導語：如何才能寫好一篇供貨商檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理

工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質量、安全、工期、造價等全面負責。

項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，優化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經濟逐步融入國際經濟，越來越多的企業進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環節的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業在市場的競爭優勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。

1國際工程總承包項目文件資料形成的特點

第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節點完成證明文件以及與業主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產生大量紙質合同文本、技術資料及圖紙等，隨著工程的進行，業主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網絡傳輸電子信息，還產生大量的電子郵件、光盤、U盤等。

此外一些設計變更問題，出現同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數越多，這種現象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。

2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作

第一，人員要求。首先要求企業檔案人員了解合同歸檔內容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術語，了解技術資料、圖紙規范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內涵，了解本企業開展工程總承包構架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數據、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術管理、組織協調、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統整理打好基礎。

第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規范的管理系統，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。

第三，重視現場。重視完善項目在安裝、調試、生產考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、技術檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。

第四，網絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現場專人管理電子文件。加強網絡電子文件傳輸、動態信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內對外網絡信息安全。

3檔案管理的具體實施

土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐，現將涉外檔案管理進行分析，思考和總結涉外總承包項目檔案管理特點。

3.1招標文件管理

阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。

3.2合同管理方面

所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術協議、補充協議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內相同。

3.3施工圖紙管理方面

根據業主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經業主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發至施工現場。需要查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。

3.4設備圖紙管理方面

項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業技術人員及資料室根據合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發現缺件，由物資部門負責聯系廠家補供。

由于海外項目PAP網絡版剛開發，存在網絡差、開發不全，導致現場資料管理困難。經與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發單，制作的分發單要求寫明設備名稱、生產廠家、分發份數、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經主管領導簽發同意后，方可發送至各相關單位，同時將電子版上傳至服務器中。

3.5文檔管理方面

目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統一，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發至相關專業人員及領導，將電子掃描件按文種、專業進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

3.6設計變更管理

第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發至EPC總承包領導及相關專業和業主項目經理及相關專業，經業主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業人員及業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位進行。

3.7供貨商資質

內容與國內要求一致。因大多數材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。

3.8驗評資料

雖然管理也是根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規程》，焊接執行美國ASME 標準，施工單位分專業報送ITP計劃清單，即《施工質量檢驗項目劃分表》。

3.9竣工檔案的質量及歸檔要求、組卷原則與移交

第一，竣工資料的質量要求：比國內要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業主項目經理批準，紙質文件由項目現場主管經理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據EPC總承包合同，需要移交業主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明。需要移交業主的文件為：需與業主進行溝通：凡中英文對照聯系單、報業主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發電后一個月內按專業進行移交，調試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。

3.10現場驗收情況

并網發電驗收。現場驗收只產生驗收記錄及簽證。與國內相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網發電，國外項目不太看重168小時試運。

3.11軟件管理

統一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。

3.12竣工圖要求

竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。

4存在的問題及建議

第一，由于海外項目沒有PAP統一管理軟件，無法實現資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發海外統一管理軟件。第二，現場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數幾乎不按合同要求提供，無法滿足業主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內容少于紙質文件內容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現場。第六，根據目前到達現場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業的業主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現場后，資料人員都要經過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發展的需要。第七，業主要求移交竣工資料份數過多，根據現場實際產生文件份數根本滿足不了合同要求。

5結論

通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規范化、科學化、標準化和程序化。

參考文獻：

[1]土耳其阿特拉斯項目合同[Z].中電投電力工程有限公司.

[2]國家能源局.火電建設項目文件收集及檔案整理規范（DL/T 241-2012）[M].北京：中國電力出版社，2012.

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[關鍵詞]醫療設備；科學；管理

[中圖分類號]R197.3　[文獻標識碼]A　[文章編號]1009-5349(2010)12-0077-02

一、醫院醫療設備科學管理的重要性

(一)醫療設備的科學管理是提高醫療水平的重要手段

醫療設備是醫科大學和醫院開展醫療、教學、科研的必備條件。預防、診斷和治療疾病，不但依賴醫學科學工作者的知識水平、經驗積累情況和技術先進程度，在很大程度上還依賴于醫療設備條件，如能運用以醫療設備為載體的高精尖技術手段，可使醫學診療技術、醫療效果產生質的飛躍。因此，醫療設備的高效、科學管理將成為醫者的左右臂膀，提供醫療的物質基礎和先決條件。

(二)醫療設備的科學管理是提高醫院管理水平的重要部分

醫院運作有三重效益――社會效益、經濟效益和技術效益。醫院設備是實現醫院社會、經濟效益的重要條件，同時一定程度上是醫院實現技術效益的物質基礎。醫療設備的科學管理在提高醫療設備的使用率、完好率，提高醫院的經濟效益，降低醫院運行成本，優化經費結構，提高醫療設備的整體配置水平方面具有重要意義；醫療設備的科學管理，能促進教學、科研、診療的順利進展，提高患者的生命安全和治療效果，從而對醫院的綜合效益起到一個積極的作用。所以，醫療設備的管理是醫院管理的重要部分。

二、對醫療設備進行科學管理的方法探析

(一)重點抓好四個環節的管理工作

1.采購。醫療設備采購要根據實際需求，進行嚴謹科學的論證，有針對性地進行。采購醫療設備要考慮的因素主要有購置成本、使用年限和日用物品的消耗，還要兼顧醫護人員配備、安置設備場所的空間、環境設施的要求、保修期限、故障發生后公司提供怎樣的技術支持、維修備件的支持和價格、經銷公司的誠信度、應有的計量檢定證書是否具備、技術培訓、設備資源的院內共享等。醫療設各科在這些方面要做好醫院和臨床的參謀，對采購設備的性價比進行認真的分析，確保所購設備能更好地為醫院及病人服務。

2.驗收。設備的驗收分為三部分：①對設備資質的確認和配備清單的清點。②對設備的測試和質量檢查。③為設備進行跟蹤服務留下線索，也即是要求供貨商或廠家工程師留下通訊方式便于溝通。一切檢查妥當后方可填寫驗收報告，登記編號，資料入檔，信息入庫。

3.培訓。儀器設備的不當使用是醫療設備的第一大敵。應通過與廠商聯合的形式，舉辦對醫療設備使用人員的培訓。培訓的理論內容應該包括醫療設備的原理、使用規程、管理辦法等，此外，還應該在操作技能上逐一過關。此外，還可以通過組織定期技術培訓、對外技術交流、繼續教育等多種形式，建立一支業務水平高，技藝精湛的技術隊伍。

4.維護。①掌握設備維護的第一手資料。負責設備維護的工程師要了解設備更新發展的現狀及不同廠家產品的優勢和特點，并在設備到位的第一時間參與驗收、管理，熟悉設備性能情況，取得供貨商或廠家的聯系方式，為維護工作打下基礎。②根據故障情況解決好一般性問題，必要情況下及時聯系供貨商或廠家進行維護。工程師要認真聽取醫護人員在醫療設備使用過程中的反饋意見，如實地記錄。對超出技術能力范圍的問題要及時聯系供貨商予以支持。要做好設備維護記錄，為以后的工作提供幫助和依據。

(二)信息化管理手段提高醫療設備管理效率

醫療設備從采購、驗收到進入正常使用，需要很多細致周到的手續，之后還要進行定期檢測、維修，直至報廢，有的需要幾十年的時間，這一過程的跟蹤服務有時候難免有管理人員的變更。所以建立醫療設備信息化管理庫，運用信息化管理手段，使醫療設備管理條目清晰備查，可以大大提高管理效能。信息化管理手段是現代科學管理的一個必要而且有效的手段。

運用信息化管理有下面幾個方面的好處：第一，方便醫療設備的分類管理。使用醫療設備信息管理數據庫。能夠按照醫療設備的類型、批次、科室編號、物品名稱、時間、單價范圍等多種分類方式進行管理和查詢。第二，節約管理成本。使用醫療設備信息管理數據庫，使管理的內容自行分庫入檔，避免了重復入庫，對于大批且數量多的清單，可以自行分單打印，使材料和配件同時出庫，減少了多庫的出庫程序，也可以同時打印出庫單，并按批次、頁碼自動分頁，并根據出庫性質自行分類等。同時還可采用一系列的退貨、退庫、調撥、報廢、計量等出庫單，使醫療設備管理工作井然有序。這就免除了一些繁瑣的勞動，節約了人力、物力和時間。第三，數據準確，更新及時。信息化管理系統使設備管理人員根據需要和要求及時打印出零配件(在庫)、材料月報表和二者入庫憑證匯總表以及科室固定資產(設備)月報表，各科室本月領用、轉入、轉出、退庫報表，各科室領用設備、報廢、調撥、退庫、維修等明細表，從而使各部門能更好地把握本部門的材料和設備情況，便于計劃采購和安排使用；同時，信息系統記錄對醫療設備實施管理的全過程，信息更新及時，為以后醫療設備論證提供了依據。

(三)建立和管理好醫療設備檔案

建立醫療設備檔案，并做好檔案管理對醫療設備管理有重要意義。一方面，檔案的完備和管理的規范化有利于提高醫院醫療設備管理水平。醫療設備檔案相當于設備管理的歷史資料和參考書，一定時間的資料積累對于了解新時期醫療設備的技術狀況，在醫療設備購置、使用上少走彎路；另一方面，醫療設備檔案的完整建檔和保存有利于現使用醫療設備的審查、維護等工作，提高設備跟蹤服務效率。

在具體實踐中，醫療設備檔案的歸檔內容主要由兩大部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。一卷完整的醫療設備檔案主要包括：設備購置請示、論證報告、批文、招投標文書、合同、開箱、安裝、調試、驗收、維修記錄及隨機文件

對醫療設備檔案的管理中要堅持“四同步”原則。即設備購置論證時提出歸檔要求，設備采購時檢查文件形成情況，簽訂合同時驗收檔案材料的完整、準確、系統情況，設備開箱驗收時檔案室出具證明材料。

對醫療設備檔案的管理要醫院方主管領導、綜合檔案室、科室三方共同努力。院方主管領導負責執行和指導建檔、存檔工作；專職檔案員對設備科工作人員進行檔案法律法規的宣傳教育和指導建檔、存檔具體工作；設備科工作人員負責檔案的全程跟進和提供基礎材料。

總之，做好醫療設備管理工作，不僅要有管理經驗的積累，還要有與時俱進的探索精神，運用現代化信息手段和管理技巧來促進科學化、規范化管理，為醫院的整體運作做好后勤保障。

[參考文獻]

[1]唐唏，論醫療設備的科學化，規范化管理，科技傳播，2010，8，52-53

[2]戴，醫療設備管理中存在的問題及案例分析，科學管理，2010，(25)4期，75-76

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這次雖然沒中標，還是學到許多經驗。為日后公司的發展奠定了一塊基石。不多說了還是談談制作標書中的一點見解。

一、接到標書之前現將標書先要詳細閱讀幾遍，復印兩本以上。確定是否要交的投標人資格授權委托書、保證金、標書的份數、投標的地點，將需要的文件和證書及注意事項羅列成表，交給相應負責人準備。

例如：需要ISO9001證書，公司有沒有要盡快了解。

1、廠家需要提供的文件專門打包成一個夾，需要時不用講太多，將文件發送出只要他們添表回傳。

A回傳時注意，對有合作意向的廠家提供的文件要盡快查看必填項是否齊全，如不齊全需要盡快聯系，以加快文件制作速度。可能遇到彼此不信任的情況，需要傳營業執照副本和標書的號碼，立即聯系檔案管理員，需要蓋章的蓋章需要復印的復印，若網上能查到公告最好將網址告訴對方，當然以上行為是在截止招標日后實施以防止多添競爭對手。

B自己需要準備的文件也要提前按要求備齊裝在單獨的信封里妥善保管。對于電腦文件我們將在后敘中詳談。

C汽貿投標在東北三省，考慮到各省均有保護本省企事業單位發展傾向，政府招標尋找的供貨廠家最好是在省內，像這次我們可以聯系一汽大眾經銷商，相同車型的總體報價會低很多。

D不符合標書要求的要填寫技術偏離表，做出對其實質性的相應，說明自己產品優勢。

2、閱讀標書時要注意其中提到的所有日期，例如：交貨日、標書有效期和項目建設期等。標書有效期文件一般要求90天，我們可以改為120天大于要求。交貨日一般比標書要求提前。唱標時這些日期都可以算作優勢，稍不留意就會造成廢標。

3、標書成本要在了解標書同時，讓財務部算出總金額做到心中有數，報價時有一定方向。例如：投標保證金、履約保證金、服務費（招標公司）、結算方式、交貨方式、稅金和銀行利息。

4、完成了以上幾步之后，就是排版了，這是個需要十分仔細的程序，要注意文檔的字號、字體、大小標題格式的統一、文本圖片的排版、增加分頁符、分隔符、頁眉、頁腳的編制、文本中圖片不能蓋住頁碼，最后是調整目錄，更新域、更新頁碼；重要一點，就是要認真檢查下你的投標金額大寫是否為標書的要求格式。

二、有一些是需要廠家提供的資料，這時我們談一下尋找廠家。廠家的尋找可以通過網上查詢、同行業詢問還有一些廠家上門洽談。其中不乏皮包公司和打探風聲的競爭對手。

A時間上，若有誠意合作便會盡快的提供所需資料，否則提早放棄無誠意的供貨商是是明智之選萬萬不可拖延時間。

B供貨價格上，各省份的人做事均有自己的方式，最好的方法不是上來就談價格，先將產品型號和規格對應廠家供貨談妥，價格方面大家第一次報價一定有很大空間，多談幾次會省很多錢。

談到價格便不得不談付款方式，供貨商能夠同意標書所要求的付款方式是最好的。符合標書要求的報價可能會有不同型號的幾款均要供貨商做出報價，以備不時之需。自己有優勢的車可以提供符合配置低價位的，可根據情況自由調整。

C供貨廠家會有十幾二十家，要用楷體寫清楚通訊方式方便查找。最好每一個廠家占用一頁，此頁還可記錄該廠商報價和標書進展等相關情況。

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一、高校物資采購管理內部控制存在的主要問題

（一）高校物資采購管理制度不夠完善 2011年1月頒布了《中華人民共和國政府采購法實施條例（征求意見稿）》，該條例增強了政府采購的可操作性、推進了政府采購信息的公開、界定了政府采購各方當事人的權責。目前高校基本上都是依據《中華人民共和國招標投標法（1999年）》和《中華人民共和國政府采購法（2002年）》制定高校物資采購的相關規章制度，用以規范物資采購工作。由于政府沒有制訂更具體的實施細則，使得一些制度過于陳舊，無法適應市場經濟的新情況；一些制度不夠完善，缺乏程序約束，存在著漏洞；部分制度缺乏可操作性，具體實施有一定難度。同時高校物資采購管理缺少一套行之有效的管理目標考核及獎懲制度，管好管壞一個樣的思想嚴重影響了管理效率。

（二）高校物資采購風險防范意識較弱 高校物質采購風險貫穿于物資采購過程中的各個環節，其包括外因型物資采購風險和內因型物資采購風險兩種。外因型風險主要源于高校外部環境因素，這種風險主要來自于供應商和自身難以避免的風險因素，具體包括價格風險、質量風險、貶值風險、合同欺詐風險。內因型物資采購風險主要是由于高校內部管理不善和制度不健全而引發的問題和風險，具體包括采購計劃風險、采購合同風險、采購驗收風險、采購責任風險。高校雖大力推行建設任務項目化管理，不斷加大采購環節的監察力度，但在物資采購管理風險識別、風險評估和風險應對方面還有待進一步加強。

（三）高校物資采購計劃編制困難 高校資采購包括設備采購、圖書采購、藥品采購等大宗物資采購，采購預算的編制大多是按學校本年度的招生規模和科研項目來確定的，在執行過程中因教學、科研立項等因素的變化而進行調整。高校對于政府撥款以外的各類經費（橫向科研經費、縱向科研經費、重點實驗室和重點學科建設專項經費、國內外捐贈款等）是很難在年初預測相關的結果，經費只有在相關立項公布后才能確認，立項經費金額通常很高，這對年度采購計劃的編制造成了很大的困難。

（四）高校物資采購價格信息掌握不全面 高校在物資采購管理過程中，對于重復購置的物資，如價格未發生變化的，以供應商上次提供的成交價格為依據執行；如價格發生變化的，則按掌握的最新市場價確定。在物資采購價格確定的通常做法下，對市場競爭激烈、供過于求或因技術成熟而改變了獨家壟斷供貨的物資沒有調低申報價。此外，還存在著少數供應商的采購價格明顯高于其他同類物資供應商的情況，這其中不乏存在著不規范行為。

（五）高校物資采購合同管理有待規范 高校規定限額的物資采購，應簽訂正式的合同，以合同的形式來約束和規范采購行為，避免價格效益的流失和經濟糾紛的發生。高校在物資采購過程中，由于對采購物資的市場調查不夠、取得的供貨商檔案資料不全、供貨商的履約能力判斷不足等原因，導致有的合同中存在因供應商缺少資源實力，加價將合同轉給其他供應商的情況、有的合同中還存在供應單位內部人員從本單位承攬業務，以供應商名義簽訂合同的情況，這些合同的履行都會損害到學校的利益。

（六）高校物資采購經費方面存在問題 高校辦學規模的不斷擴大，國家對教育資金投入也越來越多，一般規模的高等院校物資采購量每年少則幾千萬元，多則上億元。近幾年，有關高校物資采購的腐敗新聞不時見諸報端。高校應如何規范使用物資采購經費，防范采購腐敗現象，也是急需解決的問題。

（七）高校物資采購管理信息溝通不及時 高校物資采購采用公開招標和邀請招標二種方式較多。高校在邀請招標采購方式下，一方面高校采購部門因某些采購項目供應商較少，達不到法定的3家而發愁；另一方面許多供應商因不能及時獲得采購信息，錯失對高校某些采購項目的投標機會。采購部門在信息不充分的情況下，可能做出有缺陷的決策，導致有些廠家不能完全響應投標書的要求，供應的產品不合格。有的商家甚至串標圍標，給學校造成損失。

（八）高校物資采購監督體系不夠健全 高校物資采購監督應采用經濟監督方法（審計監督）、行政監督（法規辦法、規章制度等）方法和法律監督方法，對物資采購管理體制、計劃管理、供應商管理、采購管理、合同管理、質量控制、貨款結算和儲備管理 8 個環節進行監督。但我國目前還沒有一部專門針對高校物資采購的法律對物資采購的經濟監督和行政監督進行必要的補充和監督，這就使得高校物資采購監督缺乏規范、監督效果較差。

二、加強高校物資管理內部控制的措施

（一）完善高校物資采購管理內部控制環境 高校物資采購管理內部控制環境是指對建立、加強或削弱物資采購政策與程序有著重大影響的因素。高校應結合實際情況制定《高校物資采購管理暫行辦法》、《高校招標采購人員工作管理辦法》、《高校招投標管理規定》、《高校招標資料檔案管理暫行辦法》、《高校評標專家聘用及管理辦法》、《高校采購人員的工作職責》、《高校實物保管人員職責》等制度文件，用以明確責任，使物資采購工作有制度上的保證。同時高校還要制定一系列規范的采購文本例如《高校招標采購文本》、《高校競爭性談判文本》、《高校詢價采購文本》等，用以規范采購程序。高校還應成立物資采購小組、設立內部的采購組織機構，以形成內部各部門之間責權明晰、相互制衡的約束機制。

（二）完善高校物資采購風險管理 高校在對物質采購管理風險進行識別的基礎上，建立物資采購管理風險的評估機制和物資采購管理風險控制機制，以保證各種風險管理機制有效實施。高校風險管理機制包括對物質采購流程的監控，比如審核供應商資質、評估供應商資質和財務狀況，對供應商的產品進行質量檢驗等都是降低物資采購價格風險、質量風險、合同風險、責任風險的有效手段；對采購物資進行驗收、審核驗收單的價格和數量是否與采購單一致、審核付款手續是否健全等都是降低物資采購計劃風險、采購合同風險、采購驗收風險、采購責任風險的有效手段。

（三）強化高校物資采購管理控制活動 具體包括：

（1）物資采購計劃。高校在每一年度都應編制物資采購計劃，相關管理部門都應按采購計劃嚴格執行，對于年度內具有資金來源的立項追加，要及時調整采購計劃。一是高校物資采購計劃應在現有實際庫存和本年度物資采購需求的基礎上編制，采購計劃的技術指標、物資數量和價格應明確，采購計劃批準后學校應安排經費予以保障實施。二是高校各部門負責人應按照職責分工和授權范圍對提交的采購申請進行分類初審，對不符合規定的采購申請，可要求請購人員調整采購內容或者拒絕批準，對于緊急采購情況，應在規定日期內補辦相關手續。三是高校重要的和技術性較強的物資采購，應組織專家進行論證，實行集體決策和審批。四是高校應秉承“公平、公開、公正”的原則進行招標采購，組成供應商評價小組，集體決策選擇供貨商，并定期調查和復核。

（2）物資采購申報價格。高校物資采購管理部門應在采購計劃范圍內按規定程序進行價格申報，在物資采購申報價格確定的過程中，即不要高估虛報，也不要因為壓價而忽視了物資質量。

（3）物資采購合同。高校物資采購合同的管理包括采購供應商的選擇、采購合同的簽訂、采購合同的執行、采購合同的保管四方面的內容。一是高校物資采購部門在與供應商簽訂合同之前，按“貨比三家”的原則進行市場調查，取得供應商完整的檔案資料，了解供應商的信譽和履約能力，確定供應商的簽約資格。二是物資采購合同的簽訂程序要符合法律法規的規定，參與談判代表的人數應在2人以上，參予談判的代表應具備相關的業務能力和技術水平。供求雙方變更、解除或終止合同的理由要充分，同時要簽訂書面變更協議并履行審批手續。對于已發現的將嚴重損害學校利益的合同，要及時采取糾正措施。三是高校物資采購部門應全面、嚴格的履行采購合同的內容，對于合同執行過程中的違約，應分別情況進行處理，如供應方違約，應及時組織索賠，如本單位違約，要追究相關人員的責任。四是高校應設專門的合同管理部門，來完整的歸檔和保管物資采購合同。物資采購合同的歸檔內容包括采購合同正本、合同補充協議、技術協議、采購訂單、合同評審表及其他合同附件。

（4）物資采購計劃執行。高校物資采購計劃執行包括采購執行、采購驗收、采購資金的結算、采購資金的核算四個部分。一是高校采購部門應按采購計劃、采購申請單已確定的采購方式和供貨商進行采購。對于設備、教材、圖書等大宗物資的采購，應采用公開招標的政府采購方式。二是高校應設置獨立的部門或人員根據貨運單、發票和經過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行采購驗收。對于超過采購合同的進貨數量和提前到貨的采購要經過適當批準；對于逾期未交貨者，要按合同規定給予罰款或沒收違約金；對于短缺物資和不符合質量要求的物資要根據不同情況及時組織索賠。對于發票、貨運單、驗收單等原始資料上載明的價格要與價格申報單、采購計劃、采購合同一致，價格的變動要經過核準；運費應符合確定的價格標準。三是采購付款要符合資金結算制度，財會部門要在對物資采購申請單、驗收單、供貨商發票等審核無誤的基礎上，編制記賬憑證。辦理采購付款要經授權人審批，并按合同確定的付款方式支付給指定的收款人。四是在采購資金的核算中，對于預付賬款要經過申請、審批的程序付款；收到采購物資后，財務部門要根據供應商發票及時沖減預付賬款并定期與供貨商對賬。對于采購形成的應付賬款要定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發票未到情況匯總表；采用分析性復核方法，通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關比率和相關費用賬戶金額，確定應付賬款有無異常變動。

（5）物資采購經費管理。高校物資采購經費是有效開展物資采購工作的前提，高校財務部門應依據采購預算控制好采購經費的使用，專項采購經費要實行專項管理，不得隨意挪用；對于長期未使用的采購經費，財務部門要查明原因及時處理；財務部門要定期或不定期與供貨單位進行對賬，核對采購及欠款情況；高校紀檢部門對物資采購過程中供應方給予的明示折扣，是否如實入賬、涉及物資采購的相關人員是否取得暗扣等情況進行監督檢查。收取的回扣收入，一律納入學校的統一核算與管理。

（四）加強高校物資采購管理信息溝通 高校為達到對物資采購的有效管理，高校內外部之間的物資信息流動應保持通暢。高校應充分利用互聯網，通過瀏覽物資信息網站例如實驗室設備采購網、實驗室信息網、現代教育裝備網、儀器信息網、中國政府采購網、慧聰網等，了解廠家的資信、產品技術性能、公開報價等方面的內容，實現高校與供應商之間的信息溝通和技術交流。高校物資采購從基礎數據管理開始，建立和完善與采購有關的基本數據庫（采購論證、審批、立項數據庫、招標流程管理數據庫、評審專家數據庫、供貨廠商信息數據庫、合同履行管理數據庫等），使用過程中應依據最新資料及時對其進行更新，定期生成報告并對報告信息與其它信息(如財務信息等)存在的差異及時處理，實現高校內部物資采購管理信息的大容量、快速傳遞。

（五）健全高校物資采購管理監督機制 高校物資采購管理監督體系的建設中，要健全物資采購監督的法律體系、明確物資采購經濟監督的方法，才能保證高校有效的執行監督。高校應制定與《政府采購法實施條例》相配套的《高校招標管理規定》、《高校采購合同管理辦法》等實施細則，使高校物資采購管理盡快走上法制化軌道。另外高校應對物資采購管理內部控制進行完善，內審部門不僅要對物資采購管理的全過程進行監督，還要對物資部門的采購行為、校內各部門計劃的提報（設計、設備、技術、用戶）、指定采購等行為監督，通過采用觀察作業現場、詢問相關人員、審閱物資采購檔案、審查物資采購經費收支的會計資料、研究分析物資采購管理制度，對物資采購流程采用穿行測試等方法對內部控制進行測試，對內部控制薄弱環節及風險因素提出改進措施。

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關 鍵 詞：項目管理文檔控制 文檔管理系統

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

1概述

隨著國家經濟實力的整體發展，以及國民生活水平的提高，大型工程建設項目在國家發展和人民日常生活中扮演的角色越來越重要，項目文檔是唯一一種可以完全表現這個過程各個細節部分的關鍵要素，項目中的所有環節都將通過項目文檔來表現，同時項目文檔也是項目整體最終的交付物之一。

本文將以項目文檔控制三要素的互相配合為根本思路，來對項目文檔管理系統應用進行論述。

2文檔管理系統應用與需求分析

改善系統應用程度和應用水平，使得系統應用功能與文檔控制工作程序相符，并且在應用性上得到最終使用者的肯定。

2.1大型工程建設項目文檔管理三要素與六種聯接關系

從目前國內工程項目文檔控制工作經驗來看，項目文檔管理工作由三個關鍵要素組成，分別是文檔控制工作程序、文檔管理系統和文檔管理專業工程師（人力資源），三要素具體含義如下：

（1）文檔控制工作程序是指在大型工程建設項目中對文檔流轉、收發、儲存、管理、利用、歸檔及銷毀等動作起到管理與控制作用的工作順序。

（2）文檔管理系統是指通過日益先進的信息化手段來實現對大型工程建設項目文檔管理工作的平臺化管理。

（3）人力資源是作為一切工作的最終落實者，任何文檔控制相關動作都是在最后由文檔管理專業工程師來實現的，同時無論多先進的文檔管理系統都是服務于項目文檔控制相關人員。

（4）三要素關系敘述。

圖1三要素關系圖

Figure 1 The three element relationship graph

2.2文檔管理需求分析

（1）文檔管理系統需要參照一整套文檔控制工作程序進行配置。

（2）文檔管理系統需要參考用戶的體驗感和使用感進行應用和界面設計。

（3）文檔管理系統需要按文件的屬性與結構對文件進行分類和儲存。

（4）文檔管理系統需要解決在文檔控制工作中需要大量人力物力的工作，以提高效率。

（5）文檔管理系統需要注重對工作流程和關鍵點控制的優化，從而使得文檔運轉更加流暢。

3文檔管理系統結構設計與業務邏輯

3.1文檔管理系統結構

圖2文檔管理系統結構圖

Figure 2 Document management system structure diagram

（1）操作系統

操作系統（OS）是用以支持文檔管理系統的基礎平臺。

（2）關系數據庫

關系數據庫在文檔管理系統中主要承擔對文檔和相關數據的儲存和調配任務，重點在于對文檔或非結構化數據本身的存儲和其屬性結構的存儲，并以此作為基礎來描述文檔和數據間的關系，進行繼承、虛擬合并等操作，也是文檔管理系統的基礎平臺。

（3）業務邏輯層

業務邏輯層主要有三個功能模塊，分別作用于不同環境。首先是DA對象模塊，通過對關系數據庫的管理實現內部對象、屬性的調用；其次在業務邏輯層還存在WDK（Web Development Kit）語言環境模塊，這個模塊的主要功能是規定如何使用JavaScript、JSP、XML、CSS等語言環境；最后是Webtop基礎功能模塊，此模塊是基于WDK成型的應用，功能包括：文檔的遷入、遷出，文檔編輯、版本控制和權限控制等。

（4）應用層

應用層是指對文檔管理系統的功能進行具體應用的模塊，這些模塊包括：創建更新、版本控制、批量上傳、文檔查詢、流程審核、直接、內部分發、報表工具等模塊。

（5）安全保障系統

3.2文檔管理系統數據結構

文檔對象的屬性和結構實際表明文檔之間的關系，為便于文檔的存儲和查詢，具體文檔結構設計如下：

（1）文件結構

一般項目文件劃分為五大類，即：參考類文件、管理類文件、技術類文件、供貨商文件和交換類文件。

① 參考類文件：開始前已經存在的并對項目有支持作用的文件、項目要引用的相關文件和應遵循的相關標準等。例如：標準規范、文件模板等。

② 管理類文件：在項目執行過程中項目管理和控制崗位產生的與管理活動相關的文件。例如：進度控制等崗位產生的程序、計劃、報告、合同、傳真及會議紀要等文件。

③ 技術類文件：主要指設計文件（包括圖紙目錄等）、采購技術文件和施工技術文件。

④ 供貨商文件：是指項目組內部成員與供貨商之間傳遞的文件。

⑤ 交換類文件：一般指項目組織之間、項目管理崗位與專業之間、組織與管理崗位和專業之間交換文件的傳送單和交換文件的實體兩部分內容。

圖3文件數據結構圖

Figure 3 File date structure diagram

3.3文檔管理系統功能模塊

本文中對文檔管理系統功能模塊的敘述將按照功能相似的模塊合并進行，為了能更好的詮釋文檔控制程序并且提高系統的應用性能，設計原則與思路將參照上文所敘述的文檔管理系統需求分析中所得出的結論及相應原則。

（1）創建更新模塊與批量上傳模塊

文檔管理系統最基本的功能就是對文檔的存儲和流轉控制，所以創建更新功能是作為最基本的功能存在，但是在實際的項目實施過程中，用戶上傳的可能是一批次文檔，在這些文檔中會按照一定的文件架結構存放，用戶希望能夠一次性將這些文件夾上傳，同時上傳多個文件。

（2）版本控制功能模塊

在文檔控制工作中，為保證項目文檔版本有效管理，在版本控制模塊添加文件的簽入和簽出功能，在一個文檔被簽出的過程中保證其他用戶不能再對文檔進行編輯和更新，在該用戶對文檔進行簽入后重新設置文檔的版本類型與版本編號，從而使得文檔版本得到妥善的管理與控制。

（3）直接功能模塊

在文檔控制過程中，有一些文件需要進行直接，例如與項目管理部有關的項目管理類文件，以及與項目檔案管理專業有關的檔案管理制度類文件，在前期文件中也有許多需進行直接的文件，例如項目章程、項目可研、總體設計等，這些文件將會在公共文件夾下進行直接，從而對項目的整體情況和所有參加項目建設的人員和項目組進行統一的規定與影響。

（4）文檔查詢與訂閱模塊

在大型工程建設項目中各個崗位對不同類型文檔關注程度是不一樣的，例如項目經理需要實時關注項目各類計劃書的更新內容和最終項目進度，這個例子說明一個問題，就是不同角色用戶需要一個能夠對文檔進行關注功能，使得他們能夠了解目標文檔的最近更新，從而在工作上提高效率。這個功能在本設計中成為訂閱功能，此外，文檔管理系統還需要實現對文檔的查詢功能，以方便對文檔的查詢和信息獲取，同時也能夠使得文檔控制人員查詢文檔的流向，以實現對文檔的流轉控制。

（5）內部分發、外部分發模塊

在文檔控制工作中，文件的分發工作占整體文檔控制工作量的30%，可以說文檔的分發是決定文檔管理系統是否能夠使文檔對項目產生作用的關鍵因素，因為項目的實施最終會落實到人力資源上，文檔快速及時準確的分發是保證文檔時效性的重要手段，同時依照生成的文件傳送單對文檔分發進行留檔與備案，以便在之后的過程中對文檔分發的走向進行跟蹤。

（6）流程審核模塊

在大型工程建設項目文檔控制工作中，文檔流轉流程是文檔控制的關鍵要素，也是提高文檔管理系統應用性的一個關鍵因子，對于某一類文檔的流轉流程的控制可以很好的對該類文檔的流向和完成進度進行有效的控制。作為一個業務活動的示例，文檔控制流程決定了文檔控制發起的初始節點和過程節點，同時也定義了文檔控制工作流的相關屬性，例如執行人、執行時間及執行內容等，而在這個工作流程中，系統會規定相應的動作、任務和包，依據項目管理理論以及本系統的設計原理，在一個完成的文檔控制工作流程中包含了若干了對文檔的處理動作，在每個文檔處理動作中又包含標定文檔處理動作目的的任務，在每個任務之下包含了若干進行處理工作的工作包，這與項目管理學中的工作分解結構（WBS）相似。以上為文檔管理系統流程審核功能模塊的實現方式，但是從根本講，所有的文檔管理系統的流程審核是必須依照文檔控制程序中所規定的相應流程來進行配置和設置的。

4結語

在文檔管理領域結合項目的特點和管理模式，秉承“管理即服務，實現有效利用”的宗旨，積極探索和創新文檔的管理理念和方法，確保項目文檔信息資源的集成和共享，從而在整體上實現了改善文檔管理系統的應用效果，促進項目文檔管理系統應用與推廣的功能，同時起到大幅度提高項目管理水平、節約成本資源、保證項目順利實施的作用。

參考文獻：[1] 熊雨前. ISO19005文檔管理標準介紹[M].信息與技術標準化,2010 [2] 李軍. 工程項目文檔控制分析[M]. 中國檔案, 2010 [3] 孟祥杰等. 基于Web的工程技術檔案管理系統設計[M].計算機光盤軟件與應用 [4] 中國建設監理協會. 工程建設信息管理[M]. 中國建設工業出版社, 2010

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食堂工作是學校工作的重要組成部分，直接影響到師生的身心健康，關系到學校教育教學工作正常開展。因此，我校堅持以“為師生服務”為宗旨，把尊重學生生命權和健康權放在首位，在實際工作中以“高標準、嚴要求、抓細節、勤工作、擅學習、獻真情”的工作思路，積極創建一流服務，打造一流學校。

現將我校在食堂管理方面的工作在此和大家進行交流，不妥之處望批評指正。

一、建立領導小組，提高思想認識。

學校食堂從開辦之日起，組建領導小組對食堂進行科學化管理，成立了由校長任組長，總務主任為副組長，學校班長成員、教師代表為成員的管理領導小組，以及由學生家長代表成立的膳食家長委員會，重點抓食堂規范化的管理和食品衛生安全，做到有目標、有計劃、有重點、有措施，層層落實責任。

我校始終堅持以讓學生吃得營養、吃得健康、吃得安全為宗旨，高度重視食堂食品衛生管理工作，牢固樹立安全第一、衛生第一、健康第一、質量第一的思想，實行全方位的管理和強有力的監督，為全校師生提供一流的服務，讓學生滿意，讓家長放心。在食堂管理方面不斷探索，建立了一套科學規范的管理機制，贏得了家長和社會的認可。

二、建立管理制度，加強食堂管理。

健全的規章制度是實施科學管理的基礎，我校的食堂管理嚴格執行《中華人民共和國食品安全法》、《學校衛生工作條例》等法律法規，同時學校制定了《蒲城縣連蒲小學食品衛生安全管理制度》、《蒲城縣連蒲小學食堂衛生檢查制度》、《蒲城縣連蒲小學餐廳管理員崗位職責》以及《蒲城縣連蒲小學食物中毒應急處理制度》等一系列規章制度，進一步明確了各崗位職責和食品衛生操作規程，對環境衛生、食品衛生和個人衛生都做出了詳細的規定，做到食品衛生管理有章可循，有規可依。

為了更好的服務學生，使學生的利益得到保障，結合學校實際，我校主要從以下幾個方面落實好食堂財務工作：（一）制定了切實可行的《食堂財務管理制度》、《會計出納崗位責任制》、《現金管理制度》等，使食堂財務管理工作做到有章可循、有法可依。（二）學校食堂財務管理實行校長負責制，全面負責食堂財務監督，聽取食堂財務工作匯報，對食堂財務進行督查，對存在的問題進行督辦。（三）食堂伙食收支由學校統一管理，實行單獨核算。按照“錢賬分管、錢物分管”的原則，食堂會計和出納做到相互協調、相互制約，使我校食堂的財務帳目清楚，達到財務管理的真實性、合法性、完整性。（四）堅持公開、透明的原則。食堂每日采購實行日審批，月結賬，嚴把關。每月底向家長發放本月學生食堂收支情況一覽表，做到公開、透明、使家長知曉食堂日常開支情況。（五）國家營養改善資金的收支情況設立專門臺賬，每周末明細核算，月底向全體學生公示，確保全部學生享受到國家惠民政策。

三、強化流程管理，嚴把準入門檻。

進貨、倉儲、加工、出售是食堂操作的主要流程，必須強化管理。在這一過程中，我們注意把好四關:

第一嚴把采買準入關。學校與供貨商簽定食品衛生安全責任書，對原料的購入日期、產品商標、生產日期、保質期、健康證、經營許可證、產品檢驗報告等都認真登記驗收。對所有供貨商進行建檔、所供商品索證齊全，對供貨商的生產基地進行現場考察。做好儲存原料的精細化管理，成品與半成品分開，生食和熟食分開，防止交叉感染。

第二嚴把生產操作關。在食品加工過程中，要求工人師傅嚴格按規程操作，該消毒的消毒，該煮透的煮透。操作間做到清潔衛生，餐廳做到整潔明亮，所有門窗都安裝紗門紗窗。葷素食物分柜存放，砧板分開，分刀加工。

第三嚴把成品分發關。加強餐廳人員管理，加工儲藏場所無關人員不得進出，做好食品留樣。食品分餐嚴格按食品衛生安全要求做到三防:一防食物酸變，腐爛，變質及污染食品，一旦發現，立即嚴厲處理。二防他人投毒，在食品衛生管理中，食堂管理人員對各個環節的有效監督，嚴禁非操作人員進入食堂，從時間上和空間上拒絕了投毒事件的發生。三防疾病流行傳染，堅持每餐餐具專人操作，將餐具洗凈后放入專用消毒柜進行高溫消毒，將消毒工作落到實處。

第四嚴把個人衛生關。要求餐廳操作人員堅持定期體檢，持健康證上崗，養成良好的個人習慣，勤理發、勤剪指甲，勤洗衣服，勤換工作服，做到上班前洗手、消毒、上班時穿工作服，戴工作帽，掛牌上崗；打飯時戴口罩；餐廳樓內杜絕抽煙。

四、建立監督機制，完善食堂管理。

為加大對食堂食品衛生的監督力度，我校成立專門的管理機構，組建食堂管理領導小組，負責食堂的監督、檢查、留樣和檔案管理工作，此外不定期對食堂工作情況進行“十查”：1、查是否晨檢、是否有記錄。2、查從業人員是否佩戴健康證、衣帽是否整潔、是否佩戴首飾或者裝飾品上崗。3、查食品采購是否有索證索票，是否有進貨臺賬。4、查原材料存放是否做到防潮和保鮮、半成品以及熟食是否做到防蠅、防塵，離地放置。5、查每餐飯菜是否與食譜安排一致，搭配是否合理。6、查每餐留樣是否規范，是否做到記錄與飯菜、食譜一致。7、查學生就餐是否排隊、秩序是否良好。8、課查每頓飯后餐具是否按要求消毒，是否記錄。9、查食品添加劑是否有專人管理、專人記錄。10、查廢棄物是否規范處理，有詳細記錄。最后由食品安全員將檢查情況進行小結，對存在問題及時督促解決，切實保障師生飲食安全。

與其同時，在師生之間開展民主測評，用心發現師生所關心問題，形成了管理部門、教師、學生對學校食堂管理的全方位監督。我校餐廳樓在建設初期就做到了監控無死角，本學期利用假期完成了“互聯網+明廚亮灶”建設，從原食材進入食堂一直到進入口中，做到全程監管到位。

五、提高人員素質，樹立服務意識。

學校嚴格制定用工制度，在選聘員工時，注重員工的思想政治素質和業務技術能力。對員工進行崗前培訓，學習相關的法律法規和學校食堂的各項規章制度，提高從業人員的法律意識和食品衛生安全意識，堅持每周召開食堂管理人員會議，每月食堂從業人員自主學習兩小時以上。通過培訓和加強學習，提高了服務水平和質量，滿足了師生的用餐需求，為學校的發展提供強有力的后勤保證。

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【關鍵詞】項目管理企業，工作

【 abstract 】 project management enterprise, it is to point to established according to law, have the corresponding qualifications, the construction unit of the project by, in accordance with the contract, the construction unit of the project on behalf of the organization to implement total course or several-stage management and service to the enterprises. This paper, shunde district, foshan city, guangdong nansha Bridges with too Australia connections "engineering project management and construction supervision integration" project implementation, to the project management enterprise's main work instructions.

【 key words 】 project management enterprise,work

中圖分類號：C93文獻標識碼：A文章編號：

一、工程項目管理概況

該工程投融資模式為BT模式，管理模式采用建設單位與項目管理單位共同管理的模式。我單位負責實施業主方的項目管理服務工作。

二、項目管理的工作內容

1、項目總體管理

組織項目管理目標策劃，確定項目管理目標；組織項目的組織形式策劃，確定項目管理組織形式；組織項目總體工作流程策劃，確定項目的工作程序、工作制度、文件流轉審批、歸檔制度等；按照項目總體進度計劃，跟蹤計劃的實施情況，進行總體協調管理，并通過重點節點控制確保進度實施；控制影響項目實施的相關因素，按項目總體目標要求進行項目各項工作的調整、協調。

2、勘察設計管理

㈠ 初步設計階段

協助建設中心及設計單位協調與有關政府主管部門和相關單位的關系；審查設計的技術、經濟性是否滿足設計要求文件及設計招標文件等要求；審查初步設計圖紙及說明書；監督地質勘查實施過程，并對合格的地質勘查資料進行確認。

㈡ 施工圖設計階段

核查設計是否已貫徹和滿足初步設計審查中提出的有關要求； 核查施工圖設計的深度能否滿足施工要求，并據此進行驗收和移交建設單位；組織施工圖設計的會審，糾正圖紙中的錯、漏；協助建設單位組織施工圖設計文件的專家評審和審批會議。

㈢ 施工階段

組織設計交底和圖紙會審，并跟蹤會審中提出問題的修改和處理；施工過程中發現設計存在的問題及時協調設計解決；審查設計變更，報建設中心審批；協調設計院處理施工中出現較大問題，如出現質量問題，應協調設計進行必要的驗算并提出處理方案。

3、合同管理

策劃工程合同的體系及合同的銜接；建立工程合同訂立程序和合同管理制度；審核承包商、供貨商、服務商等提交的合同；協助建設中心簽定工程合同；跟蹤合同的履行情況，向建設中心提交合同履行情況意見；審查工程變更；建立合同及合同履行相關文件的資料檔案。

4、工程投資管理

協助業主組織審查工程概算、預算、決算；提出工程資金使用情況報告，以及資金支付計劃；造價管理制度、策略、支付審查制；進度支付的審核；設計變更的造價審核；審查工程量清單；對工程造價變更進行審核，提交審核意見交建設中心審定；對工程款支付統計匯總，并對造價變化進行分析；協助建設中心與承包單位達成結算；

5、工程招標管理

協助建設中心進行招標方案的策劃；協助組織編制招標文件，核查招標清單、招標圖紙工程量，復核圖紙細部工程量；協助組織辦理招標審批申請；組織招標工作；跟蹤招標單位的招標組織工作；組織招標過程管理；審查投標書及起草評標報告書。

6、材料、設備的采購管理

配合建設中心考察生產廠家，組織進行建材、設備采購招標，對供貨投標方的標書進行評估；協助建設中心做好建材、設備采購合同的洽談、簽定；協調工程需要與供貨計劃；跟蹤管理進場材料、設備的驗收工作；建立設備采購檔案。

7、工程質量管理

按照規范以及本項目建設標準要求，建立質量保證體系，確保工程質量；辦理工程質量監督申報等手續；對單位工程進行劃分；定期和不定期地對工程進行檢查和檢測，發現質量問題必須組織整改，書面向建設中心提供上月的工程質量報告；按照國家質量驗收規定的要求，負責組織工程質量驗收；項目具備竣工驗收條件時，按規定組織各有關方面進行竣工驗收。

8、工程安全、環保管理

按照區政府和行業管理的有關規定，負責辦理工程安全監督申報等有關手續；明確施工單位的安全職責，督促并檢查施工單位安全措施的制定和落實。

9、工程進度管理

審查和調整施工單位上報的工程進度計劃，包括總體計劃及主要節點計劃，分項分部計劃和年度月度計劃，報建設中心審定；定期組織召開工程協調會，及時分析、協調、平衡和調整工程進度，形成會議紀要；向建設中心、有關部門提供上月單位工程計劃完成情況報表、工程計劃報表和形象進度報表及建設動態；監督施工監理辦的工作，協調安排各施工單位、配套單位及設備材料供應單位的施工銜接，組織有序的交叉施工。

10、工程費用管理

嚴格按照國家招標投標法，協助建設中心擇優選定設計、施工和主要材料設備供應單位，切實保障工程質量、工程進度和施工安全，嚴格控制工程造價；協助建設中心做好開展材料設備招標工作，保證所采購的材料設備符合設計和有關質量標準的要求；

根據工程的節點要求,編制工程總用款計劃和實施過程中的年、季、月用款計劃，報建設中心確認后，作為建設中心籌集資金的計劃依據；根據建設中心批準的工程施工進度計劃，復核施工監理辦上報的施工單位當月完成經驗收合格的工程量月報和下月用款報表（應細分各單項工程，并盡可能以工程合同為依據），作為每月應撥付工程款項的依據和下月的用款計劃并備案；在相關方提供有關資料后，負責編制年、季、月的投資完成報表、財務用款計劃報表、固定資產投資統計基層基準表等工作； 審核施工圖預算，為控制工程總投資提供充分和準確的依據；其他工程投資管理工作；項目工程造價結算。工程竣工驗收合格后，督促各單位報送工程結算書（要求把各部分工程項目分列清楚），完成結算審核工作，報建設中心送具有相應資質的單位審核后，由建設中心在已批準的總結算書上簽字蓋章，作為本工程總結算的依據，辦理結算手續，建設中心按合同規定付清工程結算款余額。

11、信息管理

協助項目勘察、設計、監理、施工和設備材料采購合同等的起草、談判。負責在項目實施過程中，對勘察、設計、監理、施工單位工程檔案的編制工作進行指導，督促各單位編制合格的竣工資料，并組織人員匯集成冊。及時提供檔案更新目錄供備案，并按有關檔案管理辦法實施管理。負責本項目所有竣工資料的收集、整理、匯編，并負責通過檔案資料的竣工驗收。本工程竣工驗收合格并通過總決算后，應將本工程經驗收備案合格的工程檔案資料移交給區檔案館，并送交一份給建設中心備案。負責建立建設信息流轉體系，每月編制建設信息動態。其他檔案管理工作。

篇8

【摘要】本文分析了城市軌道交通工程檔案收集工作的特點和難點，以及做好軌道交通工程項目檔案收集管理工作，提升檔案管理水平的具體措施。

關鍵詞 城市軌道交通工程檔案；收集；措施

“收集難”是檔案管理工作中遇到的首要難題，如何解決這個難道，我認為需要從多方面入手，共同作用，才能有效解決問題。收集難，一方面是指收集不到檔案資料，另一方面指收集來的資料質量不高，包括內容不完整、不齊全、準確性、真實性不夠、重要性不夠，案卷質量不高等。以軌道交通工程檔案管理為例，收集難，就是工程都竣工好幾年了，但檔案資料卻還沒有通過驗收，無法完成建設單位或城建檔案館的歸檔移交工作。

一、城市軌道交通工程檔案收集的特點和難點

城市軌道交通工程由于投資大、環節多、內外協作關系復雜、建設周期長的特點，決定了其檔案收集工作也是一個龐大的系統工程。做好檔案收集管理工作不僅是檔案部門的責任，也是其他職能部門的職責所在，需要各部門統一協調、積極參與，才能保證檔案收集管理工作的正常開展。

一是檔案形成部門多，來源廣。軌道交通建設在項目申報過程中，涉及各級各類政府機構，項目材料逐級申報和審批，項目承包參建單位有：勘察、設計、測量、強審、原材料、半成品、設備供貨商等，有土建施工單位、設備安裝施工單位，施工監理單位、檢測、監測、風險咨詢單位等等，所以檔案來源既有政府機關、也有企業，有國內也有國外，有中文也有外文，收集范圍極廣、難度大。

二是檔案種類多，數量大。軌道交通項目檔案種類齊全，形成的試驗、檢測、施工記錄、驗收記錄、圖紙，有文字、圖表、照片和光盤等各種載體形式，規格眾多，數量龐大，據統計，一條軌道交通線路所形成的全套檔案需占用300 平米左右的庫房。

三是專業性強。軌道交通工程檔案管理涉及多學科、多領域專業知識。有勘察、測量、建筑、結構、給排水、電氣、通風與空調、機電、軌道、供電、通訊、信號、自動售檢票、監控、火災自動報警、電梯、屏蔽門、裝飾裝修等幾十個專業內容。

在軌道交通工程建設的起步階段，主要存在以下一些問題：

一是參建單位多，時間跨度長，檔案管理經驗不足，管理難度大。軌道交通建設工程從開工到運營，一般需要5 年左右的時間，時間跨度比較長；參建單位眾多，很多單位辦公是在活動板房，或是租用辦公樓、民房，檔案管理工作條件差；檔案人員專業水平參差不齊，且人員變動頻繁，有些單位檔案員還身兼數職，這就給檔案材料的收集、整理和安全保管帶來了隱患。另外，軌道交通工程是合肥乃至安徽的首項工程，建設單位也是一面借鑒別的城市的經驗，一面自己在實踐工作中摸索總結， 所以軌道交通項目檔案管理經驗缺乏，管理難度大。

二是監理單位監督不到位。按照國家規定，監理單位對工程檔案的質量負責。但實際工作中，由于監理人員責任心或檔案專業水平等原因，致使監理單位對工程檔案的監督很難到位，難以保證檔案的質量。

所以，對于軌道交通建設這樣一個龐大、復雜的系統工程，從工程前期立項、施工、竣工驗收到運營調試等過程中形成的檔案材料少則幾千卷，多則上萬卷，檔案管理部門收集的檔案材料是否齊全完整、真實有效，關鍵在于各部門要齊抓共管，從源頭抓起，進行全過程控制，在關鍵環節實施節點控制和同步管理。檔案部門既要全程參與項目建設全過程，與各職能部門的溝通協調，跟蹤了解項目進展情況，及時掌握項目檔案形成狀況，同時又要依靠和借助專業技術人員的力量對檔案的完整性、準確性和系統性情況進行把關，加強全員的檔案責任意識，形成互相配合、優勢互補的檔案管理模式，才能共同完成軌道交通檔案管理工作，從而更好地服務于軌道交通建設。如果認為檔案是檔案部門的事情，不管完整真實與否，將資料往檔案部門一推了事，把其他專業技術力量排除在檔案管理隊伍之外，僅依靠檔案部門在最后一個環節把關，很難把這項工作保質保量地完成好。

二、做好軌道交通工程項目檔案收集管理工作的建議

如何做好軌道交通工程項目檔案收集管理工作，提升檔案管理水平，我認為應該從以下幾方面來進行：

（一）制度保證。對于建設單位來說，做好檔案管理工作，應首先建立建全檔案管理制度，以制度來保障檔案管理工作的開展。制定本單位的相關管理制度，建立健全檔案管理網絡，以制度規范各參建單位和各部門的檔案管理工作。項目資料產生于項目建設的全過程，其形成、積累和管理應列入有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并要有相應的檢查、控制及考核措施，從而保證項目檔案的完整、準確和規范。各單位要明確檔案分管領導和分管職責，各資料形成部門在資料方面的責任要明確到位。建設單位各職能部門不僅要對本部門產生的檔案資料完整、準確、真實性負責，還要利用自身的專業優勢對業務對口的參建單位檔案的完整、準確、真實性負責，要監督檢查和指導參建單位的檔案管理工作，使之符合建設單位的檔案管理要求。

（二）合同制約。對于眾多的參建單位檔案管理，在雙方簽訂合同時就應明確檔案方面的職責，把建設單位的相關檔案管理制度作為合同附件，要求參建單位認真履行。除工程竣工要進行檔案專項驗收的強制措施外，工程款的支付和各項考核工作都應與檔案管理工作直接關聯。各參建單位應加大對檔案管理工作的投入，配備符合檔案管理要求的軟、硬件，保持穩定的檔案管理隊伍。

（三）加強檔案專業培訓，提高檔案人員專業水平的同時，要注意學習軌道交通工程相關知識。軌道交通工程檔案工作具有專業性強、技術含量高的特點。這就要求從事檔案業務指導和項目管理一線的檔案人員，既要精通檔案管理知識，又要熟悉軌道交通工程項目建設業務知識。但是，由于合肥軌道交通項目目前正處在建設初期，專、兼職檔案人員少、新手多、經驗不足、流動性強，要想建立起一支能夠勝任工作的檔案隊伍，一方面，選擇有工程技術背景的檔案人員充實檔案人員力量，另一方面，對檔案人員進行軌道交通工程相關知識的培訓，使其既能掌握檔案管理工作的理論知識和實踐技能，也了解軌道交通工程建設的相關知識，掌握各個建設階段應該形成哪些檔案資料，能夠發現問題，并及時與專業技術人員進行溝通，協調解決，而不是坐等各部門、參建單位上門移交資料，給什么收什么，只做單純的資料保管員。

建設單位和參建單位應組織專業技術人員和檔案人員互相進行業務交流，利用“傳、幫、帶”等多種方式，逐漸培養一批既懂項目管理、又懂檔案管理的復合型人才 ，那么做好軌道交通項目檔案收集管理工作就不是一件難事。

篇9

【關鍵詞】設備管理 采購 折舊 報廢 維修記錄

[Abstract]This paper mainly from the procurement of medical equipment, depreciation, scrap processing, file management and other aspects of the small hospitals appear in the device management process and the responses to several questions.

[Key words] Management of equipment; Procurement; Depreciation; Scrapped Maintenance records

引言

醫院要發展，除了醫生的醫術外，離不開醫療設備，在一些疑難雜癥中，設備的診斷和治療起了決定性的作用，它給病人送去了福音，也給醫院帶來了強大的經濟效益和社會效益。所以，在我國,設備的管理工作越來越受到醫院領導的高度重視，但由于人力和財力的限制，中小型醫院的設備管理工作與大型醫院相比有一些不同，根據多年從事醫療設備管理工作的實踐，淺談一下中小型醫院醫療設備管理的體會，有以下幾點值得注意：

一、醫療設備的采購

現代醫院的治療和診斷不再單純地依賴 “望、聞、問、切”等傳統手段，醫療設備的添置是提高診斷和治療技術所必需的。

（一）大型設備的采購

中小型醫院為了參與競爭求生存，提高醫院的知名度，也總是盡己所能引進先進復雜、科技含量高的醫療設備，但中小醫院資金有限,購置大型醫療設備前的論證工作就顯得尤為重要，主要應從以下幾方面來考慮：

1．廠家，要堅決做到“三證”齊全，這是最基本的因素。

根據國務院2000年4月1日起施行的《醫療器械監督管理條例》的有關規定，醫療器械生產或經營企業必須具有營業執照并索取加蓋該企業紅章的復印件、《醫療器械生產企業許可證》或《醫療器械經營企業許可證》、國家藥品監督管理局頒發的《中華人民共和國進口醫療器械注冊證》或《醫療器械產品注冊證》和《醫療器械產品生產制造認可表》，即俗稱的“三證”，醫院必須從具有“三證”的企業購進合格的醫療器械。另外投標人要真實提供法人授權委托書，身份證復印件，投標保證金等。

2．價格，是最直觀的因素。

中小型醫院的經濟效益一般，當然希望買到物美價廉的設備，醫療器械傳統的采購方式是廠商報價、采購方還價，很多時候還價只是憑感覺，決定因素在少數人，沒有多少廠商會公開競價，因此缺乏采購的科學性、合理性和公正性。而現在公開招標采購則改變了這一傳統的采購模式，具有秩序規范、透明度高、公平競爭、一次定價的特點，最大限度地壓低價格，但要注意（1）要以滿足醫、教、研的需要為準，不能貪便宜，買了不適用的，再便宜也會造成設備的閑置浪費；（2）要看正規報價單，有些經銷商耍滑頭，先自己另外打印一份報價單，再很“大方”地打折扣，引你上當。

3．先進性，以前是醫療單位自己組織購買設備，由于本身技術力量有限，信息相對閉塞，加上醫療設備發展更新較快，新的產品不斷推出，致使所購買的新設備往往很快就會被淘汰，現在好了，網絡提供了很好的平臺，上網搜索可以很快了解某一類設備的發展現狀。建議大家在購買新設備之前多了解行情，盡可能多地收集有關醫療設備的發展現狀、產品動態等信息，為計劃引進設備提供依據，打有把握之仗。

4．售后服務，這是很重要的一點，設想如果設備出現故障了，售后服務跟不上，設備不能及時得到維修、升級，致使設備閑置，病人埋怨，造成醫院兩個效益的流失，得不償失。所以在與供貨商簽定設備采購合同時，要特別提出保修期、售后服務、消耗材料、配件供應的要求，另外選擇廠家要“舍遠求近”，最好同一地區內有售后服務點的，這樣在以后的售后服務過程中可以帶來很大方便，節省了一些不必要的開支。

（二）小型設備的采購

建議像霧化器、血壓計等這樣的小型設備最好買同一型號的，這樣有利于以后的維修，出現故障時可以比較著維修，報廢后還可以拆下零配件備用，最大限度地做到“廢物利用”。

二、固定資產的折舊

固定資產在單位總資產中占有很重的比例，是醫院經營所必需的物質基礎，為了加強醫院固定資產的管理，科學核算成本和費用，實現期間收入和費用的正確配比，保證固定資產及時實現更新改造，要對固定資產進行折舊。常用固定資產的折舊方法有平均年限法/直線法、工作量法、年數總和法、雙倍余額遞減法，中小型醫院的固定資產折舊制度并不完善，只是很簡單地按平均年限法來計算，即將固定資產的總值按估算的使用年限來分攤，再按月算各使用科室的支出，但固定資產的折舊年限結束后，若設備仍在使用中，財務上照算折舊，增加了使用科室的負擔，引起使用科室的不滿。我認為這極為不妥，影響固定資產的折舊主要有以下幾個因素：固定資產原值、固定資產殘值、固定定資產清理費用和固定資產折舊年限，折舊應按以下順序進行：

（1）醫院取得固定資產并投入使用后，就應確定預計使用年限、預計凈殘值、預計清理費用等，并選擇合理的折舊方法，按月計提折舊；

（2）每期期末，根據客觀實際，正確估計固定資產可收回凈值，根據預計可收回凈值與帳面凈值的差額，計提固定資產減值準備；

（3）計提減值準備后，應以減值后的固定資產預計可收回凈值為折舊基礎重新計提折舊；

（4）折舊年限結束后，若設備在不影響使用質量的前提下仍在使用，應不予計提折舊。在科學技術高速發展的今天，固定資產的更新換代越來越快，按照上述程序來處理固定資產折舊，對于正確核算醫院成本、費用，實現期間收入和費用的正確配比，保證醫院固定資產及時實現更新改造，推動醫院良性發展，具有十分重要的現實意義。

三、報廢設備的處理

凡使用期滿并喪失效能，或由于自然災害等其他原因造成損壞且無法修理或修理費用太高的設備，均可（下轉第181頁） （上接第166頁） 申請辦理報廢手續，由使用科室提出書面申請并填寫《醫療設備報廢申請單》，說明報廢原因、數量，使用科室領導簽字，經設備科維修人員鑒定審核，再由院領導審批。中小型醫院的資源有限，沒有專門的設備科倉庫，遇到報廢設備，沒地方存放，日積月累，最后只能很簡單地交給總務科當廢品處理，這實際上是一種資源的浪費。醫院應考慮到實際問題，盡可能安排倉庫，這樣報廢手續辦好后就可由設備科按報廢單統一收回報廢設備，將能用的淘汰設備和完全損壞的設備分開放置，盡量使廢舊設備發揮其應有作用，變廢為寶。對可以利用的舊設備經加工修理后在院內調節使用;對不能繼續利用的舊設備，可拆下零配件備用;完全不能使用的設備廢品殘留作為廢品，公開處理。

四、設備的檔案管理

現在很多醫院都使用了設備檔案管理軟件，中小型醫院也不例外，它省去了傳統的人工管理檔案帶來的工作量大、效率低、查找難等困難，逐步使檔案管理工作規范化，系統化，但軟件功能的單一，不能滿足設備管理的需要，有些記錄還是需要人工來完成，如設備的維修記錄，這很重要，它記錄了設備從報修到維修完成的全過程，這不但能增強維修人員的責任感，而且對以后該設備的維修會大有好處。設備科可以根據需要自行人工或電腦設計維修記錄表，并裝釘成冊，便于查閱。以上是本人在近十年的設備管理過程中總結的經驗和發現的一些問題，與大家共勉。

【參考文獻】

【1】中華人民共和國國務院令第276號[S] 醫療器械監督管理條例2000

【2】韓正民淺談固定資產加速折舊方法大眾科技雜志 2005，（9）

篇10

關鍵詞：工程項目；管理；措施

中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著社會的發展，工程單位承接的項目越來越多，由于項目是一種非常規性、非重復性和一次性的任務，工程資料作為項目建設過程中的信息資源，它客觀真實的反映了項目實際建設狀況，在項目管理等各方面都積極地發揮應有的重要作用，如何規范化、科學化的進行資料管理，是每個工程項目必須做好的一項基礎性工作。

1.目前工程項目資料管理辦法

1.1 編制工程資料管理統一規定

資料管理規定用以明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料索取，確保項目建設周期內文件的完整性和有序運作，需要針對不同的職責編制相應的資料管理規定，它是各部門進行文件管理的依據，適用于整個工程項目建設全過程中形成的具有保存價值的各種圖表、文件、來往函件／傳真、附有說明的照片、錄像等文件資料。

1.2文件資料分類及管理流程

工程項目管理中的資料是以單位工程為組成單元，一般按兩種介質分類：以文件形成者為一級分類，包含項目本部、業主/監理、項目現場的建筑安裝分包商、設備材料供貨商、涉及有關檢測單位等。以文件的類別為二級分類，可分為：質量體系資料、技術性資料、管理性資料，分類便于立卷歸檔。

每個工程根據其使用功能和建設規模確定相應的工程項目，在處理文件和資料的時候，應借助平時的業務知識在短時間內給其“定類”，并保證其準確性。對施工現場出現的一些特殊文件或資料，應及時咨詢有關部門給其“定類”。工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，必須保證文件材料的內容原始、完整、準確，與實際相符，材料分類符合邏輯、層次分明，簽字蓋章手續完備，材料尺寸統一、字跡工整、圖面清晰，文件載體和書寫材料符合耐久性要求等。

工程資料是建設工程不可分割的重要組成部分，是建設工程的使用說明書，掌握相應的建筑專業知識、檔案管理知識有利于資料管理的準確性，結合計算機建筑的應用軟件可以提高資料管理能力。資料管理貫穿于項目前期準備、項目施工、項目完工的全過程，針對不同的項目階段都可以有相應的文件資料管理流程，例如在項目完工時可以按編制的交工文件管理流程：首先規定，接著監督檢查，然后整理匯編，最后審查驗收。由于資料的內容繁多，可以分別整理成夾并做標識，從而實現項目資料的可追溯性。

項目資料管理流程如圖1所示。

圖1項目資料管理流程

2. 工程資料管理過程中存在的問題

長期以來各級工程管理部門對工程資料的管理意識薄弱，存在著重工程建設、輕資料管檔。盡管工程項目對資料管理規定都有明確的規定和要求，但由于種種原因，在工程資料的質量及管理中仍存在以下問題：

(1)施工技術管理文件原件不齊全

(2)資料表格格式不統一、不規范

(3)資料移交不及時

3.加強工程資料管理的措施與對策

3.1 健全制度

在工程建設初期，工程項目管理單位應對制定工程資料管理辦法，明確崗位責任制，嚴格按章辦事，加強工程檔案基本知識的宣傳教育工作，增強檔案意識。明確各參建單位在工程資料形成過程中明確各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。

3.2 加強培訓

每個項目應配備具相應工程管理知識和工作責任心強的資料管理人員，對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，在日常工作中全面落實工程資料管理制度，促進歸檔工作的規范開展 [1-3]。

3.3 過程參與

從工程建設籌劃開始，工程項目管理單位就應要求專職資料管理人員從依據性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。要求參與工程項目的所有人員自覺提高工程資料管理意識，嚴格把關，對在編制資料中發現的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規范”、“不統一”等問題，要及時指給予解決。

3.4 確保工程資料的真實性、準確性并同步更新

真實性是做好工程資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區。對原始記錄采用“后補”造假的做法必須堅決杜絕，在工程出了質量問題時，技術資料作為記錄項目全過程的原始資料，不僅能為事故調查和正確處理提供有力的依據,也是工程使用過程中維修、擴建、改建或增層等重要的參考資料。同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

準確性是做好工程資料的核心。分部分項要劃分準確，數據計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現涂改現象，資料所用的表格要統一，不能五花八門，文字說明部分要規范用語，不能采用口語或專業語言，不要產生任何歧義。因此，資料填寫要認真，確保資料準確、規范、合理。

同步更新是做好工程資料的重點。項目周期長，過程復雜，要嚴格執行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。在整個項目的建設和竣工工作驗收過程中，對不符合標準的文件要拒收，將項目形成的文件和記錄完整地、系統地收集和保存，從源頭保證編制資料的質量。

4 .結語

工程項目資料管理是項目管理過程中的一項很關鍵的工作，我們要不斷提高工程資料管理水平和質量意識，保證工程資料準確、齊全、及時、完整。這樣就能為創造一流工程、精品工程提供真實、可靠的高質量資料。

參考文獻

[1] 石琰. 工程竣工資料相關問題研究 [J]. 科技資訊, 2009, (4): 54.

[2] 郭寧. 深度探討油站工程檔案管理的思路和方法[J]. 科技資訊,2011,（23）:153-154.