第一條為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規，制定本規定。

第二條依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構（以下簡稱社會保險經辦機構），管理社會保險業務檔案，適用本規定。

第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

黨的十八大對加強和完善我國社會保障制度建設提出了新的要求，社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。社保工作是一項民生、民惠工程，也是社會熱點工作，關乎民眾共享經濟社會發展成果，以及和諧社會建設。因而，做好社保工作意義十分重大。社保業務檔案作為社保工作的原始憑證，記錄了參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，“記錄人的一生，管理人的一生，也保障人的一生”。隨著“養老保險并軌”社會保險改革的不斷深化，隨著參保人口從城市到農村，參保人數及范圍日益增加，社保工作覆蓋面不斷擴大，參保人員流動性進一步增加，都使得社保業務檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應形勢需要，規范社保業務檔案管理，提升社保業務檔案管理工作水平，是一項必須引起我們重視和認真研究的重大課題。筆者作為一名檔案工作者，結合吉林省近年來的工作實際，從社會保險檔案工作滿足服務中心、服務大局、服務社會、服務百姓的需要出發，就進一步加強社會保險業務檔案管理問題，將近年來的思考盡己所能地梳理出來，希望對全省社會保險檔案管理有所裨益。

一、社保業務檔案的概念及特點

2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》。它專門規范了社會保險業務檔案管理，維護了社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮了檔案的服務作用，依據是《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規制定的檔案規章。這一規定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險業務檔案工作者來說，是最為直接的一個關于檔案管理的規范性文件?！渡鐣ｋU業務檔案管理規定（試行）》第三條規定，本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險業務檔案具有其獨特的特征：一是數量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實現，社保業務檔案數量會出現爆炸式增長；二是動態變化，隨著個人工作單位、工資數額等情況出現變化，社保業務檔案也必須時刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業務檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證；四是規范性強，從產生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費標準都具有固定的標準和規范，不能隨意改變。

二、當前社保業務檔案管理存在的問題及對策

社保業務檔案工作是社保體系建設的一項基礎性工作，涉及內容多、范圍廣、政策性強。社保業務檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。

1.當前在社保業務檔案管理工作中存在的主要問題一是不夠重視。主要是對社保業務檔案的管理缺少相應的投入，人員配備、經費不到位等。有些部門沒有專門的檔案室，部分檔案室不符合標準，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業務人員存在概念不清、檔案意識淡漠的問題。二是檔案多頭管理，缺乏規范標準。社保業務檔案由于涉及的面比較廣泛，有養老保險、失業保險等不同類別，不一樣的類別的檔案分別歸屬不一樣的部門管理，造成一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構。雖然2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，我省社保系統也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會保險檔案管理制度》，但其他類別的社保檔案管理缺乏統一的規范和標準，造成水平參差不齊，運行機制和工作秩序缺乏科學化、標準化、規范化。三是業務素質不強，信息開發滯后。社保管理機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流不多，檔案專業人才很少，兼職檔案工作者業務水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開發社保業務檔案的信息資源，社保管理部門缺乏全局意識和長遠意識，沒有充分認識到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險改革所起的重要作用。

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

摘要：近年來我國社會保險制度不斷完善，社會保險覆蓋范圍也不斷擴大，社會保險業務量不斷增加，這也使社會保險業務檔案越來越龐大，因此需要做好社會保險業務檔案管理工作，通過健全機制，形成制度化和一體化的管理，全面提高社會保險業務檔案管理水平，更好的推動社會保障事業的健康發展。

關鍵詞：社會保險；業務檔案；管理；內容；途徑

隨著我國社會保險制度的不斷完善，人們參保意識也在不斷增強，這也使社會保險覆蓋范圍得以不斷擴大。社會保險業務檔案是參保人辦理保險過程中形成的各項資料和信息，是不可或缺的原始依據，直接關系到參保人的合法權益。因此需要做好社會保險業務檔案的管理工作，以此來促進社會保險事業的健康發展，更好的維護好參保人員的權益。

1社會保險業務檔案的具體內容

社會保險業務檔案是指社保經辦機構在辦理社會保險業務工作中形成的，記錄單位和個人繳納社會保險費、社會保險待遇核發及基金收支、管理情況應長期保存的文字、圖表、賬冊、數字信息等原始記錄，是全面、系統記錄參保單位和勞動者個人參保、繳納社會保險費，計發社會保險待遇的重要憑據。主要包括：

1.1社會保險業務經辦中形成的各類基礎性業務資料：（1）參保單位參保登記、變更、注銷信息資料。（2）參保單位繳費工資基數申報資料及個人賬戶對賬資料。（3）參保單位及個人繳費工資基數核定資料及社會保險費征繳計劃資料。（4）個人參保、續保及基礎信息變更資料。（5）社會保險各項待遇申報、核定、發放資料。（6）其他業務資料。

摘要:經過不斷的改革與發展，我國已經形成了一個較為完善的社會保障體系，同時也形成了一個龐大的社會保險業務檔案庫，對社保業務檔案的管理工作將極大的影響社保工作的開展效率，因此必須對其展開深入研究。本文首先探究了社保檔案管理工作的發展現狀，指出了其存在的不足，然后重點對加強社保檔案管理工作進行了深入的分析。希望本文的研究能夠對社會保險業務檔案管理工作的發展提供一定的參考意見。

關鍵詞:社會保險業務;檔案管理;策略分析

社會保險業務檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會保險經辦管理工作中的基礎部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用?，F階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業務檔案的管理水平。

一、社會保險業務檔案管理工作的發展現狀

(一)缺乏先進的檔案管理手段

目前，大多數的社保檔案仍然采用傳統的管理方式，并沒有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來了極大困難。許多社保經辦機構受到環境條件的限制，沒有設立專門的檔案存放室，許多檔案資料被分開保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來了極大的困難，同時也加大了檔案泄露的風險。而具有專門檔案室的機構，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設施極度缺乏，同時也缺少專業的管理人才，因此也無法達到較好的檔案管理效果。

一、積極提高檔案為日常業務和群眾的利用服務效率

首先對現存全部業務檔案進行重新整理、科學分類，按照省、市要求，結合我縣實際情況，對業務檔案材料按照管理類、征繳類、待遇類分類管理，進行組卷，各種門類的保管期限按永久、100年、50年、30年、10年準確劃分，由檔案室統一管理。其次，運用檔案查詢系統軟件，結合傳統查詢方式，建立電腦檢索和手工查詢雙重模式，以方便各類查詢需求。截至目前，平均每年提供各類查詢3000余人次。

二、注重加強硬件設備的科學配備

在我局辦公樓內配備面積約30平方米的業務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合國家要求。

三、注重日常科學管理

加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發生過違反規定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數量利用情況統計表。

摘要：經過多年的改革與探索，我國已基本形成以養老、醫療、失業、工傷、生育保險為主的社會保障體系，同時也形成了龐大的社會保險業務檔案。文章論述了加強企業社會保險業務檔案管理的現實意義，通過比對地方經辦機構、企業社會保險管理機構不同的管理方式，分析管理中存在的問題，進而探尋企業社會保險業務檔案管理方式的創新。

關鍵詞：企業管理；社會保險；保險業務；檔案管理方式；社會保障體系

社會保險業務檔案既是經辦社會保險業務的記載，也是稽核社會保險經辦工作是否依法合規的重要載體。作為企業的社會保險管理部門，加強社會保險業務檔案管理是加強社會保險管理和提高服務水平的具體體現。

1加強企業社會保險業務檔案管理的現實意義

社會保險業務檔案是參保單位和參保人履行繳費義務、享受社會保險權益的原始憑證，貫穿于社會保險參保登記、保險費征集繳納、保險待遇核準發放、稽核考量等社會保險業務全過程，是對參保單位和參保人權益的真實記錄，是確定參保人員享受社會保險待遇的重要依據。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》要求各地方社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄資料，按照檔案方式嚴格加強管理、集中保存。2010年10月28日，第十一屆全國人民代表大會常務委員會第十七次會議通過的《中華人民共和國社會保險法》強調了社會保障是社會安定的重要保證。十八大報告也提出，要“健全社會保障經辦管理體制，企業社會保險經辦管理服務也要做到全覆蓋，實現便捷高效服務、均等機會、信息化管理等”。經辦管理的內容亦非常廣泛，包括社會保險政策制度的實施、社會保險關系的建立和權益記錄、社保基金的征繳和管理、社保信息查詢和服務網絡布局等，都將成為改進民生、加強社會建設、促進社會和諧的重要舉措，這些舉措的落實到位都與社會保險業務檔案密切相關。另外，隨著社會保險制度的逐步規范，以養老、醫療、失業、工傷、生育保險為主的社會保障體系逐步形成，涉及人員范圍增多，參保資料也日益增多。企業社會保險管理肩負重要的社會責任，不僅負責社會保險政策的貫徹落實，維護職工的合法權益，甚至對于參保人的保險訴求負有宣傳、解釋、協調的職責。這些工作的開展必須依靠社會保險業務檔案的科學管理和合理使用。

2企業社會保險業務檔案管理中存在的問題

一、以制度建設促進社會保險業務檔案的管理工作

成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法，結合社會保險業務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程，明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責，并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序，與業務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業務檔案工作進行監督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。

二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設

成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設

為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。

1．如何更好地充分發揮思想政治工作在社會保險業務工作中的領先作用

1.1充分發揮思想政治工作在社會保險業務工作中的激勵作用

在經濟快速發展的如今社會，不斷完善社會保險業務的管理和相關的機制，提高我國社會保險業務的服務水平和服務質量，就必須充分發揮思想政治工作在社會保險業務工作中的激勵作用，將社會保險業務所面臨的形勢向保險公司所有管理人員和工作人員講清楚，并且同時將任務都具體交給他們，充分發揮思想政治對保險公司所有人員思想的統一，不斷增強他們在工作中的緊迫感和使命感，從而進一步促使他們自覺地為完成屬于自己范疇內的任務，同時向保險公司所有人員講清楚隨著人們對生活水平和生活質量要求要的提高，我國對保險公司越來越重視，從而激勵保險公司全體所有職工不斷增強自己搞好工作的信心；不斷向他們貫徹在保險業務中要始終堅持以人為本的服務理念，在不斷增強本公司經濟效益的同時重點還要提高公司的社會效益，激勵保險公司全體工作人員要不斷加深為人民服務的認識；激勵保險公司全體的領導人員要根據保險公司發展的需要，不斷提出公司適應社會發展需要的項目工程，并且不斷激勵保險公司全體工作人員要積極投身到項目工程的工作中去，團結一致為社會保險公司創造高質量和高水平的服務業績，為社會保險業務佳績。

1.2充分發揮思想政治工作在創造和諧社會保險機構中的積極作用

要不斷完善社會保險業務的管理和相關的機制以更好地滿足經濟快速發展的如今社會的需求，作為保障人們日常生活生命財產安全的保險公司就必須充分發揮思想政治工作在創造和諧社會保險機構中的積極作用，以創造更加和諧的保險公司，從而確保不斷提高其社會保險業務的服務水平和服務質量，為此，保險公司必須發揮思想政治工作在全體工作人員工作中的解疑釋惑作用，幫助他們更好地解決工作中所遇到的思想問題或道德問題，還要充分發揮思想政治工作在全體工作人員工作中的理順情緒作用，幫助他們更好地調節工作中出現的情緒問題，減少工作人員情緒低落，減少焦慮煩躁等情緒的出現，幫助他們更好地解除情緒方面的疑慮，消極他們不良的情緒化，以更好地減少不良情緒對工作的影響，進一步提高他們工作的熱情，從而提高保險公司整體的工作效率；充分發揮思想政治工作在保險公司全體工作人員都關心的熱點問題上來，善于從保險公司工作人員傾向的勢上發現潛在的但現在還沒有被發現的思想問題，要提前通過預測以更好地預防突發事件的發生，使他們以更加積極的熱投身到保險公司的各項工作中去，以更好地提高保險公司社會保險業務的服務水平和服務質量。

1.3充分發揮思想政治工作在保險公司工作人員素質意識方面的強化作用