導語：如何實現人事檔案信息化管理一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】傳統管理手段向信息化發展，是信息時代的必然產物，也是提升工作效率，以行為最優化、資源最優化達成理想管理的必要渠道。近年來，各領域均展開了對于信息化管理的探討。本文基于信息化管理需求，對人事檔案進行管理途徑的探索，以期能夠為相關領域提供一些借鑒。

【關鍵詞】人事檔案;信息化管理

從現狀來看，信息化管理手段主要是指將信息轉變為數字化，再以統計學功能實現管理的形式。在使用信息和調取信息時，可直接根據關鍵詞搜索，在相對更短的時間內獲得結果。兩者相比而言，在人事檔案的管理需求下，采取數字化的管理方式，顯然更具有現實優勢。

一人事檔案信息化管理的優越性

第一，操作簡捷。相對于需要制作表格，并在表格中填寫文字的方式，人事檔案信息化管理的存入功能，無疑有著較大的簡捷優勢性。使用計算機能夠在更短時間內將信息填入完畢，并較大程度上減少“筆誤”的發生。同時，在信息存入方面，采取信息化管理的形式，也更為簡單便捷。原因在于，檔案管理需要歸檔和分類，在此之后還需要進行排序和編號，由此方便查找。而在計算機中進行操作，此類功能均為一鍵實現。故此，其優勢顯而易見。第二，信息處理快捷。基于信息化對人事檔案的保存，管理者對特定信息的修改，只需要根據關鍵詞搜索，在獲取信息后直接修改并提交便可。而傳統檔案管理方式，先要在檔案簿中查詢編號，再翻找相關檔案，之后才能夠在原檔案基礎上進行修改。如果修改信息較多，則需要重新制作信息，再將文件放入特定的檔案夾中。由此可見，信息化的人事檔案處理更為快捷。第三，具有檢索功能。傳統人事檔案管理的查找，主要依據編號實現，如“檔案柜編號+排數+位置”的數字組合。而采取數字化的檔案管理，則可以直接輸入關鍵詞進行搜索，如直接搜索人名，計算機便會在系統中展示人名所覆蓋的信息。另外，檢索功能還能夠滿足模糊搜索需求，如通過年齡、籍貫、政治面貌、民族、性別等因素進行搜索，由此也能幫助管理者提供特定信息分類的功能。第四，管理日志。在傳統的人事檔案管理中，責任意識較強的管理人員會對每次信息操作進行記錄，包括信息的修改、覆蓋、增加、刪減等。而更多的管理人員則不會保留原始記錄，導致信息出現問題時，無法在短時間內進行復原。采取信息化管理方式，則可以自動生成管理日志，并保存可設定次數的原始版本，由此避免在特殊需求下難以獲取原始信息的問題。第五，保密功能。將用戶信息存入到數據庫中是目前相對安全的一種手段。原因在于，傳統的人事信息管理，即使能夠設立獨立房間，也不會構建復雜的安保設施。如此意味著，信息的盜取者只要通過大門，便能夠將人事信息取出或是修改。而數據庫則有著更為嚴謹的防御機制，“非法”獲取信息的成本顯著提升。并且，權限管理機制能夠將責任主體設置到個人，由此避免濫用職權的情況發生。

二實現人事檔案信息化管理的途徑

第一，加強信息化建設。在構建的人事檔案信息化的基礎上，必須要重點考慮到人事管理的全面信息化建設需求。具體在于：其一，基礎信息的管理。信息化信息管理與傳統檔案的信息管理不同，在進行基礎信息管理時，應當做到及時地糾錯，以及配置相對完善的審查制度，進而保證信息的準確性；其二，確保信息時效性。雖然計算機系統可以保證修改等處理信息的行為，能夠第一時間反饋到用戶使用頁面上。但是，也要考慮到綜合時效性的問題。例如，人事管理系統中需要大量的分組依據，在信息進行修改后，要求第一時間改變被修改信息的所有分組標簽，并為使用者提供查找和分類功能；其三，信息化管理手段，并不是直接將紙質的檔案轉變為電子信息，而是需要提供深度的信息管理功能。即以往紙質檔案難以借助統計學而實現對公司的人事信息數據化管理，在采用信息化管理后，應當有效地體現該功能，由此為組織發展提供信息助力。第二，實現全文數據庫建設。目前，國內在進行人事信息檔案信息化管理時，多采用相對簡化的方式，即將原有的紙質錄入方式轉變為電子化錄入。不過，雖然在檔案信息的安全性和便捷性需求上有所滿足，但仍舊維持在原有的管理思維上，并不符合信息管理的根本需求。對此，應當在人事信息管理系統中構建全文數據庫的建設，使人事信息能夠更加全面地實現管理。例如，企業在對員工進行綜合信息評比時，數據庫除了員工的基本信息外，還能夠進行綜合信息對比，并直接反饋給使用者相關結果。事實上，人事檔案信息化管理并不是“趕時髦”，而是以企業發展為最終目的所采取的有效管理手段。若是僅將信息錄入到系統中，其所能夠起到的價值必然有限，并且也會令企業在市場競爭中處于弱勢。第三，實現人事檔案信息的動態化管理。在以往的組織經營中，檔案管理的工作人員多屬于“閑職”，檔案信息也不會得到更新。可以理解為，企業員工的檔案從其進入到企業開始，便一直封存到檔案柜中，直至員工離開企業才會將檔案取出。存放持續期內多不會對檔案內容進行修改，若出現員工的內部調配或升職，也僅是將檔案換一個位置。這種檔案管理方式，甚至可以直接認定為“看管”，而不是管理。所以，在人事檔案信息化建設完成后，應對人事信息進行動態化管理，并及時報備和修改信息，使檔案與企業發展同步。同時，不僅要加強檔案的管理，也要提升檔案的應用，使其具備使用價值。第四，構建檔案使用的信息平臺。在人事檔案信息化建設完成之后，應當設置相應的管理權限，由此促使檔案得到更加廣泛的使用。例如，除了特定檔案管理人員外，其他部門管理者可以獲得本部門人事信息查閱的權限，由此增進彼此之間的了解。再如，信息平臺中開放績效管理機制，實現績效與員工信息的匹配，不僅能夠實現對員工的績效管理，還能夠計算出績效與員工特征的匹配性，進而提出更為合理的績效模式。事實上，人事檔案有著較高的實用價值，能夠有效幫助企業提升業績水平，并為企業挖掘出更有助于發展的核心員工。從“20/80法則”來看，企業能夠在人力資源中相對準確地匹配出核心員工，將決定其在市場中的競爭力。所以，不僅是人事檔案信息開發者需要注意該需求，企業的管理層也必須要客觀地認識到信息價值，由此才能夠真正地促進企業發展。

參考文獻

［1］晏宇星，王?。疁\談新形勢下人事檔案管理信息化建設［J］．中國高新技術企業，2017（12）

［2］常瑞淇．人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策［J］．信息與電腦，2017（5）

［3］張玉雙，田云，肖雨．芻議如何提高人事檔案信息化管理水平［J］．山東工會論壇，2015（1）

作者:劉瑋 單位:廣東金融學院