校檔案管理服務效度。

參考文獻

[1]王曉燕，王新華．信息化視閾下高校教學檔案管理方式的轉變[J]．科教導刊，2016(2)：9-10．

[2]宋慧穎，李曄．高校二級學院教學管理模式創新研究[J]．上海教育評估研究，201423(12)：56-59．

[3]許珍花．高校二級學院教學檔案材料的收集與管理[J]．黑龍江檔案，2017(3)：65-66．

[4]王爽．高校教學檔案管理存在的問題及對策[J]．蘭臺內外，2019(4)：55-56．

[5]徐春曉．高校二級學院教育教學檔案管理模式分析與探索[J]．教育文化，2018(31)：91-92．

[6]陳海燕，閆旭．高等院校教學檔案管理現狀與模式創新探索[J]．教育教學論壇，2018(7)：6-7．

作者:魏標 張琳 白翠冰 李瑞乾 單位:阜陽師范大學/化學與材料工程學院