近年來，隨著檔案管理信息化程度的加深，事業單位開始逐步引入網絡技術用于檔案管理工作。然而，各單位由于檔案信息化管理理念的缺失與管理意識的薄弱，導致傳統紙質檔案在轉向電子檔案的過程中面臨諸多困難與挑戰。同時，地質資料檔案管理也面臨著這一問題。基于此，研究將從風險視角出發，通過對比傳統檔案管理與電子檔案管理，明確兩者優劣勢，以此為事業單位檔案管理信息化工作提供一定的參考。

紙質檔案管理

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、文化產業文化產業資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

摘要：在網絡信息化快速發展的背景下，傳統的檔案管理與服務已經很難適應目前社會發展的需求，傳統的檔案管理一方面增加了管理者的管理難度，另一方面對于需要檔案資料的群體來說，獲得所需要的檔案資料也是非常繁瑣的。因此，在本文中作者通過對信息化背景下的檔案管理的含義、社會信息化背景下檔案管理改革的原因等方面進行分析，并提出社會信息化背景下檔案管理改革的基本思路及改革策略，期望能盡自己的綿薄之力來促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

關鍵詞：社會信息化；檔案管理；背景

隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。

紙質檔案和電子檔案

在現代水利檔案管理中互相不可替代伴隨著信息網絡技術的不斷發展，紙質檔案和電子檔案一樣，都已成為現代水利檔案管理的重要組成部分，在水利事業發展中發揮著同等重要的作用。紙質檔案和電子檔案相輔相成，優勢互補，是并駕齊驅的“兩駕馬車”，互相不可替代。①紙質檔案與電子檔案的原始憑證性。原始性是檔案最主要的特性，紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實、唯一性。紙質檔案中最原始的當屬經過上級領導親自審改、簽署的文件、會議正式通過并生效的紀要，及人們在日常的生產生活中形成的親筆手稿、印鑒原稿，最大限度地體現了原始記錄形成的思路與脈絡。紙質檔案難以偽造和篡改，決定了其記錄歷史情況的客觀真實性，成為令人信服的歷史憑證。更因其具有唯一性而具有獨特的保存價值。電子檔案的格式和內容是可更改的。檔案利用者可以根據各自的需要通過計算機網絡對電子檔案進行不同形式的信息處理；計算機網絡本身存在的不穩定性也會影響電子信息的準確性、信息的完整性，由此而引起人們對電子檔案的原始、憑證性的質疑。②紙質檔案與電子檔案的安全性。紙質檔案相對于電子檔案來說，安全性能更為穩定。紙質檔案形成后，原件中的內容和形式不會發生變化。而這種真實性和原始性在電子檔案中就不能得到保證。在電子文件歸檔時，要保證其內容完整、版本為最終，電子檔案載體的物理狀態良好，沒有病毒，信息輸出準確。電子檔案需要備份，以確保文件的原始性，特別是防止網絡或計算機出現病毒后造成電子文件丟失。紙質檔案較電子檔案更易于保密，保存時間更長。③紙質檔案和電子檔案的共享性。大部分的紙質檔案保存的都是孤本，其共享利用只能在較小的范圍內進行。傳統的紙質檔案是一種“有形的信息資源”，匯集在一定的場所、在固定的時間范圍內被需求者利用。電子檔案在虛擬的計算機環境下是一種“無形的信息資源”，同一份檔案可以在同一時間、不同地點、被不同需求者利用、共享。④紙質檔案和電子檔案的經濟環保性。電子檔案的應用相對于紙質檔案的應用更為經濟環保。利用者可以在不同地點、不同時間通過計算機網絡，而不需在特定地點、指定時間通過紙質載體閱讀電子檔案，這樣既節省了紙張，又減少了檔案管理者對紙質檔案進行拆釘、裝訂、搬運所需的大量時間和精力，使電子檔案被無紙張消耗的重復利用，達到了經濟環保的效果。紙質檔案的應用則需要使用大量的紙張。⑤紙質檔案和電子檔案的保護原件性。隨著對紙質檔案閱覽次數的增加，作為信息載體的紙張會逐漸老化和破損，字跡也會變得模糊不清，大大縮短了紙質檔案的使用和保存壽命；而電子檔案的利用則不同，即使被多次復制、打印，其內容也不會遭到破壞，電子檔案的正常利用不會對其壽命造成任何影響。需要強調的一點，由于技術和載體的材料等多種因素的影響，電子檔案的壽命也不是沒有盡頭的，對其原件也需要進行很好的保護。⑥電子檔案對紙質檔案還有一定的管理與使用上的便利性。

水利檔案管理實現從傳統向現代方式轉變的制約因素

隨著計算機網絡技術在水利行業的普遍應用，水利檔案管理技術得到了進一步的發展。特別是隨著計算機應用的直接產品的電子檔案應運而生，水利檔案管理的內容和形式也發生了新的變化，對傳統的水利檔案管理方式提出了挑戰。傳統的水利檔案管理模式正在被現代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統向現代模式轉變中存在的制約因素有：①主觀認識不到位。一些基層的水利檔案管理者沒有充分認識水利檔案管理在整個水利建設管理中的地位，把水利檔案管理作為一個獨立運行的管理工作。認為水利檔案管理處于整個水利建設管理環節的最末端，它的運行不會對水利建設管理產生太多的影響。造成檔案管理與水利建設管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時，造成檔案信息資源的浪費。②客觀因素的制約。水利項目建設周期一般都比較長，而且檔案內容繁雜。從項目論證、設計、實施到竣工驗收，周期短的需要1～2年時間，周期長的則需要5～10年甚至更長的時間。而實施過程中建設內容還會根據實際情況有所調整變化。項目信息固化為紙質和電子檔案的過程復雜。③管理方法落后。傳統水利檔案管理的重點是紙質檔案，一些基層水利檔案管理者習慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應利用計算機網絡將檔案信息資源整合；同時，由于電子檔案在管理技術上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動研究和探討現代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實現從傳統向現代方式轉變的途徑

確立現代水利檔案管理新理念,由對單一紙質檔案管理轉向對紙質檔案與電子檔案管理并重轉變的唯一途徑是實現水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數字化的方式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而實現水利信息資源共享。①實現水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計算機技術在水利建設管理工作中的普遍應用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎。隨著電子檔案的數量和種類不斷增多，實現水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節約了費用，又節省了時間，對提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實現水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質量。隨著水利檔案管理的重點和方式轉變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來集中在迎來送往的檔案查詢上，轉移到檔案數據的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點不再是文件實體，而是文件形成及運轉的過程，從而更好地把握相關文件之間的有機聯系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實現水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實現水利檔案資源共享。傳統的紙質檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲在網絡計算機上，完成紙質檔案向電子檔案的轉化，取得授權的不同地域的任何人，憑借信息網絡技術可以隨時隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴大了，受眾人數增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。

1當前事業單位檔案管理現狀

傳統的檔案管理工作主要以立卷、借閱、轉遞、歸檔等方式為主，但是隨著我國教育事業和事業單位的發展，檔案資料逐漸增多，傳統的檔案管理工作已經不能滿足大量檔案管理的需求。隨著信息化技術的不斷發展，為事業單位檔案管理創新系統了技術基礎，現在，通常使用網絡管理軟件技術進行檔案的管理，這種管理方式和管理技術的創新大大提高了檔案管理的效率和水平。傳統、單一的館藏檔案管理結構逐漸被信息化的管理方式所代替，這種創新性的檔案管理增加了檔案的時效性和含金量，促進檔案管理工作的進一步發展。雖然當前事業單位檔案管理工作在技術上與傳統檔案管理相比已經取得了巨大的進步，但是，仍存在許多問題制約了檔案管理工作的進一步發展，下面進行具體分析。

2事業單位檔案管理創新存在問題

2.1缺乏對檔案管理工作的重視

檔案管理工作是保證事業單位工作協調發展、提高工作效率和工作水平的重要保證，是事業單位"真實性"的根源所在。但是，當前事業單位缺乏對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作可有可無，所以缺少認真管理的態度和工作程序，還存在秩序混亂的現象。在長期的檔案管理工作中，缺少檔案管理的連續性和長期性，造成事業單位檔案缺失，甚至不注重檔案管理的保密工作，導致檔案泄露現象。事業單位檔案管理記載了單位的成長歷程和信息資源，檔案泄露對事業單位可能造成隱形損失。由于缺乏對檔案管理工作的重視，工作人員缺少參與的積極性，檔案管理工作流于形式，導致檔案管理工作無計劃性、無目的性，嚴重制約了事業單位的健康發展。

2.2缺少有效的檔案管理系統

1引言

隨著信息技術的快速發展，社會生活的各個領域都滲透著信息技術的影子，極大改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業等社會各個部門的重要環節，在傳統的管理方式下存在著諸多問題，比如安全性不高、查找檔案效率低下和搜索時間過長等，因此亟需加大引進信息技術的步伐，改革原有的檔案管理方式，從而更好地滿足社會發展的需要。只有不斷吸收引進新的技術方法，不斷進行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時間和提升安全性等，進而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

2信息化背景下檔案管理改革的意義

信息化大背景下進行檔案管理改革隨著社會的發展十分重要，具體表現在如下四個方面。2.1加強信息資源的整合力度。傳統的檔案管理主要是進行單一的管理，具體的檔案信息資料由當地的檔案館或者是具體相應的檔案館進行管理，各個檔案館之間的聯系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會群眾的需求。由此出現了在現實生活中，經常會遇到為了查找一個檔案需要進行幾個地方奔波的現象。在信息技術的引導下，通過進行數字化傳播，結合各個檔案管內的信息資源進行整合，以信息技術為平臺，搭建數字化的檔案管理系統，從而能夠加強檔案信息資源的整合力度，進而更好滿足廣大群眾的需求。2.2提高檔案管理的工作效率。檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統的檔案管理下，是由人工進行錄入相關數據、進行存放和整理的，這在一定程度上會導致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術，可以簡化相關程序，利用信息技術能夠使檔案管理以數字化的形式更好地呈現，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節約相應的管理成本。2.3增加檔案管理的安全系數。檔案管理最重要的一個要求就是檔案必須處于一個安全的環境中，更好地進行保存和運用。傳統的檔案管理中檔案資料主要是紙質材料，由于紙質物品存放長時間會受到溫度、濕度等影響，導致一定的破損，不利于更好地進行保存。甚至在檔案進行傳輸和搬運的過程中會受到人為破壞，使得檔案處于一個不安全的環境中。在信息技術環境下，通過引進各方面的技術，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數。2.4適應社會發展的需求。當前信息技術快速發展，人們的生活各個領域已經滲透著信息技術的影子，極大促進了社會的發展。我國社會大力加快互聯網發展的步伐，使用網絡的普及率已經超過人口半數，信息技術深刻影響著人們的生活方式。在檔案管理中，通過引入信息技術，讓社會上的人們可以更好地接觸互聯網在檔案管理中的作用，積極運用相關的技術，從而更好地為自身發展而服務。

3信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當前檔案管理者和相關學者比較重視的問題。筆者根據相關的調查研究，認為可以從以下四個方面進行探究。3.1提高檔案管理人員的工作素質。任何事情都離不開工作人員的努力，相應的在檔案管理中，時時刻刻需要具體檔案管理人員進行統籌和協調。在信息化大背景下進行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質，信息技術作為一門高新的技術，需要各個工作人員進行相應信息技術的學習，包括錄入數據，進行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質。其次，還要加強工作責任感，有的檔案資料需要進行相應的保密，因此工作人員應該加強自身的工作責任感。最后，要正確對待檔案管理這個工作，樹立正確的工作意識。3.2制定檔案管理的具體工作標準。信息技術在初期應用到檔案管理中會面臨著許多問題，主要是因為沒有建立統一的工作標準。在當前檔案管理中，各個單位應該明確自身的實際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標準，明確相應的責任。加快建立數字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進檔案管理的自動化管理，在檔案管理的過程中節約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據各個職能進行檔案管理工作細化，明確具體職責更好保障管理效果。3.3轉變檔案管理的工作態度。檔案管理是各個單位的主要工作內容，在處理相應的檔案過程中應該加快轉變檔案管理的工作態度，樹立正確的檔案管理認識。在現實生活中，各個部門應該轉變檔案管理的態度，高層領導應該重視對于檔案管理人員的培訓和指導，建立信息化的檔案管理系統，解決傳統檔案管理的不足。3.4結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧。在檔案管理中，利用信息技術的優勢能夠更好地滿足群眾對于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統的檔案管理，需要合理借鑒傳統的檔案管理的優勢，結合現代信息技術，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機密的重要會議資料，文件資料不能通過數字化進行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統的紙質資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統的檔案管理的優勢，積極吸收現代信息化技術，提升檔案管理的技巧。

［摘要］企業檔案信息化建設工作是為了適應新時期的發展需求，全面加強企業檔案信息化建設的效率、質量，提升企業市場競爭力，以及促進電力企業持續發展而使用的重要手段。本文旨在分析檔案管理現代化過程中出現的問題，并對企業檔案管理的信息化和企業發展提出具體解決方案。

［關鍵詞］新時期；電力企業；檔案信息化

隨著信息技術的快速發展，為了使電力企業檔案信息化建設工作能夠順利開展。當前，電力企業需要盡快找出阻礙檔案信息化建設工作順利開展的原因，并積極制定各種加強檔案信息化建設的手段措施，從而為電力企業管理層提供科學的決策依據，促進電力企業在新時期的整體運營水平不斷提升。

一、電力企業檔案信息化建設的重要性

引入信息管理是電力企業實現檔案管理現代化的途徑之一，隨著電力企業經濟的快速發展，數據檔案的分類越來越細，涉及的領域越來越多，檔案的信息化程度也在不斷提高。一方面，為了持續維護傳統紙質檔案避免潮濕、蟲蛀、火災等危害，每年必須投入大量存儲材料，同時隨著檔案資料的不斷累積，檔案存儲空間受限等問題也一一凸顯；另一方面，由于檔案需要反復查閱，原件不可避免地會損壞甚至丟失，大量文件無法通過電子化呈現，因此，這也是當前電力企業檔案管理亟待解決的問題。隨著信息化時代的到來，檔案信息的轉換及使用打破了時空的限制，成為企業經濟活動的重要內容。加強電力企業檔案信息化建設，不僅可以從整體上改善檔案的存取現狀，最大限度地滿足企業各部門對檔案的使用需求，而且是正確經營決策的必要條件。目前，提高企業市場競爭力的重要途徑之一是提高市場信息本身的速度和準確性，這就要求企業建立收集和存儲信息的數據庫。為了更好地了解它們的優缺點，我們要不斷完善企業檔案信息化建設，全面分析它們的優缺點，在最短的時間內取得最科學、最正確的成果，從而為企業的決策打下堅實的基礎。檔案管理信息系統的建立，在一定程度上促進了傳統檔案管理的完善，現代化的信息資源設備使檔案管理比傳統的檔案管理更加開放，這可以幫助管理者快速、輕松、有效地管理檔案，提高檔案管理及利用的效率和質量，為企業整體發展提供有力的支撐和幫助。

二、新時期電力企業檔案信息化建設中存在的問題

1檔案管理現狀分析

1.1檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。

1.2檔案管理不能為公司服務

傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。

2信息化時代檔案管理的建議

1、人事檔案管理創新發展的現狀

改革開放以來，我國人事檔案管理工作，經歷許多考驗，人才的流動受到檔案工作的制約，使人才難以流動，也正因為這個理由，在不同的單位都留下了一些有檔無人的現象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時代，人事檔案的管理工作，在計算機和網絡化的發展中，已經具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經驗，同時也形成了一個較強的、并且獨立的檔案管理系統，這些已經成為檔案管理的基礎，高科技的發展，加速了檔案管理的創新發展。但在創新中也有一些問題。第一，是由于現實中的一些問題，阻礙了創新發展，雖然檔案管理經過了半個世紀的發展，但直至今天，我們還應該說，檔案工作還是處在一個發展階段，所以，就會出現這樣或那樣的，各種各樣的問題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會對檔案管理的意識性不強、檔案管理部門工作效率低下，還有由于指導力不足、檔案管理事業專業人才較少等問題，凸現了人事檔案后繼無人的事實，當然，這些問題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發展。第二，是學習不努力，在高科技時期，不學習就會落后，作為檔案的管理者，本來就缺少專業檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統經驗工作，沒有更多的學習，也更沒有思考，他們只是日復一日的工作，把學習新技術都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實踐過程單一，實踐是檢驗真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學到的是最新理論，到實踐過程中，因為各種各樣的原因讓理論變的沒有意義，使從業者從實踐者又回到傳統中。

2、高科技時期計算機在檔案管理中的應用

在現代科技時期，必須要掌握計算機和網絡應用。檔案管理是社會發展的記錄儀，也是社會信息的儲存庫，在大量的無序的信息，整理、歸檔、管理，是個反復而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計算機和網絡，有效利用現代科技提高工作效率。

2.1計算機技術與無紙化辦公

無紙化辦公，實現全無紙化辦公在檔案管理里，應該是一個必然的趨勢，節能環保、高效辦公，都可以完全的有計算機來實現。

檔案是政府單位和企業在發展中的重要參考，受傳統檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內容上難以滿足時代的需求，為了更好的發展檔案管理，電子信息化的管理模式是必不可少的，為了更好的實現檔案的保存和利用，就必須對現有的檔案進行電子信息化，彌補其不足，由此促進檔案管理質量的提升，更好的服務社會需求。

一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優勢

計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。（一）檔案的共享與辦公自動化。在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。（二）更快的檢索檔案。電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。（三）時效性和管理效率。傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力。檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。（五）優秀的存儲媒介。傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責

一、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。

（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。

（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。