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［摘要］把現代企業中項目管理的理論和方法借鑒到高校后勤管理中來可以優化資源配置，提升后勤工作效能。本文基于對項目管理內涵和意義的理解，以項目論證、項目規劃、項目動態管理為方法和視角，對如何通過項目管理促進高校后勤資源的優化配置提出了建議和思路。

［關鍵詞］項目管理；資源配置；高校后勤

高校后勤系統是高校改革與發展的重要支持系統，為高?？茖W研究、人才培養、社會服務和文化傳承等功能的實現提供保障。后勤管理現代化水平直接影響到高校的辦學水平，而資源配置是管理現代化的核心要素。樹立新型管理理念、依托項目管理優化高校后勤資源配置，對于提升大學辦學質量、創建高水平大學具有重要意義。

一、項目管理對高校后勤資源配置的意義

伴隨著人類社會的產生，尤其是在解決日益復雜的任務時，分工和協作變得越來越普遍，以項目的方式推進任務的完成逐漸被人們所熟悉。項目管理作為專業術語出現是在20世紀50年代，隨著管理理論運動的發展以及管理學科的成熟，項目管理成為專門研究領域，以前所未有的速度在各個應用領域得到發展。高校作為公共部門的一個重要組成部分，其管理機制和運行模式深受工業主義邏輯的影響，科層制的影響根深蒂固，組織規模龐大，層級較多，自上而下的命令鏈條較長，“控制”的特征較為鮮明，管理效能有待提升。在這種情況下，資源附著于等級制序列，通常以條塊方式進行分割，資源配置方式較為單一，部門間邊界清晰但相互較為封閉，資源之間流動性差，資源利用率較低，因為流動而創生新資源的可能性較小。項目管理與傳統管理方式的最大區別在于注重系統觀，聚焦核心任務，在一定范圍內重構權力體系、重組資源體系，它涵蓋了多個部門的組合管理，有助于提升資源配置的靈活性，同時可以加強團隊建設。在項目管理中，各個組成部分相互作用，相互依賴，為了一個共同的目標而工作。把不同部門分管的工作打通整合，凝聚公共目標和價值共識，責任、權力和利益相互結合，從流程上將決策、執行和評估分開，做好設計與規劃，各個環節目標一致、相互支持。項目管理的全過程以系統論為依據展開。如果說在傳統的管理過程中，更加關注部分和要素的優化，那么在項目管理過程中，除了關注部分和要素之外，更加關注關系，從而形成部分之和大于整體的系統效應。重視文化和價值引領的、動態的、綜合性的管理與綜合協調的項目管理更有利于項目目標的達成，同時做好時間、人力、物力成本的控制，做好技術、風險管理，從而體現職權明晰、以人為本、關注成本的現代管理特征。

二、基于資源優化的項目動態管理方法

高校后勤是一個大系統，在項目管理過程中，應按照服務育人和辦學質量提高的原則分解成各個子系統，即一個個項目，相關教職工對所接受的項目負責，而不僅僅是對某一具體任務負責。這樣既有利于團隊明確工作目標，也有利于發揮員工的能動性，更有利于干部和團隊成員的資源整合。盡管有的項目不可量化，但卻是更加具有挑戰性的目標。運用項目管理的方式對資源進行配置是一個系統工程，項目規劃是起點，項目規劃的定位和方式直接影響到項目管理的進程和效果。（一）項目規劃。項目規劃是項目組依據項目目標、團隊功能特點、實踐基礎等對項目實施過程中進行的各種活動做出的系統設計與安排，不僅是一個自上而下的過程，也是一個自下而上的過程。規劃圍繞總體目標做出長期目標、短期目標的協調，確定具體目標和任務，設計任務進度表，并做好實踐基礎、資源情況的調查和摸底，了解組織成員的需求。在這個過程中，一方面要突出高校后勤管理的已有優勢，另一方面聚焦解決突出問題。在項目管理與實踐中，要處理好項目規劃與組織目標間的關系，處理好不同項目間的邊界，避免資源內耗，明確項目內部多維體系，通過制定項目規劃，后勤各部門能充分利用時間和空間，進行各種技術和方法的比較與優化，節約各項資源。需要強調的一點是，項目規劃的完成，并非是項目規劃過程的結束，充其量只是階段性目標的完成。應以動態變化的理念看待項目規劃，依總體目標、問題解決、實踐情境、任務推進的情況及時修訂，以確保項目規劃的有效實施。在整個項目生命周期內，項目規劃過程與項目綜合變更控制是一個多次循環往復的過程。［1］資源配置的有效方式是建立資源庫并建立資源互動的規則。管理者必須明確人力資源、技術資源、財務資源、信息資源等的占有和分布情況，分析優勢和劣勢，把握資源流動和創生中的價值訴求，定期開展資源使用效率的評估。同時，學校要重視建設學緣結構合理、知識體系多元的項目團隊，既要包括成員的選拔，也應包括對團隊成員的培養。（二）項目進度管理。進度是衡量管理水平的重要標準之一，進度管理是項目管理的重要內容。進度管理是基于項目總體價值、運用現代信息技術手段和科學方法對項目推進的過程、階段性成效、各個階段間的關系進行管理和控制。在與項目質量、項目費用和項目目標協調的基礎上按時完成。時間、成本、質量是項目進度管理要聚焦的主要維度。首先要明確進度管理人員，做好人員培訓，明確任務和責任，結合組織結構變革和項目團隊建設，形成網絡系統，依據項目的復雜情況，有時可能會形成多中心決策體系，在做好項目分解的情況下確定項目進度子目標。同時，還可以運用現代信息技術和資源做好進度管理的保障。要求管理人員能及時發現項目執行與項目規劃之間的差別并進行分析，已確定是糾正的偏差還是正常范圍內的問題。這需要對項目的執行狀況進行有效的診斷，否則即使是小的問題也很有可能會變成大問題，對組織和項目造成更大傷害。進度管理是避免這種傷害的重要手段，根據項目的實際情況制定科學有效的指標體系，做好階段性診斷和進度管理對科學有效解決問題非常關鍵。（三）項目風險監控。項目風險監控包括風險識別、風險度量、風險分析、風險應變和風險控制的系統過程。風險控制的作用是將項目發生不良后果的可能性減小到最小，通過對風險的影響做出結合實際的評估，將由于不確定性造成的損失減小到最低限度［2］，從而減少資源浪費。項目風險管理應該始終貫穿高校后勤項目管理的全過程，通過系統、全面、科學地對項目風險進行全過程管理，有效預測風險點，提高后勤管理的質量。在進行項目風險監控時，首先要對風險進行識別，風險識別不是一次事件，而是一個過程，應該有意識地構建風險識別機制，自始至終存在于項目推進的過程中。風險識別包括識別風險點、評估風險產生的條件、描述風險特征并確定產生風險的空間，這是一個多維的內容模型。常用的風險識別方法包括頭腦風暴法、德爾菲法和座談法等，以此建立通達的信息溝通機制和反饋機制，進行信息管理。項目負責人應該依據風險對目標的影響程度對項目風險進行分級排序，對風險進行量化評估，盡可能推斷出風險發生的概率和風險對項目目標的影響程度，從而利用面談、決策分析模擬的方法制定風險應對策略。風險應對策略是在對風險量化評估結果的基礎上，運用現代信息技術手段，依據項目管理目標科學制訂方案降低風險、規避傷害、主動構建策略的過程，一般包括如下環節，即回避、轉移、緩和與接受。風險回避是指依據現有條件改變項目規劃，從而消除風險或消除產生風險條件以保證目標的實現。［3］項目團隊不可能回避所有風險，但通過詳細的計劃和監控可避免一些具體的風險。風險轉移不是降低風險發生的概率和不利后果的大小，而是通過制定有效措施將盡可能轉移風險的損失，實際上這個過程并沒有消除風險，只是因為將管理責任交給第三方所以降低損失。風險緩和是降低風險發生的概率，或者將風險帶來的不利影響降低到預期中可接受的水平。事實上，并不是所有風險都可以回避或者緩和的，有時接受風險是一種不得已的選擇。接受風險是以面對風險為基礎，同時接受風險可能帶來的后果。接受有時是主動的，很多時候卻是被動的。根據風險監控的實際情況積極做好預防、主動采取措施會降低成本，有助于取得更好的效果。（四）項目溝通。高校后勤項目溝通又稱項目信息體系構建，是指在項目推進過程中搜集、分析、加工、交換并最終運用項目過程中產生的信息的過程oX＾J？于后勤管理來說，尤其是在互聯網迅速發展和人工智能時代，做好信息溝通和信息體系建設，就是掌握了項目管理的主動權，有利于更好地配置資源、形成支持體系、高質量地完成項目目標，從而為決策提供依據。通過信息溝通、豐富的信息流動起來，多元主體因為意見的交換聯結貫通起來，在個體、團隊和組織層面形成信息網，圍繞共同目標真正成為一個整體。信息溝通還能滿足人的情感需要和心理需要，在信息交換的過程中，人們通過思想、信息交流，也會減少沖突，改善關系，凝結情感，形成了項目管理重要的、同時也是非正式的基礎。各個項目負責人需要了解項目信息在什么時候，以什么方式進行交流最為有效，不間斷地維護項目內部與外部之間良好的溝通，從而保障高校后勤管理項目的順利進行。

參考文獻

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［2］李寶寶．內控視角下商業銀行操作風險管理研究［D］．南京航空航天大學博士學位論文，2013：12．

［3］李曉峰．企業技術創新風險測度與決策及其預控研究［D］？四川大學博士學位論文，2005：37．

作者:程鑫 單位:清華大學接待服務中心