導(dǎo)語：招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，如今已進入到信息化社會，各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進程。招投標(biāo)檔案作為建設(shè)工程檔案的重要組成部分，向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型勢在必行。本文從如何創(chuàng)新著手，對招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的路徑選擇進行了具體的分析。

關(guān)鍵詞：信息化；招投標(biāo)檔案；數(shù)字化管理；路徑；創(chuàng)新

在建設(shè)工程實施過程中，需要采用招投標(biāo)方式選擇實力強、質(zhì)量高、信譽好的承包商，招投標(biāo)全過程中所形成的原始資料歸檔整理后成為招投標(biāo)檔案。這些資料具有較高的價值，需要進行妥善保管和開發(fā)利用，從而確保招投標(biāo)檔案的完整性，以便于更好地發(fā)揮招投標(biāo)檔案作用，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。長期以來紙質(zhì)檔案是檔案的主要形式，招投標(biāo)檔案也不例外。近年來信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，招投標(biāo)檔案已形成電子文檔為主、紙質(zhì)資料為輔的格局。傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案管理模式已不適應(yīng)形勢的需要，選擇合適的路徑，積極探索，不斷創(chuàng)新，從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)型是現(xiàn)實的迫切需要。

一、信息化環(huán)境迫切需要招投標(biāo)檔案管理轉(zhuǎn)型

（一）傳統(tǒng)思維模式和工作方式的轉(zhuǎn)變需要一個過程。信息化環(huán)境下，數(shù)字化招投標(biāo)檔案的先進性和科學(xué)性是傳統(tǒng)檔案所無法比擬的，無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發(fā)生了巨大的變化。但長期以來在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員形成了一系列工作習(xí)慣、方式方法，在檔案數(shù)字化變革的沖擊下，會有一些不適應(yīng)的方面，在工作中就會產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象，檔案數(shù)字化管理工作任務(wù)艱巨。（二）檔案數(shù)字化配套環(huán)境尚未形成。在配套設(shè)施上，包括檔案數(shù)字化后所需要的信息生產(chǎn)設(shè)備、信息存儲設(shè)備和信息管理設(shè)備，同時還需要軟件、網(wǎng)絡(luò)和信息安全保障，但在目前很多招投標(biāo)機構(gòu)中這些系統(tǒng)配套嚴(yán)重不足，不能滿足招投標(biāo)檔案數(shù)字化的要求。由于當(dāng)前檔案管理軟件開發(fā)商往往只是面對單一的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)包容性不夠，不能完全適應(yīng)檔案信息共享的要求，制約了檔案數(shù)字化的進程。特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)和信息安全問題尤為突出，招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理存在較大的安全隱患。（三）檔案數(shù)字化管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化管理還處于初級階段，與當(dāng)前信息化環(huán)境對檔案管理的新要求不相適應(yīng)。當(dāng)前招投標(biāo)機構(gòu)中信息處理復(fù)合型人才較少，信息綜合處理水平較低，對數(shù)字化設(shè)備操作能力不強，數(shù)字化的優(yōu)勢沒有完全發(fā)揮。

二、信息化背景下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的路徑選擇

（一）管理理念創(chuàng)新。隨著科技的快速發(fā)展，人類社會的不斷進步，人民群眾對檔案信息開發(fā)利用的要求越來越高。就招投標(biāo)檔案而言，很多企業(yè)都有訴求反映到招標(biāo)單位，如果能方便地瀏覽過去在該單位的投標(biāo)記錄和投標(biāo)文件，企業(yè)愿意為此支付費用。所以在管理上，要考慮滿足個人和企業(yè)法人的需求；在理念上，檔案不再是純公益的臺賬資料，它也可以產(chǎn)生經(jīng)濟效益。個人憑身份證、企業(yè)憑企業(yè)代碼證到窗口查閱非保密檔案，完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺、電子商務(wù)交易辦法處理，輔以個人、法人身份驗證。屆時，用戶瀏覽授權(quán)內(nèi)的網(wǎng)站就如同網(wǎng)購一樣方便。（二）技術(shù)架構(gòu)創(chuàng)新。應(yīng)充分利用云計算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案數(shù)字化進行技術(shù)升級與架構(gòu)創(chuàng)新。基于云計算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要由數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序、數(shù)字化檔案管理節(jié)點、計算機專用網(wǎng)絡(luò)、信息安全設(shè)備等構(gòu)成，利用物聯(lián)網(wǎng)的RFID技術(shù)可將電子檔案與紙質(zhì)檔案完美結(jié)合，一一對應(yīng)。數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為檔案信息化增值服務(wù)提供了巨大空間，招投標(biāo)雙方能夠從歷史文件庫中找到與當(dāng)期項目相似的案例，有助于理解招投標(biāo)文件，招投標(biāo)組織工作的效率可以大大提高。（三）流程再造創(chuàng)新。真正將招投標(biāo)工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，需要更新標(biāo)準(zhǔn)、再造流程。《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》雖然對電子招投標(biāo)的歸檔作了規(guī)定，但還是從大框架上提出要求。實際操作上，很多檔案工作都是事后再交給相關(guān)人員整理。如果能夠更新一下流程，把招投標(biāo)工作的任何一項活動記錄文件都作為檔案組成因子，自動操作、隨時歸檔，那么當(dāng)一次招投標(biāo)實例完成時，全部歸檔工作就自動完成了。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，既提高了效率又降低了人為誤差。除了在招標(biāo)機構(gòu)內(nèi)部考慮電子招投標(biāo)與歸檔的實時結(jié)合，還可以由專業(yè)檔案部門考慮各部門各機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入庫整合，這都是標(biāo)準(zhǔn)流程適應(yīng)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求的體現(xiàn)。

三、抓住關(guān)鍵節(jié)點，加快推進招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理

（一）建立模型模塊。建立和完善電子文件元數(shù)據(jù)接收采集的數(shù)據(jù)模型和功能模塊。根據(jù)國家和浙江省有關(guān)電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范要求，要建立各類電子文件的元數(shù)據(jù)采集模型，并在前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件歸檔管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)接收采集功能模塊中進行技術(shù)對接和功能實現(xiàn)，確定招投標(biāo)電子文件元數(shù)據(jù)的可靠、完整、規(guī)范、有效。招投標(biāo)電子文件形成階段的元數(shù)據(jù)一般采取自動采集方式，完整記錄電子文件的形成背景，盡量減少人工參與，以確保元數(shù)據(jù)的真實可靠性。（二）建立對應(yīng)關(guān)系。對招投標(biāo)電子文件的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)進行必要的組織或封裝，建立起對應(yīng)和關(guān)聯(lián)關(guān)系。（三）建立驗證機制。招投標(biāo)檔案應(yīng)根據(jù)元數(shù)據(jù)統(tǒng)一模型，建立必要的真實性、完整性、一致性驗證機制，通過權(quán)限控制、日志、電子簽名等技術(shù)和管理手段，對招投標(biāo)電子文件進行必要和恰當(dāng)?shù)陌姹究刂疲_保招投標(biāo)電子文件及元數(shù)據(jù)的真實、完整、可靠和安全。信息化時代，網(wǎng)絡(luò)給我們帶來了全新體驗，不同操作系統(tǒng)和不同類型終端連接在一起。在這種環(huán)境下，招投標(biāo)檔案管理運用信息管理系統(tǒng)，可以大大提高工作效率，招投標(biāo)數(shù)據(jù)庫的建立為大數(shù)據(jù)分析夯實了基礎(chǔ)，招投標(biāo)數(shù)據(jù)備份等形式有效確保了數(shù)據(jù)安全。不久的將來，招投標(biāo)檔案服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展水平會有一個質(zhì)的飛躍。

作者:曹雷 單位:浙江省平湖市公共資源交易中心