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摘要：探索新的時代背景下人社檔案信息化管理及其優化策略，對進一步完善人社檔案信息化管理具有積極的現實意義。本文在分析了人社檔案信息化管理重要性、現狀及信息化管理原則的基礎上，提出了人社檔案信息化管理優化對策，對進一步提升人社檔案信息化管理具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：人社檔案；信息化管理；優化

人力資源與社會保障檔案（簡稱“人社檔案”）作為社會民生檔案的重要組成部分，涵蓋了醫療、社保、工傷、生育、就業、人才、仲裁等領域的重要民生基本信息。做好人社檔案管理是“記錄一生、管理一生、跟蹤一生、服務一生”的重大民心工程、惠民工程。由于人社檔案涉及的部門眾多、業務范圍廣泛、專業性強，與人民群眾切實利益又密切相關，因此，做好人社檔案管理工作對服務和保障民生、維護社會和諧穩定發揮著重要作用。信息化時代，計算機、大數據、云計算等技術的發展及其在人社檔案管理領域的應用，極大地提升了人社檔案管理的信息化水平，提高了人社檔案管理效率。探索新的時代背景下人社檔案信息化管理及其優化策略，對進一步完善人社檔案信息化管理具有積極的現實意義。

1人社檔案信息化管理的重要性

1.1提高人社檔案管理效率。檔案管理效率的提升意味著以更少的人力、物力和時間投入，完成更高質量和更多數量的檔案管理工作。推進人社檔案信息化管理能夠顯著提高人社檔案管理效率。一方面，使人社檔案實體管理更加簡化、更加自動化。開發專門的人社檔案管理系統，能夠有效簡化立卷和實體檔案分類，實現人社業務檔案歸檔、鑒定、統計的自動化，減少人工勞動時間。信息技術的應用，使得人社檔案查詢和利用實現了數字化，代替了檔案原件的利用，有效減少了人社檔案原件的侵擾和損害，延長了人社檔案的使用壽命。1.2提升人社檔案服務水平。檔案服務水平和服務能力的提升，意味著以更為恰當、合適的方式將最豐富的人社檔案信息推薦給用戶，以滿足不斷增長的人社檔案信息需求。將信息技術應用到人社檔案管理中，滿足了公眾的多元化利用需求，解決了傳統檔案查詢利用的單一性，實現了目錄數據一次輸入、多次輸出，可根據自身需要檢索其所需人社檔案信息，也打破了檔案查詢利用的時間和空間限制。此外，信息化技術的應用也顯著提升了人社檔案管理效率，尤其是人社檔案查詢和利用的效率。例如，改革開放后保存的上萬份人社檔案，通過數字化后，全部錄入到專門的計算機信息管理系統中，通過輸入關鍵詞即可實現精準查詢，直接打印即可，顯著提高了檔案查詢利用的效率。1.3優化政府部門科學決策。人社檔案管理中包括了人才、就業以及生育、社保等諸多領域，以人才檔案管理為例，目前，市場配置機制下的人力資源市場化管理深刻地改變了就業和擇業模式，加速了人才資源的流動。通過人社檔案信息化管理，使得政府相關部門及時掌握本地區、各部門的人才資源數量、年齡和學歷結構，以及人才資源的流動情況等，從而為政府相關部門加強人力資源配置和宏觀管理提供了第一手數據資料，增強了政府部門決策的科學性。又如，通過人社檔案信息化查詢，科學制定就業及工資收入分配、人才隊伍建設的具體政策措施，引導好下崗工人再就業，調節勞動力間的和諧關系等，都具有積極的現實意義。

2人社檔案信息化管理的現狀分析

2.1信息化管理制度不夠完善。近年來，檔案信息化及人社檔案管理相繼出臺了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《電子檔案移交與接收辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但嚴格意義上的、符合人社檔案信息化管理標準和要求的檔案制度較少，人社檔案信息化管理在人社檔案信息收集、傳輸、處理、索引、查閱和管理利用等基本流程方面缺少統一的制度保障。2.2信息化管理素質不夠專業。人社部門業務量大，從事人社檔案管理人員較少，掌握檔案理論知識又熟悉計算機信息技術應用的復合型人才更是鳳毛麟角。后期的人社檔案業務及信息技術的培訓較少，從事人社檔案管理工作人員的信息化業務素養不高，專業性不強。2.3信息化管理意識有待提升。人社檔案信息化管理不僅關系檔案自身的安全，也事關群眾的切實利益，信息技術背景下的檔案安全和保密面臨著新形勢、新情況，病毒、黑客對信息的竊取，以及信蘭臺縱橫息硬件和軟件的安全穩定性等都需要給予高度重視。但從現實情況來看，由于缺乏過硬的專業技能，受傳統檔案管理的思維模式影響，對人社檔案信息安全和安全防護意識還有待進一步提升。

3人社檔案信息化管理的基本原則

人社檔案信息化管理是一項復雜的、龐大的系統性工程，要提升人社檔案信息化管理，應本著人社檔案信息資源共享，建立各部門、系統間的信息檔案資源互聯共享。具體來說，實現人社檔案信息化管理應堅持如下原則：3.1標準化、規范化。人社檔案信息化建設和管理，應采用現代信息標準，嚴格遵守就業部門、勞動部門，以及其他人社相關行業和領域的標準和規范，建立成熟、可靠的先進技術，合理設計人社檔案信息化管理業務流程，以及人社檔案信息化管理的數據指標體系，將人力資源與社會保障部、國家檔案局等頒布的數據、技術標準應用于指導社保檔案信息化管理工作中。3.2先進性、成熟性。人社檔案信息化管理的最終目的是滿足社保業務工作的高效開展，要確保信息管理系統的先進性、成熟性和穩定性，以及一定的可擴展性，即社保檔案信息化管理既要滿足當前業務發展需要，又能緊扣社保業務和技術發展方向，有著長期的現實應用價值，符合社保業務工作的發展趨勢。3.3全面性、專業性。人社檔案涉及的范圍廣，又具有明顯的人社領域檔案的專業特性。因此，人社檔案信息化管理應本著完整、全面的原則，覆蓋人社檔案管理各個業務，確保信息化管理全覆蓋。此外，還要緊密結合人社業務檔案管理特點，保障人社檔案管理的專業化業務發展需求。3.4安全性、保密性。人社檔案信息化管理面臨著較傳統紙質檔案管理不曾遇到的新的安全問題。黑客攻擊、系統的穩定性、數字信息的易篡改等，都要求人社檔案信息化管理應堅持安全、保密原則，把安全性、保密性放在信息化管理的全過程，嚴格信息訪問身份驗證和操作權限設置，利用信息系統中的日志系統、雙備份以及系統的可恢復性等措施，確保人社檔案信息化管理的安全、穩定。

4人社檔案信息化管理的對策建議

4.1優化信息化管理制度、業務流程。從頂層做好人社檔案信息化制度設計和制定，人社部、國家檔案局應根據人社檔案業務管理特點，制定出臺人社檔案信息化管理制度性規范和具體的信息化管理要求，包括人社檔案數據規范、檔案信息采集、歸檔、管理、利用和保密等標準，要保障人社檔案各環節管理的規范化、標準化，開發專門的人社檔案管理信息技術應用系統，包括社保系統、就業系統和資源庫系統，系統中包括檔案托管、檔案日常管理、統計報表等檔案管理，也包括退休申請、初審、終審、證明及統計報表等退休檔案管理等，按照人社業務流程確保信息化管理的規范、科學。4.2優化信息化管理人才、專業結構。高度重視人才資源在人社檔案信息化管理中的重要作用，不斷優化人社檔案從業人員的專業化、信息化知識結構。為此，一方面，要加大人才引進力度，提高人才引進標準，積極構建專業化的人社檔案管理隊伍，招聘具有檔案專業知識，掌握一定的信息技能復合型人才；另一方面，要加強現有從業人員的信息化業務知識培訓，加強與先進地區的交流和學習，通過人社業務知識、信息技術以及檔案專業知識的培訓，優化人社檔案從業人員的知識結構，提升信息素養，為人社檔案業務工作提供強有力的人才支持和保障。4.3優化信息化管理安全、保密機制。安全系數是判定信息化管理水平和質量的重要因素。人社檔案的保密性要求高、涉密檔案數量多，對信息安全有著更高要求。因此，應重點從硬件、軟件和網絡三個方面全面優化人社檔案信息安全和保密。首先，積極購買正版應用軟件，按照“九防”標準和要求為人社檔案信息化管理營造安全的外部環境，加強信息安全技術的應用，設置訪問權限、身份驗證、物理隔離，加強安全保密知識培訓，提升檔案人員的安全保密意識，引入“密鑰”“數字證書”等，切實做好人防、技防和物防，不斷優化人社檔案信息化管理的安全環境。

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作者:李雪茹 單位:文水縣人力資源和社會保障局