導(dǎo)語：職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理問題與對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，職業(yè)學(xué)校的人才培養(yǎng)模式和管理方式都在不斷改進(jìn)，原有的學(xué)生檔案管理模式如果不能很好適應(yīng)當(dāng)下新的情況，對學(xué)生的培養(yǎng)和今后就業(yè)等方面都造成了一定的不便。針對學(xué)生檔案管理工作中的一些問題，職業(yè)學(xué)校應(yīng)及時(shí)收集材料并對材料采集方式進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)過程管理和監(jiān)督力度，加快建立信息化檔案管理制度并貫徹執(zhí)行。本文對此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；學(xué)生檔案管理；問題；對策

一、引言

學(xué)生檔案的建立和保存對職業(yè)學(xué)校來說是非常重要的工作模塊，職業(yè)學(xué)校的檔案工作的落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)是學(xué)生的培養(yǎng)和成才，對于學(xué)生的教育來說有著重要的影響。對于用人單位來說，想要聘用優(yōu)質(zhì)的人才，對于職業(yè)學(xué)校學(xué)生的綜合考察最直接的方式就是學(xué)生的檔案，完整、真實(shí)、充實(shí)的檔案對于用人公司選用畢業(yè)生會(huì)起到重要的參考作用，會(huì)影響用人單位的決策甚至是對單位選擇起到?jīng)Q定作用，在學(xué)生工作后，其升職等環(huán)節(jié)仍將受到學(xué)生時(shí)期檔案的影響。隨著職業(yè)學(xué)校的不斷發(fā)展、信息技術(shù)的不斷更新、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、學(xué)生流動(dòng)性的增加，傳統(tǒng)的檔案管理工作很難適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求。很多職業(yè)學(xué)校都需要重建自己的檔案管理制度，要按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，建立實(shí)用性強(qiáng)、可量化的檔案管理體系，提高檔案管理效率，為學(xué)生工作和成長做好服務(wù)。

二、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題

（1）制度不夠健全，管理觀念仍需加強(qiáng)。職業(yè)學(xué)校的檔案管理方面首先就是管理制度不健全。從國家層面和地方層面上來說，檔案管理方面的法律法規(guī)本就不多，其中涉及學(xué)校的檔案管理方面的內(nèi)容就更少了。絕大部分的職業(yè)學(xué)校對于檔案管理工作的重視度不高，大部分都只有一些比較簡單的規(guī)定，沒有能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求的符合學(xué)校的內(nèi)部檔案管理規(guī)章制度。在學(xué)校方面，許多管理層對于檔案的重要性并沒有明確的認(rèn)知，管理意識相對來說都比較淡薄，由此所產(chǎn)生的違規(guī)行為其實(shí)很多，比如有的學(xué)校的檔案并不是由專職檔案員管理的，有的會(huì)交給學(xué)生自行管理，也有的會(huì)交給其他工作人員來保管，這樣就沒有辦法保證檔案材料的完整性、安全性和規(guī)范性。（2）信息收集不夠完整，收集方式仍需擴(kuò)充。檔案的建立從很多方面來說都是必不可少的，但事實(shí)上也有很多職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作從一開始就沒有做到位，即在最開始建檔立案的時(shí)候的就沒有把信息的完整性考慮在內(nèi)。由于社會(huì)上的普遍認(rèn)知就是“職業(yè)學(xué)校”出來的學(xué)生以后需要用到檔案的情況也不多，學(xué)校的很多管理人員也會(huì)受此影響，覺得學(xué)生檔案管理只要按照所需要的流程，“做個(gè)樣子”就可以了，這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)在相當(dāng)一部分職業(yè)學(xué)校當(dāng)中非常流行，因此他們對于信息的收集工作其實(shí)做得并不多。另一方面，很多的學(xué)校所謂的“檔案管理人員”其實(shí)都是兼職，很大部分是直接由學(xué)生輔導(dǎo)員或者班主任來兼任，學(xué)生管理工作本就繁重，還有其他的很多工作需要做，花在檔案管理上的時(shí)間就會(huì)少了很多，這也是造成檔案信息收集不夠完整的現(xiàn)實(shí)原因。（3）管理不充分，保密力度有待加強(qiáng)。職業(yè)學(xué)校的學(xué)生人數(shù)較多，與之相對應(yīng)的，學(xué)校所需要管理的檔案數(shù)量就越多，工作量的巨大和工作性質(zhì)的煩瑣不可避免會(huì)讓檔案管理人員產(chǎn)生厭煩情緒，在對學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)過程中的很多記錄，比如實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料等都采取了簡化處理，甚至對某些模塊并沒有進(jìn)行較好的記錄，這就造成管理的不充分和檔案資料編研的不充分。在人力管理的背景下，不少職業(yè)學(xué)校的檔案信息錄入等工作都是直接由管理人員進(jìn)行的，難免出現(xiàn)誤差。另外，能夠接觸檔案的人員會(huì)隨著工作的復(fù)雜性變得繁多，在保密性方面并不能完全達(dá)到檔案管理工作要求的標(biāo)準(zhǔn)。（4）信息化程度落后，管理手段有待更新。傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的人工編研、紙質(zhì)管理的形式，這給檔案的管理和維護(hù)工作造成了很大的麻煩。在檢索需要的文件時(shí)其工作量很大，檔案管理也不是一勞永逸的，學(xué)生信息會(huì)有一些變更，信息的維護(hù)對于工作人員來說也是不小的難題。而且紙質(zhì)的檔案由于紙張本身非常的脆弱，也會(huì)給保管方面帶來很大的不便，稍有不慎就可能會(huì)造成資料的損壞甚至是丟失。現(xiàn)在，信息化管理已經(jīng)成為時(shí)代的主流趨勢，但是在檔案管理的運(yùn)用中采用信息化管理的并不多。時(shí)代在進(jìn)步，學(xué)生的培養(yǎng)模式也在變化，仍然采取老一套的檔案管理手段，這樣，一方面不能及時(shí)對相關(guān)信息進(jìn)行更新，在資料收集方面也會(huì)受到很多限制；另一方面也不能為學(xué)生的教育和培養(yǎng)工作以及為社會(huì)服務(wù)提供良好的電子化檔案支撐，對檔案的利用率也會(huì)受到限制，也是對學(xué)生培養(yǎng)工作的制約。

三、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策

（1）建立健全檔案管理制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。針對檔案管理制度不健全的問題，首先就是要建立健全相關(guān)制度，各學(xué)校要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及各級各類檔案管理辦法的要求，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定出符合本校實(shí)際的相關(guān)制度和辦法，并對學(xué)校已有制度進(jìn)行修訂，并將其納入學(xué)校的管理制度中，不僅要確保檔案管理工作的規(guī)范化和秩序化，還要確保管理工作有章可循。舉例來說，寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院為了適應(yīng)學(xué)校“工匠學(xué)堂”戰(zhàn)略發(fā)展的實(shí)際要求，結(jié)合本校自身情況，對于多方面因素都進(jìn)行了較充分的考慮，形成了一套有自身特色的有針對性的檔案管理實(shí)施辦法，其中包括具體的細(xì)則和評價(jià)機(jī)制。另外，該校在檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化方面也做出了成績。管理的標(biāo)準(zhǔn)有了，但是具體的執(zhí)行還是落實(shí)在管理人員的身上。相關(guān)管理人員要對國家相關(guān)部門關(guān)于檔案管理的文件有很清晰的了解，要將檔案管理工作重視起來，將管理制度落到實(shí)處，貫徹相關(guān)管理辦法。（2）及時(shí)收集材料，創(chuàng)新檔案收集方式。學(xué)生的情況是在不停更新，每一次更新和變動(dòng)都要及時(shí)對檔案調(diào)整，信息更新要遵循及時(shí)、真實(shí)、完整的原則。管理人員應(yīng)當(dāng)本著對工作負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照相關(guān)規(guī)定和要求對檔案進(jìn)行及時(shí)更新。要對廣大師生和工作人員的歸檔意識進(jìn)行強(qiáng)化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極組織關(guān)于檔案材料的相關(guān)培訓(xùn)，提高對檔案重要性的認(rèn)知，敦促學(xué)生和老師積極收集和提供有價(jià)值的檔案材料。由于工作量龐大，而且學(xué)生的檔案都是隨著活動(dòng)的開展隨機(jī)形成的，單純要求管理人員來對資料進(jìn)行隨時(shí)跟進(jìn)和收集是不現(xiàn)實(shí)的，應(yīng)當(dāng)由學(xué)生管理人員和檔案管理人員互相配合完成。學(xué)生管理人員對于學(xué)生活動(dòng)的熟悉度較高，而且具有豐富的實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對于學(xué)生的了解也比較深入，但是由于其時(shí)間和精力也都是有限的，且并不具備檔案管理的專業(yè)知識，在檔案管理工作中應(yīng)該起到的是輔助作用而非主導(dǎo)作用。此外，還可以對學(xué)生進(jìn)行相關(guān)的集中培訓(xùn)，讓學(xué)生了解檔案材料的重要性，鼓勵(lì)學(xué)生對自己的檔案負(fù)責(zé)，及時(shí)提交檔案材料。但需要明確的是，檔案的保密性需要得到良好的保障，對學(xué)生信息的收集方式進(jìn)行擴(kuò)充，并不意味著學(xué)生管理人員和學(xué)生對檔案就有編研的權(quán)限，材料的審核、資料的編研、文件的歸檔等工作都需要檔案人員完成。（3）加強(qiáng)過程管理，加大監(jiān)督力度。學(xué)校要對學(xué)生學(xué)習(xí)成績和思想品德的鑒定和表彰材料以及學(xué)生的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等材料都給予同樣的重視，及時(shí)進(jìn)行歸檔，學(xué)生在學(xué)校和企業(yè)實(shí)習(xí)過程中所獲得的各種榮譽(yù)和表彰也應(yīng)當(dāng)及時(shí)納入檔案。此外，根據(jù)人才培養(yǎng)要求，學(xué)校和管理人員在收集材料時(shí)也要發(fā)揮創(chuàng)新思維，除了以上的常規(guī)材料之外，對于能夠反映學(xué)生創(chuàng)新能力等方面的材料也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充實(shí)，給用人單位提供更加真實(shí)、立體、個(gè)性化的學(xué)生素質(zhì)評價(jià)綜合檔案，摒棄以往對于檔案千篇一律的刻板印象，讓檔案真正發(fā)揮作用，便于學(xué)生就業(yè)、單位選用人才、社會(huì)任用人才。在檔案管理上，還應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)督工作，要安排相關(guān)人員對檔案人員的工作開展進(jìn)行定期和不定期相結(jié)合的視察，將檔案管理工作的進(jìn)度和質(zhì)量跟績效聯(lián)系起來，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。另外還要有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對于工作完成得好的人員給予一定的經(jīng)濟(jì)上和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，反之進(jìn)行一些懲罰，提高管理效率。（4）加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。有實(shí)力的學(xué)校可以將此任務(wù)外包給有能力的軟件開發(fā)公司，開發(fā)出適合本校情況的檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，實(shí)時(shí)更新。還可以設(shè)置系統(tǒng)的操作前端和后臺，前端可以由學(xué)生和老師登錄個(gè)人賬號對信息進(jìn)行補(bǔ)充和修改、上傳，后臺權(quán)限僅允許專門的檔案管理人員進(jìn)行操作。由后臺管理人員對前端提交的資料進(jìn)行審核，審核通過之后歸檔，所有操作都會(huì)在檔案上留下電子簽名。信息化技術(shù)的運(yùn)用對于文件的檢索和保存來說都有著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢，不僅減少了檔案人員的工作量，還可以通過后臺賬號來對問題檔案進(jìn)行歸責(zé)，也便于領(lǐng)導(dǎo)層監(jiān)督工作的開展。

四、結(jié)語

總而言之，學(xué)生檔案對于學(xué)生的培養(yǎng)成才和用人單位的人才任用都有著很大作用，針對職業(yè)學(xué)校檔案管理中制度不健全、管理觀念相對落后、信息收集不夠完整、管理不充分、信息化程度落后等問題，各學(xué)校應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)實(shí)際情況，找準(zhǔn)自身問題及出現(xiàn)原因，對癥下藥。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，職業(yè)學(xué)校檔案的信息化建設(shè)是必要的，領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員應(yīng)該對檔案管理工作提高重視，從多個(gè)方面提升職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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作者:王新 單位:青島華夏職業(yè)學(xué)校