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摘要：無論是機關單位還是私人企業，檔案的管理工作都是企業信息記錄和獲取相關決策依據的關鍵工作。隨著檔案的重要性逐漸被人們所重視和了解，企業都想方設法的運用先進的管理方法不斷完善檔案管理的規章制度，借此來提高企業的檔案管理質量水平。檔案記載的信息資料全面而富含價值，領導的決策和管理層的重要規劃設計，都需要對業務事項和以往經驗進行回顧和總結，因此檔案管理工作需要進一步的優化和完善。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；優化；完善

檔案管理是一種基礎性工作，其關鍵意義在于能夠承載企業和單位發展各項規劃和設計任務，提供真實可靠、全面細致的信息資料。由于管理層的高度重視，決策也需要來自檔案信息管理方面的重要支持，檔案就擁有了一定的權威性，能夠為人們所注重，對其重要性愈加的了解和關注。筆者根據自己在檔案管理崗位上得到的一些工作經驗，從幾個方面論述一下提高和優化檔案管理的具體措施，希望能與更多的檔案管理工作人員分享成功的經驗。

1傳統檔案使用方式和管理思想的轉變

檔案的實用性在傳統的思想概念里是存在質疑和不解的，很多企業和單位只是把檔案信息整理后，分門別類的保管在檔案柜里，管理人員也是在定期的檢查和打掃中才會翻動一下過往的檔案，檔案的實用性幾乎被人們遺忘，其真實大量的歷史數據資料和豐富的發展過程中的經驗教訓無一例外的被束之高閣，企業和單位的工作得不到綜合全面的分析和整合，缺少了穩健可靠的環節，在處理眾多事物時沒有借鑒豐富、寶貴的經驗，導致很多事務進展緩慢，工作效率低下。如今檔案管理的改革被提上日程，企業和單位的管理決策的討論材料和依據更多的取材于檔案，對于檔案的管理思想也逐漸發生了根本性的變化，檔案不再是塵封在檔案柜里的歷史資料，而是提供經驗的實用性資源，很多企業和單位都將檔案當作是寶貴的信息來源，積極的搜集、整理和儲備。相應檔案管理工作也被激發帶動，形成規范化的管理機制，作為檔案管理人員也要掌握分析材料信息，整合信息的能力，管理人員的積極的工作態度不可同日而語。

2加大檔案管理改革開放程度，拓寬檔案作用范圍

檔案管理在服務上應由封閉型向開放型轉變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館、登錄互聯網。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系。二是檔案事業只有走出神秘象牙塔，聯系于社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優化檔案服務措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務方式，探索發展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。

3注重檔案管理人員的素質和形象

檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些公立機關單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關單位檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數機關單位檔案管理人員都存在學歷低、工作經驗少、專業技能欠缺等問題，所以機關單位檔案管理的優化還需進一步提高管理人員專業技能和綜合素質。基于此，一是機關單位要重視對現有檔案管理人員專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的針對性，結合管理人員自身實際情況制定專業性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結合員工結構情況，為檔案管理人員創設繼續教育條件，不僅要重視提高其專業知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提高機關事業單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優化檔案工作環境，全面提高管理人員綜合素質。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領域工作者的高修養、高情操以及檔案服務部門應有的氣質與風范。五是為滿足檔案發展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學習新的技能，掌握相關領域知識，不斷創新管理理念，從具體的管理、服務和制度等多個方面去努力，以期適應檔案學科最新的發展動態。

4倡導新技術和新機制融入檔案管理工作

以往機關事業單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關事業單位檔案管理工作質量和效率始終難以提升，因此機關事業單位必須加強檔案管理的現代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術對機關單位檔案進行備份。二是創新機關事業單位檔案管理技術優點是方便、辯解，不僅能夠借助服務器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優質服務。四是借助現代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結分析等，讓檔案管理人員從傳統繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優質高效的服務，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。

5結論

機關事業單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領導，尤其是單位具體分管領導必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協調相關部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發展。

作者:丁雪飛 單位:黑龍江省航道局

參考文獻

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