導語：如何才能寫好一篇多媒體檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1、是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。

2、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。江總書記關于“四個現代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用

1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題

1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。

應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點，圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數據庫，以保證多媒體數據的應用。

要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。

網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。

3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

4、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、黨員統計等信息內容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯系。因此在系統的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制。

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1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。江總書記關于“四個現代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理干部信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。

3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用

1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

3、可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題

1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。

應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點，圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看，必須采用先進的分布式多媒體數據庫，以保證多媒體數據的應用。

要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。

網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網絡建設中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區委組織部相連，形成一個組織系統廣域網，實現組織工作信息大面積共享。

3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。

4、要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統計、黨員統計等信息內容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯系。因此在系統的建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制。

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（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限

多媒體技術在檔案管理中的應用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動活潑的形勢保存并且再現，使得檔案信息的管理和表現形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內容單一、表現乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開管理的界限。

（二）使得檔案實現無紙世界成為可能

利用多媒體技術可以有效將檔案信息進行數據壓縮、存放在光盤、U盤等快捷內存中，這些內存設備可以海量的存儲各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實現了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網絡的傳遞應用，那么各個地方之間、各級管理之間都可以通過信息聯網，從而在很短的時間內就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強了各個地方、各級領導、企業內部上下級之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實現聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術具有非常強大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等從而有效實現了聲像檔案的快速查詢，進一步減少了文件往來傳遞的時間，節省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對檔案信息進行組合打印輸出，進行主題關鍵詞的檢索，自動進行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調的工作中解放出來。多媒體技術在檔案管理中的有效應用使檔案管理在很大程度上實現了數字化管理，數字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數字化，自動進行分類、整理、保存、再現，這些管理方式都非常快捷方便，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術在檔案管理中的應用，能夠有效加強檔案數字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術在檔案管理中的有效運用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準確，多媒體技術利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數據，而且有效的利用多媒體技術可以避免因復印對檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術有效的避免了檔案文件在復印過程中可能導致的信息泄密和進入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強檔案數字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點得歸檔工作，一直以來都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關的檔案資料并且進行有效的分類管理和整合存儲，文書處理部門和各檔案業務部門立卷歸檔指導的工作量非常之大，任務繁重，大部分檔案管理人員都將大量時間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術的廣泛應用，有效的加強了檔案管理的數字化管理，簡化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術的應用下，文書處理部門隨時隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過信息網絡傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據具體情況，利用計算機中的數字化程序對文件資料進行準確、高效的分類、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統的檔案分類、立卷、編目、移交以及統計等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理的數字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業務部門的相關管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個全方位、高質量的信息服務。

二、未來多媒體技術在檔案數字化管理中的應用前景

（一）多媒體檔案虛擬現實系統

未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實的檔案資料，因為檔案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個看得見、摸不著的世界，這些虛擬環境和真實情景幾乎一樣，有非常高的真實性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險。

（二）多媒體保安監控系統

多媒體技術在檔案管理中的有效應用，促進了檔案管理保安監控系統的研究發展，除了原有的功能，保安監控系統還可以進行圖像處理、語音報警、信息存儲和查詢等等，其中報警處理是多媒體保安監控系統的核心部件，報警就會導致一系列的連鎖反應，同時產生相應的語音提示、自動具體報警信息和值班信息，并且提供警報出現的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統

多媒體技術將數字音頻、數字視頻以及通信等多種先進的技術與計算機融合在一起，有效的實現了檔案數字化管理，它具有強大的功能，使檔案信息檢索系統不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結構組織信息。

篇4

一、指導思想和主要目標

以為宜興市供電公司實施人才戰略和人事管理工作提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業人事決策提供優質服務，使公司人事檔案工作實現達二級標準單位的目標。

從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現以下主要目標：

（一）、紙質檔案：

1、在進一步健全收集工作規章制度和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作。

2、嚴格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗考評標準》的要求，切實做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

（二）、電子檔案：

在做好紙質檔案的規范化管理工作的同時，注意搞好電子檔案。

1、系統結構

公司使用人事檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使人事檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行。

2、多媒體檔案材料

將員工在工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質、性格、口頭表達能力和處事風格等，以便對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，從而提高知人、識人的深度和廣度。

3、多媒體檔案材料保管和維護

以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護。

4、多媒體檔案材料使用

通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對人事信息進行統計分析和預測，為人事決策提供參考。

5、多媒體信息系統保密和安全

建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

（三）基礎建設版權所有

我公司配備專用的人事檔案管理專用計算機系統及數據備份設備。

照目標管理的有關規定，公司員工人事檔案實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。

二、現階段主要任務

2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。

2004年公司達員工人事檔案管理二級標準單位。結合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業務培訓班進行培訓。

2005年初步建成同行領先和具有江蘇特色的數字化人事檔案館框架。

三、實現措施

1、提高思想認識，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

2、運用現代計算機技術，加強對員工人事檔案的科學管理

2004年運用員工人事檔案管理系統，建立計算機人事信息使用點，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩步推進圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。

3、加強對人事檔案工作的宏觀業務檢查指導工作

公司有計劃的開展人事檔案目標管理工作，及時轉發上級有關文件規定，接受上級公司對我公司檔案管理工作的檢查監督與考核，并組織業務培訓研討活動，提高公司的人事檔案管理水平。

4、加強隊伍建設，提高人事檔案管理人員運用現代化手段管理檔案的能力

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一、傳統檔案管理工作存在的不足

（一）工作效率低下

傳統的檔案管理是采取純人工方式管理文件檔案，先進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。檔案編目流程多，整理時間長，影響了檔案管理效率。

（二） 安全性差

多數基層企事業單位檔案硬件設施建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，達不到整齊、規范、統一的檔案管理要求。各類人員可以隨意進入檔案室查找和借閱檔案，沒有及時履行手續，時間一長檔案資料就不知去向。這些都對檔案的安全造成嚴重威脅。

（三）存貯要求高

傳統檔案中多數是紙質檔案，紙張易受溫度、濕度、強光、酸和氧化劑等環境影響，其中的植物纖維會產生氧化和水解反應，影響到紙張的強度和耐久性，紙張還會受到霉菌和害蟲的侵害，因此檔案庫應做好防光防熱防潮防蟲害的措施。

（四）過期檔案清理不及時

檔案保管有效期限有長期、定期兩種，傳統檔案管理中，由于盤點工作困難，工作人員對檔案的儲存時間信息掌握不準確，致使失效檔案不能被及時發現和處理，給管理工作帶來額外負擔。

二、信息化概述

信息化是現代信息技術應用的過程。現代信息技術（Information Technology，簡稱IT），是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術的總稱，是應用計算機科學和通信技術來設計、開發、安裝和實施信息系統及應用軟件。IT系統由信息終端和數據中心兩部分構成，前臺信息終端提供了簡便、易用的人機界面，后臺數據中心則負責對前臺信息終端提交的信息進行相應的處理，并將處理結果返回至前臺信息終端顯示出來。IT系統核心是數據中心，只有數據中心運轉正常，信息終端才能為應用者提供各種服務。

近些年來，信息技術突飛猛進，主要表現在微電子技術和器件工藝、半導體超大規模集成電路的集成數量日新月異；存儲介質的存儲容量和質量大幅提高，光存儲技術發展迅速；系統軟件和應用軟件的研制，服務用戶的多媒體技術和完美的用戶界面，以及計算機網絡技術提出的新概念、解決的新手段等方面。

三、檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化就是在檔案管理工作中利用現代信息技術對檔案信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選，為人們的使用提供方便的過程。其特點主要表現在以下兩個方面：

（一）管理快捷

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數據信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調閱、歸還等情況進行登記與統計。相對于傳統的人工管理，避免了翻閱大量的紙質檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

（二）利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據屬性信息可設置數據庫內不同的檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網絡就能進行相關的查詢。檔案資料的紙質文本借閱轉變為網上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實現了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

四、現代技術在檔案管理信息化過程中的應用

（一）檔案信息化基本環節

采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統中。

查詢應用。方便快捷的查詢提取，讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現信息化的最終目的。

（二）多媒體技術應用[1]

多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發利用。

實現全文檢索，提高了查詢準確率。傳統的數據檢索是基于關鍵詞的檢索方式，紙質檔案數字化轉換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數據庫，查找方便、準確、全面。

利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設備，截取信息十分煩瑣。多媒體技術的應用，使用戶在計算機上可以聽、看音頻、視頻資料，進行基于內容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。

利于對檔案信息的編研和出版發行。利用多媒體技術進行一個專題的編研，短時間內就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網絡、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發行，工作效率顯著提高。

提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認知和需求與日俱增，多媒體技術實現了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。

目前，多媒體的運用改變了舊有的工作方式，使傳統的檔案信息管理手段發生了根本性變化。

（三）信息存貯技術應用

現代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。

磁存儲具有頻帶寬廣，可以存儲從直流到2兆赫以上的信號，信息能長久保持在磁帶中等優點。磁存儲技術為建立檔案管理系統或中小文獻信息機構建立較大的數據庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網絡創造了條件。

縮微存儲是采用縮微攝影機將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存。縮微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜成本低，保存期長，忠實于原件不易出差錯等優點。利用縮微技術儲存信息，可以將非統一規格的原始文件規范化、標準化，便于計算機檢索。

光盤是用激光束在光記錄介質上寫入與讀出信息的高密度數據存儲載體。光盤存儲的主要特點一是記錄密度高、容量大；二是應用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體；三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術建立多功能、多形式的數據庫，并有利于促進聯機檢索的發展，可以建立分布式的原文提供系統，節省通信費用，具有較好的經濟效益。

（四）條碼技術應用

條形碼技術是實現計算機管理和電子數據交換不可少的前端采集技術，用激光數據采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數據就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數據管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕了勞動強度[2]。

（五）漢字識別技術應用

漢字識別技術（簡稱OCR）是通過掃描儀或數碼相機等光學輸入設備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關軟件分析文字形態特征，判斷出漢字的標準編碼，并按通用格式存儲在文本文件中。OCR實現了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數據的錄入方式；另一方面把紙質檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數據管理技術提供豐富的數據源 [3]。

在檔案管理中OCR技術主要有以下幾種應用方式：首先，用戶查詢到所需要的紙質檔案對相關內容進行掃描、識別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復工作的同時方便用戶，減輕檔案人員負擔，節省了建庫所需的經費開支；其次，輸入檔案目錄；最后，掃描、保存圖像并提供利用，只針對指定的圖像內容進行漢字識別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護漢字識別后生成的文本數據。四是建立文本數據庫。為全文檢索提供數據的同時，節省存儲空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數據庫、保存圖像并建立文本文件數據、輸入目錄、保存圖像并建立文本數據庫等應用[4]。

隨著漢字識別技術水平的提高，可能還會產生新的應用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經費能力、辦公自動化水平、檔案現代化建設發展規劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實際，切實提高檔案信息資源開發利用能力。

五、基層部門檔案信息化進程中面臨的問題與對策

（一）面臨的問題

工作基礎較差。沒有建立檔案全文數據庫，更缺少內部網絡實現數據共享，只能單機操作，導致利用效率不高。

經費短缺。對紙質檔案信息進行數據化處理過程中，掃描儀、存儲設備和正版應用軟件等必不可少，都需要充足的經費支持。

安全風險。隨著科技的進步，網絡黑客攻擊日益猖獗，對檔案信息數據的保護提出了更高的挑戰。

管理人員素質有待提高。基層部門通常都是由辦公室人員兼職負責管理檔案工作。由于體制原因，基層部門人員編制少，多數崗位的工作人員由下屬單位抽調，人員不穩定，再加上缺少對檔案管理工作的熱愛，導致檔案管理人員業務知識貧乏，管理水平跟不上。

（二）對策

增加投入，加快硬件設施建設，及時配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等檔案管理現代化所必需的辦公設備。

制定規章制度，明確責任，保障網絡及數據的安全運行。

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關鍵詞：學生檔案；檔案管理；手段；內容；理念

學生檔案是指本校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學生檔案管理的重要性

學生檔案系統是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學校的管理來說至關重要。在這個科學技術的不斷提高，且講究高效率的社會，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，這已遠遠不能滿足學校和學生的需求。作為計算機應用的一部分，使用計算機對學生檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率。

對于高校學生檔案來說，一般應包括中學階段的學籍卡、中學畢業登記表、高考招生報名表、高考招生體檢表等，以及大學階段的學籍卡、成績單、體檢表、學年鑒定表、高校畢業生登記表、黨團材料、獎懲材料等。當然，還可以有其他內容，如學生心理檔案、學生活動的視頻檔案等各種形式與內容。

《高等學校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見，高校檔案管理過程中所產生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時代，對于此類多媒體檔案文件的保管主要是通過磁帶、照片、錄像等形式進行，此類載體存在壽命低，操作復雜等缺點，因此，許多高校都會將此類檔案信息束之高閣，長年都很少理會，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說對其進行合理、有效的利用了。

在計算機與網絡技術飛速發展的今天，存儲技術與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡單、易行，從而實現了有效保存和充分利用，最大限度的發揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會的發展與技術的進步，傳統的手工檔案管理模式已完全不能適應，具體表現在如下幾點：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態，系統化程度較低，同時，由于手工操作較多的依賴于管理人員的細心與經驗，因此，對于一些初期進行檔案管理的管理人員來說，容易在檔案整理、歸檔等過程中產生一定的差錯，在發現差錯的時候，如果要對這些差錯進行修正也是相當困難的，需要在大量的原始信息中進行搜索，如果原始信息缺失，則修復基本是無法完成的。這勢必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質文本天生存在的缺陷，使得其對保存環境的要求較高，如對溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環境發生變化如自然災害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統檔案管理是基于人工管理，或者雖然實現了計算機管理，但只是基于單機管理模式。當用戶需要對某一信息進行查詢或使用時，就不得不必須到現場，通過檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時，只是一個小小的查閱要求，卻可能需要動用大量的人力、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計算機網絡高度發展的當代，我們完全可以采用網絡化的管理模式，變手工管理為計算機、網絡管理，將各類檔案信息采用統一的技術標準，通過統一的技術規范，進行數字化處理，使之能夠適應計算機網絡管理的需要，同時，也便于保存與查閱，實現網絡查詢，完全不必親自到現場、不受時間和地點的限制，隨時隨地進行在授予的相應權限內進行查詢。

3 管理內容的變化

傳統管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類表格、各種小結等，再輔以各種復印件，如各類證書的復印件等，還有就是一些磁帶、磁盤、錄像等原始資料。管理內容形式單一，并且管理內容很難全面，同時，對于其真實性的驗證存在一定的困難，如獲獎證書，由于原件必須交由學生本人保管，而復印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當的責任心與專業能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網絡時代，所有的信息都進行數字化處理，由于數字存儲技術的發展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲，而無需在查閱時從其他途徑進行多媒體信息的查詢。檔案信息由紙質媒體為主向多媒體方向的發展，必將有力的促進檔案信息管理內容的進一步豐富與完善，使得檔案的內容更加能夠全面的反映與展示學生在校期間的成長經歷，這一方面，許多的電子檔案都已經能夠完美的實現，使得檔案信息不光是學生成長過程的記錄，也成為學生成長的一個有效的添加劑，使得學生在與他人的交流與評價中促進自身的不斷反思，從而促進學生更加全面的發展。這一點在《條例》的第十五條中也反映出來了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內容的變化，對于檔案管理而言是遠遠不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發生根本的變化。

傳統思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發揮其應有的教育功能，學生對自己檔案中的內容知之甚少甚至是一無所知的，因此，檔案對學生發展的促進作用也就發揮得極其有限。而在網絡時代，我們完全可以讓學生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當守門人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發揮了學生的參與積極性，使得他們在管理自己檔案的過程中，不斷的進行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當守門人的角色時，其實也有著非常高的要求，如對檔案信息的真實性進行把關、建立檔案的索引機制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關專業知識，還要熟悉計算機、網絡技術等。

5 檔案應用方式的變革

前面提到，傳統的手工管理時代，檔案應用率很低，特別是大學生的檔案信息，基本都是無人問津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時代，檔案查閱時，用戶需要直接接觸有關的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對檔案信息的查閱都進行了極其嚴格的限制，使得不光學生等普通用戶無法接觸，有時課任老師甚至班主任都無法按需查詢相關學生的有關檔案信息，使得檔案的教育功能無法發揮。

應用了計算機網絡管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數字化形式，而對于計算機數據，可以通過多種途徑進行保護，從而確保了信息的完整性、原始性與真實性，同時，可以根據各類不同人群設置不同的查詢權限，使得用戶只能在自己規定的權限內查閱到相關檔案信息，從而保護了檔案信息的機密性。

6 學生檔案獲取方式的改進

運用計算機網絡進行學生檔案信息的管理，就需要對檔案信息進行數字化處理，使得學生檔案信息的獲取方式發生了一定的變化，由紙質信息向各種媒體信息發展。對于紙質信息，可以通過掃描、拍照等形式進行數字化處理，在接收檔案時，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時，將其與原始的紙質版信息進行一一比對，確保其真實性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過諸如數字水印、數字加密等方式對各種多媒體信息進行數據加密。總之，需要通過各種技術手段確保電子檔案信息的真實性。

當然，檔案管理的內涵還是內容即信息的管理，充分使用現代信息技術進行學生檔案的管理，只是為了最大限度的簡化管理和使用的復雜度，其最終目的仍然是檔案內容的管理，不能本末倒置。

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關鍵詞：網絡；信息時代；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1000－8136（2012）06－0106－02

計算機和網絡技術的應用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時，可通過網絡終端實現，將成倍地提高檔案利用率，網絡化為檔案工作的發展提供了巨大的空間，應用計算機網絡技術使檔案的服務功能得到明顯提高。當然，在此進程中也會遇到許多實際問題，會給檔案管理帶來許多新的變化。

1 網絡環境下檔案管理的變化

隨著計算機網絡技術的廣泛應用，各個單位或部門的原有傳統的紙質檔案開始與電子檔案并存。紙質檔案內容原始真實，憑證性強，耐于保存，而新興的電子檔案，可與多媒體相結合，圖文并茂，形象生動。而且，多媒體光盤存儲將極大地縮小檔案的存儲空間，擴展存儲能力，便于檔案和檔案信息的保存、管理及開發利用，并促進檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷。電子檔案較傳統紙質檔案有較多優點，這一現代信息技術的應用，就要求檔案管理部門充分利用計算機、因特網等現代手段進行檔案管理，要求檔案管理人員必須在人才素質、管理方式和方法方面要有所創新，從更客觀、更精確的角度去分析網絡信息時代下的檔案管理，才能適應科技發展的新要求。現代化檔案管理技術，是傳統檔案技術與新的信息技術相結合，以新的信息技術為主導。

1.1 檔案管理軟件沒有系境的平臺選型，缺乏通用性

檔案管理軟件很多，產品各有特點，一般都具備檔案管理的基本要求。但從現在檔案信息化的發展趨勢看，檔案管理、辦公自動化和電子政務系統趨于一體化。所以系統平臺選型要考慮的因素更多。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息網絡化的進程。

1.2 標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理網絡化的前提是基礎工作的規范化和標準化。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。由于歷史原因，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作網絡化管理。

1.3 檔案工作人員的素質有待提高

檔案工作人員在檔案信息資源管理中起著決定性因素；信息技術只是信息資源管理的工具，檔案信息資源的完整性、信息資源的供給、信息的安全性與檔案的原始憑證性仍需要檔案工作人員的參與。實現檔案信息網絡化管理，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更是奇缺。

2 網絡環境下檔案管理工作措施分析

2.1 培養高素質的現代檔案管理人才

加強教育培訓工作，積極探索新的教育培訓模式。應結合實際情況開設短、中、長期培訓班，舉辦各種形式的檔案信息開發教育講座、研討會。同時，教育培訓的內容也要緊跟信息時代的需求，在課程開設上，在保證檔案專業主干課程的前提下。加強縮微攝影技術、光盤技術、多媒體技術、網絡技術和外語知識等教育，培養符合時代要求的高素質檔案信息管理人才。

2.2 加強檔案部門網上辦公先進設備的配置

現階段檔案部門設備比較落后，現代化程度不高。因此，我們要加強宣傳，爭取領導、社會的支持，加大對檔案事業的投入力度。再就是把檔案事業推向市場，讓檔案體現其經濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經營，不斷提高社會效益和經濟效益，總之要采取多種方式，來解決檔案資金的不足問題，以便檔案界配置先進的管理設備。

2.3 制訂相應的法律規范

根據網絡環境下檔案管理的特點，制訂相應的法律規范，從而在法律上明確檔案館對于社會檔案的所有權、使用權、監督權的關系，在保障檔案信息齊全完整的同時，保障檔案形成者及公民的合法權益，并合理規范及協調信息的超區域流通等問題。網絡環境下檔案服務的范圍，必須根據國家規定，經過鑒定、劃密等工作后，被確定為對社會開放的檔案。根據檔案工作的特殊性，網站中開放的檔案還應區分無條件利用和有條件利用兩部分。

2.4 建立網絡環境下檔案安全的制度屏障

在制度建設上，要健全檔案管理制度，確保規范運作。一方面，要詳細規定庫房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等各種制度和要求；另一方面，細化檔案人員工作職責，包括檔案室職責、專職檔案員職責、兼職檔案員職責等，促使檔案管理人員按責行事。在具體操作上，要嚴格記錄，確保制度落實。在檔案管理過程中，嚴格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復制、銷毀等過程和結果完整記錄在冊，詳細記錄檔案庫房的管理、檔案人員的培訓和考核、非檔案人員進入庫房的審批及進出時間等情況。

參考文獻：

［1］李仕寶.電子文件歸檔與電子檔案管理初探［J］.農業科技管理，2009（05）：41～43.

［2］孫淑揚，邱曉威.檔案計算機管理教程［M］.北京：中國人民大學出版社，1999.12.

［3］趙霞.淺談醫院基建檔案管理［J］.中華現代醫院管理雜志，2008（4）：327～330.

［4］胡海連.現代網絡環境下檔案工作的四個變化［J］.科技檔案，2006（4）：35.

［5］梁衛，羅億.我國檔案信息網絡化面臨的三個難點［J］.湖北檔案，2007（5）：18.

Analysis of File Management in Network Information Age

Han Xiuhong

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關鍵詞:計算機技術 電子檔案管理

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數字化為主，由于其生成簡便、傳送迅速，必將產生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價值的數字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產生，使信息的存儲方式發生了深刻變革，由此建立和完善電子檔案庫就成為必然，就是利用計算機系統和一些必要的輔助設備使檔案信息數字化，利用網絡技術、多媒體技術最大限度地實現方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1. 組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率。(2)通訊系統。網絡和通訊系統是電子檔案庫的基礎，只有在完備的通訊網絡環境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍。(3)數據庫管理和檢索服務系統。電子檔案館中各種信息的加工儲存，由數據庫系統來實現，通過聯機服務系統為用戶提供檢索服務。數據庫系統和檢索系統，是關系到電子檔案庫正常運行的關鍵。

2. 特點:(1)管理對象數字化。隨著辦公自動化和信息技術的發展及在各個領域的應用，檔案管理對象將轉向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術在辦公、控制、科研等各個領域的應用，檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數字化。信息技術、辦公自動化技術和網絡技術的廣泛應用，使信息資源存貯與傳遞向數字化、電子化發展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存貯以數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數字化，導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發利用。(5)檔案信息服務模式用戶中心化。用戶通過網絡在辦公室或家里的終端前，就可對遠程數據庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務。

二、信息時代電子檔案管理應解決的問題

1. 抓好檔案信息數據庫建設

計算機對檔案信息的處理技術最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術和光盤大容量存貯技術進入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統。目前，數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，更為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用這些技術可以“捕捉”任何現存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉換成數字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現有技術和設備，將檔案信息數字化建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統來看，系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。今后一段時期，檔案工作的重要任務是利用現有技術和服務對檔案信息進行數字化處理，建成各種檔案信息資源數據庫。

2. 加強電子檔案庫的研究和建設

電子檔案庫有五種基本功能:數字化檔案信息內容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發技術，信息安全和權益管理，支持和實現這五種基本功能的技術形成了電子檔案庫的技術基礎。目前這些領域中己有許多成熟的技術，同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設，目的是實現信息資源互補和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足企業發展的需要。

3. 促進和推動多媒體技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點，很易于代替傳統的檔案載體。利用多媒體技術可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理，并能很方便地進行有關圖形、圖像的存儲、顯示和打印，特別是能夠將檔案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理，以保護檔案原件，并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復原，以提高檔案信息的管理能力。可以建立一個多媒體檔案信息管理系統，把各種媒體有機地結合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習慣自然的方式進行人機界面直觀、友好，即使完全不懂計算機的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。

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一、我國的城市建設檔案管理及存在問題

在城市規劃與建設的過程中形成的文字、圖紙以及表格等具有保存價值的文件載體在被歸檔后統稱為城市建設檔案。隨著經濟的發展和社會的不斷進步，我國的城市建設也在不斷發生變化，城市建設檔案也就變得越來越重要。我國城市建設檔案直接受到國家相關法律法規的保護，重要的檔案信息更是關系著國家的發展和建設，因此，對于負責城市建設檔案資料收集、整理、保管以及收藏的相關工作人員而言，防止城市建設重要信息外泄，阻止非法人員濫用城市建設檔案等也就成了其首要工作。

我國城市建設檔案管理工作在近幾年的發展中取得了不小的進步，但縱觀其發展現狀，我們仍然能夠發現不少問題。主要的發展阻礙主要體現在以下幾點中，第一是城建檔案管理缺乏專業性的人才，尤其是在信息技術日漸發達的今天，我國城市建設檔案管理引進了大量的多媒體以及網絡信息技術，對于檔案管理專業人才的培訓卻稍顯薄弱，無法滿足館內的日常管理需求。第二是由于地域差異，各大城市檔案管理工作發展并不平衡。國家對于城市建設規模大的檔案館投入過大，而對于中小型城市建設檔案管理工作卻沒有引起重視。第三是較之國外城市建設檔案管理水平而言，我國相關管理技術稍顯落后，很多檔案管理中的系統尚不完善，對于檔案信息的著錄和分類檢索操作技術也尚未得到應有的推廣。

二、論城市建設檔案管理集成化發展

（一）檔案的集成化管理

城市建設檔案管理中所運用的集成化管理主要由信息技術與系統理論組成，將系統內部要素進行有機的組織并讓其形成一個整體，從而將原系統的統攝作用擴大化，要做好城市建設檔案管理集成化工作，首先就要建設一個有利于檔案信息資源收集、整理以及進行業務等集成化的檔案管理環境。城市建設檔案管理的發展將直接影響到我國城市建設，作為信息服務平臺的城建檔案管理采用集成化管理是社會發展的必然結果，集成化管理包括了數據的遠程訪問、計算機技術與通訊網絡，同時還包括了數據之間的共享與互換以及超鏈接信息技術等現代科技化手段。這種多樣化的管理方式能夠很好的將不同地域的城市建設檔案信息進行分布存儲，同時還能夠為城建檔案管理打造相關的網絡連接，為其提供更為便捷的數據管理與數據傳輸。

（二）軟硬件設施的配備

隨著我國科學研究的不斷深入，我國多媒體信息技術以及通訊技術也在逐步的向前發展，加上政府在網上工程的推進，如數碼信息網站的開通等政策的提出，城市建設檔案管理的發展無疑取得了良好的發展先機，在近幾年，我國的各大城市建設檔案管理在政府以及有關部門的督促下都統一購置了UCAMIS城建檔案管理系統，該系統開啟了城市城市建設檔案管理的集成化發展，系統在實體檔案庫房與計算機虛擬數據庫中建立了對應的指向鏈接，管理人員只需要通過指令即可查看檔案管理情況，極大的提高了管理人員的工作效率。而隨著相關攝像機、掃描儀、計算機一級打印機等多媒體設備的投入，我國城市建設檔案管理更是由此建立檔案館內部局域網，使得城市建設檔案管理能夠更好服務于城市發展。

（三）館藏檔案的數字化準備

對于館藏檔案來說，其發展和進步直接關系到是、城市建設檔案管理集成化發展。我國相關對于館藏檔案管理已經實現了數字化，如引進UCAM1S系統來對館藏檔案信息進行著錄和檢索，所錄入的數據極高，館內局域網基本實現了檔案信息著錄和數字化檢索等城市建設檔案信息數據的統計。到2008年時，我國城市建設檔案館還制定了關于館藏資源頻率分析的方案，即通過分析館藏檔案內的信息利用率來進行先后管理，對于利用率高的館藏檔案信息進行優先掃描處理并為其建立電子檔案，在此基礎上，再通過相關的檔案信息管理系統對其進行雙載體管理，為館藏內部的城市建設檔案管理提供進一步的信息存儲、檢索以及使用。

（四）管理人才的培養

隨著社會經濟的發展，市場對于人才要需求在不斷加大的同時，對于人才選擇的要求也在不斷提高，尤其是在城市建設檔案管理中，集成化發展下的城市建設檔案管理則針對館內工作人員提出了全新的技術要求，因為集成化管理中包括了計算機硬軟件操作、數字影像技術以及數據庫管理技術等各項高科技的管理技術，工作人員僅僅擁有單一的檔案專業管理技術或計算機操作技術是無法完成檔案管理工作的。因此，我們必須為城市建設檔案館組建一支全能化工作隊伍，不僅要求人才具備良好的檔案管理知識結構，還要極富創新與合作精神，同時館內部門人員也要不斷加強業務知識的培訓，不斷提高自身的管理能力，推動城市建設檔案管理的集成化發展。

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近年來，隨著社會信息化的發展，檔案的數量和種類不斷增加。檔案管理工作存在以下問題：（1）在意識上缺乏對檔案管理的重視。盡管做好檔案管理對很多企業工作的開張有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率，但是落實到具體工作上往往沒有那么容易，很多企業的很多工作人員并不重視這項工作，因為它不會在短時間內創造利潤，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領導對這項工作也很少督促，對檔案的管理工作重視度不夠。（2）涉及檔案管理工作的基礎設施建設的十分不完善，隨著社會的發展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設施也要逐漸提高，現實情況是檔案館藏地的建設速度跟不上檔案信息的發展速度，這樣就出現了矛盾的情況，而且現有的檔案館藏地也出現了老化、設備落后等問題，基礎設施缺乏和落后給檔案管理工作帶來了極大的不便。（3）負責檔案管理工作的工作人員素質不高。通過上文所述，很多企業對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案的管理工作負起責任來，加上企業又沒有做好相關方面的培訓和引導，也沒有待遇方面的激勵，他們缺乏認真努力工作的動力。（4）信息化水平太低。隨著時代以及多媒體信息技術的發展，檔案載體發生了日新月異的變化，逐漸由以前的紙質載體朝向電子、紙質共存的局面轉化，一些企業在信息化方面的工作仍然不到位，沒有引進必需的現代化的管理軟件，檢索的手段依然依靠的是手工，而且檔案的利用率也每況愈下，這種現狀嚴重阻礙了檔案工作的創新與發展。（5）檔案管理的制度不完善。現在的很多企業在檔案的管理工作上缺乏相應的制度規范，由于檔案管理工作的復雜性，加上企業領導和工作人員缺乏重視，所以不愿花費太多的時間和精力完善這方面的制度。這樣就會造成檔案的管理工作缺乏效率和相應的規范，時間長了管理上不去，還是會增加成本，所以早一點完善管理制度，并把制度長期貫徹下去，長期下去，最終還是節約成本的事。

二、檔案管理工作的創新途徑

（一）完善各項規章制度。實踐證明，在很多企業內部，任何一項工作形成制度以后，工作效率就會有明顯的提升，所以對檔案的管理工作也要形成相應的制度。經過上文分析，目前很多企業的管理工作之所以出現混亂的局面，也和沒有形成完善的制度密切相關。所以，很多企業的檔案管理工作要根據具體的實際情況和社會的發展情況，健全和完善管理制度，并堅持將制度落實到具體工作中。

（二）領導和員工要提高對檔案管理的重視程度。領導要充分認識到很多企業的檔案管理工作從長遠來看還是節約成本，創造經濟效益的事情，想要引進人才，必須做好這項工作。領導對這項工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關專業知識的培訓，根據他們的工作量和工作效率發薪金，并建立獎懲制度，工作優秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當的懲罰，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質。

（三）提高信息化管理水平。信息化對現代社會的重要作用不言而喻，對于檔案管理工作，一定要提高信息化管理水平，這樣既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，現在社會信息化的高速發展對檔案管理工作也提供了很多機會。實現檔案信息資源的全面開發，檔案管理的價值在于它所存儲的信息資源，如果管理得好，信息資源就能得到合理有效的利用。

（四）提高管理人員素質。多媒體信息技術的不斷發展和進步，讓檔案管理工作面臨著更多的發展機遇和更大的挑戰。作為一名優秀的檔案管理人員，不僅要具備成熟的檔案操作技能與知識量，而且要樹立科學的信息管理的意識，對于網絡信息技術與計算機技術要做到全方位的熟知。1．專業人才的培養要符合專業的要求，檔案管理人才必須符合檔案管理的要求。首先在人才的引進上，要注意吸收高素質高水平的專業人才，在這樣的高基礎之上，再對他們進行相關的培養，通過專業的培訓和實踐的鍛煉，讓他們漸漸成為檔案管理方面的人才。2．員工要協助領導的管理工作，做好創新。包括：（1）意識創新。創新首先要從意識上開始，如果意識上都沒有創新的動力，何談實際行動中的創新，所以一定要注意意識創新，這是對檔案管理工作者的首要要求，在此基礎上將創新落實到實際行動中。（2）能力創新。電子文件的傳遞與產生等一般都以網絡環境為基礎，而信息技術的更新換代和發展的速度非常的快。信息存儲能力以及生產速度的增強，讓檔案、文件工作面臨著更多的壓力，檔案管理者不僅要具備熟練的運用多媒體計算機技術去管理、開發檔案的能力，更重要的是要注重不斷地夯實與增加現有的知識儲備量，并且將其轉化成相關的服務于開發能力，培養自己的新技術、新理論的開發能力。從而借助于求變的能力和態度去應對新挑戰和新任務。

三、結語