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摘要：隨著社會經濟的發展，我國實施計劃生育政策以來，人口數量得到了明顯的控制，但計劃生育檔案管理和實際計劃生育工作之間仍存在諸多問題。信息技術在計劃生育檔案管理中的廣泛應用，不僅減少了檔案管理工作人員的工作量和差錯率，同樣極大提高了工作效率。本文主要是圍繞信息技術在計劃生育檔案管理中的應用進行論述，為提高我國檔案管理工作提供參考依據。

關鍵詞：信息技術；計劃生育；檔案管理；應用效果

隨著信息化時代的發展，信息技術被廣泛應用于各個領域和專業中。計劃生育作為我國的一項基本國策，系統化的計劃生育工作能有效解決我國人口眾多的問題，提高我國人民的整體生活水平和生活質量，將先進的信息技術手段應用到計劃生育檔案管理中，有效促進我國計劃生育工作的順利實施。

一、計劃生育檔案管理中應用信息技術的重要性

1、提升計劃生育服務技術

檔案管理水平的高低是一個單位服務水平高低的真實體現，還能清楚的了解該單位發展的歷程。計劃生育管理部門通過信息技術形式來管理檔案，是按照遵循政府服務部門發展要求的，按照法律制定管理工作的依據，加強檔案管理的規范化是十分必要的。例如：以信息化管理檔案能清楚的知道計劃生育服務地和義務去計劃生育手術的數量及基本情況，成為檔案考核管理人員的重要依據。

2、切合檔案信息化要求

在新的檔案管理方式下，傳統檔案管理逐漸顯現出其不足，如：檔案以紙質形式存儲，極易在儲存過程中造成腐蝕、遺失。一旦發生上述情況，就會導致檔案遺失，檔案管理工作也會因此而打亂，提倡檔案管理實行網絡化和信息化，獎信息技術與檔案信息化相融合，能促進計劃生育檔案管理工作的高效率、便利性，同時為檔案管理員提供便利，實行更加優化的服務。

二、信息技術在計劃生育檔案管理中的應用分析

1、規范管理檔案管理機制

將信息技術應用于計劃生育檔案管理中，為保證數據和網絡在一個安全的環境內運行，需要制定相關規定，明確相關責任，建立起規范化管理體制。計劃生育檔案管理部門應根據國家制定的相關管理辦法，建立健全計劃生育檔案管理規范、流程，按照嚴格的管理步驟，細化信息管理技術。加強對計劃生育檔案的傳輸，在傳輸過程中加強安全管理，保持檔案管理的完整性。檔案管理人員在實際工作中應保持高度的責任意識，保證檔案管理的安全性與完整性。以信息化為手段，統一檔案管理標準，在對檔案進行收集、整理、編目與檢索、統計以及保管等環節時均需統一的標準，標準化的管理能實現檔案信息化管理的建立和網絡資源共享。

2、提高檔案管理人員的綜合素質

人才是做好一切工作的保障，為促進信息技術在計劃生育檔案管理工作中的應用，應加強對檔案管理人員的素質建設，首先，要讓檔案管理人員從根本意識上對檔案管理工作起到重視，認識到檔案管理工作與計劃生育部門的密切聯系，準確、詳細的資料記錄與廣大計生家庭息息相關，從根本上提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視，才能更加有效的開展檔案管理工作。其次，還要加強對檔案管理人員的計算機技能培訓，全面提高檔案管理人員的信息化技術水平，檔案的登記、立卷、歸檔等都需要在計算機中呈現，這就需要檔案管理人員具備交稿的計算機專業技能，只有這樣才能保障檔案管理工作的進一步開展。除上述措施外，計劃生育檔案管理人員還應具備較強的創新意識，在實際工作中培養創新能力，對于工作中存在的問題及時發現，及時解決，轉變傳統的管理思維模式，以新的方法和觀念，積極探索。

3、統一檔案管理設備

信息技術的應用是將檔案信息轉化為數字化信息，使不易保存的紙質信息轉變為可以充分利用的電子檔案資源，這就需要統一的管理設備和網絡。讓計劃生育檔案管理實現計算機化，在檔案管理工作中利用信息技術，通過快速減速、編目、自動存儲等功能，快速查找到需要檔案信息，完善信息檔案管理設備這一硬件條件，是實現自助化的前提。隨著我國新生人口的增加，人口總量不斷變化，城鎮化的快速發展，人口流動性增強，計劃生育檔案的數量也隨之增加，傳統的紙質檔案，既難以保存，所用紙張對環境造成了極大的破壞，檔案管理機構面臨著巨大的存儲壓力，利用光盤和磁盤儲存能有效緩解存儲壓力，同時也減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率。在對檔案信息進行存儲時，還應保證數據的安全性，確保系統的安全性，防治不法分子鉆漏洞盜取信息資料。將信息技術應用到計劃生育檔案管理中，能促進信息的高速傳遞，以創新的服務方式，充分實現信息的共享與交流。計劃生育檔案管理應不斷適應當前經濟社會發展的需要，以規范化、科學性、高效的信息管理方式實現信息的交流與共享。

4、注重資源共享

在計劃生育檔案管理中利用信息技術，電子檔的來源是十分重要的，與原有傳統記錄方式相比，電子檔案需要通過正式檔案來源的真實性，來證明電子檔案的真實性，從電子檔案的最初形成到歸檔，需要經過一系列的過程，包括電子檔的內容、框架等信息進行全面收集，最終形成資源共享。在生成電子檔案的過程中，應保持軟件格式的一致性，當前我國計劃生育檔案管理中，很難實現一體化工作模式，材料遞送、數據轉化均由不同人員完成，不同階段經受的人不同，電子檔案一旦發生格式變化，則會給后期工作帶來較大影響。結語檔案管理時一項長期、復雜的工作，將信息技術應用到計劃生育檔案管理之中，是計劃生育檔案管理適應當前經濟社會發展的必經之路。在實際檔案管理工作中，管理人員應積極轉變工作思路和工作方法，正確面對當前計劃生育管理中存在的問題，針對問題制定有效解決對策，促進我國計劃生育工作向前推進。

作者:崔慧 單位:遼寧省朝陽市人口和計劃生育服務中心

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