論文關鍵詞：基層人民法院檔案管理利用

論文摘要：如何做好法院檔案管理工作，實現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應有的作用，是當前基層人民法院亟待解決的問題。基層人民法院作為國家審判機關的前沿陣地，不僅承擔了大量的刑事、民商事、行政和執(zhí)行等多項審判工作，也是構建和諧司法、展示國家司法權威和提高司法公信力的“第一道防線”。

隨著社會的不斷進步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅持高起點、高標準、高要求，不斷提高法院檔案質(zhì)量和檔案的有效開發(fā)和利用，更好地服務審判服務社會。如何做好法院檔案管理工作，實現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應有的作用，是當前基層人民法院亟待解決的問題。

人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分，真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，為實行審判監(jiān)督提供了重要依據(jù)和必要條件，是做好法院各項工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。

一、基層法院檔案管理利用面臨的形勢

（一）訴訟檔案數(shù)量急速遞增

增強檔案管理意識提高檔案管理水平

區(qū)法院加強檔案管理工作公務員之家版權所有，全國公務員共同的天地!

根據(jù)省高院歸檔和檔案管理工作會議精神，法院依據(jù)《檔案法》的要求，堅持檔案工作“集中統(tǒng)一管理，維護完整與安全，便于提供利用”的基本原則和“為審判工作服務”的基本宗旨，不斷加強領導，完善措施，規(guī)范管理，有效促進了檔案管理工作。

高度重視，全員學習，提高檔案管理意識。一是強化檔案法規(guī)教育，培養(yǎng)全員檔案意識。今年以來，該院領導高度重視檔案工作教育，多次組織全院干警學習檔案知識，反復宣傳檔案管理法律法規(guī)，定期考查學習情況并分庭室進行評分，增強了全員檔案意識，提高了各庭室歸檔意識，營造人人關心檔案管理工作的強烈氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好局面。二是強化業(yè)務規(guī)范，提高檔案管理質(zhì)量水平。該院將檔案工作納入法院工作的總體規(guī)劃，制定檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核；并調(diào)整了檔案工作領導小組、檔案鑒定領導小組及保密工作領導小組，嚴格負責檔案工作規(guī)劃的制定、檔案管理措施的落實以及檔案安全保管等有關事宜。同時每年派員參加區(qū)舉辦專職檔案員培訓班，進行檔案業(yè)務學習、指導，使檔案管理有條不紊地推進。

嚴格制度，著重落實，提高檔案管理效率。一是健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作。該院根據(jù)檔案目標管理要求，建立健全了一整套檔案統(tǒng)一管理制度。（）歸檔限期制度。制定了《立案歸檔制度》，訴訟案卷審結即移交檔案室，嚴格辦理移交手續(xù)，編制歸檔目錄，逐一檢查，逐一簽名，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。（）借卷審批制度。制定了調(diào)閱、借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門借閱、查閱檔案的，應填寫借閱、查閱案卷函，經(jīng)部門負責人同意，辦公室負責人審核批準后方可辦理。本院干警借閱期限為個月，到期未還需按規(guī)定辦理續(xù)借手續(xù)；如外單位或個人借閱，需經(jīng)主管院長簽字批準后方可到檔案室借調(diào)檔案。《調(diào)閱、借閱、查閱檔案規(guī)定》的實施，一方面保證法院審理工作和檔案室管理井然有序，另一方面也保證了審判資料不流失、有效保護了當事人的秘密。二是按章辦事，嚴格日常檢查，嚴把質(zhì)量關。檔案人員按照檔案管理的要求逐份檢查，檢查的內(nèi)容包括：檔案盒標注的名稱、內(nèi)容是否正確、案卷封皮填寫是否正確、案卷數(shù)是否正確等等。每年集中歸檔期一結束，檔案人員把歸檔中發(fā)現(xiàn)的問題匯報給主管領導，在主管領導指導下及時糾正解決。三是注重開發(fā)利用，提高服務效果，充分發(fā)揮各類檔案的使用價值。為了充分發(fā)揮檔案的潛在作用，方便利用，該院檔案室注重編制檔案檢索工具，共編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄種以及檔案工具索引、庫房檔案存放示意圖等。注重匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進行深加工，編制成芝山區(qū)法院組織機構沿革、大事記、各類案件結案基礎數(shù)字統(tǒng)計、基礎數(shù)字匯編、檔案統(tǒng)計臺帳、案例編研等匯編資料，以確保利用檔案的各種需要。注重為各個處室提供良好的檔案服務，把“死檔案”變成了“活資料”。公務員之家版權所有，全國公務員共同的天地!

加大投入，完備設施，改善檔案管理環(huán)境。該院領導經(jīng)常到檔案室實地檢查，針對管理要求，下決心為檔案室添置、更新了部分設備，購置了電腦、增設了新檔案柜、更新窗簾、溫濕度計、滅火器等，使庫房達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，優(yōu)化了檔案室的管理環(huán)境。

一、加強檔案工作的指導思想是為審判、偵查、公訴服務，為當事人服務。

二、組卷必須符合有關規(guī)定的要求。

三、立卷歸檔必須符合有關規(guī)定的要求。

三、除本院院長外，任何單位、人員借閱卷宗必須填寫借卷單并經(jīng)辦公室分管檔案工作的負責人批準。

四、本院黨組成員借閱案卷的，應當辦理借閱手續(xù)。

五、辦案人員因辦案需要借閱案卷時，須本人親自借閱。委托其他人員借閱的，需要填寫委托借閱書。

近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、網(wǎng)絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結，文件從產(chǎn)生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、網(wǎng)絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結，文件從產(chǎn)生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

近幾年，電子信息技術取得飛速發(fā)展。辦公自動化、網(wǎng)絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結，文件從產(chǎn)生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

各位領導：

近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質(zhì)量，開拓進取，扎實工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預計可容納到年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調(diào)機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領導和同志們匯報我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強領導，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關庭、處、室正職為成員的檔案工作領導小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領導小組的職責。并根據(jù)班子成員變動情況，及時調(diào)整領導小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領導經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設檔案室及檔案庫房，購置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”。“三個克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想。“一個提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領導到一般人員充分調(diào)動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領導負責文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

（三）強化管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關規(guī)定并結合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，請上級法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒。現(xiàn)在，我院檔案室共有文書檔案

人民法院檔案是國家的重要檔案資源，是國家民主和法治建設縮影的一部分，它真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，同時又為實行審判監(jiān)督提供了重要依據(jù)和必要條件，因此檔案管理工作是法院工作不可分割的重要組成部分。如何做好法院檔案管理工作，實現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點淺見。

一、抓好規(guī)范化，夯實基礎

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎，是實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應做到把好“三關”。

（一）把好“收集關”，基礎材料規(guī)范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認真細致、按時保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。

（二）抓好“整理關”，科學立卷規(guī)范化

一、目前基層法院檔案管理存在的問題

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強領導、注重軟硬件建設方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出專款建立了400多平方米的檔案中心，做到辦公、庫房、閱卷三分開，購置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設備，并采取措施強化檔案信息化建設，實施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。

1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權益的意識不斷增強，訴至法院的各類糾紛也不斷增長。同時由于2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》從多個方面降低訴訟費用收費標準，直接導致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫存檔案數(shù)量為465卷732冊，1991年至2000年的庫存檔案數(shù)量為27407卷48351冊，到2008年8月，全院庫存檔案數(shù)量已經(jīng)達到66378卷116953冊，其中僅2008年8個月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊，增長速度可見一斑。

2、人員配備相對不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機構和職責的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關規(guī)定保存檔案一萬卷（件）應該設專職檔案干部一名為基數(shù)，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案量和工作量之間的矛盾，導致檔案人員每天只能疲于應付檔案的有關事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。

3、法律規(guī)定的相對滯后。最高人民法院于1991制定并實施《人民法院檔案管理辦法》（下稱《辦法》），時至今日，隨著社會生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟突飛猛進的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟合同糾紛案件訴訟標的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長期”，然而隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，訴訟標的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量涌進法院，若仍舊以十五萬元的標的作為永久保存的標準，必將導致檔案庫存量過大，筆者認為將訴訟標的在一百萬元以上作為永久保存，五十萬元以上作為長期保存更為適宜。《辦法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標的不滿1000元標準的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應訴缺席判決就定為永久卷，筆者認為不妥，定為短期卷即可。《辦法》還規(guī)定“經(jīng)上級法院復查改判的民事、經(jīng)濟、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長期卷即可。因此，《辦法》已遠遠不能適應當前我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民法院應當以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢新特點，重新確定相關管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實際效益，更好地服務審判。

二、解決問題的相關對策建議

一、了解信訪檔案的特點，為信訪工作全過程服務

信訪檔案與信訪工作息息相關，是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，在國家檔案中占據(jù)特殊地位。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特點外，還具有自身公正性的特點。一是信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。它不僅是信訪工作活動真實的歷史記錄，也是群眾信訪案件處理的重要歷史資料，是信訪工作有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，更是信訪工作中一種無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。所以說，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。二是信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪問題發(fā)生的時間、地點、事情的經(jīng)過以及關聯(lián)的人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調(diào)查處理經(jīng)過和結論，上級機關的批復和當事人對處理結論的態(tài)度，保留著真實的歷史標記。

二、提高對信訪檔案工作作用的認識，為信訪工作規(guī)范化建設服務

一是信訪檔案工作是信訪工作中一項不可缺少、不能替代、不容忽視的基礎性工作。通過查閱信訪檔案，可使領導掌握有關的歷史資料，了解信訪工作規(guī)律，便于對現(xiàn)實問題做出正確的分析和判斷，同時也為貫徹有關政策和規(guī)定、指導工作提供了歷史依據(jù)和處理問題的借鑒案例。二是信訪和各黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位在各個時期、各個階段指導和開展信訪活動的情況，其中既有成功的經(jīng)驗，又有失敗的教訓。充分借鑒和利用信訪檔案材料，關于從歷史經(jīng)驗教訓中汲取知識養(yǎng)料，不僅有利于當前工作的順利開展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排，為創(chuàng)造一個有利于經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展的良好環(huán)境提供條件。三是信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調(diào)查處理經(jīng)過和結論，對現(xiàn)實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據(jù)。特別是在處理歷史遺留信訪老案時，由于機構更迭，人事變遷，僅靠大概回憶和口頭介紹都無液晶于事，只有借助于信訪檔案處理問題，以信訪檔案為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，減少失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問題。

三、做好信訪檔案的歸檔工作，為信訪工作打下良好基礎

信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對一件信訪問題從接待、調(diào)查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級下發(fā)的業(yè)務性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領導批示、請示、處理單、調(diào)查報告、調(diào)查過程中的有關材料、原始信訪件、信封。二是對數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進行歸檔。應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關系，按照年度、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標簽存檔。這樣，通過建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對紙質(zhì)檔案的人為磨損。