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一.學校檔案信息資源開發利用的主要途徑和方法

1接待查詢查閱檔案是利用者獲得檔案信息資源的途徑之一，設置查閱室接待上門查詢檔案是檔案部門開發利用檔案信息資源的基本方法。這種途徑和方法雖然古老和陳舊，但卻是一條直接可靠的途徑和一種簡單有用的方法。這種途徑和方法今天不能丟，今后也不會丟，對此我們必須要有正確的認識。不過，這種利用方式的改進和創新卻是必要的，查閱利用的場地要擴充、設備要更新、要逐步采用計算機等現代化檢索工具供利用者使用。同時應當考慮設置史料陳列室或校史陳列館，提高查詢效率。

2編研利用學校檔案館要充分開發利用館藏檔案，編寫校史、組織史、學校大事跡，這樣有利于學生進一步了解校情，有利于激勵學生開拓創新、有利于學生更加熱愛自己的祖國、自己的學校。但檔案編研工作質量對深層次開發利用檔案信息資源有著重要影響。一是檔案人員要熟悉館藏。二是根據信息社會的需要，在充分調研的基礎上，選取急需、有價值的題目，把潛在的檔案信息資源挖掘出來。編研工作者必須要有超前意識，了解利用者的需求，捕捉新的信息，及時推出系統、編研成果。三是要克服重“編”輕“研”的做法，深化“編”字，強化“研”字。結合實際要求，把分散在各個案卷中的檔案信息進行開發和加工。四是要有開拓創新精神，充分運用現代化通信技術，走聯合編研的新路子。

3網絡服務網絡技術的發展。為檔案信息資源的開發利用提供了一種全新的手段。學校檔案管理部門應當而且可以采用這種新的技術手段，以最先進的方式對檔案信息資源進行高效的開發利用。另一方面也體現了檔案館“用者本位”的思想，滿足了利用者的個性化的信息需求。通過網絡我們可以加強與各兄弟院校的聯系與交流，同時博采眾長，開展自己的特色服務。但是從全國來看，這種先進手段的采用，目前還處在起步的階段。大部分學校還沒有建立起檔案信息傳輸的局域網絡，沒有自己的檔案網站，更談不上全國學校的檔案信息資源共享。筆者認為，信息社會是信息充分共享的社會，只有通過共享信息這一戰略,資源才能得到最大限度的開發和利用。檔案作為人類社會活動的伴生物，以其記錄的原始性和真實性，成為信息家庭中的重要一員。而檔案記錄社會活動的廣泛性激發了現代社會對檔案信息的需求。通過快速有效的信息交流，實現學校檔案信息資源在全社會范圍內的充分共享，成為當前信息環境下檔案利用的新趨勢，學校信息公路的建設勢在必行，而且其發展速度可能比我們的想象的還要快。

二.學校檔案信息資源開發利用工作中必須解決的幾個突出問題

1健全學校檔案管理體制，實行檔案信息資源的統一管理和開發利用學校是國家人才培養和科學研究的重要基地，學校的檔案信息資源是我國信息資源的一個重要組成部分，屬于國有資源，必須按照《中華人民共和國檔案法》和《普通學校檔案管理辦法》的規定進行統一管理。但是，目前有相當一部分學校的檔案工作和檔案資源處于分散管理的狀態，特別是對于教學檔案、科研檔案和學生的學籍檔案沒有進行集中統一管理。這種狀況不符合國家的規定，也不利于學校檔案的安全保管和有效開發利用。目前，大部分學校采取設立學校檔案館的組織形式，對學校的全部檔案實行集中統一管理，這是一種值得推廣的作法。即使不具備建館條件的學校，也應當設立綜合檔案室，對本校的全部檔案實行集中統一管理。即使是民辦的學校，也不宜對檔案資源采取分散管理的方式，只有這樣，檔案信息資源才能得到最妥善的保管和開發利用。

2加強檔案基礎建設，為檔案信息資源的開發利用奠定堅實的基礎要做好檔案信息資源的開發利用工作，前提是必須要有完整齊全的檔案和方便易用的檢索工具。因此，檔案業務工作中的收集、整理、歸檔、保管、統計、檢索工具的編制等各個環節的工作都是不容忽視的。收集要齊全、整理要規范、鑒定要準確、保管要安全、檢索工具要方便。只有這樣，學校檔案信息資源的開發利用才會有扎實的基礎。為了采用現代化的開發利用方式，檔案基礎工作的標準化是非常重要的。當前特別要引起注意的是計算機檔案管理系統的設計要規范，著錄項目要統一，每一個著錄項目的字節長度要統一。不同計算機語言編寫的檔案系統中的數據和圖形格式要考慮到能夠相互轉換，以利檔案信息資源的共享。

3加大檔案信息資源的開發力度在學校檔案信息資源中，有一部分檔案信息屬于國家和學校的機密信息。為了維護國家安全和利益以及學校自身的利益，這部分檔案是不宜隨便開放利用的，必須采取強有力的措施，確保這些檔案的安全。但是，筆者認為，對于學校檔案部門來說，現在的主要問題是開放不足，關閉有余。因此我們要把工作的重點放在“開放”上，要在維護國家安全和利益以及學校利益的前提下，盡可能地加大檔案信息資源的開發利用的力度。將能夠開發利用的檔案盡快向全社會開放，即使是保密的檔案，也應當在可以利用的范圍內提供利。同時要做好檔案密級的調整和及時解密的工作，使能夠開發利用的檔案信息資源得到及時有效的開發利用?？傊?，學校檔案信息資源的開發利用，要在科教興國的形勢下。充分發揮學校檔案信息資源豐實的優勢，全方位地為學校及社會提供價值較高的檔案信息資源。只有這樣，學校檔案工作在2l世紀才能真正有為、有位。

作者：郝紅單位：哈爾濱市醫藥工程學校