導(dǎo)語：學(xué)校檔案信息化建設(shè)問題及策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：學(xué)校的檔案主要包括學(xué)生的學(xué)籍檔案與教師的教學(xué)檔案兩大部分，由文字與圖表組成記錄。在信息時代背景下，實現(xiàn)更加便捷的檔案管理，同時也成為學(xué)校工作的必然趨勢。因此，怎樣才可以更好地進行學(xué)校檔案信息化管理顯得至關(guān)重要。本文通過學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考進行深度探究，并提出相對應(yīng)策略，為之后學(xué)校檔案信息化建設(shè)提供有效的參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息化

檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一，對促進學(xué)校長足發(fā)展和學(xué)生成人、成才有極為重要的意義。信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，具有較大的差異性，將信息技術(shù)融入檔案管理過程，在提升檔案管理乃至學(xué)校整體管理效率的同時，也有力促進了學(xué)校數(shù)字化工作的進行，同時還能大大提升教學(xué)質(zhì)量。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，許多學(xué)校開始運用信息技術(shù)開展檔案管理工作，但在此過程，依然出現(xiàn)很多的問題。如何有效解決這些問題、充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢，是當(dāng)前需要深度探究的一大課題。

1信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要意義

首先，有利于提高工作的效率。現(xiàn)階段，我國個別學(xué)校還是運用傳統(tǒng)方式進行人工整理，以紙質(zhì)版材料為主，雖然這種方式在一定程度上可保證信息的準(zhǔn)確性，但龐大的工作量也給檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。而學(xué)校利用檔案信息化管理，不僅可節(jié)省大量的時間，還解決人為丟失材料的問題；其次，有利于節(jié)省存儲空間。傳統(tǒng)的檔案保存都是紙質(zhì)裝訂，采用的是棉線，而隨著社會不斷發(fā)展，學(xué)校也隨著擴大規(guī)模，所以應(yīng)保存的材料也逐漸增多，檔案室的空間已無法滿足自身的要求，通過檔案信息化管理，就可解決以上的問題，節(jié)約空間[1]；最后，信息化管理能滿足教師與學(xué)生間的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案目錄不能快速查詢到所需的資料，而信息化建設(shè)卻能及時地解決此問題，僅需創(chuàng)設(shè)大的信息庫，就可將這部分資源全部進行保存，在查看檔案時通過搜索就可呈現(xiàn)出來，無論是在整理檔案時，還是在增加檔案過程中，都比傳統(tǒng)的方式更加便捷、便利。

2學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1對檔案信息化缺乏全面的認知

目前，學(xué)校在檔案信息化建設(shè)過程中，多數(shù)工作人員缺乏對信息化的全面認識，認為檔案信息化與檔案數(shù)字化以及檔案網(wǎng)絡(luò)化都是相同的，都需利用計算機、掃描儀等儀器設(shè)備，處理學(xué)校內(nèi)的紙質(zhì)版檔案，認為做到這些就是完成相關(guān)檔案信息化建設(shè)工作，但是，學(xué)校檔案信息化不僅是對紙質(zhì)版檔案加以管理，也需用校園網(wǎng)絡(luò)以及現(xiàn)代化技術(shù)方法去搜集檔案信息資源，以此保證學(xué)校信息化建設(shè)管理的智能性與規(guī)范性；

2.2基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

在新時代的背景下，學(xué)校檔案信息量也逐漸遞增，其類型也多種多樣，并對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施也提出更高的要求。但一些學(xué)校由于自身的實際情況，相關(guān)設(shè)施、設(shè)備配備不夠齊全、完善，導(dǎo)致學(xué)校在檔案信息化建設(shè)中，運用相關(guān)儀器設(shè)探究學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考王春梅（山東省聊城第三中學(xué)聊城252002）備都非常有限，同時大多數(shù)學(xué)校直接利用網(wǎng)絡(luò)中現(xiàn)有的方案管理軟件進行工作[2]，久之，忽略對軟件的升級與維護，在一定意義上直接影響學(xué)校檔案管理信息化水平的提升；

2.3相關(guān)細則有待完善

從整體上說，部分學(xué)校的檔案信息化建設(shè)管理制度體系有待完善，其中制度相關(guān)內(nèi)容都是站在全局角度上介紹檔案信息化建設(shè)范圍以及管理要求，由于在實際檔案信息化建設(shè)管理過程中，相關(guān)細則不夠完善，且缺乏良好實操性，進而阻礙了工作進度；不僅如此，隨著學(xué)校檔案類型朝著多元化方向發(fā)展，目前的檔案管理制度也存在落后現(xiàn)象，其中檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，僅運用在文字、圖片以及影音視頻上，無法實現(xiàn)自身的價值，同時也給學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作帶來巨大的挑戰(zhàn)；

2.4對網(wǎng)絡(luò)安全重視不夠

現(xiàn)今大部分學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)工作時，往往著重檔案信息化處理上，比如，利用現(xiàn)代化先進技術(shù)設(shè)備去解決紙質(zhì)版檔案，同時也利用現(xiàn)有的軟件對學(xué)校檔案資料整理與保存。但卻忽略了網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，由于投入資金較少，部分學(xué)校僅僅安裝非常簡單的防病毒軟件[3]。然而，隨著社會不斷地發(fā)展，各種、各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒也隨著不斷地進行變異，運用簡單防病毒軟件已無法保證學(xué)校檔案信息的安全；另外，在檔案共享與傳輸時，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、竊取信息的情況；

2.5學(xué)校檔案管理軟硬環(huán)境不夠明確

現(xiàn)階段，大多數(shù)學(xué)校檔案室已引進了現(xiàn)代化先進儀器設(shè)備，進而保證檔案工作的順利運行。但檔案信息管理權(quán)限、電子檔案管理等幾個方面出現(xiàn)了很多的問題。一些檔案部門高度重視紙質(zhì)版文件整合與搜集，而忽略電子檔案備份，造成具有一定價值的檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。因此，需加大優(yōu)化學(xué)校檔案管理軟硬環(huán)境力度，促進自動化辦公系統(tǒng)與軟件管理平臺進行有效管理，便于信息化檔案管理的工作與科研工作、教學(xué)工作以及管理工作進行有效地對接；

2.6資源整理力度有待加強

在傳統(tǒng)管理環(huán)境背景下，學(xué)校檔案資源整合力度較薄弱，進而出現(xiàn)效率低與資源體量小的現(xiàn)象，檔案信息化管理在一定程度上可豐富檔案資源，也給檔案管理帶來一定的挑戰(zhàn)。一方面，隨著數(shù)字化檔案增多，讓檔案資源建設(shè)逐漸地過渡到多節(jié)點模式，在一定意義上增加檔案館工作的壓力，讓工作人員可及時地參與進行檔案資源整合，但檔案資源也出現(xiàn)較明顯的離散性特點，給檔案部門整合能力帶來一定的挑戰(zhàn)；另一方面，目前，學(xué)校檔案需求也在不斷地變化，類型也逐漸增多，怎樣才能有計劃地為不同層面提供檔案資源，已成為檔案部門高度重視問題；

2.7檔案管理人員安全意識薄弱

由于學(xué)校中檔案管理人員自身能力普遍薄弱，不能符合現(xiàn)代化信息檔案管理的需求，缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)以及創(chuàng)新精神。更為嚴(yán)重的是檔案管理理念與方法過于陳舊、落后，自身的業(yè)務(wù)與信息技術(shù)管理要求不吻合，進而無法實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。

3學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效策略

3.1運用互聯(lián)網(wǎng)思維完成三網(wǎng)聯(lián)動

學(xué)校在進行檔案信息化管理過程中，工作人員自身需要具備正確的思想認識及熟練的計算機操作技能，形成良好的互聯(lián)網(wǎng)思維，并積極地將互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)絡(luò)以及局限網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，并對學(xué)校中檔案資源進行有效整合，在此基礎(chǔ)上，建立完善檔案信息化管理平臺，并可覆蓋整個學(xué)校。通過三網(wǎng)聯(lián)動，就可對學(xué)校各個部門進行統(tǒng)一的管理，增強彼此間的溝通與交流，為實現(xiàn)檔案信息資源共享提供堅實保證。一方面，學(xué)校各部門兼職檔案管理工作人員需及時地認清自身崗位工作的重要性，并積極主動地收集與整理檔案信息，再通過平臺將相關(guān)信息轉(zhuǎn)交給其他人員；另一方面，學(xué)校檔案建設(shè)管理人員，可用相關(guān)渠道收集與整理學(xué)校以及學(xué)科建設(shè)等信息資源，將這部分信息資源作為底根，在對其編輯與復(fù)制以及下載過程中，將整理好的檔案資源全部歸納到資源庫中，統(tǒng)一進行保存。這樣不僅可豐富檔案資源，還能讓信息資源進行有效地運用，在優(yōu)化教學(xué)管理的同時，為學(xué)校教、科研活動提供一定的依據(jù)；

3.2完善基礎(chǔ)設(shè)施并建設(shè)檔案信息庫

學(xué)校在進行檔案信息化建設(shè)管理過程中，應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，加大資金的投入，特別是為檔案信息化建設(shè)提供大量的基礎(chǔ)設(shè)備，為學(xué)校開展檔案信息化建設(shè)管理工作打下良好基礎(chǔ)。比如，學(xué)校需購買計算機以及掃描儀等設(shè)備，統(tǒng)一對學(xué)校紙質(zhì)版的信息內(nèi)容進行處理，再將其上傳到計算機系統(tǒng)集中保存，為計算機以及打印機等設(shè)備留出足夠的空間[4]；其次，由于學(xué)校各個部門都需用各種平臺來輔助教學(xué)工作，這時就可有效地利用串口通信方式，通過總線將以往分散在各個部門的系統(tǒng)進行統(tǒng)一的連接，讓各個平臺都能實現(xiàn)共享與傳輸檔案信息數(shù)據(jù)；最后，學(xué)校還可將現(xiàn)有的檔案管理軟件融入信息技術(shù)，建立完善檔案信息庫。這樣不僅可保證學(xué)校檔案信息利用率，還能讓檔案信息間的數(shù)據(jù)進行有效地傳輸與共享；

3.3建立完善管理制度體系

學(xué)校在進行信息化建設(shè)管理時，需根據(jù)國家法律規(guī)定以及政策要求對檔案信息化管理相關(guān)制度進行完善，并保證檔案信息管理制度都呈現(xiàn)明確性，為此，學(xué)校可將檔案信息化管理建設(shè)劃分成幾個部分，為紙質(zhì)檔案歸檔整理、相關(guān)儀器設(shè)施完善、檔案信息化管理以及檔案信息化運用等，再結(jié)合每一個部分的具體情況，對電子檔案信息與電子檔案管理進行集中的采集與共享，并在此基礎(chǔ)上，逐一地進行細化[5]；同時在管理規(guī)章制度中，需將各個部門的工作人員的工作以及責(zé)任加以明確。而在建立檔案信息化建設(shè)管理評估制度過程中，應(yīng)科學(xué)、有效地利用定量結(jié)合定性分析的方法，為檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案資源共享與傳輸以及工作人員的規(guī)范性等設(shè)計差異性的指標(biāo)，以此建立完善評價指標(biāo)制度，讓學(xué)校檔案信息化建設(shè)管理工作更加規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)；

3.4通過運用先進技術(shù)加強安全化管理

檔案工作人員應(yīng)結(jié)合檔案法，主動地保護檔案信息的安全，防止相關(guān)檔案信息被盜用。學(xué)校在進行檔案信息安全管理過程中，應(yīng)用先進技術(shù)建設(shè)學(xué)校檔案信息化安全防護體系，如區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等。在這個體系中，通過集成化技術(shù)將多種檔案保存設(shè)備進行連接，并統(tǒng)一保存到網(wǎng)絡(luò)中，保存方式可用IP將相關(guān)數(shù)據(jù)進行傳輸[6]，進而集中管理檔案管理信息系統(tǒng)。如果大量的病毒對其進行攻擊，系統(tǒng)之中的自動備份功能就會發(fā)揮出自身的作用，及時地對檔案信息進行復(fù)原；另外，檔案信息在采集以及錄入后，就能運用預(yù)處理技術(shù)對無用的信息進行刪除，進而生成真實性與完整性的數(shù)據(jù)；

3.5提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

首先，學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，組織開展線上檔案管理培訓(xùn)。學(xué)校利用現(xiàn)代化先進技術(shù)手段建立線上培訓(xùn)班，主要的作用就是提升檔案管理人員能力水平。同時也要邀請經(jīng)驗豐富的專家到校作專題講座，在幫助檔案管理人員掌握知識技能的同時，也促進學(xué)校檔案管理效率的提升。同時，大力鼓勵相關(guān)人員進行溝通與交流，通過運用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作；其次，加大對技術(shù)人員指導(dǎo)力度[7]。由于學(xué)校檔案管理具有一定的優(yōu)勢，建議學(xué)校與外界技術(shù)中心加強合作，聘請專業(yè)技術(shù)人員進行指導(dǎo)，以此打造更加完善的辦公平臺，加強學(xué)校檔案部門管理人員的工作對接，在節(jié)省時間與精力的同時，為營造良好信息化檔案管理氛圍夯實基礎(chǔ)；

3.6建立完善學(xué)校檔案信息化硬環(huán)境與軟環(huán)境

3.6.1硬環(huán)境建設(shè)首先，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施。現(xiàn)階段，我國大多數(shù)學(xué)校已有效地運用比較先進的檔案管理系統(tǒng)，但由于自身平臺存在的問題，無法進行有效地運用，因此需及時優(yōu)化系統(tǒng)軟件平臺，完成硬件配置工作；其次，建立完善數(shù)學(xué)化信息資源體系。以學(xué)校的電子檔案進行舉例，在收集與整理檔案時，可與學(xué)校自動化系統(tǒng)融合在一起。針對多種檔案形式，通過科學(xué)、有效的方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，之后上傳到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，統(tǒng)一進行保存，為工作人員之后開展工作夯實基礎(chǔ)；最后，可建立完善門戶網(wǎng)站，將可被公開的檔案信息上傳到其中，為教師與學(xué)生查找信息打下良好基礎(chǔ)。合理運用此網(wǎng)站添加多個信息檔案管理模塊，主要的作用就是減輕工作人員的工作壓力，以此保證檔案數(shù)據(jù)的運用效率。可有效地建立完善在線檔案館，在利用網(wǎng)站平臺保存具有一定價值的檔案信息，方便之后教師與學(xué)生可隨時找到自己需要的資料，并充分感受到高效服務(wù)；3.6.2軟環(huán)境建設(shè)現(xiàn)階段，我國出臺了大量的政策法規(guī)，都是以依法治檔為中心，在根據(jù)《檔案法》，以此保證學(xué)生的檔案信息資源的安全。隨著檔案信息化不斷地進行深入，所帶來的風(fēng)險也隨著增大，進而出現(xiàn)很多問題，如檔案管理混亂、信息泄漏等情況。所以，學(xué)校需建立完善檔案安全保障體系，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，保證檔案順利進行登錄，進而減少檔案管理遇到的問題；另外，檔案管理人員需用相關(guān)軟件[8]，將紙質(zhì)版檔案變成電子檔案進行保存，在利用信息計劃書將檔案進行科學(xué)、合理劃分，以此保證工作保密性。建立完善心理健康信息檔案，通過一系列的測試，就可充分分析出學(xué)生自身的實際情況，便于對學(xué)生針對性的管理，并將這部分?jǐn)?shù)據(jù)作為活動開展的依據(jù)；同時，通過利用云技術(shù)，結(jié)合虛擬化檔案管理方法詳細分析相關(guān)信息，建立相對應(yīng)的云儲存數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)上傳到其中，防止檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；3.6.3建立完善三位一體檔案建設(shè)體系首先，重點突顯出學(xué)校檔案管理服務(wù)。需要加強學(xué)校檔案建設(shè)工作，為教師、學(xué)生以及社會提供信息化服務(wù)。無論是在電子檔案錄入時，還是在電子檔案制作中，都需突出學(xué)校檔案管理服務(wù)理念[9]；其次，根據(jù)學(xué)校自身特色以及檔案管理個性化，借助自身文化內(nèi)涵，為其拓展檔案建設(shè)路徑。例如，開展光榮冊、校歷檔案以及名師檔案等，將檔案建設(shè)信息化的重要性充分發(fā)揮。

4結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段，部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)中還存在很多的問題，如對檔案信息化缺乏全面的認知、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善、相關(guān)細則有待完善、對網(wǎng)絡(luò)安全管理重視不夠。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，在遵守國家法律與要求下，通過運用互聯(lián)網(wǎng)思維完成三網(wǎng)聯(lián)動、建立完善管理制度體系、運用先進技術(shù)加強安全管理、提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、完善學(xué)校檔案信息化硬環(huán)境與軟環(huán)境、完善三位一體檔案建設(shè)體系等途徑，推動促進學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的高效完成，以此實現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)效果。

參考文獻

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作者：王春梅 單位：山東省聊城第三中學(xué)