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【摘要】文章從四個方面具體闡述了如何用好財務輔助工具，以提高財務工作效率。

【關鍵詞】財務工作輔助工具

“工欲善其事，必先利其器”，財務工作要做到高效、精準，為企業當好家、理好財，離不開一些輔助工具的支持。本文結合自己17年的財務工作經驗，就如何利用好財務輔助工具，提高財務工作效率做一些探討。

一、一體化的常用性工具——財務軟件

財務軟件最大的優勢是只要錄入憑證，就能自動生成各類明細賬和總賬，同時根據需要生成各類報表，達到賬證表一體化。精細化的賬務處理無疑為日后的查賬和企業管理及后續財務工作提供了極大的方便，用好、用足現代財務軟件的各項功能使其能最大限度提高工作效率，主要可以從以下幾個方面作為切入點：

（一）科目設置

科目的設置是賬務處理的基礎，直接影響企業財務管理的水平，實務中應盡量細化，做到級次分明，一目了然，以達到任何時間向任何人均能提供準確數據的目的，也能方便財務部門今后的工作以及各類內外部審計和相關部門的查賬。

企業在實行新準則后，一級科目的代號和名稱，可參考的工具書如中國財政經濟出版社出版的《企業會計準則——應用指南》中相關內容。二級以下科目可結合財政季度報表、年度報表，國稅報表、地稅報表，統計報表等相關內容以及企業的實際情況來設置，例如在核算反映企業對社會的貢獻度的“2221應交稅費”科目時，可根據財政年報《財務指標補充資料表》和地稅應交款項明細表的內容，分稅種設置，借方反映已交各類稅種金額，并和“1002銀行存款”貸方數對應；貸方反映計提數，和應歸屬的成本費用類中各明細稅種對應；在核算企業為員工交納的養老、醫保等五險一金時，可在“2211應付職工薪酬”科目下，結合財政年報《財務指標補充資料表》和地稅利潤表附表內容按五險和住房公積金分設下級科目，再按各具體險種分設三級科目，同時在成本費用科目下根據受益對象分設相對應的明細科目。對于個人承擔部分在“2241其他應付款”下同樣按具體險種分設，個人承擔加上單位承擔的金額能與“1002銀行存款”相匹配。其他各科目的設置同理，這樣設置的優點有如下幾個方面：（1）在日常工作中從當月發生額和本年累計發生額兩個角度都能很好的檢驗賬務處理的準確性；（2）為審計的截止性測試帶來極大的方便；（3）在填制各相關部門報表時也能快速取數，而不必在填制報表時為摘一個數據就要找上半天。為了更清晰反映上述內容，特在文后附上表格以便理解。

（二）憑證錄入

憑證錄入是使用財務軟件的最基礎也是最繁瑣的日常工作。為提高錄入效率和精度，首先必須規范憑證摘要字段。摘要是憑證的一個很重要的要素，是對日常經濟業務內容的描述，也是記賬的依據，應盡量詳細，并且同類業務應盡量格式化、模板化、規范化，使其能高度概括原始憑證所反映的內容，從而達到不翻查原始憑證，即可知道業務內容。不因一時的偷懶，為日后的工作帶來麻煩，費時又費力。日常工作中對于常用摘要，可以建立摘要庫，免予每次重復錄入，直接選擇即可。摘要的編制應結合企業管理需要，比如在處理銷售收入業務時，應包括以下字段：產品、客戶、發票號，按左、中、右字段排列；在處理現金報銷業務時，應包括以下字段：報銷人、費用類別；當需要提取某類業務的明細賬時，可通過過濾摘要包含的最簡練的字段快速查找需要的資料。也可通過導出相應的明細賬為EXCEL格式，運用函數公式LEFT、MID、RIGHT，根據需要提取摘要欄的左、中、右字段，通過排序、篩選、分類匯總等功能，獲得自己想要的分析資料。

其次在制作憑證時，應盡量使用軟件提供的各種功能達到快速、高效，如用“復制”功能處理同類業務；或保存為“模式憑證”，下次直接調用；處理跨月錯誤憑證時，直接用“沖銷”功能處理；對于結轉制造費用、計提稅金等業務時，可通過“自動轉賬”功能，設定取數公式，直接生成憑證，既準確又方便；處理低值易耗品攤銷、無形資產攤銷、遞延資產攤銷等攤銷業務和租金、借款利息、固定資產修理費等的預提業務時，可直接使用軟件提供的憑證攤銷和預提功能，提高效率的同時，又能防止業務處理的遺漏。

（三）核算項目的設置

對于財務人員來說，往來科目下掛核算項目是很熟悉的業務，比如應收、預收下掛客戶，應付、預付下掛供應商；同樣，資金類科目也可直接下掛核算項目——現金流量。現金流量表的編制一直是企業報表編制的一個難點，而現金流量信息，不僅是企業管理當局進行計劃和控制的重要依據，而且對企業外部使用者來說，也會提供他們非常需要的有關企業產生的現金流入能力、現金支出的需要量以及相關投資和理財活動的信息。在編制憑證時直接選擇對應的現金流量項目，就能得到即時的現金流量表。費用按部門核算時，同樣按部門設置核算項目，結合科目，隨時生成所需的各種組合報表。

二、提升效率的實用性工具——EXCEL

EXCEL可以制作出非常復雜，自動化程度極高的報表，其最大的優勢在于靈活，是財務人員理想的IT技術工具。財務日常工作應充分應用EXCEL表的各項功能，如條件格式、替換、高級篩選等功能，特別是函數公式，如SUMIF、COUNTIF、VLOOKUP、時間函數、數組公式、嵌套公式等，可以大大減輕報表填制的工作量和審核量，大量的財務報表之間存在勾稽關系，靈活運用各類函數公式，可直接由源文件取數，達到大部份表能自動生成。一旦修改源文件，引用文件會自動更新，避免了由于疏忽而遺忘修改，提高精度的同時，通過報表的邏輯關系也能發現賬務處理過程中的不足之處，及時完善，達到賬表的完美結合。

用EXCEL制成各類相關實用模板，能輕松準確完成工作，同時又為企業節約了購買其他小軟件的開支。如制作電子版付款申請表和各類銀行票據的打印模板，日期自動按系統日生成，從下拉框選擇供應商，對應的供應商付款信息即自動顯示，輸入小寫金額即自動顯示對應大寫金額，直接打印即可；成本計算表的設定，按照期初料、工、費，本期料、工、費，期末料、工、費項目設置，結合月初月末產品狀態，解決完工產品成本、庫存成本、主營業務成本的取數；產品銷售收入和銷售成本數據庫的建立，為企業的報價、各類分析工作提供了一個良好的平臺；供應商付款表加入憑證各要素，如摘要、科目代號、核算項目代號，在錄入憑證時，橫向平鋪窗口，篩選出付款表中金額為非空值的，摘要通過快捷鍵“CTRL+C”從表格復制，科目、核算項目直接輸入代號，即可輕松完成憑證的錄入。其他如員工工資、五險一金等也可直接在表上加入科目代號，用公式提取對應金額，生成憑證時選取相應的模式憑證，輸入金額即可。諸如以上，大大提高了財務部門的日常工作效率，既高效服務了其他部門，同時也贏得其他部門工作上的更好支持。

三、化繁為簡的應用性工具——網絡平臺

網絡時代為企業與政府、銀行之間建立起實時信息交換的橋梁，企業能在瞬間通過這個信息平臺完成納稅申報、網上支付等工作；比如開通企業網上銀行，能實時掌控資金情況，在完成信息實時交互的同時，還能完成信息加工，為財務部門建立資金決策支持系統奠定了可操作的堅實基礎。使用電子銀行的批量支付功能完成每月供應商的付款，既方便又快捷，改變了以往開具支票，匯票等傳統方式，無須在企業與銀行之間往返，輕松點擊一下，即能完成支付指令；通過網上財務室完成發放工資、現金報銷等業務，加強了內部控制的同時，又防范了風險和舞弊。

另外，企業在申報國稅、地稅、出口退稅時，直接運用網絡平臺，完成申報后，相關部門即能從企業賬戶中扣取申報稅款，減少了重復工作，提高了效率。企業內部網絡平臺，匯總了各部門的信息，從而為財務當家理財，制作各類分析報表，更好地為企業的決策提供了依據。

四、不可或缺的備用型工具——財稅法規

面對千變萬化的經濟形勢，為了順應發展，國家會適時出臺各種調整政策，財務人員不但要熟悉財務處理，也要對國家和地方性的財稅法規及辦事程序都能適時掌握。如新修訂的三大流轉稅增值稅、消費稅、營業稅暫行條例自2009年1月1日開始施行，其中固定資產進項稅可以抵扣可使企業稅負大大降低，出口退稅率的調整直接影響企業的出口；應對當前全球金融危機，國家更是加大了財稅政策支持力度。

財務工作是一份很嚴謹的工作，若不及時了解相關法律法規和有關優惠政策，處理不當，則可能會造成企業不合理支出，甚至形成稅務風險，讓公司遭受或大或小的損失。在國家、企業、職工的利益天平上，嚴格遵循法律法規，規范財務工作的各個環節，是企業穩健發展的良好保證。

合格的財務工作者，應當有效依托財務軟件，熟練掌握EXCEL，靈活用好網絡和配套政策，協同工作，并結合管理技能的學習，使自身素質和業務水平不斷提高，盡心盡責，為企業提供盡善盡美的財務服務。

參考文獻：

[1]企業會計準則——應用指南.中國財政經濟出版社，2006.