導語：淺談知識管理檔案信息資源開發利用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、知識管理與檔案管理的關系

1.知識管理的內涵。知識管理是指，在組織中構建一個人文與技術兼備的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，達到知識不斷創新的目的，并最終形成企業管理的知識資本。知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。加拿大的高德•拉伯楚克（GordRabchuk）[1]可能是最早把知識管理引入檔案學的學者，拉伯楚克（1997）表示：“檔案工作保持長久不衰關鍵在于是否能抓住新機遇，知識管理就是這種機遇。企業檔案工作者將在企業的知識管理決策中處于重要地位。”ElizabethYakel[2]認為：檔案管理者應轉變職能，從檔案的管理者轉變為知識的創新者，由實體文件管理到知識管理，滿足知識需求，提倡組織學習。企業檔案信息開發利用作為知識管理的重要環節應該緊跟步伐，推陳出新。將知識管理的理念和模式引入企業檔案工作中，必將會引發企業檔案信息開發利用史上的一場全新變革。2.知識管理對檔案管理的促進作用。企業檔案作為一種重要的知識載體，是企業重要的戰略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”。檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側重點、管理特點等方面相差相異。檔案管理與知識管理相輔相成：知識管理可以拓展檔案管理的領域，提升檔案管理的價值；檔案管理可以促進知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強知識產權的保護。知識管理對檔案管理的促進作用主要有以下三個方面：（1）知識管理的“知識資源論”促使企業檔案從重保管到重開發。在知識管理的循環機制中，存在著數據———信息———知識———智慧的躍遷，企業檔案工作應該在信息加工、知識組織中發揮積極作用，促使信息到知識的躍遷，甚至知識和智慧的結合。（2）知識管理強調的“知識積累”和“知識共享”使企業檔案管理由獨立轉向融合。企業檔案是企業知識的重要組成部分，檔案信息系統、連續、完整地記錄了企業微觀和宏觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，因而也是情報信息的重要來源。因此，企業檔案部門具有天然的資源優勢[3]。（3）知識管理強調的“人本管理”使企業檔案管理從“重物”轉向“重人”。職能的轉變帶來了對檔案人員角色轉變的更高的要求，即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。3.基于知識管理的企業檔案信息資源利用模型。檔案資源在知識管理中具有核心地位，知識管理為檔案開發利用實現跨越式發展提供了前所未有的空間。企業檔案工作的根本動力在于提供檔案服務，滿足企業現實工作的需求。正如加拿大檔案學者高德•拉伯楚克（GordRabchuk）所言[4]：“企業檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：（1）所提供的服務或產品確實有需求；（2）保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。德國的一些企業，如西門子公司、宇航公司、奔馳公司的檔案館都十分重視對世界各地相應產品研制、生產、銷售等情況的檔案、圖書、情報資料的收集，使檔案部門成為企業的信息中心；日本多數企業，如清水建設株式會社等都建立了檔案信息中心，有的企業雖然檔案科、企業史編輯室、信息中心分立，但三個部門之間的聯系很密切，有逐步統一管理的趨向。如此看來，基于知識管理的檔案管理信息資源開發利用的研究應該引起我們的高度重視。全面分析知識管理的必要性，以及其與檔案管理的密切聯系，提出知識管理的模式，是當前的緊迫任務。因此，本文構建基于知識管理的企業檔案信息資源建設模式如下：知識管理不僅能在知識領域建立一個強勢平臺，還能逐步滲透到企業流程與運作中，具有創造性的知識管理體系能切實地提高企業生產效率，以達到降低成本增加收入的目的[5]。

二、檔案信息資源開發利用

1.檔案信息資源開發利用的價值。企業信息開發的目的是將檔案信息中所隱含的有效信息最大限度的提取出來，及時、準確、安全地傳遞給特定用戶。企業檔案信息開發的核心任務是：挖掘、激活和共享。當檔案處于靜態儲備時，只是一種潛在的生產力，只有把它挖掘出來用于生產建設才能轉換成現實生產力。在檔案信息資源收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。國內某企業要從德國一家公司購買一種大型設備，當時談判異常艱苦和激烈。德國這家公司只來了兩個人，帶了一個筆記本電腦，里面有該企業歷史檔案做支撐的報價系統（知識庫），性能、價格、供貨周期、人工成本等均有大量歷史數據。談判過程中，每一次方案的調整，德國公司這兩個人只用幾個小時就能依靠知識庫拿出新方案，而該企業則需要十幾個人連續加班開會才能硬著頭皮提出連自己心里都沒底的方案，原因就是沒有歷史檔案的系統積累成果。2.企業檔案開發類型。（1）智力型開發。企業檔案部門利用現代信息技術將分散、雜亂的原始信息經過處理，抽取知識單元，將其編成集中而有序的信息，并準備隨時為利用者輸出。企業檔案部門采用多種有效的形式，直接向用戶提供企業檔案信息及其開發成品，及時、準確地滿足利用者利用需求。在多年的企業檔案提供利用實踐中，人們已經積累了多種服務型開發方式，如展覽、借閱、咨詢、證明服務等。（2）宣傳報道型開發。宣傳報道型開發包括口頭宣傳報道、直觀宣傳報道和文字宣傳報道三種基本方式，每種方式又由很多具體的宣傳報道形式和方法組成。宣傳型開發的主要任務就是將館藏檔案信息的內容特征、形式特征及其他情況告之于利用者，從而增加利用者對企業檔案信息的了解，促進和指導利用者更加充分和有效地利用企業檔案信息。（3）研究型開發。即企業檔案部門采用定性的邏輯方法和定量的數學方法以及定性與定量相結合的方法，對現有的檔案信息進行歸納整理、分析。作出綜合敘述、評價建議，以此來預測企業的發展動向和趨勢的開發活動，這種開發是一種研究的再創造活動，是企業檔案信息開發的最高的層次。

三、建立企業知識庫

知識庫是員工知識交流和溝通的核心和平臺，知識庫更能將零星散落的知識型員工當中的知識進行收集、整理和歸納，員工可以通過知識庫將自己的知識與外部知識聯系起來，既可以實現知識共享，也可以學習知識。知識庫比數據庫更具有創造性、動態性、高效性、豐富性。1.知識庫對企業信息資源建設的作用。馬費成從便于對信息資源進行管理的角度出發，將信息資源劃分成記錄型信息資源、實物型信息資源、智力型信息資源和零次型信息資源[6]。建立檔案信息知識庫有利于將傳統企業零碎的知識，例如員工個人實踐知識、專家的理論知識、未經整理的客戶數據收集起來。企業成功的關鍵就是如何對這些隱形知識進行挖掘、整合和處理，利用整合的知識資源結合本企業自身的特點，建立符合本企業特點的知識庫。首先，通過對信息知識的文檔化處理，有利于對知識系統化集中管理，同時借助網絡傳輸，使知識可以最短時間零距離地向每個員工、每個崗位延伸，促進了知識的共享和傳播。其次，知識庫還能起到蓄水池的作用。企業人員流動不可避免，知識庫通過將每個員工所創造的知識成果、業務經驗文檔化，避免了才隨人走從而削弱企業的知識儲量。其次，通過建立知識庫能夠更好地實現檔案及其他信息的共享和整合。知識庫包含非精確推理、歸納和演繹方法、面向約束的推理、邏輯查詢語言、語義查詢優化和自然語言訪問等，通過模式識別、優化算法和人工智能等方法，對收集建檔的企業內外部信息加以分類，并提供決策支持。同時，借助信息傳輸網絡和運用系統，知識庫獲取知識的范圍更廣，延伸的領域更寬，從而形成一個開放共享的知識管理系統。2.知識庫的信息來源。對于一個企業來說，知識庫里除了存儲文檔化的原生信息，還必須存儲經驗訣竅類隱含知識及深層次加工的信息，存儲與文檔相關的事件、知識的使用記錄、來源線索等記錄。總體說來，基本由下列一些知識和信息組成：即企業基本信息,包括公共關系信息、年度報告、預測分析報告、產品和服務信息、經營業務信息、業務經驗信息、基本流程信息、顧客信息等。企業建立外部知識庫可以通過購買國際知名的在線數據庫，通過檢索加工后成為更易學習的二手文獻；收集媒體相關科技創新新聞；通過有針對性的訪談來獲取資料。內部知識庫則包括所作項目的文檔資料、深度分析和內部研究報告、分析問題的方法和工具。對于知識的共享也不可能是無條件的，集團可以建立知識管理平臺，通過平時對員工知識考核和對知識的貢獻程度分配不同的權限，這既可以保護知識，也是對共享知識，貢獻知識的一種激勵。

四、結語與展望

本文結合企業檔案管理的實際情況和知識管理的要求，探索構建了基于知識管理的企業檔案信息資源建設的新模式。強化知識觀念，創建知識共享的企業文化，提倡組織學習，提高檔案管理者素質。從隱性知識到顯性知識的轉化到建立知識庫，再到推進文件、檔案管理一體化和圖書、情報、檔案管理一體化，提供知識服務并最終讓檔案部門從信息收藏中心轉變成知識創新中心，體現了在知識經濟時代基于知識管理企業檔案信息資源建設的必要性。

作者:李利方 單位:上海市政工程設計研究總院（集團）有限公司