文件中心作為一種半現行文件的管理機構，能否在我國普遍建立和推廣，這一問題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實踐上主要表現在：我國已經具備較為完善的機關檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現狀及相對落后的信息（通訊）技術是否會成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過分析我國文件中心的實踐，其與外國文件中心的聯系和區別，與基層檔案室的關系等，闡明它在我國推行的合理性及實踐的方式。

一、我國文件中心的實踐

我國的第一家文件中心是1988年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經過10年的發展，參聯機關已由原來的8家發展到24家，主要有縣政府、縣人大、縣政協、縣民政局、縣計委、縣經委等。它保管著各參聯機關的文書、專業檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個股級單位，在縣檔案局指導下開展工作。其主要職責是：1、負責對參聯機關形成的各類非現行文件進行收集、整理、分類、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完整，積極提供利用，為參聯機關服務；2、將到期的檔案及時向檔案館移交；3、鑒定、銷毀保管期限已滿、無繼續保存價值的文件；4、維護各參聯機關的使用和所有權，確保各類文件和檔案的機密與安全；5、為參聯機關復制案卷目錄，以利查找；6、為參聯機關編纂必要的文件匯集、大事記等資料。①

永靖縣文件中心的優越性體現在：既可以節省費用，又可以提高管理效益；既可以保證管理質量并安全保管，又可以更好地集中提供優質服務。但它在實踐中也存在著一些不足：1、各參聯機關的檔案意識減弱。各單位認為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問了；2、文件在第二年就移交進中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態，這樣做不利于文件或檔案發揮其現行效用；3、收集歸檔的文件偏重于文書檔案，而對聲像檔案等特殊門類和載體的檔案歸檔意識不夠；4、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；5、編研材料不夠深入，只限于編輯大事記和一些文件匯編。

二、甘肅省永靖縣文件中心與外國文件中心的聯系和區別

外國文件中心于20世紀40年代最先出現在美國，是二次大戰期間，美國軍事機關為了保管數量龐大而又不經常使用的文件，設立的臨時性庫房，這就是文件中心的最初形式。由于它適應了美國二戰后的經濟形勢和管理半現行文件的需要，很快取得了法律地位。

摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費嚴重

市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

在歐美，人們早已經習慣于文件中心提供的各種服務，目前關注的是數字化信息技術以及文件中心檔案館化等新情況對現有文件中心的管理方法和管理模式帶來的新挑戰；而在我國，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認為文件中心的諸多優勢都是在國外特定的環境中形成的，由于中外國情存在著很大的差異，擔心文件中心在移植中國的過程中會出現南桔北枳的結果。筆者認為，這種擔心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

所謂的“本土化”localization，是指將外來事物根據本土社會特有的環境加以改造，使之有機地納入本土社會，并使它的合理性最終成為本土社會有機組成部分的過程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國情出發，對文件中心從理論到實踐都加以合理改造，發掘其內在的合理性，使其與中國現有的檔案事業系統以及社會大環境相融合的過程。事實證明，對于外來事物，如果原封不動地移植，勢必會與本土原有的文化產生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實際的。而事實上，任何社會的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發明是在中國產生的，但外國人卻最先利用火藥造成了堅船利炮，同樣，文件中心要在中國“移植”成功，使之本土化是關鍵。

一、對文件中心理論的本土化改造

許多人在論述文件中心的理論依據時，言必稱“生命周期理論”。當然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過渡性檔案機構存在的理論依據，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國現行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過渡性機構，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學者持保留態度。

文件中心在中國具有可行性，就在于它的經營模式可以充分發揮規模經濟的優勢。從經濟學角度來看，“規模經濟”是指當企業規模擴大到一定程度時，生產能力隨之擴大、單位產品成本下降、經濟效益提高的現象。一般而言，規模經濟可以表現為內部和外部兩個方面，內部規模經濟是由專業化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實力等內部因素引發的；外部規模經濟則是指企業和外部經濟環境及其它企業存在著或多或少的聯系，企業的一些經濟活動可以創造一些額外的公共收入，增加社會福利，從而產生效益。

目前，有部分經濟學家認為“規模經濟理論”已經過時了，我們在這種情況下還強調文件中心的規模經濟效益是不是落伍了﹖他們指出，規模經濟是工業經濟時代的產物，主要體現在硬件生產階段；在知識經濟時代和產品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設計和系統的策劃實施以及服務階段產生的，因此，“規模經濟理論”將被“系統經濟理論”所代替。這些論斷當然沒錯，但我國檔案工作目前的現狀是：從機關到企業，各個單位都建有自己的檔案室。“麻雀雖小，五臟俱全”，這種小而全的結構更符合自然經濟的特征。從檔案室的業務工作看，各個單位形成的文檔雖然內容不同，但它們的整理方法卻是相似的，裝具和各種設施也可以統一；另一方面，檔案工作也出現了講求效益的傾向，在企業中表現得更為明顯。隨著市場經濟的建立，企業面臨著激烈的市場競爭，是否為企業帶來經濟效益成為衡量各個部門績效的重要標準。企業領導人普遍承認檔案資料整理和保存的重要性，但是單獨設立檔案室，投入的成本又太大，企業檔案工作處于“棄之可惜，食之無味”的兩難境地。還有，隨著信息處理技術的發展，許多單位建立了計算機輔助管理信息系統，檔案部門怎樣參與到整個機構的信息系統中，成為擺在檔案工作人員面前的難題。由此可見，我國目前的檔案工作具備規模經濟的特征，規模經濟理論對于檔案管理工作尚未過時。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

一、市縣建立文件中心是社會發展的需求

很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪費嚴重

市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

二工作不到位，管理水平低

從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。

一、市縣建立文件中心是社會發展的需求

很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪費嚴重

市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

二工作不到位，管理水平低

從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低?，F代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。

經過十余年的介紹和討論，目前我國檔案界對文件中心的產生和發展過程、性質和功能已有比較清晰的了解，大多認同文件生命周期理論作為文件中心的理論基礎。然而近期理論界在文件生命周期理論的評價及其是否適合中國化問題上展開論戰，其中一些爭論涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理論依據。筆者以為，這種涉及文件中心的理論分歧是我國無法普遍建立文件中心的重要原因之一。根據現有材料，這里僅選擇理論分歧的兩個焦點進行評析。

一、焦點之一：文件生命周期理論與文件中心是否存在必然聯系？

文件中心的理論基礎是文件生命周期理論，這本來是檔案界大多認可的共識。但近期有學者對此給予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理論沒有也不可能成為成立文件中心的理論依據”

1的結論。筆者無意逐一論爭，僅從三個方面略述淺見。

首先，文件中心的建立目的和理論依據能否等同？有學者認為“經濟上的節約原則，是美國政府成立文件中心的主要依據，而不是以文件生命周期理論為依據”

2筆者可以簡要回顧一下文件中心的產生過程。文件中心最早產生在美國，最初形式是二戰期間海軍部為集中保存平時不常使用的數量龐大的文件而設立的臨時庫房。由于這種庫房及設施不如檔案館要求高，既適應了戰后的經濟形勢，又能滿足各聯邦機構的相同需求，因此很快在全美推廣開來。1950年頒布的《聯邦文件管理法》授權設置聯邦文件中心，由國家檔案與文件局領導，隸屬于聯邦檔案系統。盡管建立文件中心最初的確是“一種政府行為”

摘要：在歐美，人們早已經習慣于文件中心提供的各種服務，目前關注的是數字化信息技術以及文件中心檔案館化等新情況對現有文件中心的管理方法和管理模式帶來的新挑戰；而在我國，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認為文件中心的諸多優勢都是在國外特定的環境中形成的，由于中外國情存在著很大的差異，擔心文件中心在移植中國的過程中會出現南桔北枳的結果。筆者認為，這種擔心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

關鍵詞：本土化；文件中心；運作模式

Abstract:InEuropeandAmerica,thepeoplealreadywereaccustomedtoeachkindofservicewhichearlyprovidesthedocumentarycenter,whatatpresentpaysattentionisthedigitizationinformationtechnologyaswellasthedocumentarycenterarchivesandsoonnewsituationthenewchallengewhichbringstotheexistingdocumentarycenter''''smanagementandthemanagementpattern;Butinourcountry,thedocumentarycenterhadstillnotobtainedthepromotionandthepopularization,thereasonliesinmanypeopletothinkthatthedocumentarycentermanysuperiorityareformintheoverseasspecificenvironment,becausetheChineseandforeignnationalconditionhastheverybigdifference,worriedsouththedocumentarycenterintransplantsinChina''''sprocesswillpresentnorththeorangezhitheresult.Theauthorbelievedthatthiskindofworryisnotunnecessary,butbeforehesitating,cannottake,thekeyismustfinishthedocumentarycenter“thelocalilzation”thework.

keyword:Localilzation;Documentarycenter;Operationpattern

前言

所謂的“本土化”localization，是指將外來事物根據本土社會特有的環境加以改造，使之有機地納入本土社會，并使它的合理性最終成為本土社會有機組成部分的過程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國情出發，對文件中心從理論到實踐都加以合理改造，發掘其內在的合理性，使其與中國現有的檔案事業系統以及社會大環境相融合的過程。事實證明，對于外來事物，如果原封不動地移植，勢必會與本土原有的文化產生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實際的。而事實上，任何社會的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發明是在中國產生的，但外國人卻最先利用火藥造成了堅船利炮，同樣，文件中心要在中國“移植”成功，使之本土化是關鍵。

摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費嚴重

市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

一、我國建立文件中心的現實需要

筆者認為，我國不僅存在建立文件中心的現實需要，而且這一需要還很迫切。理由主要來自兩個方面：一是經濟高效化的要求；二是多元化的需求。

首先，盡管我國已建立有比較完備的機關檔案室體系，但其整體效能與具有經濟和高效優點的文件中心相比還是存在一定差距。

其次，不斷變化的社會環境和檔案工作環境使半現行文件管理呈現出多元化的特點，相應產生了建立半現行文件管理機構的多元化需求。我國當前正處在變革時期，社會環境復雜多變，這對檔案工作環境產生了相當大的沖擊和影響。一方面，國家政治體制改革引發的機構精簡和人員調整使得相當一批政府機關的檔案部門不得不撤銷或合并，檔案人員也不得不下崗或分流。另一方面，社會主義市場經濟的確立和發展使我國所有制成份和企業資產形式從單一走向多元化，三資企業和私營企業大量建立，國有中小企業大量改組、轉制、兼并甚至破產，這些企業的檔案工作或需要新建，或需要調整，或需要移交。政府機關和企業檔案工作出現的新特點和面臨的新形勢需要實行多元化的管理方式，以適應不同特點和需求。

必須強調一點，筆者針對上述現實需要提出我國當前建立文件中心的設想必須基于一個前提，那就是應將文件中心不再視為半現行文件管理機構的一種特定稱謂，而應視為半現行文件管理最佳組織形式的代名詞。假如一味糾纏于文件中心的狹義概念，結果可能就會像某些學者那樣，依據我國沒有對應稱謂得出“我國沒有文件中心”的結論1。退一步說，即使如此，這一結論并不意味著我國沒有建立文件中心的必要，相反恰恰證明了建立的迫切需要。實踐證明，在追求文檔管理最優化目標的驅動下，我國已經開始出現了一些新型檔案管理組織形式，它們與文件中心可以說是名異而實同的。

二、我國現有新型檔案管理機構