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摘要：中學檔案數字化對實現中學檔案數據集合優化，提升檔案管理效率，促進中學教學和管理水平的提升具有積極的現實意義。本文從數字化采集、保管和利用等方面分析了中學檔案數字化管理的相關內容和中學檔案數字化管理的現實意義，詳細分析了當前中學檔案數字化管理工作存在的現實問題，并針對存在的問題提出了具體的解決對策，對提升中學檔案數字化管理水平具有積極的現實意義。

關鍵詞：中學檔案；數字化；檔案管理概述

檔案數字化是指檔案管理部門利用計算機數據采集、存儲、傳輸和讀取技術，對檔案以數字化形式進行全過程的現代化管理模式。與傳統的實體檔案管理不同，檔案數字化是以檔案數據庫為基礎，將檔案數據模型組織起來，對實現檔案數據集合優化，提升檔案管理效率，促進中學教學和管理水平的提升具有積極的現實意義。

1中學檔案數字化管理內容

從檔案管理流程來看，中學檔案數字化管理的內容主要包括三個方面：1.1數字化采集。數字化采集是中學檔案數字化管理的前提和基礎，在電子檔案與實體檔案“雙軌制”管理模式下，檔案數字化采集主要包括兩個方面內容。一是，電子文件的數字化采集。隨著OA辦公自動化系統的在教學和教育管理領域中的應用，中學教學和管理過程中會產生大量的以電子文件為主要內容的數字化檔案材料。這些電子文件信息需要及時錄入到數字化管理平臺，以實現信息的數字化采集。二是，利用掃描、文字識別等技術，將中學教學和管理中的各種紙質文件轉換或錄制成數字化電子文件，實現檔案信息的數字化采集。1.2數字化保管。從嚴格意義上說，中學檔案數字化保管就是將各種已經數字化的檔案數據信息存儲于檔案數據庫，并做好數據信息的維護與備份，將這些保管的中學檔案數字化建立起內部的邏輯關系和全宗秩序，并做好數字化檔案管理的載體安全和信息安全，保證中學檔案數字化軟硬件的正常運行，為后期的檔案數字化利用提供保障。1.3數字化利用。檔案的價值在于利用。借助計算機及數據技術，可以實現中學檔案數據信息的關聯；通過計算機等技術的應用，可以實現檔案數字化的顯示、讀取和復制。目前，常用的中學檔案數字化應用系統正是基于此，利用B/S模式架構，在中學檔案組織系統內部實現檔案的本地或跨地區遠程查詢、利用。為保障中學檔案的信息安全和保密，數字化檔案查詢利用多采用加密信道傳輸模式以保障檔案數據信息的利用安全。

2中學檔案數字化管理的意義

2.1提高管理效率。中學檔案數字化信息采集、存儲和利用，極大地減少了檔案管理所需的時間，提高中學檔案的后期管理效率。傳統中學檔案管理主要依靠檔案人員的手工操作，不僅浪費時間，還降低了管理效率。中學檔案數字化后，查詢、利用檔案將不再受到時間、空間的限制，廣大教師和教育行政主管人員可以利用網絡傳輸數據，及時查詢到所需的檔案資料。2.2降低管理成本。中學檔案數字化管理技術能夠降低檔案管理的人力、物力，節約時間等成本。傳統的中學檔案管理，對人員數量、辦公場地空間的要求較高，尤其是隨著中學檔案數量的不斷增加，傳統檔案管理模式下的檔案管理人力成本、硬件成本等都隨之增高。檔案數字化管理后，計算機讀取技術代替了傳統的紙質檔案載體信息，只要登錄相關的檔案管理軟件平臺，通過身份信息審核，即可查詢到所需的檔案信息資料，無論是檔案管理的時間成本、人力成本，還是資金成本都實現了大幅度降低。2.3保護檔案安全。中學檔案數字化管理取代了傳統的紙質檔案管理模式，后期的檔案利用將減少對檔案原件的侵擾，有利于檔案資料的安全。利用檔案時，只要登錄計算機檔案數據應用系統即可調閱出相應的檔案信息，減少了對原始檔案的翻閱，有利于較長時間的檔案保護。此外，檔案數字化管理，對檔案數據信息進行采集、保管后，數據信息的可編輯性也提升了檔案的利用價值，豐富了中學檔案編研成果，提升了中學檔案的編研能力和水平，為和諧校園建設提供智力支持和保障。

3中學檔案數字化管理現狀

3.1數字化基礎建設有待夯實。多數學校對數字化管理的重要性認識不足，重教學輕檔案管理的現象依然存在，檔案數字化、信息化程度不高。此外，受人員編制、經費投入等限制，中學檔案管理的數字化基礎十分薄弱，大多數中學未建立專門的檔案室，很多都是從一些臨時辦公、教學場所改建而來。檔案數字化所需的計算機、掃描儀等儀器設備不足，中學檔案數字化基礎亟待夯實。3.2數字化管理素能有待提升。中學階段，學校面臨著較大的升學壓力，教育、教學在中學管理中占據著主導性地位，普遍存在檔案管理人員的配置力量不足，對檔案工作者的后期業務培訓開展的較少。此外，從現有中學檔案管理人員的知識結構、年齡結構以及經驗來看，與數字化檔案管理要求還存在一定差距，檔案管理人員的數字化信息素能有待提升。3.3數字化管理體系有待完善。中學檔案數字化管理，既要適應中學檔案的發展規律，也要保障中學教學的現實需要。積極構建中學檔案數字化存儲、保管和利用體系，是做好中學檔案數字化的重要制度性保障。但從現實來看，中學教學主管部門尚未將中學檔案數字化管理納入到教育管理體系中，中學檔案數字化管理缺乏相應的考核、驗收制度設計，學校自身缺乏相應的、完善的數字化檔案管理制度。因此，中學檔案數字化管理工作的規范化、科學化和制度化有待進一步提升，數字化管理的總體水平不高。

4中學檔案數字化管理對策

4.1加大投入，夯實數字化管理基礎。中學檔案數字化是中學教育事業的重要組成部分，也是中學寶貴的教育資源。首先，中學教育主管部門及其領導要高度重視檔案數字化工作，提升檔案工作的數字化意識，加強中學檔案數字化工作的組織和領導。其次，要給予中學檔案數字化管理所需的人、財、物的支持和保障力度，配齊配強中學檔案管理所需的專業化、信息化人員，加大經費保障和投入力度，為中學檔案數字化管理添置必要的計算機、掃描儀、照相機，以及各種檔案應用軟件，為中學檔案數字化管理提供必要的儀器設備。此外，還要加大硬件建設的投入力度，建立專門的檔案管理場所，并為數字化管理留有必要的場地。總之，要從硬件和軟件兩個方面夯實中學檔案數字化管理所需的必要的人、財、物支撐，夯實中學檔案數字化管理基礎。4.2加強培訓，提升數字化管理能力。中學檔案工作者是中學檔案數字化管理的重要保障和能動性因素，其業務水平、業務技能會直接影響到數字化管理的效果和質量。數字化技術的應用和管理使中學檔案管理面臨著重要的發展機遇，同時，也對中學檔案工作者提出了新的更高要求。首先，要掌握必要的檔案管理基礎知識，結合中學教學、教育管理特點和規律，做好中學檔案數字化管理的信息資料收集、整理；其次，要善于借助網絡環境加強計算機、數字化信息技術的學習，提升中學檔案數字化管理所需的專業知識和崗位信息技能水平，不斷豐富自身的知識結構和知識儲備，為中學檔案數字化管理提供深厚的理論支持和全方位的素能支撐。再次，中學行政管理部門及領導要經常性地組織中學檔案工作業務培訓，突出做好檔案學、數字化、網絡化等數字化檔案管理所需的理論知識培訓，不斷提升檔案工作者數字化應用能力和水平。4.3完善制度，健全數字化管理體系。在中學檔案數字化管理過程中，電子檔案目錄不規范、標準要求不一致等問題阻礙了數字化檔案管理工作的進程。因此，中學檔案管理部門要加強與中學教學、行政管理以及教學服務等工作系統建立互聯互通和兼容共享體系，防止檔案數字化資源與檔案數據庫存儲之間的格式不一致、不統一，避免給后期的檔案數字化存儲、傳輸、利用造成障礙。為此，中學檔案管理部門應堅持以《檔案著錄規則》《紙質檔案數字化技術規范》《文獻檔案資料數字化工作導則》為依據，結合中學檔案數字化管理的現實需要，制定相應的實施細則，統一中學檔案數字化分類標準，規范數字化檔案管理題名，建立數字化檔案查詢、利用、銷毀等規章制度，提高中學檔案數字化管理的規范化、制度化水平。

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作者:付馥蓉 單位:西安市第三十九中學